對單位檔案管理的淺析

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區(qū)河道管理處，黑龍江 綏化 152000）

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員素質參差不齊。目前從事單位檔案管理的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從別的部門轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

2.檔案意識不強，檔案利用率不高。具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，"重經營、輕檔案"的意識還很強，認識不到檔案工作在單位管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

3.管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數單位都制定了較為健全的單位管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，單位信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。

4.重管輕用，檔案開發(fā)利用率低。由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然停留在 "重管輕用"的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

5.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要"守好攤"，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

6.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

7.檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在單位管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

8.檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、"六防"設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作問題的對策

1.采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

2.提高檔案管理人員素質。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4.改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

5.強化檔案室的硬件建設。根據單位的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的單位，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足單位多方面的需求，從而推動單位各項事業(yè)的發(fā)展?？傊?，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

6.加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入單位發(fā)展和管理的重要內容來抓，與單位業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳單位檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使單位干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與單位日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

7.加強培訓，提高檔案管理人員素質。提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現代科學知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現職人員的業(yè)務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

8.做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立"工作就是服務"的觀念。以"增強服務意識"和"主動服務"作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。

9.解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業(yè)務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設與發(fā)展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結等方法編寫資料捉供給單位領導和有關部門及人員，為單位整體發(fā)展提供借鑒和參考。

[1]吳寶康.《檔案學概論》，中國人民大學出版社，1988年版.

[2]劉建平.《從信息和信息科學看檔案》、《山西檔案》，1996年第1期.