試述醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

王紅 王軼紅 武漢大學人民醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開發(fā)人才資源的寶貴信息庫，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導干部，加強醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的全球一體化和人才流動速度的加快，把人事檔案管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化層面上來，實現(xiàn)人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。以檔案的原始材料為依據(jù)，建立完整、準確的人事信息數(shù)據(jù)庫，運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，有效地為醫(yī)院的人才交流、科技進步和醫(yī)療水平的提高提供可利用信息，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導方向。

醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

認識上的不到位，制約著醫(yī)院人事檔案工作的發(fā)展 醫(yī)院人事檔案工作的發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴謹、科學的工作精神，更需要醫(yī)院領(lǐng)導的大力支持。長期以來，相當一部分領(lǐng)導對人事檔案工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案不是醫(yī)院工作的重中之重，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，只是一項保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付對外調(diào)（查）檔案就行了。由于領(lǐng)導對人事檔案認識的不到位，人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至停滯不前。

管理機制不健全，制約著醫(yī)院對人事信息的需求 人事檔案是醫(yī)院領(lǐng)導獲取人員信息的主要來源，由于檔案意識淡薄，導致人事檔案管理機制不健全，檔案人員收集、歸檔工作被動，有的應(yīng)歸檔范圍內(nèi)的檔案材料往往不能及時上交，甚至根本不交；有的檔案材料內(nèi)容要么信息復重填寫較多，要么反映個人業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績的信息較少；有的檔案材料填寫隨意，內(nèi)容前后矛盾等現(xiàn)象時有發(fā)生，都直接影響了人事檔案的規(guī)范性、真實性、可靠性和系統(tǒng)性，致使人事檔案信息混亂，無法滿足醫(yī)院對人事信息的需求。

信息化程度不高，制約著人力資源的開發(fā)與利用 從整體來看，大部分醫(yī)院人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作仍然主要依靠手工操作，近年來，雖有部分醫(yī)院配備了專門的計算機，也開發(fā)了相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)，但單機版的人事信息系統(tǒng)根本不能對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護，人員信息也僅局限于一些基本信息，只能滿足人事日常工作的基本需求，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，致使許多工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作狀態(tài)，不僅重復勞動多，還造成檔案查閱的不便，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用。

醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

有利于醫(yī)院人事制度改革的深化隨著人事制度改革在全國各行各業(yè)的展開，醫(yī)院用人制度也在發(fā)生著變化，“聘用制”逐步取代“終生制”，人員流動頻繁，帶動了人事檔案轉(zhuǎn)遞的頻繁，這勢必要求人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)要更簡化、方便。而人事檔案管理信息化，就是要求電子文件歸檔，憑借網(wǎng)絡(luò)傳輸，保證人事檔案傳遞的便利、快捷、安全。在人員聘用期間，人員新增信息還可以以數(shù)據(jù)的形式及時傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行?，使人員信息得到及時更新、補充，實現(xiàn)對聘用人員的時時監(jiān)管。

有利于人事管理工作效率的提高一直以來，人事檔案管理主要側(cè)重于檔案的實體管理，檔案人員往往都是手工收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費時又費力。實現(xiàn)人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統(tǒng)的人工化向自動化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，人事信息檢索查詢、統(tǒng)計分析等將變得更為快捷、準確。特別是網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享特性，使得相關(guān)部門可根據(jù)一定的使用權(quán)限直接進入信息網(wǎng)查閱所需信息，給我們的人事檔案工作節(jié)省了大量人力和時間，管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

有利于人事檔案紙制載體的保護人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護顯得尤為重要。平時人事檔案利用率就非常高，如遇人事爭議、調(diào)資等特殊情況，翻閱次數(shù)就更多，加上反復拆裝，紙質(zhì)檔案往往不堪重負。有了人事檔案信息管理系統(tǒng)，人員信息只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，除了在信息輸入時需要使用檔案原件外，很少再接觸原件，減少了檔案人員與原始材料的接觸，大大延長了檔案原始材料的壽命。

有利于滿足醫(yī)院對人力資源的需求 新時期人事檔案工作的要求是不斷提高人力資源的開發(fā)與利用，有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院改革與發(fā)展的要求起著積極的重要作用。通過建立醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了人事信息的智能檢索和網(wǎng)絡(luò)傳輸，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，不斷增強人事信息綜合分析的能力，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

醫(yī)院人事檔案管理信息化的途徑

提高對人事檔案管理信息化的認識 “說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是長期以來人們對人事檔案工作態(tài)度的生動寫照。面對醫(yī)院跨越式的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，我們要不斷更新觀念，站在醫(yī)院改革與發(fā)展的高度，盡快建立醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力。同時，管理人員還要樹立服務(wù)意識，變封閉式管理為開放式管理，主動開發(fā)人力資源信息，將搜索到的人才信息及時傳遞給所需領(lǐng)導和部門，積極主動地為醫(yī)療、科研、教學、管理等各項工作服務(wù)。

夯實人事檔案管理的基礎(chǔ)工作 檔案材料的收集、鑒別和整理是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是人事檔案管理信息化建設(shè)的依據(jù)，信息數(shù)據(jù)的完整、準確完全依賴于人事檔案材料的完整。因此，我們首先應(yīng)注重并做好人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，對人事檔案材料進行認真核查和甄別，使形成的材料客觀、真實、準確、全面，能真實反映每個人的歷史和現(xiàn)狀，做到“觀其卷，見其人”。另外，我們還要重視人員信息的收集，采取動靜結(jié)合、縱橫結(jié)合、定量與定性結(jié)合的方式，不斷充實檔案內(nèi)容，為人事檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供有力的信息數(shù)據(jù)。

建立有效的人員信息數(shù)據(jù)庫 人事檔案信息系統(tǒng)最為關(guān)鍵的工作就是人員信息數(shù)據(jù)庫的建立，它是一項涉及很多環(huán)節(jié)，且頗費時間的系統(tǒng)工作，是一個漸進性的過程，需要投入大量的人力、物力和時間分階段、分層次、分步驟有序進行。建立人員信息數(shù)據(jù)庫，一要加大數(shù)據(jù)庫信息完整、準確，提高數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率；二要完善數(shù)據(jù)庫的兼容性與通用性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的全面交換與共享；三要及時修改補充信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫信息的時效性、真實性和準確性。

加大信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)與維護我們要以人事檔案管理信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)、醫(yī)療保障系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)等，進而形成映射關(guān)系。人事檔案管理又是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，我們還要加大對信息系統(tǒng)的日常管理與修改維護，嚴格控制、管理設(shè)置使用權(quán)限，不僅要滿足各級人員對人事檔案信息的需求，還要確保人事檔案信息的安全與保密。

總之，實現(xiàn)人事檔案管理信息化，對醫(yī)院發(fā)展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創(chuàng)新，切實做好人事檔案信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。

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2 樊曉宇.對醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的思考[J].陜西檔案，2009(6):44

3 程海強.醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].中國實用醫(yī)藥，2010,(5):251-253