談談電子文件對檔案工作的影響及對策

文/田麗君

談談電子文件對檔案工作的影響及對策

文/田麗君

當前，電子文件在檔案工作中所占比重越來越大，它對傳統(tǒng)的檔案管理乃至檔案學理論所產生的影響也越來越大。面對這一形勢，客觀地研究電子文件的特點及影響，并提出相應的對策，是十分必要的。

電子文件是人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。較之傳統(tǒng)的紙質文件，電子文件有四個特點：它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀和利用；它可以由現(xiàn)代辦公設備迅速處理和傳遞；它可以共享，且不受時間或距離的影響；它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求則相對較高。

電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響，主要表現(xiàn)為以下三個方面：一是傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而電子文件取代了以往的文字材料，它由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，文件一旦形成，立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)之中，由檔案人員、技術人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，形成了一整套嚴密的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷一般是文件形成后，先由文書部門收集立卷，而后交檔案部門管理，一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二是由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。三是按照傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

電子文件對檔案學理論也將產生以下三個方面的影響：一是對檔案本質屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。正是這種原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，都成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。二是對檔案來源原則的影響。傳統(tǒng)的觀點認為檔案檢索系統(tǒng)必須建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息進行復制、修改和重新組合，這樣就勢必打亂或破壞文件的本來順序。三是對檔案學理論研究內容的影響。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象的，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象就發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就相隨著發(fā)生了變化。

鑒于以上分析，筆者以為，檔案界應采取以下對策，來應對檔案工作的發(fā)展和變化。

一、做好歸檔電子文件的技術處理，實施電子文件的管理戰(zhàn)略。檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件的工作領域，對工作中產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作提前介入，適時指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。

二、解決好電子文件的保存問題。由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題就成了有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、使檔案管理向立體化方向發(fā)展。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，這樣就構成了三維空間，形成了立體化的管理結構。

四、檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案人員必須采取積極措施抓好知識更新，以適應信息技術發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

（作者單位：呼和浩特市房產局產權市場處）