個(gè)人檔案莫“沉睡”

　　眼下大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生即將走向社會(huì)，也正是調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔的高峰期，卻也到了求職者“棄檔”現(xiàn)象的多發(fā)時(shí)節(jié)。很多求職者只顧找工作，根本沒(méi)有留意檔案的去向，到需要的時(shí)候才手忙腳亂地去找，工作了若干年卻依然是學(xué)生身份。有必要提醒職場(chǎng)人士：人事檔案在個(gè)人職業(yè)生涯中發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的重要作用，而且它的有效性是通過(guò)內(nèi)容的不斷補(bǔ)充和更新來(lái)保證的。個(gè)人檔案切不可“沉睡”或“棄檔”，否則日后將給自己帶來(lái)不少麻煩。
　　
　　個(gè)人檔案多數(shù)在“沉睡”
　　
　　所謂“沉睡”的檔案就是遭“遺棄”，或長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有更新個(gè)人工作變化、職務(wù)任免、職稱晉升、學(xué)歷提升等資料的個(gè)人檔案。
　　在上世紀(jì)，檔案是非常神圣的。這個(gè)厚厚的牛皮紙袋，里面裝著各式各樣蓋著公章的表格，記錄著一個(gè)人的人生軌跡。每當(dāng)這個(gè)袋子被打開(kāi)，放進(jìn)一些新的記錄，都有可能改變～個(gè)人的命運(yùn)。然而，隨著人事制度改革的加快，社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化，檔案的重要性在日漸減弱。尤其是近年來(lái)剛剛步入社會(huì)的職場(chǎng)新人存在著一種較普遍的現(xiàn)象：對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心。
　　調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前“棄檔”現(xiàn)象非常普遍，有80％以上的職場(chǎng)人士坦言，把檔案轉(zhuǎn)到人才市場(chǎng)后，就再?zèng)]對(duì)工作經(jīng)歷等內(nèi)容做及時(shí)更新。有的人畢業(yè)多年檔案還存放在學(xué)校，還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處。目前，僅北方人才市場(chǎng)一家存檔機(jī)構(gòu)，5萬(wàn)份個(gè)人存檔中，90％以上都存在內(nèi)容更新不及時(shí)的現(xiàn)象，其中有2萬(wàn)多份超過(guò)5年無(wú)更新，“沉睡”時(shí)間最長(zhǎng)的已經(jīng)超過(guò)10年，甚至有些80年代開(kāi)始存放的檔案至今無(wú)人問(wèn)津。一些個(gè)人檔案中，除了走出校門時(shí)的一張畢業(yè)證外，后取得的學(xué)歷情況、各種鑒定材料等重要依據(jù)都沒(méi)有更新記載。
　　“棄檔族”或沒(méi)有及時(shí)更新檔案的人群通常有以下幾類：一是高校應(yīng)屆畢業(yè)生。按有關(guān)規(guī)定，未就業(yè)的畢業(yè)后檔案可在學(xué)校存放兩年，兩年后如呆檔案未被遷走，學(xué)校一般會(huì)將檔案轉(zhuǎn)回到學(xué)生原籍人才服務(wù)中心。二是出國(guó)留學(xué)或移民人員。三是到私營(yíng)企業(yè)就業(yè)、自主靈活就業(yè)和創(chuàng)業(yè)的人員。這些行業(yè)對(duì)人事檔案要求不高，有些人也就不重視自己的檔案了。
　　
　　拋棄檔案麻煩多
　　
　　隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案的功能會(huì)相應(yīng)淡化，“人檔分離”是一種趨勢(shì)。然而檔案并不是沒(méi)用了，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)現(xiàn)行的檔案制度還不會(huì)取消。人事檔案對(duì)于普通人來(lái)說(shuō)，不僅是自己的履歷記錄，更同個(gè)人生活密切相關(guān)，對(duì)職業(yè)發(fā)展和政治前途依然有著重要影響，是關(guān)乎個(gè)人的大事。
　　
　　●職業(yè)經(jīng)歷空口無(wú)憑
　　某國(guó)有大型建筑集團(tuán)決定聘用已畢業(yè)兩年、有一定工作經(jīng)驗(yàn)的紀(jì)先生。但是在調(diào)檔時(shí)，集團(tuán)人事部門發(fā)現(xiàn)，紀(jì)先生所說(shuō)的專業(yè)技術(shù)職稱和職業(yè)經(jīng)歷等情況都沒(méi)有體現(xiàn)在人事檔案中。原來(lái)他大學(xué)畢業(yè)后，把檔案托管在當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)就沒(méi)再更新過(guò)。由于數(shù)次搬家，很多相關(guān)個(gè)人材料都已遺失，紀(jì)先生最終由于沒(méi)有證明材料，應(yīng)聘失敗。
　　人事檔案專家介紹，人才在求職時(shí)，通常會(huì)自我介紹一下自己的學(xué)歷、專業(yè)技能、職業(yè)經(jīng)歷以及所擔(dān)任的職務(wù)，但空口無(wú)憑，一些招聘單位需要調(diào)檔查閱才能予以確認(rèn)。各類人才應(yīng)該對(duì)此給予關(guān)注，以便順利完成工作變更。
　　 　 ●工作三年仍是學(xué)生
　　最近剛剛辦理存檔手續(xù)的小劉后悔不已。3年前，她與醫(yī)院簽訂就業(yè)合同，并在合同里約定工資待遇等。由于醫(yī)院未要求她辦理檔案相關(guān)手續(xù)，她從學(xué)校畢業(yè)后，就任由檔案返回原籍。但從去年開(kāi)始，該醫(yī)院實(shí)行聘用制度，只有把檔案存在人才交流中心，才能轉(zhuǎn)正定級(jí)和參加社保。這時(shí)，小劉才想起檔案這回事。
　　“費(fèi)了很大力氣從老家找回檔案，可是工作人員告訴我，由于我參加工作時(shí)未能辦理手續(xù)，我現(xiàn)在的身份還是學(xué)生，3年的工齡就這么沒(méi)了?！毙⒑苓z憾地說(shuō)，單位還有很多人和她一樣，有的甚至檔案丟失找不回來(lái)了。
　　
　　●檔案短缺退休金少一截
　　家住杭州的老吳原先在一家企業(yè)工作，在上世紀(jì)90年代時(shí)，像很多人一樣下崗再就業(yè)。重新找了一份工作后，他開(kāi)始參加社會(huì)保險(xiǎn)。
　　今年4月，老吳辦理退休手續(xù)時(shí)突然發(fā)現(xiàn)，根本想不起來(lái)自己的檔案存在哪里了。這樣一來(lái)，就沒(méi)有了他參加工作起始年月的有力證明。也就是說(shuō)，他的“工齡”無(wú)法計(jì)算了。而根據(jù)杭州市基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)規(guī)定，在1992年施行養(yǎng)老保險(xiǎn)之前的工齡，是“視作繳費(fèi)年限”的，老吳的退休金因此少了一大截。
　　
　　●檔案丟失結(jié)婚受阻
　　從江西來(lái)杭州工作的小周，當(dāng)初在貴州工作時(shí)，因?yàn)橐淮翁郏庇陔x開(kāi)原單位的他，考慮到和原單位簽訂的勞動(dòng)合同還未到期，如果要拿回人事檔案就要賠償原單位違約金，于是他什么也沒(méi)帶走就離開(kāi)了。隨后的幾年里，他輾轉(zhuǎn)來(lái)到了杭州，在一家外貿(mào)服裝公司里一干就是好幾年。但由于公司規(guī)模不大、勞動(dòng)用工不是很規(guī)范，他一直沒(méi)有把自己的人事檔案轉(zhuǎn)來(lái)杭州，戶口也還在老家。　“沒(méi)有檔案也沒(méi)事，我工作不照樣好好的嗎?”小周一直是這么認(rèn)為的。
　　然而，不久前，小周打算和相戀多年的女友結(jié)婚。直到這時(shí)，小周才發(fā)現(xiàn)出麻煩了。結(jié)婚需要戶口，想落戶杭州就需要調(diào)人事檔案過(guò)來(lái)，但經(jīng)過(guò)這么多年，小周發(fā)現(xiàn)自己的檔案早已“不翼而飛”。如今，小周為當(dāng)年的草率追悔不已。
　　
　　放棄“歷史”將影響“未來(lái)”
　　
　　為何這么多檔案無(wú)人問(wèn)津?在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)程度不夠、圖方便自己揣著、不清楚檔案還需要更新等原因，導(dǎo)致了“棄檔族”的產(chǎn)生。
　　
　　●原因一：認(rèn)為檔案沒(méi)啥用
　　“在用人的時(shí)候，我更看重的是個(gè)人能力”，某大型房產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司的負(fù)責(zé)人張先生認(rèn)為，檔案記錄只代表過(guò)去，不能說(shuō)明現(xiàn)在，一個(gè)人在實(shí)踐過(guò)程中的表現(xiàn)才是用人標(biāo)準(zhǔn)。
　　“為了解決戶口問(wèn)題，我把檔案放在人才交流中心”。講起棄檔經(jīng)過(guò)，畢業(yè)幾年的小王也表示，　“現(xiàn)在的社會(huì)誰(shuí)還會(huì)看你的檔案?考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，只要有能力，沒(méi)人會(huì)管你檔案記錄是優(yōu)還是劣。對(duì)我們這一代人來(lái)說(shuō)，最重要的就是給公司干活，老板給你相應(yīng)的報(bào)酬，檔案好像并不能起到什么作用?！?br/>　　
　　●原因二：圖方便自己保存
　　從沈陽(yáng)來(lái)鄭州工作的小蘇，今年在省內(nèi)某高校報(bào)考了專升本。學(xué)校要求她提供大專畢業(yè)成績(jī)單，小蘇從家里找出檔案袋，取出成績(jī)單復(fù)印后交給老師?！拔业臋n案從大學(xué)畢業(yè)后就一直放在自己手里，什么時(shí)候需要，就什么時(shí)候拿出來(lái)，挺方便”小蘇如是說(shuō)。但像這樣私自保存檔案，檔案的完整性、真實(shí)性就得不到保障，同“丟棄”檔案沒(méi)什么兩樣，甚至有可能還會(huì)使檔案變成“死檔”。
　　
　　●原因三：不清楚檔案還需要更新
　　“我已經(jīng)好多年沒(méi)再登過(guò)人才市場(chǎng)的門了。難道個(gè)人還能零散存檔嗎?從沒(méi)聽(tīng)說(shuō)過(guò)”?，F(xiàn)在是一家小公司負(fù)責(zé)人的馬先生說(shuō)，他大學(xué)畢業(yè)后選擇了自主創(chuàng)業(yè)，10年來(lái)一直把檔案存在一家人才服務(wù)中心。在此期間，雖然取得了研究生學(xué)歷和英語(yǔ)六級(jí)證書，但從未想過(guò)這些證明材料還能加進(jìn)檔案里。
　　專家介紹，根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，將人事關(guān)系及檔案交給各級(jí)政府人事行政部門人才流動(dòng)管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等等。
　　同時(shí)，人事檔案的有效性是依靠?jī)?nèi)容的不斷補(bǔ)充和更新來(lái)保證的。很多職場(chǎng)人士?jī)H僅在工作之初將檔案存放在人才中心，便再也不管，如果對(duì)檔案“不聞不問(wèn)”，不及時(shí)進(jìn)行工作經(jīng)歷等方面的更新，在日后遇到考研、報(bào)考公務(wù)員、出國(guó)、工齡計(jì)算、職稱評(píng)定、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)和工作調(diào)轉(zhuǎn)等事項(xiàng)時(shí)，則會(huì)“麻煩”頻出或失去大好機(jī)會(huì)。因此，職場(chǎng)人士一定要善待檔案，不斷增加新的材料“延續(xù)歷史”，真正使人事檔案不“斷檔”，動(dòng)態(tài)反映個(gè)人的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等情況。
　　
　　及時(shí)更新不留空白
　　
　　人事檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)等的歷史記錄材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，個(gè)人檔案的作用雖然較以前有所淡化，但并不是沒(méi)有用了。目前，檔案的作用大多體現(xiàn)在能享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)等方面。如計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)，以及出國(guó)、升學(xué)等，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，對(duì)人事檔案更是相當(dāng)看重。
　　那么如何杜絕棄檔現(xiàn)象，保證個(gè)人檔案做到及時(shí)更新，不留空白呢?首先要加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。組織、人事部門應(yīng)通過(guò)多種渠道、多種形式積極宣傳《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及其相關(guān)法律法規(guī)，做好咨詢服務(wù)工作，增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，讓人們清楚地認(rèn)識(shí)到人事檔案的作用，人事檔案材料形成質(zhì)量、人事檔案在其求學(xué)、應(yīng)聘、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、評(píng)定職稱等社會(huì)活動(dòng)中的重要性等。
　　同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理，提高工作效率。人才中心應(yīng)當(dāng)與檔案托管人員或其用人單位簽訂人事檔案材料收集移交協(xié)議，以契約的形式明確雙方的權(quán)、責(zé)、利，形成人事檔案材料收集移交的制度化、規(guī)范化。信息化管理已是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，推進(jìn)人事檔案管理的信息化——建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。對(duì)用人單位或流動(dòng)人員個(gè)人，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢檔案管理的情況，并可以根據(jù)工作和生活的變動(dòng)隨時(shí)向檔案中心提請(qǐng)?zhí)峤?，進(jìn)行補(bǔ)充。
　　另外，據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些個(gè)人檔案的“主人”從未或很少對(duì)自己檔案中的工作經(jīng)歷等內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，其中的主要原因就是存檔人員不知道檔案能“升級(jí)”，不了解哪些材料應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)歸檔。一些單位的人力資源部門不清楚人事檔案托管要求，也未向單位員工告知檔案的重要性，沒(méi)有及時(shí)搜集所需的各種材料。
　　長(zhǎng)期“沉睡”的個(gè)人檔案如何更新?哪些材料應(yīng)該及時(shí)歸入檔案?按照有關(guān)文件精神，一般情況下，工作以后形成的履歷表、職工登記表及各類人員登記表；鑒定、考核、考察材料；學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，包括學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)生登記表、培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績(jī)和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考核、審批材料：個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平，表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料，以及招錄、聘用、公開(kāi)選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗、轉(zhuǎn)正定級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、退(離)休、軍轉(zhuǎn)安置、辭職、辭退等工作中形成的材料；黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料，出國(guó)(境)材料以及畢業(yè)生報(bào)到證、派遣證等材料，都應(yīng)及時(shí)歸入人事檔案中。
　　其內(nèi)容中，尤以工作表現(xiàn)、業(yè)績(jī)考核、職業(yè)道德、繼續(xù)進(jìn)修、獎(jiǎng)懲記錄等方面的情況，最能反映檔案持有人的個(gè)人經(jīng)歷，并對(duì)其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。職場(chǎng)人士應(yīng)對(duì)此給予關(guān)注，及時(shí)到人才市場(chǎng)完成個(gè)人檔案的“升級(jí)