解放戰(zhàn)爭中的檔案工作之二

　　中央局是中共中央的派出機(jī)構(gòu)。自從1927年先后建立長江局、南方局和北方局后，中央局作為一級機(jī)構(gòu)就一直存在下來。到解放戰(zhàn)爭時(shí)期，又以大戰(zhàn)略區(qū)為單位先后設(shè)立了中共晉察冀中央局、晉冀魯豫中央局以及稍后的東北局、華北局、華中局、中南局、西南局、西北局等。這些中央局直接領(lǐng)導(dǎo)本大區(qū)所轄各省市委或區(qū)黨委的工作。對本大區(qū)的人民軍隊(duì)和人民政權(quán)也在政治上代表黨中央實(shí)行一元化的領(lǐng)導(dǎo)。由于中央局的特殊地位和作用，它的秘書、檔案工作也有著鮮明的特點(diǎn)。
　　
　　注重橫向聯(lián)系的工作機(jī)構(gòu)
　　
　　由于中央局所處的戰(zhàn)略地位和所擔(dān)負(fù)的一元化的領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)，必然使中央局的日常工作與當(dāng)?shù)氐牟筷?duì)和政府橫向聯(lián)系比較多。這在中央局秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置上也可以反映出來。
　　秘書長指導(dǎo)黨政軍機(jī)關(guān)的一切秘書及檔案工作。各中央局的秘書長都是中央局機(jī)關(guān)工作的主持者和領(lǐng)導(dǎo)者。因此，秘書長一職一般都配備強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)任，并經(jīng)中共中央批準(zhǔn)任命。比如，1946年8月19日《中共晉察冀中央局通知》中說：“中央局秘書長姚依林同志另有工作分配。中央局秘書長改由雷經(jīng)天同志擔(dān)任。以上均經(jīng)中央8月15日批準(zhǔn)。今后中央局直屬各機(jī)關(guān)、以及其他機(jī)關(guān)一切有關(guān)秘書處之工作均請直接找雷經(jīng)天同志解決?！边@個(gè)文件說明，中央局的秘書長既要管中央局直屬機(jī)關(guān)的秘書工作，又要對其他機(jī)關(guān)秘書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。秘書長的主要工作范圍比以前有所擴(kuò)大，根據(jù)1949年8月21日中共中央華東局辦公廳在《關(guān)于華東局正副秘書長及上海市委秘書長及其所屬各處科工作分工的通知》記載：秘書長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳，具體負(fù)責(zé)會議的籌備、文電的承辦（包括檔案工作）、領(lǐng)導(dǎo)刊物的編輯、支持常委機(jī)關(guān)的日常工作、機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作、人事工作、保衛(wèi)工作及直屬機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)工作等等。
　　中央局中的檔案工作機(jī)構(gòu)。在抗日戰(zhàn)爭后期和解放戰(zhàn)爭初期，各中共中央局原來的秘書處，一般都改稱為辦公廳。各中央局辦公廳下設(shè)辦公室、秘書處、機(jī)要處、行政處、人事處等機(jī)構(gòu)。中央局辦公廳的文書處理，包括文件的收發(fā)、文件的起草、文件的繕印、打字和印刷，文件的傳遞，文件的承辦、鑒印，檔案保管，會務(wù)工作和會議記錄等方面的工作。這些工作較以前沒有多大變化，變化最大的是機(jī)要處?？谷諔?zhàn)爭勝利后，各野戰(zhàn)軍和各中央局都建立了秘書處和機(jī)要處，統(tǒng)一受秘書長領(lǐng)導(dǎo)。建立中央局辦公廳后，機(jī)要處屬廳內(nèi)一個(gè)單位，掌管全部機(jī)要工作。但由于該機(jī)要處是一個(gè)特殊的機(jī)構(gòu)，長期與中國人民解放軍的野戰(zhàn)軍司令部機(jī)要處和大軍區(qū)的機(jī)要處組成一個(gè)聯(lián)合體，統(tǒng)一負(fù)責(zé)本戰(zhàn)略區(qū)的黨政軍的電臺管理和電訊業(yè)務(wù)工作。還對本戰(zhàn)略區(qū)內(nèi)各級黨政軍機(jī)關(guān)機(jī)要科、保密室以及各機(jī)關(guān)機(jī)要秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于辦公廳既要領(lǐng)導(dǎo)秘書處，又要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)要處，在業(yè)務(wù)上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)使文書處理和承辦電報(bào)工作更加接近了，于是實(shí)行了文件檔案與電報(bào)檔案的統(tǒng)一管理。由機(jī)要檔案室或保密室負(fù)責(zé)機(jī)密文電的統(tǒng)一管理工作。機(jī)要電訊業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，保證了黨政軍在電報(bào)聯(lián)系方面的暢通。此外，為了更加適應(yīng)黨政軍機(jī)關(guān)工作的需要，各中央局還制定了許多文書處理方面的規(guī)章制度。比如，1946年5月1日，晉察冀中央局秘書處制定了《借閱書報(bào)文件暫行規(guī)則》，1948年7月13日，中共中央華東局辦公廳秘書處制定了《關(guān)于交通工作的幾項(xiàng)規(guī)定》，1949年5月31日，中共中央西北局辦公廳制定了《關(guān)于統(tǒng)一各級黨委印章的通知》等等。這些規(guī)章制度又都是隨著黨政軍中心工作的發(fā)展而建立起來的，包括各中央局強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)請示報(bào)告制度、加強(qiáng)集體領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)文件管理、提高機(jī)關(guān)工作效率等內(nèi)容。
　　
　　文書處理工作的特點(diǎn)
　　
　　各中央局的文書處理工作與中央機(jī)關(guān)的文書處理工作在很多方面都是相同的，但是根據(jù)實(shí)際情況的需要，各中央局在進(jìn)行文書處理工作中也有自己的特點(diǎn)。
　　文書處理工作的協(xié)作關(guān)系。在一般情況下，文件的起草、審批、傳閱、簽發(fā)、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)總是以秘書處為聯(lián)絡(luò)點(diǎn)的。不論是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，或者是各部門的文書處理人員，在文書處理工作上都與秘書處打交道。各種文件的收發(fā)和運(yùn)轉(zhuǎn)及最后的歸檔，也都通過秘書處這個(gè)總口，秘書處已成為文書處理工作的軸心。比如，處理有關(guān)方針政策方面的文件，秘書處與政策研究室聯(lián)系的多；處理經(jīng)濟(jì)方面的文件，秘書處要與財(cái)政部門，包括政府財(cái)政廳或銀行秘書部門進(jìn)行聯(lián)系；處理農(nóng)業(yè)方面的文件，秘書處要與農(nóng)村工作部門及其他有關(guān)單位協(xié)商辦理。至于處理組織方面的、軍事方面的、黨務(wù)方面的、工青群眾團(tuán)體方面的文件，也都由辦公廳秘書處與各單位會商辦理或共同處理。這就是文書處理方面的分工協(xié)作。中央局各機(jī)關(guān)在工作中收到的文件，不論是上級來文或下級來文，不論是專題文件或者是綜合性文件，都由辦公廳秘書處將文件按其性質(zhì)分配給各有關(guān)機(jī)關(guān)辦理，并負(fù)責(zé)聯(lián)系、清退、催辦或者協(xié)商辦理，直到最后的歸檔工作。
　　健全了文書處理手續(xù)。各中央局辦公廳在文件的登記、編號、摘由、呈送、批辦、歸檔等一系列的文書處理環(huán)節(jié)中，都有明確的手續(xù)和明確的要求。比如，1949年3月5日中共中央西北局秘書處在《西北局文件材料處理辦法暫行規(guī)定》中，對文書處理手續(xù)就作出了許多要求。首先，要求各地凡是送西北局的文件，統(tǒng)一的由秘書處接收、拆封、分配和轉(zhuǎn)發(fā)。中央局直屬各部送中央局的文件也由辦公廳秘書處接收辦理。其次，要求秘書處收到所有文件“均先由秘書長核定”，分別發(fā)送西北局書記、秘書長或有關(guān)部委承辦。送西北局書記處的文件，由機(jī)要秘書接收，各地方各部門直接送中央局書記的文件，由書記的機(jī)要秘書接收后，直接送書記審閱核辦，辦理完畢也必須交秘書處處理。凡由秘書處分發(fā)給各有關(guān)部委承辦的文件，各部委處理完畢“即送還秘書處統(tǒng)一歸檔保管”，秘書處按每月編印文件目錄及索引，分送各委員和各有關(guān)部門，以便他們檢查文書處理情況或調(diào)閱使用。此外，還規(guī)定了集體辦文制度、繕寫和校對工作制度、各部委接到辦公廳秘書處來文要五日內(nèi)提出處理意見等要求。
　　
　　管理文件材料的秩序
　　
　　各中央局積存了大量的解放戰(zhàn)爭初期和抗日戰(zhàn)爭時(shí)期的歷史檔案。雖然經(jīng)過戰(zhàn)前疏散轉(zhuǎn)移，處理了一部分，但多數(shù)歷史檔案材料被保存了下來，并進(jìn)行了有秩序地整理和保管，為新解放區(qū)建立檔案事業(yè)提供了經(jīng)驗(yàn)。
　　戰(zhàn)時(shí)指定專人攜帶檔案。1946年7月以來各中央局的駐地一般都受到了國民黨軍隊(duì)的進(jìn)攻或威脅，也都對檔案材料進(jìn)行疏散和轉(zhuǎn)移。疏散轉(zhuǎn)移的基本方法是：從上而下清理了歷史檔案，將檔案分成必要的和不必要的兩種。必要的留下來，不必要的燒毀。以“必要”與“不必要”為標(biāo)準(zhǔn)，存毀的伸縮性又比較大，有些地方把大批的歷史文件燒毀了，造成了解放區(qū)黨政機(jī)關(guān)歷史文件材料嚴(yán)重不全的局面；但也有許多的地區(qū)，包括陜甘寧地區(qū)、華北地區(qū)、華東地區(qū)、東北地區(qū)保存的歷史檔案多一些，比如1946年11月12日中共中央華東局在《關(guān)于處理和保存電報(bào)與密件的決定》中指出：在國民黨反動派進(jìn)攻的局勢下，各單位以極大的注意力來改善密件的處理和保存，“一切秘密文件應(yīng)指定專人妥善保存攜帶”。由于各機(jī)關(guān)、各地方指定了專人攜帶檔案材料進(jìn)行了轉(zhuǎn)移，因而，一大批新四軍和中原局的文件被保存下來了，中共中央華東局在解放戰(zhàn)爭中形成的文件也保存下來了一大部分。
　　清理抗日戰(zhàn)爭時(shí)期的檔案材料。抗日戰(zhàn)爭勝利結(jié)束后，根據(jù)中共中央的指示，各中央局組織力量對本地區(qū)保存的歷史檔案進(jìn)行了清理工作。有些地方清理工作搞的比較好。比如，1946年5月15日《中共太行區(qū)黨委關(guān)于繼續(xù)貫徹抗戰(zhàn)期間文件總清理的指示》中，要求各地黨政軍機(jī)關(guān)繼續(xù)清理抗戰(zhàn)階段黨的各種歷史文件。通過“清理現(xiàn)存的文件能夠分門別類科學(xué)的保管，妥善的保存，以后不再繼續(xù)丟失，這是秘書處一個(gè)有歷史意義與重要的工作”。分門別類，科學(xué)保管檔案，這是清理工作的重點(diǎn)。各地通過清理文件材料，積累了系統(tǒng)的管理文件材料的材料。首先，“熟悉了解文件”，這是清理文件過程中最為主要的經(jīng)驗(yàn)，熟悉文件的內(nèi)容，點(diǎn)清文件材料的數(shù)目，找出“過去文件管理中的毛病與問題，吸取過去經(jīng)驗(yàn)”，了解現(xiàn)有文件的全部情況，對檔案資料的初步分類奠定了基礎(chǔ)。其次，對檔案材料正式分類，按照黨務(wù)、軍事、政權(quán)、邊區(qū)建設(shè)等內(nèi)容分類。同時(shí)，把文件分成“電報(bào)文件、指示文件、參考文件、軍事建設(shè)文件、會議記錄、工作報(bào)告、材料整理、黨刊七大類”。之后，是對各類檔案進(jìn)行編目和登記，主要是將現(xiàn)有的文件進(jìn)行分類登記和編目，對以后的補(bǔ)充文件也要將文件的名稱和目錄分別填寫進(jìn)登記本中。在清理、了解文件情況和分類編目等項(xiàng)工作中，一般的能夠發(fā)現(xiàn)缺少哪些機(jī)關(guān)的文件或缺少哪些機(jī)關(guān)某一部分文件，可以有針對性的進(jìn)行“搜集與填補(bǔ)所缺文件”。第三，將文件立成案卷，文件從大到小分開以后又將每一小類的文件按文件性質(zhì)和名稱進(jìn)行了細(xì)分，細(xì)分過的機(jī)要文件是可以合訂在一起的。凡合訂的文件，在合訂本前寫上目錄。這樣，既有各類文件的總目錄，又有合訂本的文件目錄，總目錄保存于秘書處“以便翻閱與尋找”。最后，是裝箱儲存，依其分類分開裝箱，箱內(nèi)要隨檔案裝有本箱文件目錄，以便查詢方便。還應(yīng)建立登記簿，對每個(gè)箱子里裝的都是些什么文件進(jìn)行總登記。然后，按照整理工作的要求逐步檢查。
　　
　　加強(qiáng)檔案資料的借閱工作。各中央局辦公廳都比較注意發(fā)揮檔案資料的作用，有的還將檔案的借閱問題發(fā)布了文件。比如，1946年5月1日中共晉察冀中央局秘書處發(fā)出了《借閱書報(bào)文件暫行規(guī)則》，1948年7月11日華東局秘書處也發(fā)出了《資料室出借文件圖書規(guī)則》等。對文件材料出借問題總的提出如下要求：中央局秘書處所保存的一切文件和刊物，均可以借給各部門領(lǐng)導(dǎo)或工作人員使用。各借閱文件的同志要向秘書處辦理借閱手續(xù)，并在借閱單上簽名，借閱人不得將文件損壞，未經(jīng)掌管文件的人認(rèn)可，不得擅自取閱文件。文件借出后，要及時(shí)使用，按照期限歸還。
　　
　　注重文電處理的保密工作
　　
　　1946年7月22日中共中央在《中央關(guān)于晉察冀邊區(qū)財(cái)政廳公安局用班機(jī)帶金子及秘密文件的通報(bào)》中要求各中央局、各部隊(duì)要嚴(yán)加注意文書處理工作中的保密工作。各中央局根據(jù)黨中央的指示對自己的保密工作做了檢查，制訂了措施，發(fā)布了指示，宣布了紀(jì)律。比如，1947年8月1日中共中央華東局《關(guān)于保存秘密文件及寫筆記等的通知》中指出：在國民黨瘋狂向我解放區(qū)進(jìn)攻的時(shí)候，國名黨的特務(wù)也乘機(jī)在我解放區(qū)進(jìn)行活動，為了保持黨內(nèi)的機(jī)密，要求各機(jī)關(guān)各地方所有同志必須認(rèn)真執(zhí)行中共中央歷次有關(guān)保密工作的指示，并聲明，對于黨的保密指示和規(guī)定“如有違規(guī)者必須受到黨的嚴(yán)格處分”。各中央局在文電處理工作中采取了許多強(qiáng)有力的措施。
　　確定文件的性質(zhì)和機(jī)密程度。凡發(fā)出的文件材料，一般的要規(guī)定絕密的文件、機(jī)密的文件和普通秘密的文件。機(jī)密程度也可以用甲乙丙丁來表示，有的文件右上角寫有“甲”字的一般是絕密的，寫有“乙”字者為機(jī)密的。電報(bào)用英文字母表示緩急時(shí)也含有機(jī)密程度在內(nèi)。比如，1A表示平電，機(jī)密性小一點(diǎn)；2A表示急電，機(jī)密性大些；3A表示加急電，一般為絕密電；4A為特急電，特機(jī)密。有的機(jī)關(guān)刻有木戳，上有“絕密”、“機(jī)密”字樣，在發(fā)文件時(shí)使用，使人看到顯示機(jī)密等級的符號和字樣，就知道這份文件的機(jī)密程度，以便引起在文書處理過程中的高度注意。
　　要求在室內(nèi)處理機(jī)密文件和電報(bào)。不論是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也不論是秘書工作人員，在承辦文件或電報(bào)時(shí)，不得在公共場合閱辦文件，也不能把文件裝入口袋內(nèi)外出。文件辦理后，必須及時(shí)放入箱子內(nèi)并加鎖。從文件的起草、審批、蓋印、發(fā)出、歸檔等等每一個(gè)環(huán)節(jié)，都必須手續(xù)清楚，有交接、有登記，以便責(zé)任分明。
　　承辦人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保護(hù)文件。按規(guī)定時(shí)限辦理文件，在五天內(nèi)辦理完畢即可將文件交還秘書處。在未交還秘書處以前，每個(gè)人都應(yīng)妥善保存文件，發(fā)給機(jī)關(guān)和部門的文件要指定專人負(fù)責(zé)保存。在國民黨區(qū)域工作的同志，一切秘密文件必須隨時(shí)銷毀。一切來往于國民黨區(qū)域的同志不準(zhǔn)攜帶任何秘密文件，也不得利用美國和國民黨的飛機(jī)傳遞文件。
　　此外，還對個(gè)人筆記、收發(fā)員和交通員、電臺等方面的保密工作做了具體的要求。特別是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和傳遞中，不僅應(yīng)有嚴(yán)密的組織和制度，而且對收發(fā)員、交通員要求也比較嚴(yán)格。為此，一些中央局的辦公廳秘書處在保密制度中專門對收發(fā)員和交通員提出了很具體、很詳細(xì)的要求。華東局秘書處制定了《收發(fā)員守則》、《交通員守則》，西北局辦公廳秘書處制定了《西北局交通科關(guān)于機(jī)要通訊員處罰事宜及紀(jì)律的規(guī)定》，西北軍區(qū)司令部發(fā)出了《關(guān)于收發(fā)工作條例》等等，都要求收發(fā)員遵守工作秩序，收發(fā)文要嚴(yán)格登記，細(xì)心檢點(diǎn)，建立分類登記簿，建立文件發(fā)單制度，一切收發(fā)單據(jù)都應(yīng)妥善保存。每一個(gè)收發(fā)人員在明天熄燈以前，必須將自己收發(fā)的一切文件整理和檢查一次，每半個(gè)月要將自己收發(fā)的一切文件的種類、性質(zhì)、數(shù)量統(tǒng)計(jì)清楚，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，交通員攜帶文件必須有交接手續(xù)，執(zhí)行任務(wù)絕不能暴露自己的身份、機(jī)關(guān)和番號，在外住宿不準(zhǔn)住店。交通員要學(xué)會對文件的偽裝、收藏技術(shù)。要求每一個(gè)交通員必須臨危不懼，沉著勇氣，機(jī)警靈活，應(yīng)抱著勇敢犧牲的決心和與文件共存亡的勇氣，寧可犧牲自己，不能損失文件。