館藏圖書搬遷的流程與實(shí)施——以滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例

徐 華

（滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 滁州 239000）

館藏圖書搬遷的流程與實(shí)施
——以滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例

徐 華

（滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 滁州 239000）

館藏圖書搬遷工作需要科學(xué)地規(guī)劃與安排，才能有條不紊地完成。本文主要介紹圖書搬遷工作中如何做好前期準(zhǔn)備工作、如何合理實(shí)施搬遷以及搬遷過程中的其他問題。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步闡明新館藏書的重新排架問題。

館藏圖書；搬遷；統(tǒng)計數(shù)據(jù)；排架

隨著我院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，院圖書館的館舍面積和館藏數(shù)量已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日益增多的讀者的需求。學(xué)院投入經(jīng)費(fèi)建了新的館舍，進(jìn)行搬遷。圖書館的搬遷工作是一項復(fù)雜、有序化的工作。它既無固定模式，也無多少可以借鑒的成熟經(jīng)驗(yàn)，各館均有自己的特殊情況。如何在最短的時間內(nèi)，以最快的速度、最少的費(fèi)用圓滿地完成圖書館的搬遷任務(wù)，是我館面臨的一項重要課題。

一、做好調(diào)查工作

圖書館搬遷的效率的高低，取決于前期的準(zhǔn)備程度。一是對舊館各類圖書的冊數(shù)和占架位要進(jìn)行精確統(tǒng)計，對新館的架位數(shù)也要做到心中有數(shù)。二是對新舊館的書架的寬度、高度進(jìn)行比較，計算出各類圖書搬入新館后所占的架位，避免出現(xiàn)過擠或過松的情況。三是對各類圖書的外借情況要有正確的估計，要留有適當(dāng)?shù)挠嗟?，以防讀者還書時出現(xiàn)爆滿而倒架的現(xiàn)象。四是對新館的圖書采購計劃要有初步的了解，對各類圖書文獻(xiàn)的增長情況進(jìn)行預(yù)測，以便排架時留有余地。

（一）圖書清點(diǎn)

架上的圖書和借出的圖書要進(jìn)行統(tǒng)計，沒有上架的圖書也要清楚。我院原館舍較小架位不夠造成大量圖書文獻(xiàn)不能及時上架。要充分利用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行精確的統(tǒng)計，每類圖書有多少種多少冊，計算出各需占多少的空間。

（二）清楚新館設(shè)備

新舊書架共有多少？是否夠用？同時還需預(yù)留一定的空間為今后進(jìn)書作好準(zhǔn)備。新館的布局，根據(jù)圖書館的性質(zhì)、任務(wù)和藏書特點(diǎn)，結(jié)合新館的結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的劃分，開設(shè)具有自己特色的書庫，使讀者流和文獻(xiàn)流在最恰當(dāng)?shù)牡胤絻?yōu)化地結(jié)合起來。合理設(shè)計書架的架位、架距、閱覽桌的桌距，工作臺的擺放，做到空間的合理利用、環(huán)境美觀及工作人員和讀者的便利。

二、做好搬遷的流程計劃

圖書搬遷的過程主要體現(xiàn)在圖書撤下架打捆、圖書搬運(yùn)、圖書上架整理這三個環(huán)節(jié)。三個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，在搬遷中做好每一環(huán)節(jié)的工作尤為重要。每一個環(huán)節(jié)做的是否細(xì)致、是否嚴(yán)謹(jǐn)、是否連續(xù)直接影響到搬遷的質(zhì)量。必須精心策劃做好一系列的方案。圖書撤下架時采用何種方式打包，要根據(jù)每個館的藏書量多少和搬遷地的遠(yuǎn)近來決定。搬遷地近、圖書量不多的圖書館，可用塑料繩打捆或紙箱裝。搬遷地遠(yuǎn)、圖書多的圖書館，采用打包機(jī)打捆是較好的選擇。

（一）排架

正常情況下圖書排架以占每格的三之二來計算。標(biāo)準(zhǔn)書架的每格長為90cm-100cm，以書脊長度50cm-60cm為一捆，一捆占架一格。這種方法打包，首先，要做好書架上每一類圖書書脊長度的丈量，依據(jù)總長度再計算出這類圖書所占的空間格數(shù)。在每捆外面的包裝紙上標(biāo)注清楚分類號和該類每捆的順序號，如 F-1、F-2；“F”是 F 類的圖書，“1”是F類的第一捆，以此類推。書架上也同樣標(biāo)注F-1、F-2，這樣就可一捆一格對號入座。每捆須多面標(biāo)注，方便多角度查看到分類號和捆號。其次，本館這次搬遷的問題，是原館舍小，沒有上架的圖書量大，約占館藏書的五分之一。采用以上的方法不可行，便利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行了細(xì)致的統(tǒng)計和分析，并對每一類藏書有多少種，每一種有多少冊，精確統(tǒng)計，避免遺漏造成串架。如F類的圖書依據(jù)中圖法 F0、F1、F2、……F9；F01、F02、F03、……F09；F10、F11、F12、……F19；F20、F21、F22、…… 。從上位類到下位類逐級統(tǒng)計以此類推，每類圖書好比金字塔從塔頂往下擴(kuò)散。如下圖所示。

計算每一種書 （包括架上的書和沒上架的書）在新館書架所占的空間格是多少，這方法看似簡單，但是要求精確無誤，稍有疏忽就會有遺漏，造成定位不準(zhǔn)確，導(dǎo)致倒架和串架現(xiàn)象，既耗時，又耗力。雖然所做的工作量較大，但相對于以后的倒架和串架工作量要小的多，因此進(jìn)行了多次核對和測算，根據(jù)新館的書架數(shù)量以每格平均擺放圖書30冊，約占書架每格的三分之二，每一種圖書排完后都留有一定的空格。預(yù)留空格的多少，本館統(tǒng)計了最近幾年進(jìn)的較多的圖書。如F類、I類、H類、TP類、TU類等圖書購入量較大，在布局規(guī)劃中留出足夠的架位，給予新增的圖書預(yù)留出足夠的空間。依據(jù)每類、每種圖書的數(shù)據(jù)統(tǒng)計的結(jié)果，計算出每類、每種圖書所占書架的格數(shù)，在搬運(yùn)之前貼到書架上。如 K2--6格，K3--10格，……?！癒2”是 K2這類圖書，“6格”是K2這類圖書所占的格數(shù)以此類推。計算出每類每種圖書需占用的格數(shù)，對圖書上架的作用：一是無論從哪一架均可開始操作，不受前后的限制。二是分工到人，責(zé)任明確，出現(xiàn)差錯便于及時糾正。三是各人的工作進(jìn)度、工作質(zhì)量便于統(tǒng)計。四是非圖書館專業(yè)人員，只要講明要求，均可立即操作。排架原則是從上到下，從左到右，S型走向。同時在書架頭位置貼上所放哪類圖書的架標(biāo)，標(biāo)注好這排架應(yīng)放的圖書的起始號如 F0／1－F3／50，這樣就能一目了然。

（二）打捆

打捆是圖書搬遷時的一項最基礎(chǔ)的工作，也是一項很細(xì)致、講技巧、卻又極為繁重的勞動，是搬遷過程中最重要的第一步。打捆不好，就會容易散落。這次搬遷地遠(yuǎn)，數(shù)量大，采用打包機(jī)打捆。打捆前的材料準(zhǔn)備如：打包紙（不能太脆）、打包帶、打包器、打包扣，記號筆。由于沒有上架的圖書太多，進(jìn)行了重新排架。分大類打捆，按架上原有的順序號取書，做到認(rèn)真仔細(xì)，并盡量保持同一種書放在一起進(jìn)行打捆。遇到圖書開本不一的情況,采取最上面和最下面擺放大開本，小開本擺放中間。同時注意書脊朝外，避免打捆時把脆弱的書頁弄壞。捆的大小以適合搬動、不露圖書為限。打捆要求明確標(biāo)注分類號的前二位和這一類的每一捆的序號。如TP--（1）、……TP31--（20）、……以此類推，“TP”是 TP這類圖書，“（1）”是TP這類圖書的第一捆。每捆多面標(biāo)注，可以多角度查看到捆號，避免上架時盲目翻找?guī)淼闹貜?fù)勞動。

（三）圖書搬運(yùn)

搬運(yùn)包括藏書出庫、裝車、運(yùn)輸、卸車、藏書入庫五個環(huán)節(jié)，要有專人記錄出入。第一步先分類搬運(yùn)沒有上架的圖書，以便上架時加入，第二步搬運(yùn)架上的圖書。為了防止搬運(yùn)時造成圖書到新館后散、亂現(xiàn)象，在搬運(yùn)時按大類搬運(yùn)，查看各類圖書每捆的順序號是否一致，是否有漏號，重漏號。運(yùn)完一類再運(yùn)另一類，運(yùn)到新館的圖書按順序放到有架標(biāo)的相對應(yīng)樓層書架附近，便于下一步的上架工作，以便對號入座。

（四）圖書上架。

圖書上架包括拆包、排架和整理。由于事先在架上標(biāo)注了每種書所需的占位空間和打捆時保持原有的圖書排列順序，方便了上架。上架時人員分組，熟悉圖書排架業(yè)務(wù)的人員負(fù)責(zé)架上排書，不熟悉業(yè)務(wù)的配合。拆捆后把原來沒上架的圖書加入重新排序，在指定的位置上架排放。圖書上架時要全面檢查每捆圖書是否正確，中間有無短缺，是否有丟失，確定無誤后再上架。

三、館藏數(shù)據(jù)的維護(hù)。

搬遷對館藏圖書進(jìn)行清點(diǎn)是一個很好的契機(jī)。一是梳理和清理館藏數(shù)據(jù)，了解實(shí)有館藏情況，達(dá)到架上圖書、館藏地點(diǎn)、館藏數(shù)據(jù)與圖書財產(chǎn)賬目一致。二是掌握館藏總量及各類圖書的數(shù)量，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，找出造成文獻(xiàn)丟失的原因，以便改進(jìn)文獻(xiàn)流通和管理工作。在搬遷清點(diǎn)中，發(fā)現(xiàn)分類編目存在同書異號、同書異類、同號異書、一書多號、一個條形碼二種不同的書使用、一書的索書號和條形碼分別是另外二種書的索書號和條形碼問題；把系列書的不同書名分到同一種次號的套錄問題；粘貼索書號和條形碼時出錯的問題。因此，對沒有錄入數(shù)據(jù)的圖書進(jìn)行補(bǔ)錄。對館藏著錄編目出錯的圖書數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。對粘貼條形碼、索書號出錯的及時修正，提高了圖書分類質(zhì)量。

四、做好善后工作

藏書搬遷要做好善后工作，主要包括兩個方面：一是對老館要做到“書盡物空”。“書盡”指對打捆的書都要搬入新館內(nèi)，不得丟失；對剔除、待處理的書應(yīng)按規(guī)定統(tǒng)一處理完畢。“物空”是指老館內(nèi)各種物品，包括舊書架、舊書柜等都要登記處置。待搬遷結(jié)束，老館不得有任何遺留物。二是新館應(yīng)做到“賬物相符”?！百~”指藏書搬遷單據(jù)，“物”指藏書。通過核查，認(rèn)定藏書搬遷單據(jù)是否與實(shí)際藏書包捆數(shù)相一致。

圖書館搬遷工作的難點(diǎn)是搬遷前期的準(zhǔn)備工作。俗話說“兵馬未動，糧草先行”搬遷工作的順利離不開周密且妥善的準(zhǔn)備工作。本館搬遷方案在實(shí)際運(yùn)行中簡明易行，便于操作。搬遷過程，一步到位，沒有出現(xiàn)倒架和串架現(xiàn)象，確保了搬遷工作的順利進(jìn)行。因此，圖書館的搬遷工作要做到精心策劃、早做準(zhǔn)備、細(xì)致安排，統(tǒng)一部署。在圖書館搬遷的過程中，齊心協(xié)力，充分發(fā)揮大家的組織能力，有條不紊，做好各環(huán)節(jié)工作的銜接和配合，才能使搬遷工作井然有序，圓滿地完成搬遷任務(wù)，提升圖書館管理工作水平。

[1]袁雪芬.圖書館藏書搬遷的實(shí)施技巧[J].圖書館建設(shè).2003,（5）.

[2]王科，李敬平.談高校圖書館的搬遷工作[J].圖書館論壇,2005,（1）.

[3]秦越.高校圖書館搬遷工作驗(yàn)談[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2006,（9）.

G250 < class="emphasis_bold">文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

A

1671-5993（2011）04-0072-03

2011-09-30

徐華（1960-），女，浙江寧波人，滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，館員。