煤炭企業(yè)財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理

吳景才

（鐵法能源公司銷售分公司 112700）

由于財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用時間較短，在應(yīng)用過程中還存在著許多問題，加上財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平和個人素質(zhì)等原因，所以必須加強系統(tǒng)的內(nèi)部管理和控制，才能保證財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、有效的運行。

1 煤炭企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)控制和管理形式的變化

1.1 系統(tǒng)內(nèi)部控制和管理的范圍發(fā)生了變化

因為財務(wù)網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部控制和管理的范圍大大超出了傳統(tǒng)的手工會計工作的范疇，所以原來的內(nèi)部控制和管理原則已不適用于新的會計工作條件下的內(nèi)部管理和控制。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，授權(quán)控制是最主要的。工作人員利用授權(quán)程序所提供的文件和口令，獲得相應(yīng)的權(quán)利，并在系統(tǒng)里處理授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)。內(nèi)部控制和管理的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤?/p>

1.2 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)使會計資訊的存儲方式和媒介發(fā)生了變化

在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)手工會計方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大，而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì)，保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間，還需進行放火、防水、防潮、防盜等工作。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)的存取方便了許多，磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。

1.3 財務(wù)系統(tǒng)在內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表等財務(wù)報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務(wù)人員的工作量很大，同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，從而大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

2 目前煤炭企業(yè)財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部控制和管理存在的問題

2.1 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部控制系統(tǒng)授權(quán)存在安全問題

煤炭企業(yè)傳統(tǒng)手工會計授權(quán)下，對于每一項業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名或印章。簽名或印章的訪寫、仿造具有一定的難度。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán)，口令授權(quán)存在于計算機系統(tǒng)內(nèi)部?？诹顚τ谏远嬎銠C操作知識的人來說根本算不上什么秘密，因為可以繞過財務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過打開計算機財務(wù)數(shù)據(jù)庫進入財務(wù)報表等系統(tǒng)，則所有的財務(wù)秘密均可見。同時，工作人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

2.2 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)條件下會計信息處理的控制存在安全問題

煤炭企業(yè)傳統(tǒng)手工會計信息處理的一條重要原則就是：職務(wù)相分離，職權(quán)不相容。網(wǎng)絡(luò)化后，這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計算機統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。如，有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，這樣就增加了他們在未批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性，從而使會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性受到威脅，也增大了作假舞弊的可能性。

2.3 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全問題

財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。掌握公司硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會計工作不能進行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重的影響到企業(yè)的會計工作。

3 加強和完善煤炭企業(yè)財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部管理和控制幾項措施

財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的內(nèi)部管理和控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制和管理的好壞成敗將決定著企業(yè)經(jīng)營管理的得失成敗。在我國煤炭企業(yè)，會計電算化系統(tǒng)尚處于初級階段，加強和完善財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將是十分重要和必要的。

3.1 加強和完善財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的內(nèi)部管理和控制制度

3.1.1 加強業(yè)務(wù)人員組織管理、完善財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的控制制度。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，對類會計崗位進行重新的劃分，在授權(quán)過程中運用內(nèi)部審計，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對財務(wù)軟件的開發(fā)人員、維護人員和會計業(yè)務(wù)操作員、出納員進行合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統(tǒng)設(shè)計與維護崗位、賬務(wù)處理崗位和專業(yè)核算崗位。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)條件下新的內(nèi)部管理和控制制度的原則應(yīng)該是：系統(tǒng)授權(quán)制度化、工作程序流程化、節(jié)點控制職責(zé)化、職業(yè)道德規(guī)范化。

3.1.2 加強財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護及檔案管理。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的維護主要是通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程，各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)，注意事項，維護的時間和方面，維護的程序等內(nèi)容。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。

3.1.3 加強財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建設(shè)。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平規(guī)水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的主體誠信。

3.2 加強財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的管理和控制

財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會計業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入，進恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\行，并及時的輸出，會計核算系統(tǒng)才能實現(xiàn)自身的目標(biāo)。

3.3 加強財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理和控制的監(jiān)督和審計

財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的的應(yīng)用在提高煤炭企業(yè)的經(jīng)營和管理水平的同時，也給企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來了一定的風(fēng)險。，因為財務(wù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用時間較短，操作系統(tǒng)的應(yīng)用也存在著許多問題，所以在不斷完善制度建設(shè)的同時，對財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行的內(nèi)部監(jiān)督和審計是十分必要的，只有加強內(nèi)部監(jiān)督和審計，才能提高財務(wù)操作的透明度，防止財務(wù)人員利用職務(wù)和操作之便進行違法犯罪活動，從而達(dá)到降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險的目的。

目前，財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)逐步在煤炭企業(yè)得到普及和應(yīng)用。隨著中國煤炭企業(yè)步入國際市場，財務(wù)網(wǎng)絡(luò)的推廣和普及將有利于煤炭企業(yè)的進行國際化管理，參與國際競爭和國際分工。加強和完善財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的內(nèi)部管理和控制，成為了煤炭企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須面對的一個問題，并將直接影響到企業(yè)的發(fā)展和效益的提高。

[1]魏麗娟.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理研究.廣東工業(yè)大學(xué) [D].廣東工業(yè)大學(xué)，2006.04.01.