酒店采購(gòu)管理中的內(nèi)部控制探討

（南京旅游職業(yè)學(xué)院江蘇南京211100）

一、酒店采購(gòu)管理中的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)是指在酒店日常經(jīng)營(yíng)過程中，從其他單位取得物資或服務(wù)作為酒店生產(chǎn)資料，以保證酒店服務(wù)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展并支付一定款項(xiàng)（含稅費(fèi)）的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。酒店在采購(gòu)管理過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾種常見內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

（一）請(qǐng)購(gòu)審批不規(guī)范

使用部門提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)關(guān)注其是否已進(jìn)行充分調(diào)研和論證，是否已盤活現(xiàn)有物資，是否已滿負(fù)荷使用現(xiàn)有資源，必要時(shí)應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部、工程部及倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤查，如果請(qǐng)購(gòu)依據(jù)不充分或者不合理，將會(huì)因重復(fù)或不必要采購(gòu)給酒店帶來(lái)資源浪費(fèi)，甚至造成損失。對(duì)于請(qǐng)購(gòu)審批環(huán)節(jié)，應(yīng)關(guān)注審批程序是否規(guī)范正確，自下而上的審批人員是否對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)的充分性和合理性予以準(zhǔn)確核查，請(qǐng)購(gòu)審批不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)有可能直接導(dǎo)致酒店財(cái)產(chǎn)損失或造成資源浪費(fèi)，甚至引發(fā)舞弊行為。

（二）采購(gòu)審批不恰當(dāng)

請(qǐng)購(gòu)審批流程完成后，采購(gòu)部門應(yīng)按照使用部門提出的請(qǐng)購(gòu)要求，分別確定采購(gòu)程序。若現(xiàn)有簽約供應(yīng)商能夠供貨請(qǐng)購(gòu)物資，則可以直接從簽約供貨商采購(gòu)，并走采購(gòu)審理流程，酒店應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控采購(gòu)部是否存在跳過簽約供應(yīng)商直接從其他單位采購(gòu)的行為，如有此情況應(yīng)追查原因；對(duì)簽約供應(yīng)商不能供貨的物資，采購(gòu)人員是否開展切實(shí)有效的市場(chǎng)調(diào)研，是否獲得多家可比報(bào)價(jià)信息，采購(gòu)審批相關(guān)人員是否已充分獲悉請(qǐng)購(gòu)物資準(zhǔn)確、完整的市場(chǎng)供貨信息等，否則會(huì)因市場(chǎng)信息不對(duì)稱而盲目審批，發(fā)生不當(dāng)采購(gòu)或產(chǎn)生不當(dāng)獲利行為。

（三）采購(gòu)計(jì)劃程序失控

采購(gòu)計(jì)劃的制定可以幫助酒店更好地規(guī)劃資金使用，同時(shí)也是酒店進(jìn)行日常成本控制的有效手段，但在實(shí)際工作中往往因?yàn)榫频旮鞑块T負(fù)責(zé)人管理不到位，經(jīng)常發(fā)生超計(jì)劃采購(gòu)或計(jì)劃外采購(gòu)情況。有時(shí)使用部門會(huì)跳過采購(gòu)部直接向總經(jīng)理室提出采購(gòu)請(qǐng)求，尤其是影響到酒店經(jīng)營(yíng)的物資采購(gòu)，即便是計(jì)劃外或超計(jì)劃采購(gòu)，因業(yè)績(jī)考核需要，總經(jīng)理室一般會(huì)批準(zhǔn)。如果不將采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況與使用部門經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)考核直接掛鉤，采購(gòu)計(jì)劃控制程序?qū)嶋H上沒有發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（四）采購(gòu)合同控制不到位

采購(gòu)合同是約束供需雙方經(jīng)濟(jì)行為的法律準(zhǔn)繩，一切采購(gòu)事項(xiàng)均以雙方合同約定為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。但在采購(gòu)活動(dòng)中，可能由于采購(gòu)人員的工作疏忽或人為故意行為，與供貨商簽訂了權(quán)利義務(wù)不對(duì)等的合同，或未到付款期的合同款提前填寫請(qǐng)款單，或本不該支付的款項(xiàng)也發(fā)起請(qǐng)款審批，又或者應(yīng)該扣留的履約保證金或違約金等違規(guī)支付，或不按合同約定要求供貨商提供相應(yīng)的產(chǎn)品或服務(wù)等，都會(huì)損害酒店的經(jīng)濟(jì)利益，有些甚至是無(wú)法挽回的損失。

（五）驗(yàn)收程序不規(guī)范

物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)酒店都有相應(yīng)的程序和標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)施過程中有時(shí)并不能執(zhí)行到位。廚師和倉(cāng)管員共同驗(yàn)貨制度，會(huì)由于驗(yàn)貨人員責(zé)任心不強(qiáng)而得不到很好的落實(shí)。有些酒店并沒有建立原材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是食品原材料的采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，廚師在驗(yàn)貨時(shí)完全憑個(gè)人從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，不同的廚師驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)有可能不一致，甚至?xí)l(fā)生廚師與供貨商串通騙取酒店利益的行為。

（六）付款環(huán)節(jié)失控

主要表現(xiàn)為結(jié)算方式選擇不恰當(dāng)，應(yīng)該轉(zhuǎn)賬結(jié)算的款項(xiàng)因控制不到位而違規(guī)使用現(xiàn)金付款；或者往來(lái)會(huì)計(jì)在辦理付款結(jié)算時(shí)對(duì)采購(gòu)相關(guān)單據(jù)的真實(shí)性、完整性、合法性及正確性審核不嚴(yán)格，有關(guān)人員簽字手續(xù)不完備等。如果審核控制不到位，有可能發(fā)生付款金額大于實(shí)際驗(yàn)收入庫(kù)物資金額情況，導(dǎo)致酒店資金損失；或者出現(xiàn)少付款的情況，導(dǎo)致酒店信用受損；甚至出現(xiàn)物資尚未收貨入庫(kù)而支付貨款的情況。

二、酒店采購(gòu)關(guān)鍵內(nèi)部控制環(huán)節(jié)分析

（一）采購(gòu)崗位責(zé)任制度

酒店應(yīng)根據(jù)物資采購(gòu)的特點(diǎn)，建立采購(gòu)管理崗位責(zé)任制，明確物資采購(gòu)計(jì)劃的編制、審批、執(zhí)行，貨款支付，驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)、報(bào)損等流程的內(nèi)部控制要求。合理設(shè)置采購(gòu)部門的崗位，明確相關(guān)部門和崗位的責(zé)任及權(quán)限，確保做到物資采購(gòu)過程中不相容職務(wù)的分離，加強(qiáng)對(duì)酒店物資采購(gòu)活動(dòng)的控制和監(jiān)督，保證酒店物資采購(gòu)得到全程有效控制。采購(gòu)管理控制崗位主要有總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理、往來(lái)會(huì)計(jì)、出納員、倉(cāng)管員及物資使用部門等，酒店應(yīng)明確各崗位主要職責(zé)及不相容職責(zé)，并設(shè)置科學(xué)合理的采購(gòu)管理流程。

（二）請(qǐng)購(gòu)權(quán)限與程序

酒店應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，根據(jù)擬采購(gòu)物資或服務(wù)的類別，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)限，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。在具體確定請(qǐng)購(gòu)審批權(quán)限與程序時(shí)，酒店應(yīng)區(qū)分食品原料或客耗品請(qǐng)購(gòu)、臨時(shí)性項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)、經(jīng)常性項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)、特殊項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)等，分別規(guī)定請(qǐng)購(gòu)權(quán)限與審批程序，既要便于執(zhí)行，又要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。使用部門提出采購(gòu)請(qǐng)求時(shí)，應(yīng)明確采購(gòu)類別、公認(rèn)等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。管理要求比較高的酒店應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的請(qǐng)購(gòu)部門，對(duì)使用部門提出的采購(gòu)請(qǐng)求進(jìn)行審核，盤活酒店現(xiàn)存物資，統(tǒng)籌安排酒店的采購(gòu)計(jì)劃，然后再匯總上報(bào)總經(jīng)理室。

（三）供應(yīng)商選擇

選擇標(biāo)準(zhǔn)為“價(jià)格相當(dāng)選質(zhì)量、質(zhì)量相當(dāng)選價(jià)格、價(jià)質(zhì)相當(dāng)選距離”，并考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、服務(wù)能力等綜合因素。供應(yīng)商選定后，酒店應(yīng)該控制各供應(yīng)商供貨規(guī)模，避免“一家獨(dú)大”產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，建議采用“1+2+X”原則。所謂“1+2+X”原則是指對(duì)某類物資的采購(gòu)，應(yīng)確定一個(gè)主供應(yīng)商、兩個(gè)補(bǔ)充供應(yīng)商和X個(gè)考察供應(yīng)商。同一類物資的一個(gè)主供應(yīng)商，采購(gòu)量應(yīng)控制在酒店該類物資采購(gòu)總額的70%左右，酒店可以憑借采購(gòu)數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)而獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)。兩個(gè)補(bǔ)充供應(yīng)商提供的物資應(yīng)控制在采購(gòu)總額的20%左右，有補(bǔ)充供應(yīng)商作為備選，酒店能夠隨時(shí)對(duì)主供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、品質(zhì)和服務(wù)水平等進(jìn)行監(jiān)督。當(dāng)主供應(yīng)商供貨出現(xiàn)問題時(shí)，可立即由補(bǔ)充供應(yīng)商供貨，避免因物資供應(yīng)問題給酒店帶來(lái)不必要的損失，酒店方面也能及時(shí)掌握物資供應(yīng)的價(jià)格信息，避免因信息不對(duì)稱而產(chǎn)生的成本失控。酒店應(yīng)定期將餐飲、房務(wù)、工程等各使用部門對(duì)供應(yīng)商的反饋意見進(jìn)行匯總，開展供應(yīng)商評(píng)估，對(duì)存在的問題與供應(yīng)商溝通，并建立嚴(yán)格的供應(yīng)商退出機(jī)制。

（四）采購(gòu)合同管理

酒店采購(gòu)合同管理包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)合同執(zhí)行、采購(gòu)合同保管等四個(gè)環(huán)節(jié)。（1）采購(gòu)部門在與供應(yīng)商簽訂合同前，應(yīng)廣泛開展市場(chǎng)調(diào)研詢價(jià)比價(jià)，取得供應(yīng)商完整的企業(yè)資料，了解供應(yīng)商的資質(zhì)和實(shí)力，確定供應(yīng)商的簽約資格。（2）采購(gòu)合同簽訂程序要符合法律相關(guān)規(guī)定，談判代表人數(shù)應(yīng)在兩人以上，參與談判的代表應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力。對(duì)于已發(fā)現(xiàn)會(huì)嚴(yán)重?fù)p害酒店利益的合同，要及時(shí)采取糾正措施。（3）采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)合同，對(duì)于合同履行過程中的任何違約行為，均應(yīng)按合同約定進(jìn)行處理，不可憑主觀判斷自行處置。（4）應(yīng)指定專門的合同管理部門或人員，保證酒店采購(gòu)合同的完整性，并做到及時(shí)歸檔。

（五）驗(yàn)收程序及計(jì)量方法

制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格物資驗(yàn)收程序，有效杜絕驗(yàn)收環(huán)節(jié)各種不規(guī)范或舞弊行為。高星級(jí)酒店具備相應(yīng)的管理意識(shí)和能力水平，應(yīng)制定科學(xué)完整的物資采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，尤其是食材的采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，以此作為供應(yīng)商的供貨準(zhǔn)則，并作為酒店驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，不能簡(jiǎn)單依賴經(jīng)驗(yàn)主義的主管標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)貨。堅(jiān)持使用部門和倉(cāng)管員共同驗(yàn)貨制度，使用部門要按照采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)確保采購(gòu)的物資的質(zhì)量規(guī)格能夠滿足酒店?duì)I業(yè)需要，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合同約定應(yīng)及時(shí)提出，并與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。倉(cāng)管員要嚴(yán)控?cái)?shù)量驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查送貨數(shù)量是否與批準(zhǔn)采購(gòu)數(shù)量一致，對(duì)于特殊的物資要采用科學(xué)合理的計(jì)量方法確定驗(yàn)收數(shù)量，也不可全憑個(gè)人主觀判斷，切實(shí)維護(hù)酒店利益。

（六）付款方式和程序

采購(gòu)貨款結(jié)算是酒店物資采購(gòu)活動(dòng)的最終環(huán)節(jié)。貨款的支付應(yīng)由采購(gòu)人員根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、送貨清單和采購(gòu)合同等資料填寫請(qǐng)款審批單，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）、總經(jīng)理審核簽字后，財(cái)務(wù)部門再根據(jù)資金安排、合同約定等辦理貨款結(jié)算。財(cái)務(wù)部門在辦理付款時(shí)，應(yīng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、送貨清單、驗(yàn)收入庫(kù)單等相關(guān)原始憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保財(cái)務(wù)入賬手續(xù)齊全、付款依據(jù)完備、與合同約定相符等。付款方式的選擇應(yīng)嚴(yán)格按照現(xiàn)金使用范圍規(guī)定使用現(xiàn)金，超出現(xiàn)金使用范圍的貨款結(jié)算一律采用轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商定期進(jìn)行往來(lái)對(duì)賬，保證雙方賬賬相符，若有差異應(yīng)及時(shí)查明原因。

三、加強(qiáng)酒店采購(gòu)管理內(nèi)部控制的建議

（一）制定并嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃

酒店應(yīng)建立常用物資儲(chǔ)備定額制度，并以此為依據(jù)制定物資月度采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)進(jìn)度，避免倉(cāng)庫(kù)管理員或使用部門憑主觀經(jīng)驗(yàn)確定采購(gòu)數(shù)量，提高酒店的物資管理水平，提升物資周轉(zhuǎn)效率，控制庫(kù)存成本規(guī)模?？捎刹少?gòu)部（或財(cái)務(wù)部）牽頭，會(huì)同總經(jīng)理室、各使用部門負(fù)責(zé)人共同商討制定年度采購(gòu)預(yù)算等事項(xiàng)。采購(gòu)計(jì)劃制定水平的高低直接影響酒店采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制的成效。日常運(yùn)營(yíng)中，應(yīng)要求酒店所有部門每月制定月度采購(gòu)計(jì)劃，然后由采購(gòu)部匯總各部門采購(gòu)計(jì)劃，并在盤活現(xiàn)有庫(kù)存物資的前提下確定初審意見。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核匯總的月度采購(gòu)計(jì)劃，重點(diǎn)關(guān)注金額較大以及采購(gòu)比較頻繁的物資，必要時(shí)應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)及使用部門現(xiàn)場(chǎng)核查，嚴(yán)格控制采購(gòu)規(guī)模。財(cái)務(wù)部審核后的采購(gòu)計(jì)劃提交總經(jīng)理室，由分管運(yùn)營(yíng)的副總經(jīng)理審批，總經(jīng)理有最終否定權(quán)。財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理審批的采購(gòu)計(jì)劃做好資金使用計(jì)劃，采購(gòu)部每月編制采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告，分析采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況及存在的主要問題。酒店的計(jì)劃外采購(gòu)和超計(jì)劃采購(gòu)物資要嚴(yán)格控制，并作為各部門負(fù)責(zé)人管理績(jī)效考核的重要參考，總經(jīng)理要把好最后一道關(guān)。

（二）充分利用采購(gòu)管理系統(tǒng)功能

酒店管理應(yīng)充分利用供應(yīng)鏈管理模塊，做好采購(gòu)控制。首先，做好原始數(shù)據(jù)采集及基礎(chǔ)檔案維護(hù)工作。建立酒店簽約供應(yīng)商信息檔案，及時(shí)錄入供應(yīng)商報(bào)價(jià)及市場(chǎng)詢價(jià)信息，定期維護(hù)酒店物資品種規(guī)格信息，利用供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進(jìn)行比價(jià)，嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)比價(jià)系統(tǒng)流程，對(duì)供應(yīng)商開展的定期評(píng)估信息要及時(shí)錄入系統(tǒng)。其次，規(guī)范管理系統(tǒng)采購(gòu)流程，從使用部門發(fā)起請(qǐng)購(gòu)到最高授權(quán)審批人，既要考慮審批環(huán)節(jié)的必要性，又要盡可能提高審批效率，在保證審批規(guī)范和資產(chǎn)安全的前提下，盡量減少審批環(huán)節(jié)。最后，充分發(fā)揮采購(gòu)管理系統(tǒng)的管理功能。酒店管理信息系統(tǒng)的功能就是要提高工作效率和為決策提供數(shù)據(jù)支持，酒店可以要求采購(gòu)部每月提交月度采購(gòu)分析報(bào)告，內(nèi)容包括物資品種、各類物資金額占比、各供貨商供貨金額、供應(yīng)商違規(guī)違紀(jì)處罰情況、各部門計(jì)劃外采購(gòu)比例等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理中的問題，并采取有效措施加以糾正，為做好后期采購(gòu)管理內(nèi)部控制總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

（三）建立酒店集成供應(yīng)鏈

為做好酒店采購(gòu)內(nèi)部控制，我們要摒棄傳統(tǒng)采購(gòu)管理思想，將企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)控制及外部供應(yīng)企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)作為一個(gè)有機(jī)整體，建立集成供應(yīng)鏈（Integrated Supply Chain，ISC）管理體系。通過供應(yīng)商早期參與酒店產(chǎn)品及服務(wù)研發(fā)、信息共享、利益分配等過程，將酒店服務(wù)過程中人員、產(chǎn)品或服務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理等三要素集成化運(yùn)作，對(duì)酒店內(nèi)部作業(yè)鏈和外部供應(yīng)鏈進(jìn)行集成化管理，達(dá)到完整供應(yīng)鏈的動(dòng)態(tài)最優(yōu)目標(biāo)。集成供應(yīng)鏈管理思想為酒店與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作共贏關(guān)系創(chuàng)造了良好的條件，其目的在于通過建立長(zhǎng)期緊密的業(yè)務(wù)關(guān)系，充分整合酒店與供應(yīng)商的資源與競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)過程中的雙方管理成本，實(shí)現(xiàn)雙贏。從酒店的角度看，集成供應(yīng)鏈可以縮短產(chǎn)品或服務(wù)的研發(fā)周期，降低酒店產(chǎn)品服務(wù)的研發(fā)成本，最大限度地杜絕采購(gòu)過程中的舞弊或?qū)ぷ庑袨?，更好地借助供?yīng)商的資源優(yōu)勢(shì)從根本上改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，避免酒店產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定。而從供應(yīng)商的角度看，能夠作為酒店集成供應(yīng)鏈管理體系中的一部分，其相比較其他供應(yīng)商更有優(yōu)越感，能促使供應(yīng)商進(jìn)一步提高自身的服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量，更容易得到酒店方面的認(rèn)可，從而保持其在酒店供應(yīng)商中的獨(dú)特地位，并從集成供應(yīng)鏈管理中獲得效益。當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)集成供應(yīng)鏈體系的長(zhǎng)期穩(wěn)定，首先要建立酒店與供應(yīng)商的信息共享機(jī)制，只有雙方實(shí)現(xiàn)以相互信任為前提的信息共享，才能在集成供應(yīng)鏈管理過程中更好地共享收益。其次在建立集成供應(yīng)鏈體系時(shí)考慮供需雙方權(quán)力的制衡，任何一方過大的權(quán)力或過高的收益都會(huì)產(chǎn)生權(quán)利失衡，最終將導(dǎo)致集成供應(yīng)鏈管理體系的瓦解。