淺析科技檔案的管理

李偉時(shí)

（哈爾濱市農(nóng)業(yè)科學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當(dāng)今社會(huì)，科技檔案非常重要?？萍紮n案是科學(xué)技術(shù)成果的載體,是直接記述和反映科技活動(dòng)的歷史記錄,是一種科技資源或科技儲(chǔ)備類型的知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力?？萍紮n案的管理是專業(yè)性和技術(shù)性都很強(qiáng)的工作。

1 健全科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立健全系統(tǒng)的組織管理網(wǎng)絡(luò)，是做好檔案收集工作的組織保證。單位領(lǐng)導(dǎo)可以專門組建檔案管理網(wǎng)，督促檢查本部門應(yīng)歸檔的科技文件材料，從組織管理上來保證科技檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。比如檔案員不直接參與各種門類的科技文件、材料的形成過程，檔案管理的各部門相互配合,配備兼職檔案員,負(fù)責(zé)各部門各類型科技檔案的收集,檔案員對(duì)他們的工作要經(jīng)常給予監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、定期辦兼職檔案員培訓(xùn)班,提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,使各部門收集的文件材料能夠齊全、完整,立好的案卷整齊、規(guī)范。這樣做不但保證了檔案的數(shù)量與質(zhì)量,而且使分散的文件材料及時(shí)歸攏,年終能很快地立卷歸檔，同時(shí)還減輕了檔案人員的工作量。

2 開發(fā)科技檔案保持技術(shù)

造成檔案毀損的不利因素分自然因素和人為因素。平時(shí)要以防為主，防治結(jié)合,一旦發(fā)生檔案毀損,及時(shí)采取措施,盡量修復(fù)檔案。針對(duì)人為因素要注意做到:嚴(yán)格借閱登記制度,在調(diào)閱時(shí),取放檔案要輕拿輕放,閱檔時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案,使其不致被茶水、煙頭損壞,不被涂抹,撕破等等。從自然因素方面來說,檔案制成材料和書寫材料質(zhì)量低劣導(dǎo)致紙張老化,字跡退色。檔案紙張材料品種繁多,其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好,如鈔票紙、復(fù)印紙、文件用紙、工業(yè)技術(shù)用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差,在光和氧的作用下容易氧化,發(fā)黃變脆,如包裝用紙、新聞紙等。因此,檔案用紙要避開新聞紙和劣質(zhì)紙。在書寫材料方面,要選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍(lán)黑墨水,不能用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆或鉛筆。良好的庫房建設(shè)與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合是檔案科學(xué)管理的要求,檔案種類紛繁復(fù)雜,檔案的物質(zhì)材料在不斷地老化,其壽命是矛盾,檔案保管就是要盡量延長檔案的壽命。檔案室所處的環(huán)境和保管條件,對(duì)檔案的壽命也有很大影響,庫房溫度應(yīng)控制在14~24℃之間,濕度保持在45~60%之間,庫房的朝向最好避免東西向,應(yīng)具備良好的防光、隔熱、防塵、防水、防火、防盜、防有害氣體、防害蟲的條件。

3 提商檔案人員綜合素質(zhì)

科技檔案人員如果不進(jìn)入到科技信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到科技信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。因此，科技檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。檔案人員的素質(zhì)高低直接影響檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。要加強(qiáng)理論知識(shí)和實(shí)踐結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識(shí)，而且要不斷積累檔案信息化管理的實(shí)踐技能。理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個(gè)重要手段，要加強(qiáng)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)雖已普及，但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作及數(shù)據(jù)庫知識(shí)掌握程度還有待加強(qiáng)。

4 加快科技檔案信息化建設(shè)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，加快檔案信息化建設(shè)成了創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容。檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)。加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理。同時(shí)，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，并針對(duì)主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級(jí)別控制，對(duì)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn)，按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，可防止未受權(quán)者進(jìn)行違規(guī)操作?？蒲袡n案工作是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作,檔案收集工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好,才能更好地為科技發(fā)展服務(wù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和科研機(jī)制轉(zhuǎn)換的不斷深化,科技檔案管理工作在科研中的地位和作用越來越引起人們的重視。完善科技檔案管理,切實(shí)管好、用好科技檔案,為科研工作提供有價(jià)值的科技檔案信息資源和高質(zhì)有效的服務(wù),對(duì)提高科研水平有著十分重要的意義。因此，做好科技檔案工作的管理使檔案管理工作起著十分重要的作用。

[1]王曉玲.淺談科技檔案的科學(xué)管理和有效利用.西北煤炭，2003-08-15.