醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)探討

鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設(shè)備科，福建福州350001)

醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)探討

鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設(shè)備科，福建福州350001)

建立信息系統(tǒng)的過程，是規(guī)范管理模式和管理流程的過程。本文通過對醫(yī)療設(shè)備信息化管理的必要性、醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀與問題進行分析，探討了建立在設(shè)備全生命周期流程基礎(chǔ)上的信息系統(tǒng)建設(shè)。

醫(yī)療設(shè)備 管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及醫(yī)院運行機制的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院信息系統(tǒng)已成為現(xiàn)代化醫(yī)院必不可少的重要基礎(chǔ)設(shè)施與支撐環(huán)境。醫(yī)院信息系統(tǒng)是根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式采用科學化、信息化、規(guī)范化、標準化理論設(shè)計建立的，建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的過程，應(yīng)是醫(yī)院自身規(guī)范管理模式和管理流程，提高工作效率，不斷完善機制的過程。本文擬結(jié)合本人所在醫(yī)院的具體情況對醫(yī)療設(shè)備管理流程進行分析，并在此基礎(chǔ)上探討如何建立的信息管理系統(tǒng)。

1 醫(yī)療設(shè)備信息化管理的必要性

(1)隨著醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院的應(yīng)用范圍越來越廣，相其對應(yīng)的固定資產(chǎn)價值也越來越大。以我院為例，我院擁有萬元以上醫(yī)療設(shè)備約3000臺，設(shè)備總價4.5億。如此高的固定資產(chǎn)價值，加上其種類繁多、品名復雜、用途多樣，不借助于信息處理技術(shù)，幾乎難以管理。

(2)醫(yī)療設(shè)備生命周期長，從采購到報廢至少5年，多則10年以上。其管理必須符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度的要求，如《醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備管理辦法》、《大型醫(yī)用設(shè)備配置與應(yīng)用管理暫行辦法》、《衛(wèi)生事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》、《計量法》等。

(3)醫(yī)療設(shè)備作業(yè)流程環(huán)節(jié)多，從內(nèi)部到外部涉及的層面廣，因此信息交流的情況也相當復雜。信息化建設(shè)有助于加快信息流通速度，減少信息停頓時間，提高工作效率。

(4)醫(yī)療設(shè)備專業(yè)性強，對其進行標準化和數(shù)字化處理，有助于數(shù)據(jù)的收集、維護、分析、挖掘，提高管理水平。

2 醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀與問題

設(shè)備管理部門的主要職責有:采購預(yù)算與規(guī)劃、調(diào)研選型、招標、簽訂合同、安裝調(diào)試和驗收等前期工作;建立設(shè)備臺賬;維修與保養(yǎng);調(diào)撥、報廢的鑒定與報批;上報統(tǒng)計報表資料，做好大型醫(yī)療設(shè)備的效益分析;設(shè)備技術(shù)檔案資料管理等。本文擬通過對各職責的分析建立起各職責負責部門間的關(guān)聯(lián)以期形成一套有機整體的管理流程。

1)專用設(shè)備固定資產(chǎn)管理方面的現(xiàn)狀與問題

(1)現(xiàn)狀

我院現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可做到:設(shè)備新增錄入，設(shè)備出庫錄入，設(shè)備調(diào)配與報廢錄入，庫存盤點，固定資產(chǎn)明細賬檢索查詢和打印，設(shè)備折舊匯總統(tǒng)計打印，設(shè)備購置分類檢索查詢、統(tǒng)計、匯總打印等。基本可以滿足財務(wù)所需，但對于設(shè)備管理而言還是遠遠不夠。

(2)問題

(a)代碼問題:設(shè)備沒有唯一的“身份證”，也就是無法做到一物一碼，加上資產(chǎn)總量龐大，容易出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象。

(b)附件功能缺失:成套醫(yī)療設(shè)備往往隨機都有附件，現(xiàn)有軟件無法體現(xiàn)。

(c)時效性問題:由于登錄臺賬需要科室與倉庫的配合，一旦此環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，會導致驗收后很長一段時間，固定資產(chǎn)賬面上還看不到已開始正常使用的設(shè)備;同樣，由于固定資產(chǎn)報廢審批有一定的時間，會出現(xiàn)已處于報廢狀態(tài)的設(shè)備還留在賬面上。

(d)沒有付款情況管理的功能:導致每一期的未付款都需要人工核對處理，不僅費時，而且存在誤付款的風險。

2)采購的現(xiàn)狀與問題

政府采購流程環(huán)節(jié)多，審批周期長;訂貨周期長，采購需求批準后，采購部要確定供應(yīng)商，簽訂合同，等待供應(yīng)商交貨及結(jié)算，年初的計劃到年底執(zhí)行，次年到貨，都是常有的事情。

3)各部門間配合的問題

(1)使用科室與采購部門:科室的需求是否審批、何時執(zhí)行，常常不能明確，科室有可能不斷申請，導致不斷重新確認以免錯誤。

(2)采購部門與維修部門:維修部門缺乏一些必要的資料:比如合同的配置、安裝條件、售后服務(wù)條款、供應(yīng)商信息等，無法做到心中有數(shù)，需要等到事情發(fā)生后再去追討相關(guān)文件。

(3)維修部門與使用科室:兩者之間日常工作缺乏足夠的交流，使用科室總是在故障發(fā)生才與維修部門產(chǎn)生聯(lián)系，不僅易產(chǎn)生矛盾，又降低了工作效率。

(4)檔案部門與其他部門:醫(yī)療設(shè)備檔案是收集醫(yī)療設(shè)備全生命周期的資料。檔案管理人員不是簡單的文件管理員，不僅應(yīng)該熟悉采購過程各個環(huán)節(jié)所需資料，而且應(yīng)具備一定醫(yī)學工程技術(shù)知識，能夠參與到設(shè)備驗收工作中，避免資料缺失，和各個部門更好配合。比如使用科室查閱資料，如果臨床習慣稱呼和建檔的名稱不一致時，其能明白所指何物。

3 管理流程與信息系統(tǒng)探討

傳統(tǒng)的組織形態(tài)著重垂直分工，彼此間缺乏協(xié)調(diào)，信息交流很少，即便是計算機管理后，不同的業(yè)務(wù)部門有各自的信息和數(shù)據(jù)庫，它們之間的標準、格式與內(nèi)容等相互獨立，缺乏關(guān)聯(lián)。為適應(yīng)信息時代與提高組織效率的要求，按照以上的分析，可以在設(shè)備全生命周期的流程基礎(chǔ)上建立信息系統(tǒng)。

1)系統(tǒng)設(shè)置方面

(1)醫(yī)療設(shè)備代碼管理:設(shè)備分類代碼應(yīng)符合國家相關(guān)文件的規(guī)定。同時為了給設(shè)備做張“身份證”，應(yīng)在設(shè)備到貨后與設(shè)備系列號相關(guān)聯(lián)。條件成熟時，可考慮引進條形碼技術(shù)或射頻識別技術(shù)，實現(xiàn)一物一碼，方便設(shè)備的動態(tài)管理與實時監(jiān)控。

(2)固定資產(chǎn)建賬管理:按照傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)三賬一卡管理制度全面實行信息化，如此才有可能做到購入時及時入賬，轉(zhuǎn)移、捐贈、報廢時及時出賬;方便固定資產(chǎn)盤點、清查。

(3)設(shè)備折舊設(shè)置:醫(yī)療設(shè)備折舊分類及計算方法應(yīng)按照國家統(tǒng)一標準進行。鑒于高科技在醫(yī)療設(shè)備中的大量使用，應(yīng)考慮引進加速折舊法，以更好體現(xiàn)設(shè)備的真實價值。

(4)字典設(shè)置:包括使用科室、庫房、病區(qū)、制造商、供應(yīng)商、外貿(mào)公司、招標公司、外部有關(guān)單位等在內(nèi)的字典設(shè)置。

2)設(shè)備管理方面

(1)申購管理:各使用科室填報申購單，設(shè)備科根據(jù)審批通過情況給予信息反饋，生成一個審批號，依據(jù)此審批號可以減少審批次數(shù)，或者通過辦公系統(tǒng)自動化完成審批，這樣可增加采購透明度，加快流程進度。

(2)采購管理:通過審批的采購申請，應(yīng)有狀態(tài)欄以反應(yīng)其進度，是待招標、待談判、進入公開招標哪個環(huán)節(jié)等，公開招標時間或擬定談判時間應(yīng)可以和辦公系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，以通知使用科室負責人到位。

(3)合同管理:提供合同關(guān)鍵要素的錄入、修改、查詢等功能，記錄有設(shè)備名稱、型號、生產(chǎn)廠家、國別、金額等關(guān)鍵要素，此時可以賦予設(shè)備編碼，以方便后期入賬;同時還擁有供應(yīng)商管理功能，記錄合同規(guī)定到貨時間、通知時間、以及供應(yīng)商反饋的確切到貨時間等，確切的到貨時間可以通過辦公系統(tǒng)通知到科室負責人;合同有關(guān)售后條款也應(yīng)傳到維修部門。

(4)維修與設(shè)備狀態(tài)管理:設(shè)備到貨時應(yīng)記錄設(shè)備到貨時間、驗收時間、系列號等，屬于計量設(shè)備的應(yīng)和計量管理功能關(guān)聯(lián)。設(shè)備狀態(tài) (使用中、故障、報廢等)應(yīng)由負責維修的工程技術(shù)人員及時輸入，同時應(yīng)該有報修時間、維修完成時間、故障現(xiàn)象描述、原因和解決方法記錄等，以方便總結(jié)維修和保養(yǎng)經(jīng)驗。設(shè)備報廢的鑒定、審批環(huán)節(jié)等也要有所體現(xiàn)，讓使用科室和管理部門都可以看到，做到心中有數(shù)，才可保證及時銷賬。

(5)固定資產(chǎn)管理:設(shè)備通過驗收后，使用科室應(yīng)有做賬提醒，及時辦理入庫手續(xù)。此模塊應(yīng)有附件錄入、編輯、查詢功能，以完善固定資產(chǎn)信息。分期付款管理，在賬期到時應(yīng)可自動提醒，財務(wù)可依據(jù)設(shè)備使用狀態(tài)確定是否支付下一期貨款。減少人工核對時間。

(6)檔案管理:由于醫(yī)療設(shè)備管理越來越規(guī)范，特別是公開招標采購有非常多的紙質(zhì)文件需要收集，導致查找資料速度不快。通過對設(shè)備檔案中所有文稿資料進行數(shù)據(jù)化采集，加上歸檔分類、查詢、檢索等功能，實現(xiàn)設(shè)備檔案的數(shù)字化管理。與此同時，通過與固定資產(chǎn)模塊的關(guān)聯(lián)，可以“看到”每一臺設(shè)備的全生命周期的檔案資料。

［1］衛(wèi)生部.衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)《醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》的通知 ［EB/OL］.(2002－05－28).［2011－3－21］.http://www.moh.gov.cn/open/tjxxzx/gjwsxxhjs/1200309270009.htm

［2］杭建金，吳向陽，張超群，等.淺談醫(yī)療設(shè)備數(shù)字化管理 ［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29(9):74.

［3］周丹.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控體系的建立和實施 ［J］.中國數(shù)字醫(yī)學，2007，(8):18.

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