縣級供電企業(yè)檔案管理初探

王云

(四川洪雅供電有限責任公司，四川 洪雅，620360)

前言。隨著社會的不斷發(fā)展,過去那種傳統(tǒng)的被動服務方式已遠遠不能滿足市場經濟對檔案的需求,檔案工作不僅要做好查閱利用服務,而且要做好主動服務。在新的形勢下,縣級供電企業(yè)檔案管理工作應跟隨改革發(fā)展的步伐,與時俱進,開拓創(chuàng)新,充分發(fā)揮其服務作用。

1.縣級供電企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1.檔案意識和法制觀念淡薄管理不規(guī)范

由于縣級供電企業(yè)一些領導、部門以及員工對《檔案法》不了解，思想觀念落后，檔案意識不夠，沒有認識到檔案工作的重要性，在管理上松懈、檔案隨意擱置，沒有按照國家的有關規(guī)定，實行"集中管理"的原則，各種門類載體的檔案分散保存在各職能部門，有的企業(yè)雖然實行集中管理，但只是把各種檔案集中到一個庫房，管理還是各職能部門，只是形式上的集中，而沒有真正做到意義上的集中統(tǒng)一管理。檔案管理不能隨著企業(yè)的發(fā)展而共同提高，檔案工作不能列入到企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使企業(yè)檔案工作明顯滯后于企業(yè)的整體發(fā)展。

1.2.檔案資料整理不規(guī)范

縣級供電企業(yè)由于種種原因，不能按照供電企業(yè)檔案分類表和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》對檔案進行一系列的分類、整理、排列、編目、組卷、裝訂等等。特別是建設項目檔案，工程竣工后，由于參建單位的人員責任心不強，檔案意識淡薄，不注意工程各階段檔案資料的收集與整理，等到工程項目達標投產考核期滿后，要進行投產達標檢查時，施工單位才不得不突擊收集、七拼八湊檔案資料，移交縣局，以應付檢查，這樣造成了文件資料的嚴重短缺不全,使文件材料失去了檔案最本質的屬性原始記錄性，既影響工程竣工檔案質量，也影響到日后的提供利用。而檔案人員缺乏工作主動性，不主動催交，移交多少就接收多少，缺少也就"木已成舟"，不能挽救，而接收的資料既不辦理移交接收手續(xù)，也不整理，將資料隨意堆放到一起，更談不上目錄和索引等等。

1.3.沒有實行檔案管理的現(xiàn)代化

在信息時代的今天，由于各種原因，檔案室管理工具落后，沒有實行現(xiàn)代化電腦軟件管理，有的單位即便安裝了檔案管理系統(tǒng)軟件，也由于技術、人員素質等問題沒有使用，只是一個擺設。檔案信息資源無法實現(xiàn)共享，不能適應現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。

2.加強縣級供電企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性

建設社會主義新農村是當前建設我國社會主義和諧社會的客觀要求。1998年始,國家對農村電網實施了"兩改一同價"工程,初步改善了農村用電狀況,但按照社會主義新農村的要求,就地區(qū)均衡性而言,當前農電在基礎建設和管理水平及方式上存在相當大的差距。服務于新農村建設,電力企業(yè)肩負著直接的責任。一方面要解決好用電公平消費問題;另一方面要重視農村供配電設備建設,即以建設好鄉(xiāng)鎮(zhèn)電網的骨干線路為重點,輻射改進山區(qū)、邊遠地區(qū)的陳舊老化電力線路,全面實行村民用電一戶一表制,實現(xiàn)城鄉(xiāng)電網一體化。在這種新形勢下重視和加強檔案工作顯得越來越重要。

2.1.加強縣級供電企業(yè)檔案管理是供電企業(yè)改革發(fā)展的需要

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展軌跡的真實、全面的紀錄,如企業(yè)發(fā)展中一些歷史性的軌跡,這些資料如果不注意保存,就會失去憑證作用,與之相關的事就會無法得到佐證。同時企業(yè)檔案又是企業(yè)管理的基礎,做好企業(yè)的檔案工作,對于規(guī)范企業(yè)科學化管理,維護企業(yè)的合法權益,促進企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用。

2.2.加強縣級供電企業(yè)檔案工作是供電企業(yè)加強經營管理、提高企業(yè)經濟效益的需要

企業(yè)檔案工作是反映企業(yè)生產、經營、科研、管理活動和企業(yè)資產、產權、資信等的真實記錄,是企業(yè)適應復雜多變的市場環(huán)境、提高競爭力的信息保障,是維護企業(yè)經濟利益、合法權益的重要依據(jù)。

2.3.加強縣級供電企業(yè)檔案工作是供電企業(yè)加強精神文明建設的客觀需要

隨著縣級供電企業(yè)創(chuàng)一流和雙文明建設的開展,由此形成的材料自然是企業(yè)檔案的重要組成部份。在縣供電企業(yè)發(fā)展過程中取得了優(yōu)秀成績,積累了成功經驗,這些材料作為企業(yè)的精神財富保存下來,作為教育和激勵職工尤其是青年職工的教材顯得尤為重要。

3.健全和規(guī)范縣級供電企業(yè)檔案工作

3.1 加強領導,建立健全規(guī)章制度

作為一個縣供電企業(yè),公司領導對檔案工作的態(tài)度和認識決定著企業(yè)檔案工作的命運。公司管理層應高度重視公司檔案工作:首先是認識到位。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎管理工作的重要內容,是企業(yè)整體工作的有機組成部分,對企業(yè)實現(xiàn)科學化、規(guī)范化管理具有不可或缺的作用。規(guī)范的檔案工作有利于完善企業(yè)管理,提高企業(yè)工作效率,從而提高企業(yè)經濟效益。應從人力、物力、財力上大力支持檔案工作,使企業(yè)檔案工作做到"人員、措施、設施、設備"四到位,為開展檔案工作創(chuàng)造有利條件。其次是措施得力。檔案工作作為企業(yè)管理的一項重要工作應納入企業(yè)中長期規(guī)劃和年度計劃,并將其列入領導的議事日程。對檔案工作進行規(guī)范管理,成立以總經理任組長的檔案工作領導小組,建立綜合檔案室,制定檔案管理人員崗位責任制。選拔具有專業(yè)知識技能的專職檔案工作人員。同時在各部門和基層單位聘用兼職檔案員,形成涵蓋全公司的檔案管理體系。再次是完善制度。制定企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度和有關人員崗位責任制,使檔案管理的各項程序有章可循。堅持檔案工作"三納入"和檔案人員"四參加"制度,檔案部門按時參加全局性重要會議,參加課題鑒定、設備開箱、工程驗收等活動,保證文件材料立卷、歸檔工作的準確、系統(tǒng)、完整。

3.2 加大宣傳力度,增強法制觀念

要做好企業(yè)檔案工作,不僅領導要有較高的檔案意識,企業(yè)全體員工都要增強檔案意識。應把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識的有效途徑。一是經常組織學習《檔案法》《、檔案法實施辦法》及檔案工作基本知識,不斷增強各級管理人員的檔案意識。二是不定期地在企業(yè)內部進行檔案業(yè)務培訓,普及檔案工作知識,提高員工的檔案工作意識。三是利用宣傳欄宣傳檔案工作,為其鼓呼、吶喊,使檔案工作深深地刻入每個企業(yè)員工的腦海里。四是充分利用網絡進行檔案宣傳。

3.3 加大培訓,不斷提高檔案人員素質

人是發(fā)展的關鍵檔案事業(yè),選拔聘用熱愛檔案事業(yè)、工作責任心強、綜合業(yè)務水平高的檔案人員,是搞好縣級供電企業(yè)檔案工作的前提。一是加強檔案人員的崗位培訓,如參加檔案業(yè)務培訓班、研討班等;鼓勵檔案人員積極參加各種繼續(xù)教育和學歷教育;不斷提高檔案隊伍的政治素質和業(yè)務素質,培養(yǎng)"政治堅定、業(yè)務精通、勇于開拓、作風優(yōu)良"的檔案干部。二是加強實踐鍛煉,不斷提高他們的業(yè)務能力和水平,努力成為本職工作的行家里手,成為懂檔案、會專業(yè)、精信息技術的復合型人才。三是組織檔案人員到先進單位參觀學習,開拓檔案人員的視野。

3.4 開拓創(chuàng)新,做好檔案服務工作

檔案工作的兩大任務:一個是管理;一個是利用,而利用則是檔案工作的根本目的。在做好檔案規(guī)范化管理的基礎上,積極開展利用服務工作,改善服務態(tài)度,完善服務措施,將服務的觸角延伸到生產經營管理的各方面、各環(huán)節(jié),不斷提高服務水平,使檔案工作在企業(yè)生產、經營中發(fā)揮重要作用。一是完善檔案檢索體系,編制檔案總目錄、分類目錄、專題目錄等多種檢索目錄,并將其發(fā)放到有關部門,同時將檔案資料輸入計算機,為查找利用提供多種檢索途徑,提高檔案資料利用率。二是積極挖掘檔案信息資源,開展檔案編研工作。結合企業(yè)需要,進一步挖掘檔案信息資源,編寫一些能為企業(yè)管理層提供決策參考的編研資料,如《大事記》《企業(yè)規(guī)章制度匯編》《重要文件匯編》《企業(yè)土地房產統(tǒng)計匯編》等編研材料,并把編研資料發(fā)放到企業(yè)管理人員手中,方便他們利用,使檔案工作更好地服務于企業(yè)生產、經營活動。

3.5 實行目標管理,促進檔案管理工作上臺階。通過制定實施檔案目標進行科學管理。目標確定以后,檔案人員對照《檔案管理工作目標標準》,把檔案目標管理指標進行分解,找出存在的問題,制訂實施計劃,逐項實施。通過目標管理,提高現(xiàn)代化設備和管理手段,豐富庫藏,進一步提高案卷質量,進一步完善檢索工具體系,使檔案管理工作更加規(guī)范化和標準化。

[1]趙夢臨.淺議新時期企業(yè)檔案管理[J]北京：起重運輸機械.2010（10 月）.

[2]李莉.市場經濟條件下企業(yè)檔案管理的探討[M]北京:中國檔案出版社.2006.