高校檔案利用工作研究

王曼莉

（廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510520）

引言

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在利用上，傳統(tǒng)的高校檔案利用服務(wù)與用戶對(duì)檔案知識(shí)單元和信息單元的利用需求有較大的差距，隨著高校自身及社會(huì)的發(fā)展，高校檔案利用工作需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新。

1 做好檔案收集整理工作是檔案利用的重要前提

檔案利用建立在檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，檔案實(shí)體管理的水平和質(zhì)量直接影響到檔案利用工作，當(dāng)前高校檔案材料的形成過程、內(nèi)容、種類和形式都發(fā)生了很大的變化，檔案收集工作應(yīng)注意的問題主要有：

第一，提高全員檔案意識(shí)。由于高校部門眾多，檔案材料的管理較為分散，各部門在以單元為中心進(jìn)行檔案材料收集和整理時(shí)，常常出現(xiàn)歸檔材料時(shí)效滯后，甚至出現(xiàn)檔案材料遺漏、散失的現(xiàn)象，直接影響到檔案的利用工作。此外，從檔案材料的形成來看，高校教工本身就是重要的資料源，教工個(gè)人在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料，如科研紀(jì)錄、成果、榮譽(yù)證書等都可能成為檔案材料，而不少教工對(duì)檔案的統(tǒng)一管理認(rèn)識(shí)不夠，不能及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料上交，從而影響了材料的立卷歸檔。因此，加強(qiáng)檔案宣傳教育，不斷提高廣大教工的檔案意識(shí)非常有必要性。

第二，拓寬檔案材料的收集范圍。隨著高校各項(xiàng)職能活動(dòng)的不斷拓寬，檔案材料的收集要及時(shí)調(diào)整范圍與內(nèi)容，確保所形成的檔案材料高質(zhì)量，使之有利于后續(xù)的檔案信息資源開發(fā)。此外，由于高校部門的職責(zé)交叉而常常導(dǎo)致檔案資料形成的多元交叉，同一主題的材料往往來自多個(gè)部門，因此要根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大文件材料的收集范圍，確保檔案材料的完整、齊全。需要注意的是，檔案管理部門在對(duì)文件材料進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，要重視對(duì)檔案材料的優(yōu)化，避免出現(xiàn)館（室）藏檔案數(shù)量多而信息容量小的現(xiàn)象。

第三，加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案工作部門要根據(jù)高校的發(fā)展和各項(xiàng)職能活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化，科學(xué)指導(dǎo)歸檔單位開展各類文件材料的收集歸檔與管理工作，及時(shí)糾正文件材料收集、整理中的不規(guī)范行為，并切實(shí)做好檔案的移交和接收工作。此外，檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)的監(jiān)督，對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目及重要部門形成的檔案材料，及時(shí)收集、及時(shí)鑒定、及時(shí)歸檔。

2 高校檔案利用工作需要注意的問題

第一，強(qiáng)化服務(wù)、開放、合作的意識(shí)。高校檔案的利用工作與高校的中心工作及社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)，作為高校檔案管理的部門及檔案工作者，要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和開放意識(shí)，轉(zhuǎn)變過去“以藏為主”、“重藏輕用”的觀念，主動(dòng)研究檔案服務(wù)的規(guī)律，調(diào)查了解服務(wù)對(duì)象的需求，有針對(duì)性地開發(fā)檔案信息產(chǎn)品，使檔案信息資源能更好地被利用。此外，要樹立合作觀念，主動(dòng)出擊，整合校內(nèi)外檔案信息資源，加強(qiáng)館際合作，擴(kuò)大可供開發(fā)的檔案信息資源規(guī)模。

第二，要重視優(yōu)化館藏檔案。在堅(jiān)持檔案完整、齊全的前提下，注重對(duì)檔案的優(yōu)化，在檔案價(jià)值鑒定時(shí)重“質(zhì)”不重“量”，盡可能以低館藏量保存最大的必要信息量，使檔案的內(nèi)涵更加充實(shí)，并有效減少檔案立卷、編目檢索的工作量，更好地為用戶提供利用服務(wù)。

第三，注意加強(qiáng)檔案保護(hù)。要堅(jiān)持以防為主、預(yù)防為先的原則，排除各種威脅檔案安全的隱患。如在開放某些珍貴檔案時(shí)，要采取必要的防范措施，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)，避免這一類檔案因利用率高而受到損害。

第四，處理好檔案利用與保密的關(guān)系。高校檔案在利用中要正確處理好利用與保密的關(guān)系，如，開放科研檔案要注意對(duì)個(gè)人成果的保護(hù)，利用教工、學(xué)生的人事檔案要注意個(gè)人的隱私問題，等等。此外，對(duì)檔案開放范圍與內(nèi)容要有一定的限制，即使是過了保密期限的檔案，也應(yīng)該有選擇的進(jìn)行限制性開放。

3 高校檔案利用工作創(chuàng)新

檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，講究及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為用戶提供檔案利用服務(wù)，傳統(tǒng)的高校檔案利用服務(wù)存在利用方式單一、利用范圍有限、服務(wù)方式被動(dòng)等不足，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校檔案利用工作需要不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

3.1 提高檔案利用服務(wù)的水平

目前高校檔案利用服務(wù)的主要方式有檔案閱覽服務(wù)、檔案外借服務(wù)、檔案展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案副本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等，對(duì)高校檔案管理部門來說，在提供檔案利用服務(wù)過程中，要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，更多地從利用者的角度來開展工作，根據(jù)不同用戶的需求和不同檔案信息利用的特點(diǎn)，通過建立多專題檢索工具及檔案編研服務(wù)等方式來實(shí)現(xiàn)利用者對(duì)檔案信息資源的獲取和傳遞。

3.2 提升檔案利用的質(zhì)量

檔案的利用服務(wù)可以說是一種目標(biāo)驅(qū)動(dòng)服務(wù)，它不僅提供檔案信息，也涉及到對(duì)檔案內(nèi)容的深度開發(fā)，提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量可從檔案信息的提供和檔案內(nèi)容的開發(fā)入手：

一是提升檔案管理自動(dòng)化、信息化水平，在檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理等。此外，對(duì)不同檔案數(shù)據(jù)庫的檔案信息進(jìn)行優(yōu)化整合，建全各類檔案計(jì)算機(jī)目錄數(shù)據(jù)庫和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，為用戶提供更齊全的檔案信息資源利用服務(wù)。

二是加大檔案編研力度，對(duì)檔案知識(shí)單元和信息單元進(jìn)行充分的挖掘，為利用者提供相關(guān)的編研材料，盡可能的滿足用戶個(gè)性化需求。

三是重視檔案資源的網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，為用戶提供良好的利用平臺(tái)。重點(diǎn)是加強(qiáng)數(shù)字化檔案館和檔案館門戶網(wǎng)站的建設(shè)，增設(shè)網(wǎng)上檔案館的服務(wù)類目，如科研檔案的網(wǎng)上利用服務(wù)等。

3.3 有效整合檔案信息資源

檔案信息資源的分散不利于用戶綜合利用的需求，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合可有效提高整個(gè)檔案利用服務(wù)的效率和效果。

第一，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)形成的檔案目錄信息和利用信息，掌握各單位檔案形成的特點(diǎn)、規(guī)律和利用情況，以此為基礎(chǔ)整合分散的檔案信息，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息資源的整體效能。

第二，整合校內(nèi)外檔案信息資源，加強(qiáng)館際合作，實(shí)現(xiàn)資源共建、共享。由于高校各自的館藏有著不同的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，在為社會(huì)提供信息資源服務(wù)上呈現(xiàn)出一定的互補(bǔ)性，實(shí)行館際合作，如采用聯(lián)合建庫模式等，不僅能擴(kuò)大檔案信息資源的規(guī)模，節(jié)約檔案管理的成本，還有利于發(fā)揮高校檔案的整體優(yōu)勢(shì)，最大化地滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案信息資源利用的要求。

第三，與圖書、情報(bào)等社會(huì)信息資源融合，為社會(huì)提供多維的、綜合性的信息服務(wù)。檔案、圖書、情報(bào)同屬文獻(xiàn)信息資源的范疇，但三者工作的側(cè)重點(diǎn)各不相同，高校檔案部門與圖書、情報(bào)部門建立共同開發(fā)等合作機(jī)制，不僅能有效提高高校檔案資源的利用率，充分發(fā)揮高校檔案為社會(huì)服務(wù)的功能，還有助于促進(jìn)高校檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行效率和效果的提高。

4 結(jié)束語

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)檔案信息資源利用的需求越來越廣泛，檔案利用的數(shù)量、內(nèi)容、范圍也不斷的在增加，因此對(duì)高校檔案利用研究不僅是高校檔案工作的需要，也是社會(huì)發(fā)展的要求，在新形勢(shì)下，如何創(chuàng)新高校檔案利用工作，促進(jìn)高校檔案事業(yè)更好地發(fā)展，值得我們進(jìn)一步深入去探討。

[1] 劉國能，王湘中等著.檔案利用學(xué) [M].中國檔案出版社，1996:18.

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[4] 畢淑玲，王紅，郭力.創(chuàng)新是高校檔案管理工作的動(dòng)力[J].檔案時(shí)空，2006（8）：32-33.