計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

沈崇茵

（哈爾濱市勞動(dòng)和社會(huì)保障局綜合服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150010）

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，各類電子文件的數(shù)量增加很快。例如，一些省市或部委的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中的電子文件數(shù)量，有的一年產(chǎn)生約20000件。這給檔案管理帶來(lái)了很大的變化，也造成了很大壓力。一方面電子檔案的管理同其轉(zhuǎn)化之前的電子文件同樣方便，另一方面其作為檔案所應(yīng)具備的原始性、真實(shí)性、完整性和可靠性等也需要特殊的技術(shù)保證，所以說(shuō)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成為基本工作方式，促進(jìn)了電子文件的生成。但同時(shí)也必須解決好以下幾方面的問(wèn)題。

1 網(wǎng)絡(luò)安全將成為影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題會(huì)日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級(jí)數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級(jí)數(shù)增加。根據(jù)發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，保證網(wǎng)絡(luò)安全的方式已經(jīng)引起了最高領(lǐng)導(dǎo)層的重視。在美國(guó)，重要的安全舉措是以總統(tǒng)令的方式發(fā)布的。一般認(rèn)為，構(gòu)成對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有：黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、來(lái)自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對(duì)檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問(wèn)題，我國(guó)檔案部門已在科研、標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。1998年確定的與計(jì)算機(jī)檔案管理有聯(lián)系的科研項(xiàng)目中，有三分之一與網(wǎng)絡(luò)及信息安全有關(guān)。今后，將有一系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)。這些標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)措施將對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)劃分及測(cè)評(píng)、檔案信息上網(wǎng)前的密級(jí)控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

按照帶來(lái)安全隱患行為的目的性，網(wǎng)絡(luò)安全隱患可以分為兩類，無(wú)意識(shí)行為和有意識(shí)行為。前者包括計(jì)算機(jī)管理員對(duì)計(jì)算機(jī)的安全配置不當(dāng)造成的安全漏洞，或是由于安全意識(shí)不夠引發(fā)的用戶口令選擇不慎等。后者帶有很強(qiáng)的反向目的性，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所面臨的最大威脅。電子檔案安全威脅形式包含：計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)或軟件的漏洞和“后門程序”以及由于網(wǎng)絡(luò)自身缺乏相應(yīng)的安全機(jī)制而對(duì)電子檔案信息的真實(shí)性、完備性、安全性的潛在威脅。

2 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)資源建設(shè)

主要包括：現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要加快對(duì)現(xiàn)有檔案的整理、著錄、入庫(kù)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢，同時(shí)要積極推進(jìn)那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用率。我們認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項(xiàng)檔案的全面管理工作相融合，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的全面提高，為此，對(duì)工作人員也提出了掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息意識(shí)的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求，這些將在今后建立現(xiàn)代化檔案館的過(guò)程中起到?jīng)Q定性的作用。

3 多媒體信息管理的實(shí)用化將引起更多的關(guān)注。

3.1 解決多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化問(wèn)題。 一些單位已經(jīng)制作了效果不錯(cuò)的多媒體信息演示系統(tǒng)，如檔案館指南、利用者借閱引導(dǎo)等。但多數(shù)是專門性開發(fā)，軟件缺乏通用性，每制作一個(gè)系統(tǒng)就需要重新投入一次人力。如果其開發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)了工具化，就可以做到改變少量參數(shù)，隨機(jī)填充相應(yīng)內(nèi)容，即可得到完全不同的多媒體演示系統(tǒng)，從而節(jié)約大量人力、物力，使其能廣泛地普及應(yīng)用。

3.2 解決多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長(zhǎng)久保存問(wèn)題。 多媒體信息技術(shù)的設(shè)備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項(xiàng)多媒體檔案信息采集或存儲(chǔ)等方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證過(guò)程之中。但離實(shí)際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長(zhǎng)久保存有關(guān)的載體篩選工作還很簿弱，面對(duì)層出不窮、花樣繁多的光盤等介質(zhì)，研究滯后，尚未有明確結(jié)論。上述工作投入大、周期長(zhǎng)，需要引起有關(guān)部門的足夠重視，采取更為有力的措施。

3.3 用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的更新。計(jì)算機(jī)已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語(yǔ)音方式實(shí)現(xiàn)，同樣計(jì)算機(jī)之間的信息交流也可以從單純的字符轉(zhuǎn)換成語(yǔ)音、圖像和影像。此外還有超媒體技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅可以方便快捷地進(jìn)行檔案信息的錄入，還可以使計(jì)算機(jī)擬人化，密切了檔案工作者與計(jì)算機(jī)的關(guān)系，使計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用提高到一個(gè)新的層次。

3.4 解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)問(wèn)題，擴(kuò)大應(yīng)用普及。由于種種原因，檔案部門中的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員所占的比例存在降低的趨勢(shì)，所以必需采取措施吸引和尋求社會(huì)各方面的科技人員參加和關(guān)心檔案管理工作的現(xiàn)代化，而同時(shí)注意普及檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)和對(duì)計(jì)算機(jī)的操作使用技能。從發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的社會(huì)化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。我國(guó)在計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用的初期，使用計(jì)算機(jī)的單位不多，但平均每個(gè)單位擁有的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員曾經(jīng)達(dá)到2.4個(gè)（據(jù)1987年的統(tǒng)計(jì)）。當(dāng)時(shí)發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案部門反而達(dá)不到這個(gè)數(shù)字，而他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平卻高于我國(guó)。目前的實(shí)際使我們終于認(rèn)識(shí)到問(wèn)題所在，即檔案部門完全靠自己的技術(shù)力量解決計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的問(wèn)題代價(jià)高昂，而且越來(lái)越困難。出路是采取以下措施：

（1）提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。 檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。

（2）在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù)，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

（3）加快在檔案工作者中的計(jì)算機(jī)知識(shí)普及。盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個(gè)檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。

4 解決電子文件歸檔和電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題

電子文件的歸檔問(wèn)題應(yīng)引起更多的注意。加緊制定有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大，目前多數(shù)檔案工作者對(duì)其特性還很陌生，這不能不說(shuō)是很大的隱患。國(guó)家檔案局已經(jīng)成立了電子文件歸檔問(wèn)題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由專門的課題組研究解決有關(guān)的問(wèn)題。雖然已在問(wèn)題分析和標(biāo)準(zhǔn)制定上有了一些初步進(jìn)展，但離真正解決這個(gè)問(wèn)題還很遠(yuǎn)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題必須在如下幾方面作出艱苦的努力：

（1）進(jìn)一步研究各類電子文件的特性，對(duì)從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實(shí)性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。

（2）與電子文件的形成部門主動(dòng)配合，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業(yè)，因此標(biāo)準(zhǔn)化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過(guò)紙質(zhì)文件，應(yīng)引起足夠的重視。

（3）提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長(zhǎng)久保存之間的矛盾等問(wèn)題。

在21世紀(jì)到來(lái)之際，我國(guó)檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機(jī)遇。然而在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)一日千里地發(fā)展，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，與機(jī)遇同在的是更新的挑戰(zhàn)。為了迎接21世紀(jì)的挑戰(zhàn)，我們必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，使檔案現(xiàn)代化不斷邁上新的臺(tái)階。