大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用途徑研究

孫海霞

（青海省海北州檔案館 青海 海北 810299）

1 引言

不同團(tuán)體和各種企事業(yè)單位都會涉及到文書檔案處理的工作，工作量大，任務(wù)重，又與工作人員息息相關(guān)。隨著信息化時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)的廣泛運(yùn)用，檔案信息化建設(shè)提上日程。在現(xiàn)代化信息化的引領(lǐng)下，工作人員通過數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)管理文書檔案，可以提高工作人員自身綜合素養(yǎng)和對文書檔案進(jìn)行整合優(yōu)化。與此同時(shí)，管理的高效率也得到了充分的體現(xiàn)。

2 文書檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

2.1 重視程度不足

管理體系是一個(gè)單位能否順利運(yùn)轉(zhuǎn)，高效經(jīng)營的重要基石。但管理體系中又由多個(gè)部門構(gòu)成，比如人事管理等，但我們不難發(fā)現(xiàn)文書檔案管理部門這一稱謂很難從招聘單位上看到或聽到，文書檔案管理常常被管理層人員所忽視，邊緣化問題較為突出。由于不夠重視，從事此份工作的相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，沒有具備應(yīng)有的技能水平，在執(zhí)行文書檔案管理中難免捉襟見肘。并且在單位管理體系中，由于不夠被重視，文書檔案管理部門具有相對獨(dú)立性，其他部門很少協(xié)調(diào)幫助[1]。

2.2 檔案管理技術(shù)未提升

盡管科技發(fā)展迅速，半數(shù)字化半紙質(zhì)化文書檔案管理方式依然是主流，信息化應(yīng)用還未全面鋪開。由于技術(shù)更新不及時(shí)，部分損壞現(xiàn)象嚴(yán)重的資料無法及時(shí)或很好地復(fù)原，影響了文書檔案管理的進(jìn)度、效率與質(zhì)量。

2.3 管理細(xì)則未制定或落實(shí)

很多單位并沒有考慮到要對文書檔案管理制定細(xì)則以及真正落實(shí)。大部分文書檔案整理內(nèi)容粗劣、過程隨意混亂、結(jié)果不盡如意，資料擱置，使資源不能得到合理配置，并且文書檔案的內(nèi)容不能得到有效更新[2]。

3 信息化應(yīng)用文書檔案管理優(yōu)勢

3.1 提升工作效率

利用大數(shù)據(jù)，能及時(shí)且出錯(cuò)率較少地將文書檔案內(nèi)容進(jìn)行收集、歸類、整理。因?yàn)橛行畔⒓夹g(shù)的支持，文書檔案呈現(xiàn)形式可以多樣，工作人員可以選擇自身喜歡的呈現(xiàn)方式進(jìn)行查閱，提升工作效率與質(zhì)量。除了高效工作，利用大數(shù)據(jù)，從另一方面也可以間接地提高相關(guān)人員的專業(yè)技能，創(chuàng)新文書檔案工作管理模式，提升工作人員文書檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)，以此達(dá)到提升工作效率的目的。

3.2 節(jié)約資源，合理配置

利用大數(shù)據(jù)，專業(yè)技能不足的工作人員不能夠勝任其職位要求無法繼續(xù)工作，篩選下來的人員雖少但水平足以勝任，適應(yīng)了市場經(jīng)濟(jì)體制下資源合理配置的要求，提高利用率，信息共享。從另一個(gè)視角看，現(xiàn)階段隨著我國對企事業(yè)單位的鼓勵(lì)，增加資金投入，進(jìn)行文書檔案管理模式的優(yōu)化工作，確保了相關(guān)設(shè)備、專業(yè)人才落實(shí)落地，為提升現(xiàn)階段文書檔案管理的資源節(jié)約和合理配置提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)[3]。

3.3 文書檔案內(nèi)容及時(shí)更新保存

利用大數(shù)據(jù)，可以減少外界環(huán)境的干擾，能夠隨時(shí)隨地利用信息技術(shù)進(jìn)行獲取和傳播。隨著科技的發(fā)展，電子產(chǎn)品不易受外界環(huán)境的影響，能夠較長時(shí)間地穩(wěn)定保存。

3.4 順應(yīng)信息化時(shí)代要求，利于單位可持續(xù)發(fā)展

將傳統(tǒng)管理手段與信息技術(shù)水平相結(jié)合，順應(yīng)時(shí)代潮流趨勢，促進(jìn)單位的轉(zhuǎn)型升級，轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，加快其發(fā)展。檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，想讓文書檔案順利管理，就需要“平臺化+大集中”的方法措施來提升效率，幫助文書檔案管理規(guī)范化。

4 如何對文書檔案管理實(shí)施信息化應(yīng)用

4.1 健全管理體制，提高重視程度

建立健全的文書檔案管理機(jī)制，達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的效果。從文書檔案管理的獲取、錄入、流轉(zhuǎn)、分類到歸檔、查詢、借閱保密等，都需要用嚴(yán)格的制度規(guī)范及把控機(jī)制規(guī)范工作人員的行為，堅(jiān)決杜絕違規(guī)操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性、功能性。需要將多種管理手段進(jìn)行綜合運(yùn)用，建立電子文檔，做好文檔封存與備份工作等。完善數(shù)字信息化體系，改變傳統(tǒng)過時(shí)的管理方式，從根本上解決規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)代化的問題，領(lǐng)導(dǎo)人員在管理過程中進(jìn)行方式的創(chuàng)新，深化工作人員對信息化實(shí)施運(yùn)用文書檔案管理工作目標(biāo)的認(rèn)識。事業(yè)單位在文書檔案管理中把工作人員當(dāng)作主體，積極鼓勵(lì)工作人員提高文書檔案工作中涉及到的收集、整理、歸檔、利用開發(fā)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，促使工作人員工作更加規(guī)范化，加快信息化建設(shè)。再者，想要有效對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，首先需要提高對文書檔案管理工作的意識。具體來說就是成立有關(guān)小組，定期檢查、審核、監(jiān)督、考核，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入，優(yōu)化各種管理設(shè)備及提升信息化技術(shù)運(yùn)用水平[4]。

4.2 加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提升素質(zhì)技能

可以從以下兩方面著手，其一，對相關(guān)人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)來提高相關(guān)技能和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。其二，針對員工的不同資歷采取不同的辦法。對新員工，做好崗前培訓(xùn)工作，了解工作流程及內(nèi)容，使工作環(huán)節(jié)有條不紊地展開。對老員工，摒棄傳統(tǒng)陳舊管理思想，增強(qiáng)專業(yè)人士工作過程中的創(chuàng)新性管理思維。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，工作人員積極響應(yīng)信息化改革方案，積極提高計(jì)算機(jī)操作能力。對于信息化建設(shè)，學(xué)習(xí)專業(yè)的知識內(nèi)容非常需要。如果工作人員對此類知識內(nèi)容不加以及時(shí)梳理、消化，很容易對有困難的部分產(chǎn)生消極抵觸心理，不利于自身的職業(yè)發(fā)展以及今后企業(yè)的鞏固和轉(zhuǎn)型發(fā)展。要端正工作態(tài)度提高管理水平。

4.3 及時(shí)更新設(shè)備，實(shí)施信息化應(yīng)用

更新有關(guān)設(shè)備是文書檔案管理的基礎(chǔ)條件之一。計(jì)算機(jī)具有的優(yōu)勢與文書檔案管理工作相結(jié)合，使檔案管理工作信息化、高效化?！拔臋n一體化”便是計(jì)算機(jī)優(yōu)勢的具體體現(xiàn)，把文書和檔案工作都建立成全過程公文制，相關(guān)人員要積極利用先進(jìn)設(shè)備來處理文書工作，積極理順，提高效率。首先，培養(yǎng)員工隨時(shí)整理歸檔的習(xí)慣，讓工作人員不用再每年隔長時(shí)間地集中整理歸檔，讓計(jì)算機(jī)來緩解工作人員對文書檔案管理工作的抗拒，逐漸帶動工作人員實(shí)施隨辦隨歸，最終達(dá)到日常性工作的習(xí)慣性行為。其次，在此基礎(chǔ)上，開發(fā)利用資源，通過信息化應(yīng)用，使文書檔案呈現(xiàn)形式多樣，內(nèi)容準(zhǔn)確客觀，管理精細(xì)恰當(dāng)。與此同時(shí)，進(jìn)行資金合理預(yù)算，落實(shí)相關(guān)信息化設(shè)備。

4.4 構(gòu)建信息化推廣平臺，增強(qiáng)傳播力度

通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統(tǒng)獲得綜合效益。利用信息技術(shù)，使其具備檢索功能。傳統(tǒng)檔案檢索，工作人員要從實(shí)體書中一本本找尋所需檔案之外，還需要配合檔案到專門的庫房搜尋，效率低下。制定數(shù)字信息化管理貼合本館實(shí)際情況的機(jī)制與規(guī)章制度，工作人員在數(shù)字化模式引導(dǎo)下能積極打破傳統(tǒng)固定檢索思維模式。此數(shù)字化模式進(jìn)行可以使工作人員通過各式各樣的查詢方式，靈活處理各種需求。除此之外，對于提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，減輕負(fù)擔(dān)，及時(shí)方便查詢都有著重要作用。

5 總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化信息化可以優(yōu)化文書檔案管理，可以提升文書檔案信息資源的便利，可以優(yōu)化文書檔案的管理，幫助文書檔案信息資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。作為信息化實(shí)施運(yùn)用的重要載體，對實(shí)體檔案管理提供新服務(wù)有著重要意義。檔案的歸納與整理尤為重要，尤其是信息化管理已是大勢所趨，關(guān)系到單位的日常經(jīng)營與長足發(fā)展。首先，相關(guān)人員需掌握專業(yè)技能和積累工作經(jīng)驗(yàn)；其次，加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)，進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高專業(yè)技能與職業(yè)操守；此外，有關(guān)單位或部門加強(qiáng)資金投入，及時(shí)更新相關(guān)設(shè)備，積極創(chuàng)新信息化管理模式?？偠灾?，文書檔案管理信息化的實(shí)施運(yùn)用，可以優(yōu)化相關(guān)人員工作思維，對相關(guān)人員自身工作效率的提升、文書檔案資源的利用開發(fā)、企事業(yè)單位的發(fā)展有著重要意義。