工程檔案在供電企業(yè)工程建設(shè)中的重要性

　　 摘 要：文章闡述了工程檔案在供電企業(yè)工程建設(shè)中的作用，對(duì)如何做好工程建設(shè)中工程檔案工作提出具體要求，以規(guī)范工程建設(shè)中檔案資料的管理工作，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案。
　　 關(guān)鍵詞：工程檔案 電子文檔 工程建設(shè) 重要性
　　 中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　 文章編號(hào)：1004-4914（2011）12-280-02
　　
　　 隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，極大地促進(jìn)了電力行業(yè)的開發(fā)建設(shè)，同時(shí)也加劇了電力施工企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。如何更好地發(fā)揮工程檔案的優(yōu)勢(shì)，為供電企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供全方位服務(wù)與支持，使供電企業(yè)在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，本文在充分總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，就工程檔案在工程建設(shè)中的重要性談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
　　 一、工程檔案在供電企業(yè)工程建設(shè)中的重要性
　　 工程檔案是這樣定義的：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡(jiǎn)稱工程檔案{1}。它包括設(shè)計(jì)圖紙、科技檔案、文書檔案、聲像檔案等等。工程檔案能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況，可以為改建項(xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目、城市規(guī)范建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究等活動(dòng)提供參考依據(jù)。
　　 1.工程檔案能夠?yàn)榫S護(hù)供電企業(yè)的合法權(quán)益服務(wù)。改革開放以來，電力建設(shè)發(fā)展很快，供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等逐步進(jìn)入到法制軌道上來，供電企業(yè)形成的工程檔案在工程建設(shè)中愈發(fā)重要。在供電企業(yè)活動(dòng)中，總是以證據(jù)說話，所謂“空口無憑，立字為證”。例如，幾年前，筆者所在的山西省電力公司長治供電分公司的220kV蘇店變電站在進(jìn)行增容改造工程項(xiàng)目時(shí)，當(dāng)工程出現(xiàn)沉降問題后，我公司要求施工、檢測(cè)單位查找原因，通過調(diào)取原項(xiàng)目檔案，查閱當(dāng)時(shí)工程原始資料，很快就找出問題所在，排除了我公司的責(zé)任，維護(hù)了供電企業(yè)名譽(yù)，挽回了經(jīng)濟(jì)損失。如果沒有工程檔案，或者工程檔案不準(zhǔn)確、不完整，對(duì)工程檔案不充分利用，那么供電企業(yè)將蒙受巨大的損失。事實(shí)證明，工程檔案在供電企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)中所發(fā)揮的作用是巨大的、多方面的。
　　 2.工程檔案是供電企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作的基礎(chǔ)。電力建設(shè)是根據(jù)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色等動(dòng)態(tài)變化因素，進(jìn)行全面、綜合、科學(xué)、長遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想，通過可研論證，編制規(guī)劃方案后付諸實(shí)施。假如沒有工程檔案，特別是沒有勘察工程的檔案作為依據(jù)，電網(wǎng)規(guī)劃將無從下手。
　　 3.工程檔案是積累供電企業(yè)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行供電企業(yè)建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。工程檔案是供電企業(yè)在電力建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)的產(chǎn)物，電力建設(shè)活動(dòng)的成果主要是兩個(gè)方面：一是工程實(shí)體，二是工程檔案。工程檔案就是供電企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營成果的直接記錄和實(shí)際反映，它真實(shí)地記述了供電企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的過程和成果，記載了工程科技人員的工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)。工程檔案作為供電企業(yè)建設(shè)成果的直接載ThPmvzv8jZjbQhfe0tyLZKjw47c2Eu3un19Bp/ERb6A=體成為積累、儲(chǔ)備工程技術(shù)和工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。
　　 4.工程檔案是電網(wǎng)或變電站維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，利用好工程檔案，能提高供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如在農(nóng)村電網(wǎng)升級(jí)改造過程中，從工程的可研、設(shè)計(jì)等前期準(zhǔn)備工作中，需要調(diào)閱電網(wǎng)或變電站原始設(shè)計(jì)及勘察測(cè)量檔案，了解原變電站竣工時(shí)全部檔案資料。若由于歷史原因及變電站工作人員變遷等造成檔案無從查找、檔案遺失或未保存完整檔案，勢(shì)必影響對(duì)改造工程的分析判斷，進(jìn)而影響對(duì)農(nóng)網(wǎng)現(xiàn)狀作出不正確的檢測(cè)評(píng)估結(jié)論。因此只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的電網(wǎng)建設(shè)和管理，克服盲目性。工程檔案還可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是國家的重要技術(shù)資源。通過利用服務(wù)可轉(zhuǎn)化為物化勞動(dòng)，直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，這在工程建設(shè)中是不可忽視的經(jīng)濟(jì)資源。合理利用工程檔案，就可以對(duì)擬建工程進(jìn)行合理開發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工，充分利用工程經(jīng)費(fèi)，為國家、供電企業(yè)節(jié)約大量的資金、人力、物力，促進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展。沒有工程檔案，各項(xiàng)電網(wǎng)工程建設(shè)就會(huì)造成混亂，維護(hù)、改建、擴(kuò)建等就無法進(jìn)行，因此工程檔案是電網(wǎng)建設(shè)、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。
　　 二、做好工程檔案管理工作，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性
　　 1.建立健全歸檔制度是做好工程檔案工作的重要保障。建立健全一套合理的工程檔案歸檔工作規(guī)章制度，是一項(xiàng)原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，它也是工程檔案質(zhì)量的重要保障?！皼]有規(guī)矩，就不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使工程檔案的收集歸檔工作有章可循，才能按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行整理，有一個(gè)貫穿始終的標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)一致地發(fā)展。電網(wǎng)工程項(xiàng)目開工之前，應(yīng)在各參建單位建立檔案責(zé)任制，明確收集、整理、移交所歸檔的工程檔案材料的職責(zé)，并按規(guī)定管理工程檔案，確保工程檔案既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理工作要求。
　　 2.堅(jiān)持工程檔案工作與電網(wǎng)工程建設(shè)同步進(jìn)行。工程檔案是隨著工程建設(shè)進(jìn)度的發(fā)展逐步形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)是客觀存在了，要保證這些資料的客觀性，就要在工程的可研、初步設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)工程檔案工作進(jìn)行全盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和檔案工作規(guī)律，堅(jiān)持工程檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，使應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)歸檔，在工程資料歸檔工作中還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
　　 （1）確保施工過程中各項(xiàng)記錄的真實(shí)性。真實(shí)性是做好工程檔案資料的靈魂，不真實(shí)的資料會(huì)將人們引入歧途，因此要堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法。如混凝土、砂漿強(qiáng)度是基礎(chǔ)施工中采用抽樣方法進(jìn)行抽取試塊檢驗(yàn)評(píng)定的，所以取樣的科學(xué)性和真實(shí)性非常重要，絕對(duì)不允許對(duì)制作試塊的樣料“專門制作”，否則，一旦工程項(xiàng)目出了質(zhì)量問題，不僅不能作為原始技術(shù)資料的憑證，反而造成工程技術(shù)資料不真實(shí)可靠，以致對(duì)工程誤判。所以，在工程過程中要始終根據(jù)施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，真實(shí)填寫各種原始記錄，保證資料與工程同步，確保各種技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)。
　　 （2）確保工程檔案各項(xiàng)記錄的有效性和完整性。電網(wǎng)工程施工過程中形成的各項(xiàng)原始記錄要及時(shí)收集，發(fā)現(xiàn)簽字、蓋章不全的原始記錄要及時(shí)找相關(guān)工程技術(shù)人員、部門簽字、蓋章，保證各項(xiàng)原始記錄的有效性和完整性。各參建單位的兼職檔案員要將收集到的資料及時(shí)分類，切忌拖拉積壓，真正做到收集速度快，工程資料齊全，質(zhì)量高，避免試驗(yàn)記錄等原始材料的散失。還要注意施工過程中的影像資料的搜集與整理工作，保證影像資料能夠真實(shí)、客觀地反映當(dāng)時(shí)現(xiàn)場(chǎng)施工的質(zhì)量情況。一定要重視對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)產(chǎn)生的文字影像記錄的嚴(yán)格要求，才能真正確保工程施工中的各項(xiàng)記錄的有效性和完整性。
　　 3.加強(qiáng)電子文檔管理，確保其數(shù)據(jù)安全。工程電子文件是在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件{2}。工程電子文件是工程檔案的重要部分，不僅要加強(qiáng)工程電子文件的歸檔與管理，保障文件的安全保管與有效開發(fā)利用，在工程電子文件的形成過程中，還應(yīng)該按照各類電子文件的通用格式進(jìn)行編輯整理。要對(duì)電子版文件和記錄的管理要采取積極的安全防范措施，從而有效地保證工程電子文件的真實(shí)性、安全性、可靠性。
　　 4.檔案管理人員與工程技術(shù)人員的相互配合是做好工程檔案工作的基礎(chǔ)。工程檔案工作貫穿于工程的全過程，工程技術(shù)人員熟悉工程項(xiàng)目的情況，絕大多數(shù)的檔案資料產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是各參建單位共同努力的結(jié)果。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行及時(shí)的專業(yè)指導(dǎo)，及時(shí)宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，提前下發(fā)工程各階段的歸檔資料范圍，在日常工作中有意識(shí)地做好工程檔案材料的收集，確保歸檔后的電網(wǎng)工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員要與工程技術(shù)人員通力合作，共同做好電網(wǎng)工程的檔案工作。
　　 堅(jiān)持檔案歸檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，加強(qiáng)電子文檔管理，做好電網(wǎng)工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項(xiàng)長期持之以恒的工作，加強(qiáng)電網(wǎng)工程檔案工作是為了規(guī)范管理，同時(shí)也是防患于未然。它所涉及的專業(yè)知識(shí)信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術(shù)人員不僅懂工程建設(shè)技術(shù)，還要了解一些檔案歸檔知識(shí)，在今后檔案利用過程中，真正地體現(xiàn)工程檔案在工程建設(shè)中的重要性。
　　 隨著我國電網(wǎng)建設(shè)不斷滿足參與經(jīng)濟(jì)全球化的要求，滿足國家實(shí)施重大區(qū)域發(fā)展的需要，工程檔案管理工作將貫穿于電網(wǎng)建設(shè)中的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、改建、擴(kuò)建、運(yùn)營、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，將為提高電網(wǎng)工程的管理水平，發(fā)揮出不可替代的巨大作用。
　　
　　 參考文獻(xiàn)：
　　 {1}GB／r50328—2001，建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
　　 {2}CJJ／T117—2007，建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范
　　 （作者單位：山西省電力公司長治供電分公司 山西長治 046011）
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