記賬憑證自動(dòng)生成機(jī)理研究
——基于事項(xiàng)憑證業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄

石河子大學(xué)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易學(xué)院 王偉國 李金甜

記賬憑證自動(dòng)生成機(jī)理研究
——基于事項(xiàng)憑證業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄

石河子大學(xué)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易學(xué)院 王偉國 李金甜

一、基于事項(xiàng)憑證的會(huì)計(jì)流程分析

與傳統(tǒng)賬務(wù)流程相比，基于事項(xiàng)憑證的會(huì)計(jì)流程具體如圖1所示，主要從兩個(gè)方面進(jìn)行了改進(jìn)：一是在原始憑證到記賬憑證中引入了事項(xiàng)憑證；二是除通過事項(xiàng)憑證生成記賬憑證外，還有其他模型。

基于事項(xiàng)憑證的會(huì)計(jì)流程特點(diǎn)包括：一是該流程以事項(xiàng)憑證為核心，更加符合現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理的理念；二是基于事項(xiàng)憑證的賬務(wù)流程，事項(xiàng)憑證類別的設(shè)置是一項(xiàng)重要的工作，各類別的事項(xiàng)憑證中定義了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)要采集的事項(xiàng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)規(guī)則，這樣就保證了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生到完成始終在事項(xiàng)憑證中記錄，事項(xiàng)憑證成為傳統(tǒng)賬務(wù)處理的基礎(chǔ)和其他決策模型的基礎(chǔ)；三是通過事項(xiàng)憑證對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行完整的記錄和反映，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)起部門選擇事項(xiàng)憑證類別填寫業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，涉及的其他部門按照業(yè)務(wù)規(guī)則在同一張事項(xiàng)憑證中填寫各自業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而使某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠通過事項(xiàng)憑證得到全面的記錄和反映；四是有利于實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)憑證到記賬憑證的自動(dòng)生成設(shè)計(jì)，在事項(xiàng)憑證類別設(shè)計(jì)中，可以建立事項(xiàng)憑證類別與記賬憑證模板的對(duì)應(yīng)關(guān)系，事項(xiàng)憑證產(chǎn)生后通過記賬憑證模板自動(dòng)生成記賬憑證；五是有利于簡化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設(shè)置的復(fù)雜程度，改變?cè)诳傎~中增加輔助核算的機(jī)制，簡化傳統(tǒng)賬務(wù)處理過程；六是傳統(tǒng)的記賬憑證到報(bào)表的處理過程進(jìn)一步簡化。以事項(xiàng)憑證的存儲(chǔ)為核心，減少人為環(huán)節(jié)，為后續(xù)的處理過程的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)提供支持。

二、人工編制記賬憑證的過程分析

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程中記賬憑證的生成過程是會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)確認(rèn)與計(jì)量的過程，會(huì)計(jì)人員依據(jù)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)過職業(yè)判斷、確認(rèn)企業(yè)會(huì)計(jì)要素增減變化，并記錄形成記賬憑證，也就是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成對(duì)記賬憑證各項(xiàng)賦值。如圖2所示，會(huì)計(jì)人員根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制記賬憑證的過程可以概括如下：

一是會(huì)計(jì)人員采集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始信息，不能進(jìn)行貨幣計(jì)量的交給其他系統(tǒng)處理，能夠進(jìn)行貨幣計(jì)量的獲得原始憑證；二是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證，依照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定和企業(yè)會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)分錄；三是會(huì)計(jì)人員填制記賬憑證中的其他信息。四是生成記賬憑證。

這是一個(gè)抽象簡化的會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證過程圖，它實(shí)際上是一個(gè)復(fù)雜的處理過程。就收集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特征信息而言，每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)繁多，不同業(yè)務(wù)收集不同特征信息，會(huì)計(jì)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)已經(jīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行了分類，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)分為哪些類別才有利于會(huì)計(jì)確認(rèn)與計(jì)量等許多問題在會(huì)計(jì)人員收集業(yè)務(wù)前建立了知識(shí)庫。有了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的類別，會(huì)計(jì)人員是如何按類別進(jìn)一步確認(rèn)與計(jì)量；每一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)中，有哪些條件決定了處理方法和數(shù)據(jù)的選取，在一項(xiàng)業(yè)務(wù)處理完成后會(huì)計(jì)人員如何積累經(jīng)驗(yàn)，這些問題，由人的智能來實(shí)現(xiàn)時(shí)，可以不深入了解，但是計(jì)算機(jī)完成必須深入分析。

三、事項(xiàng)憑證自動(dòng)生成記賬憑證的機(jī)制分析

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成記賬憑證也就是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成對(duì)一張空白的記賬憑證的各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)賦值。傳統(tǒng)方式下會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證，結(jié)合學(xué)習(xí)的專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，完成對(duì)記賬憑證各數(shù)據(jù)項(xiàng)的賦值。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，計(jì)算機(jī)獲得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息后，能夠自動(dòng)處理，生成記賬憑證。傳統(tǒng)方式下，通過原始憑證獲得的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，原始憑證獲得的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息交給計(jì)算機(jī)處理表現(xiàn)出復(fù)雜性和信息的不全面性。為了更好的表示經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，可以引入事項(xiàng)憑證，通過事項(xiàng)憑證對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行記錄、處理后，將事項(xiàng)憑證表示的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息交給計(jì)算機(jī)處理，這樣就能夠大大簡化處理過程。記賬憑證中的數(shù)據(jù)項(xiàng)能否通過根據(jù)事項(xiàng)憑證和規(guī)則庫自動(dòng)生成，傳統(tǒng)的記賬憑證包括憑證類別、編號(hào)、制證日期、附件張數(shù)、摘要、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額、制證人、審核人、記賬人、主管簽名等數(shù)據(jù)項(xiàng)。數(shù)據(jù)項(xiàng)中分為憑證數(shù)據(jù)項(xiàng)和分錄數(shù)據(jù)項(xiàng)。憑證數(shù)據(jù)項(xiàng)包括憑證類別、編號(hào)、制證日期、附件張數(shù)、制證人、審核人、記賬人、主管簽名，憑證數(shù)據(jù)項(xiàng)的目的是保證記賬憑證真實(shí)、可靠、可審核、有序而設(shè)置的。分錄數(shù)據(jù)項(xiàng)包括摘要、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額，目的是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的類別和貨幣計(jì)量的價(jià)值信息。這樣看來，記賬憑證的核心是分錄數(shù)據(jù)項(xiàng)。以下對(duì)記賬憑證中每一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的生成進(jìn)行分析。

憑證類別可以根據(jù)事項(xiàng)憑證設(shè)置生成；編號(hào)由系統(tǒng)生成記賬憑證時(shí)自動(dòng)編號(hào)；制證日期通過制證時(shí)的系統(tǒng)日期生成；附件張數(shù)改為對(duì)應(yīng)事項(xiàng)憑證的編號(hào)；摘要通過事項(xiàng)憑證中業(yè)務(wù)說明生成；科目代碼和科目名稱，不同企業(yè)在科目應(yīng)用上存在差異，但一級(jí)科目是統(tǒng)一的，通過末級(jí)科目生成記賬憑證，難度大，為此，規(guī)定記賬憑證中僅體現(xiàn)一級(jí)科目，明細(xì)事項(xiàng)（科目）由事項(xiàng)憑證體現(xiàn)，在事項(xiàng)憑證和記賬憑證中建立一對(duì)多的對(duì)應(yīng)關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)總和分的邏輯；借方金額、貸方金額通過事項(xiàng)憑證中數(shù)據(jù)項(xiàng)建立計(jì)算公式生成。這樣記賬憑證的各數(shù)據(jù)項(xiàng)都能夠通過事項(xiàng)憑證生成。如果事項(xiàng)憑證與記賬憑證建立的是一對(duì)多的關(guān)系，可以考慮為每個(gè)事項(xiàng)憑證建立一個(gè)記賬憑證模板來生成記賬憑證。

四、銷售——收款業(yè)務(wù)活動(dòng)例析

一是銷售——收款業(yè)務(wù)描述。銷售業(yè)務(wù)包含正常銷售和銷售退貨。正常銷售業(yè)務(wù)可從銷售報(bào)價(jià)單開始，也可從銷售訂單開始，本文從銷售訂單開始，客戶根據(jù)報(bào)價(jià)單提出購買商品，經(jīng)購銷雙方確認(rèn)形成銷售訂單，經(jīng)銷售主管確認(rèn)提交開票人員開出銷售發(fā)票。有的企業(yè)是現(xiàn)發(fā)貨再開票，有的是開票與發(fā)貨同時(shí)進(jìn)行，有的是先開票后發(fā)貨。這里采用先開票后發(fā)貨。銷售發(fā)票經(jīng)確認(rèn)后，一聯(lián)交給客戶，作為提貨憑據(jù)，另一聯(lián)交倉庫管理員出庫處理，第三聯(lián)交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理；管理員收到銷售部門開出的銷售發(fā)票后，填寫出庫單，經(jīng)倉庫主管確認(rèn)后可進(jìn)行出庫處理。出庫單一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，另一聯(lián)用來登記庫存臺(tái)賬，第三聯(lián)可作為填寫發(fā)運(yùn)單的依據(jù)。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行銷售收款處理，確認(rèn)銷售收入和成本，涉及往來賬的進(jìn)行核銷。銷售退貨業(yè)務(wù)，現(xiàn)有客戶填寫退貨通知單，交銷售部門確認(rèn)，填寫退貨發(fā)票，確認(rèn)后交倉庫管理員填寫紅字銷售出庫單進(jìn)行入庫處理。財(cái)務(wù)部門退款，填寫紅字收款單進(jìn)行付款，已進(jìn)行核算處理的，做紅字沖銷。

二是銷售——收款業(yè)務(wù)事項(xiàng)憑證類別設(shè)計(jì)。銷售業(yè)務(wù)處理過程涉及銷售訂單、發(fā)票、出庫單、收款單等單據(jù)，涉及銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部等部門，經(jīng)過分析可知，可將銷售業(yè)務(wù)用以下事項(xiàng)憑證類別表示整個(gè)業(yè)務(wù)：①確認(rèn)銷售訂單事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自銷售訂單數(shù)據(jù)。②開票——出庫——結(jié)算事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證涉及銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部三個(gè)部門，發(fā)票數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要數(shù)據(jù)來自訂單確認(rèn)事項(xiàng)憑證，出庫數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要來自發(fā)票，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)以上的事項(xiàng)，準(zhǔn)備生成記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)。③確認(rèn)退貨單事項(xiàng)憑證：該憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自客戶退貨通知單數(shù)據(jù)。④退貨票——紅字出庫——紅字收款事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證設(shè)計(jì)銷售部、倉儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部三個(gè)部門，退貨發(fā)票數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要數(shù)據(jù)來自“退貨單確認(rèn)”事項(xiàng)憑證，紅字出庫數(shù)據(jù)項(xiàng)目主要來自紅字發(fā)票，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)以上的事項(xiàng)進(jìn)行退款處理，準(zhǔn)備生成記賬憑證相關(guān)數(shù)據(jù)。⑤收款單確認(rèn)事項(xiàng)憑證：這個(gè)憑證在出納收到貨款時(shí)填制，應(yīng)找到對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)憑證，如果是預(yù)收款對(duì)應(yīng)訂單確認(rèn)事項(xiàng)憑證，如果是現(xiàn)收款或應(yīng)收款對(duì)應(yīng)開票——出庫——結(jié)算事項(xiàng)憑證。著重分析“開票—出庫—收款”事項(xiàng)憑證生成記賬憑證的機(jī)制。如表1所示。

表1 事項(xiàng)憑證 編號(hào):001 大類：銷售/收款 類別:開票-出庫-收款 摘要:*********

如表1所示，“開票—出庫—收款”事項(xiàng)憑證由三部分構(gòu)成：開發(fā)票確認(rèn)銷售；產(chǎn)成品出庫成本核算；銀行到賬或沖減應(yīng)收、預(yù)收。付款方式分為先交錢后提貨、交錢就提貨、先提貨后交錢三種，不同的付款方式會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理不同。

（1）先交錢后付款（預(yù)收方式）的會(huì)計(jì)處理。

訂單確立后形成預(yù)收賬款：

借：銀行存款 A1

貸：預(yù)收賬款 A1

開出銷售發(fā)票形成銷售收入：

借：應(yīng)收賬款 B1

貸：銷售收入 B1

出庫進(jìn)行成本結(jié)算：

借：銷售成本 C1

貸：產(chǎn)成品 C1

銀行進(jìn)賬結(jié)算貨款：

借：銀行存款 E1

預(yù)收賬款 F1

貸：應(yīng)收賬款 F1+E1

需要確認(rèn)：業(yè)務(wù)分錄正確性；各分錄中的貨幣值的生成。

（2）交錢時(shí)提貨的會(huì)計(jì)處理。

開出銷售發(fā)票、銀行進(jìn)賬：

借：銀行存款 A2

貸：銷售收入 A2

出庫結(jié)算成本：

借：銷售成本 B2

貸：產(chǎn)成品 B2

（3）先提貨后交錢（應(yīng)付方式）的會(huì)計(jì)處理

開出銷售發(fā)票：

借：應(yīng)收賬款 A3

貸：銷售收入 A3

出庫結(jié)算庫存成本：

借：庫存成本 B3

貸：產(chǎn)成品 B3

收到貨款：

借：銀行存款 C3

貸：應(yīng)收賬款 C3

三是根據(jù)事項(xiàng)憑證中的數(shù)據(jù)計(jì)算各項(xiàng)值的公式。

A1=W1 B1=Q1*P1 C1=Q2*P2 E1=W2 F1=W1

A2=Q1*P1=W1 B2=Q2*P2

A3=Q1*P1 B3=Q2*P2 C3=W1+W2+…+Wn

四是其他說明。通過分析“開票—出庫—收款”事項(xiàng)憑證對(duì)應(yīng)的多張記賬憑證是能夠通過程序自動(dòng)生成的，前提是通過事項(xiàng)憑證建立完整的業(yè)務(wù)邏輯，并對(duì)能夠進(jìn)行貨幣計(jì)量的事項(xiàng)憑證設(shè)置其對(duì)應(yīng)的記賬憑證。另外，記賬憑證只能使用通用的總賬科目，而明細(xì)分類賬、日記賬如何通過記賬憑證與事項(xiàng)憑證的關(guān)系反映仍需深入研究。

［1］張永雄：《基于事項(xiàng)法的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)建研究》，《會(huì)計(jì)研究》2005年第10期。

［2］王偉國：《基于事項(xiàng)會(huì)計(jì)理論的會(huì)計(jì)流程探討》，《中國管理信息化》2009年第3期。

（編輯 代 娟）