探析新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

王培霞

（吉林省安圖縣自然資源局，吉林 延邊朝鮮族自治州 133600）

1 引言

在事業(yè)單位飛速發(fā)展的過程當中會產(chǎn)生一系列的檔案信息，隨著時間的推移，檔案信息的總量逐年增加，檔案管理的難度也明顯加大。由于很多時候檔案管理的重要性很難在日常工作中體現(xiàn)出來，導致部分事業(yè)單位未能予以檔案管理工作足夠的重視，但事實上，作為事業(yè)單位管理體系中必不可少的一個重要部分，檔案管理工作既要與事業(yè)單位的內(nèi)部管理制度相協(xié)調(diào)，又要不斷地強化其服務方式，消除潛在問題，提高日常管理的科學性和合理性，才能充分展現(xiàn)檔案管理工作的價值。在下文中，我們圍繞著新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作這一問題進行了具體分析。

2 事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中存在的常見問題

2.1 檔案管理未能獲得足夠重視

在事業(yè)單位各項工作開展的過程當中，檔案管理工作長期被放置于次要位置之上，隨著時間的推移，無論是事業(yè)單位中的管理者還是基層的檔案管理人員都未能遇到安管理工作足夠的重視，對于事業(yè)單位內(nèi)已有的各項管理制度，不僅未能全面貫徹落實，甚至產(chǎn)生了投機取巧、隨意敷衍的心理，久而久之，有價值的檔案信息未能及時獲得應用，事業(yè)單位的發(fā)展也必將問題重重。除此之外，檔案管理工作的開展效率明顯較低，甚至對于事業(yè)單位內(nèi)部管理工作開展的整體效率造成了影響，難以滿足其他單位各項工作的開展需求，加劇了相關(guān)工作出現(xiàn)誤差的可能性。

2.2 檔案管理制度存在諸多不足

就目前情況來看，大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)制定了清晰明確的管理規(guī)范，要求將檔案資料按照類別的不同進行分類存儲，提高檔案信息利用率，延長檔案信息的存儲壽命。然而，在實際開展檔案信息管理工作的過程當中，卻長期存在著各部門分別存儲各自信息的情況，雖然實現(xiàn)了分類管理，但卻難以滿足集中管理的需求。部分部門或是個人在調(diào)取相關(guān)檔案之后，并未及時歸還，或是歸還了部分丟失、部分整改的檔案，而檔案管理人員未能及時校對，一定程度上影響了檔案信息的真實性和可靠性。另外，長期以來的不規(guī)范的檔案管理行為逐漸降低了管理人員的責任感，如此惡性循環(huán)，檔案管理工作的開展必然問題重重。

2.3 檔案管理人員素養(yǎng)有待提升

就目前情況來看，事業(yè)單位當中負責檔案管理工作的工作人員仍然存在著綜合素養(yǎng)較差的問題。許多工作人員在入職之前并未接受過專業(yè)的技能培訓，還有部分事業(yè)單位更是將檔案管理工作視為無發(fā)展空間、無能力要求的工作，將單位中年齡較大、能力較弱的工作人員派遣至檔案管理部門。還有部分事業(yè)單位中的檔案管理人員普遍為兼職人員，不僅在專業(yè)素養(yǎng)上有所欠缺，同時對于計算機網(wǎng)絡技術(shù)的利用能力也普遍較差，增加了檔案管理工作中人為誤差出現(xiàn)的可能性。

3 新時期做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效方法

3.1 重視檔案管理工作，融入信息管理技術(shù)

相對于其他類型的企業(yè)而言，事業(yè)單位的內(nèi)部權(quán)利管理層次相對較為簡單，如果管理層能夠給予檔案管理工作足夠的重視，即可起到自上而下的引導作用，使檔案管理工作成為事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點工作，促進檔案管理質(zhì)量和管理效率的提升。事業(yè)單位中的決策層應當給予檔案管理工作足夠的重視，加強其他管理部門對于檔案管理工作的認識，為后續(xù)檔案管理工作的開展鋪平道路。與此同時，新時期的檔案管理工作需要更多的運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在完善已有基礎設施的前提之下，提高檔案信息的收錄于存儲水平。檔案管理人員則應當給予信息化技術(shù)足夠的了解，形成完備的管理流程，促進檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，打造紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的全新管理模式，并借用動態(tài)發(fā)展的內(nèi)部管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的交互與共享。

3.2 完善檔案管理制度，打造檔案共享機制

做好事業(yè)單位的檔案管理工作要求我們能夠打造一套與事業(yè)單位發(fā)展需求更相適宜的檔案管理制度，確保檔案管理工作的開展能夠有章可循，有據(jù)可依。舉例來說，無論是檔案信息的收錄還是查詢，都必須嚴格遵照相應的時間要求，一旦逾期，必須進行及時標注，為檔案管理制度的落實創(chuàng)設足夠有利的條件。同時還應當加強對于檔案管理人員的管理，從根本上降低檔案管理工作中出現(xiàn)突發(fā)問題的可能性。事業(yè)單位的決策層也可以構(gòu)建監(jiān)管機制，定期對于檔案管理工作的開展情況進行檢查，從根本上提升檔案管理工作的開展效率。最后，為了提高檔案管理信息的利用率，還是在事業(yè)單位當中構(gòu)建檔案管理共享機制，打造更加適宜的檔案管理環(huán)境，為檔案信息的存儲與調(diào)取提供更多便捷，提高檔案管理工作的質(zhì)量，便于集中統(tǒng)一的對于檔案信息進行管理。

3.3 培養(yǎng)檔案管理人才，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)管理隊伍

檔案管理工作由相關(guān)工作人員負責，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)會在無形當中影響檔案管理工作的開展質(zhì)量。事業(yè)單位中的領(lǐng)導層和管理層應當重視培養(yǎng)檔案管理人才，在條件允許的情況下，為檔案管理人員創(chuàng)設更多地參與現(xiàn)代檔案信息學習的機會，為檔案管理工作提供更加堅實的人才支持，促進檔案管理效率的提升。與此同時，還應當注重對于檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，要求管理人員能夠以認真，積極的態(tài)度看待檔案管理工作，形成正面積極的檔案管理氛圍，打造足夠優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍，為新時期檔案管理工作的開展奠定更加堅實的人才基礎。

4 總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位中的檔案管理工作一定程度上體現(xiàn)了事業(yè)單位的內(nèi)部管理狀況，新時期的檔案管理應當不斷優(yōu)化管理模式，在注重創(chuàng)新發(fā)展的同時，發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生的促進作用。在外邊的發(fā)展過程當中，我們可以通過在檔案管理工作中融入信息技術(shù)，完善已有的檔案信息管理制度，培養(yǎng)意志足夠優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍等有效方式，發(fā)揮檔案管理工作應有的價值，促進事業(yè)單位綜合發(fā)展水平的進步。