企業(yè)信息管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

郭 欣

GUO Xin

（武漢理工大學(xué) 管理學(xué)院，武漢 430070）

0 引言

信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了科技、經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，而科技、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步又為信息工作實現(xiàn)技術(shù)的變革創(chuàng)造了有利條件。近年來，人們不斷的把新技術(shù)引入信息領(lǐng)域，使全社會的信息管理、信息檢索、信息分析達(dá)到了新的境界，推進(jìn)了人類文明和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有力地促進(jìn)了社會的進(jìn)步。實踐證明，計算機(jī)信息系統(tǒng)技術(shù)的利用能夠帶來龐大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，但是開發(fā)一個信息系統(tǒng)，必須有一定的基礎(chǔ)，即必須具備一定的條件和合理的應(yīng)用這些系統(tǒng)的條件。否則的話，這不僅不能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，反而會造成企業(yè)資源的極大浪費。對于一個單位來說，尤其是中小企業(yè)，這些是必須考慮的。

1 企業(yè)需要管理信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是一種進(jìn)行組織和管理的手段，它是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來的。信息系統(tǒng)可以從不同側(cè)面滿足企業(yè)單位各個管理層次的信息需求，以使企業(yè)的管理活動更加科學(xué)有效。信息是正確經(jīng)營決策的基礎(chǔ)，管理人員要做出正確的決策，除了憑借個人的經(jīng)驗和理性判斷外，還需要大量正確、及時、可靠的信息。信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以提高管理決策的準(zhǔn)確性，而且可以加強(qiáng)預(yù)測功能。

首先，我們可以看出信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以節(jié)省時間成本，時間成本是信息化時代的概念。節(jié)省時間成本可以加快資金的周轉(zhuǎn)，信息系統(tǒng)可以大大壓縮企業(yè)單位與市場的時間和空間，能夠提高產(chǎn)出受益。原本要花費幾小時或者幾天的查詢的資料以及分析上千份資料的工作，現(xiàn)在通過信息系統(tǒng)幾秒就能完成。

其次，信息系統(tǒng)可以使企事業(yè)單位獲得競爭優(yōu)勢。近年來許多管理者都意識到信息管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)收集到提高銷售和市場技巧方面的數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)降低內(nèi)部成本、防止客戶流失、緊固供應(yīng)商。信息管理系統(tǒng)是可以使公司具有強(qiáng)力競爭優(yōu)勢的優(yōu)勢工具。

再者，信息管理系統(tǒng)改變了人們的工作方式，使管理體制更加合理化。管理者可以直接通過信息系統(tǒng)直接收集數(shù)據(jù)，減少了不必要的時間花費。而且信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)資料能夠保證質(zhì)量和數(shù)量，增強(qiáng)了決策者的決策能力。信息系統(tǒng)的引入使管理的分散化向集中管理轉(zhuǎn)化。使得組織的機(jī)構(gòu)扁平化。很明顯的企業(yè)部門組織的層次減少了，形成了部門間有機(jī)的結(jié)合。管理人員的權(quán)利再分配，信息系統(tǒng)改變了組織的管理層次，保證高層管理者能夠迅速對決策后果進(jìn)行評價和取舍。

總的來說，信息系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)對于信息處理的要求，可以使企業(yè)管理人員從繁瑣、重復(fù)的事物中解脫出來，去從事信息分析判斷和決策等真正的信息處理工作，其結(jié)果必定提高各級管理人員的素質(zhì)和管理水平。從以上我們可以看出，信息系統(tǒng)可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，雖然有時這些要過好一陣才能反映出來，但是直接的經(jīng)濟(jì)效益是顯著的。

2 企業(yè)信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)的必要基礎(chǔ)

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，業(yè)務(wù)人員對此積極

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人能否對信息管理系統(tǒng)準(zhǔn)確認(rèn)識及對信息系統(tǒng)的重視程度是信息系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵。當(dāng)然這也是信息系統(tǒng)能否在管理中發(fā)揮其真正實效的關(guān)鍵所在。信息系統(tǒng)涉及到管理體制，管理方法的改革，人員的調(diào)配，機(jī)構(gòu)的調(diào)整，各業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)等等重大問題。如果這些事情沒有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的同意和決定，許多事情是很難決定的。國內(nèi)外的許多企業(yè)實踐表明，如果企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)直接重視信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，那么信息系統(tǒng)便會在企業(yè)的各個管理層次發(fā)揮作用，企業(yè)能得到較好的實效。但是如果僅僅是中層的人員參與，那么這個信息系統(tǒng)只能會淪為作業(yè)層的管理工具，很難獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。

業(yè)務(wù)人員的積極性也是非常重要的因素，系統(tǒng)開發(fā)階段需要他們介紹業(yè)務(wù)，提供數(shù)據(jù)，積極配合并且他們也是新系統(tǒng)的檢驗者，在新系統(tǒng)建立之后他們將是使用者和操作者。他們的業(yè)務(wù)水平，工作習(xí)慣和對這個新系統(tǒng)的積極性都將直接影響系統(tǒng)的使用效果和生命力。為此必須對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，使他們能積極配合。

2.2 完整準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和規(guī)范化的基礎(chǔ)工作

信息系統(tǒng)將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行高速準(zhǔn)確的加工處理，變?yōu)閷ζ髽I(yè)有用的信息。但是只有準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)輸入才能反映出企業(yè)的客觀情況，得到具有重要意義的結(jié)果。如果經(jīng)營管理不善，數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確，不完整，那么輸入的就是一堆垃圾數(shù)據(jù)，其結(jié)果也不會是好的。因此信息管理系統(tǒng)的實現(xiàn)基礎(chǔ)需要管理工作程序化，業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化，報表等各項數(shù)據(jù)格式規(guī)范化統(tǒng)一化。不過隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，在信息系統(tǒng)中對于基礎(chǔ)工作的要求也會不斷發(fā)展變化，完善和提高。

2.3 專業(yè)的高質(zhì)量技術(shù)人才

信息系統(tǒng)的開發(fā)需要具有管理知識、情報學(xué)知識、計算機(jī)知識和系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計能力的專業(yè)技術(shù)人員。同樣的投資由于開發(fā)人員的水平和素質(zhì)不一樣，得到的系統(tǒng)差別很大。專業(yè)技術(shù)人員的結(jié)構(gòu)也是很重要的，一般由系統(tǒng)分析員、程序設(shè)計員和操作維護(hù)人員組成。我國目前的情況是總體分析設(shè)計的人員奇缺，多數(shù)是由計算機(jī)軟件人員承擔(dān)系統(tǒng)分析和總體設(shè)計工作。這些人缺乏管理專業(yè)和情報學(xué)方面的知識。因此企業(yè)需要自己培養(yǎng)既懂計算機(jī)又熟悉專業(yè)知識的系統(tǒng)開發(fā)人才。但是這種復(fù)合型的人才絕非是短期內(nèi)就能培養(yǎng)起來的。需要在開發(fā)建立系統(tǒng)，維護(hù)系統(tǒng)的過程中慢慢培養(yǎng)和使之成熟。

2.4 項目資金

實現(xiàn)一個信息管理系統(tǒng)所需要的計算機(jī)硬件和軟件及通信設(shè)備都是很昂貴的，因此，開發(fā)所需資金一定要到位。各種設(shè)備的種類繁多，功能各異。因此企業(yè)需要根據(jù)實際需要和資金條件，然后根據(jù)系統(tǒng)的可行性分析以及論證之后再確定購買所需設(shè)備。此外還需要考慮的就是計算機(jī)設(shè)備發(fā)展很快，更新?lián)Q代時間非常短，而信息系統(tǒng)的開發(fā)周期比較長，所以系統(tǒng)的投資和設(shè)備應(yīng)該是分期進(jìn)行投入的，不然會造成購買的設(shè)備還未使用便已過時。

2.5 關(guān)于項目管理

信息系統(tǒng)的開發(fā)是一個具體的軟件產(chǎn)品開發(fā)過程，實際表明，大型軟件項目的失敗率是比較高的。其失敗原因有很多，但是組隊模式不合適勢必會造成開發(fā)的失敗，所以，一支高效的開發(fā)團(tuán)隊是成功的關(guān)鍵。需要有經(jīng)驗的負(fù)責(zé)人，他需要整體把握開發(fā)的全過程。還需要有團(tuán)隊精神的組員，這是軟件開發(fā)人員所必須的。組隊的時候還不能忘記培訓(xùn)用戶的角色。要確保所有組隊人員都能夠勝任自己的工作。

3 企業(yè)管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)的步驟

3.1 可行性研究

軟件項目的重要部分是前期的分析研究等前期工作，代碼的編寫只占整個項目的一部分，前期的可行性和需求分析是非常重要的。

可行性研究的目的是在開發(fā)之前對所要開發(fā)的項目進(jìn)行必要性可能性以及對各種方案進(jìn)行分析和研究。主要任務(wù)是了解客戶的要求及實現(xiàn)環(huán)境，從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和社會等各方面因素論證研究本項目的可行性，編寫初步報告并制定初步的開發(fā)計劃。主要步驟：

3.1.1 初步調(diào)查

對本系統(tǒng)有關(guān)的資源和系統(tǒng)的目標(biāo)要求和限制條件等進(jìn)行調(diào)查。對于每一個系統(tǒng)都有一個開發(fā)目標(biāo)，要明確了解企業(yè)單位的目標(biāo)，才能把握好系統(tǒng)設(shè)計的方向。要調(diào)查所開發(fā)系統(tǒng)的各種基本要求，包括各種功能、性能、輸入輸出要求、處理流程、和數(shù)據(jù)流程、安全性以及保密性等各項事宜。還要調(diào)查與系統(tǒng)相關(guān)的各種資源，系統(tǒng)的各種信息是隨著人、財、物、設(shè)備等產(chǎn)生的。當(dāng)建立業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)的時候各種資源都需要用到，而當(dāng)建立情報檢索系統(tǒng)的時候，則重點調(diào)查文獻(xiàn)資源情況。最后是調(diào)查企業(yè)對系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行的投入，經(jīng)費投入及限制、軟硬件條件，可利用的信息資源和各種期限。

3.1.2 可行性分析

首先是從經(jīng)濟(jì)上估計是否具有可行性。要進(jìn)行費用估計和收益估計，要看系統(tǒng)所帶來的經(jīng)濟(jì)效益是否能夠超過其開發(fā)和維護(hù)所需的費用，還有一部分的社會效益需要憑經(jīng)驗去估計。還要研究組織機(jī)構(gòu)在系統(tǒng)中的操作方式是否具有可行性。還有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可用性分析。技術(shù)上的可行性分析。這些都是必須予以考慮的。

3.1.3 制定方案

根據(jù)可行性研究分析制定可實行是幾個方案，然后交由專家審核，通過的話進(jìn)入下一輪的工作。否則，中斷項目。

3.2 需求分析

需求分析，需求分析是解決系統(tǒng)需要做什么的問題。為此系統(tǒng)需求分析是由軟件人員和用戶共同完成的。經(jīng)過可行性研究確認(rèn)系統(tǒng)具有可行性條件后，可進(jìn)入系統(tǒng)需求分析階段，開發(fā)的正式工作開始。光靠可行性研究階段的分析調(diào)查是不夠的，還需要更多的詳細(xì)調(diào)查，來完成軟件的具體需求。主要進(jìn)行的調(diào)查分析包括以下幾點：

業(yè)務(wù)流程的分析，在對調(diào)查分析和收集到的材料進(jìn)行整理后，進(jìn)一步畫出現(xiàn)行的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程圖。作圖的過程也是系統(tǒng)分析人員理解現(xiàn)行系統(tǒng)的過程，作圖完成后要讓業(yè)務(wù)人員審核，避免系統(tǒng)分析人員的錯誤理解。然后對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析，分析其有沒有重復(fù)的不合理的環(huán)節(jié)或為了有利于計算機(jī)的處理需要修改的工序。同時還必須考慮用戶提出的對現(xiàn)行系統(tǒng)的改進(jìn)方面。最后確定新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程。

系統(tǒng)功能的分析，其目的是要通過具體細(xì)節(jié)分析出本質(zhì)的東西，功能分析的過程是一個由具體到抽象的過程。用由上而下或者由下而上的功能分析方法畫出現(xiàn)行系統(tǒng)的功能層次結(jié)構(gòu)。然后進(jìn)行新系統(tǒng)的目標(biāo)分析，提出改進(jìn)方案，最后形成新的目標(biāo)系統(tǒng)。當(dāng)確定了新系統(tǒng)的功能層次結(jié)構(gòu)之后就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)流程的分析了。

各層次的功能之間存在著信息數(shù)據(jù)的交換，每個功能之間不是相互孤立的，而是有著相互聯(lián)系的。信息流程分析主要包括對信息的流動、處理、存儲等的分析。我們通常用數(shù)據(jù)流程圖來表示，它表示我們求解某一問題的數(shù)據(jù)通路，與此同時規(guī)定了處理各階段和所用的數(shù)據(jù)媒體，所以它能表達(dá)系統(tǒng)各功能和信息相關(guān)的情況。通過對信息系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)流程圖的初步分析，可以得到新系統(tǒng)的功能模塊和數(shù)據(jù)流程圖。

3.3 模型設(shè)計

在通過前期的各種準(zhǔn)備分析工作之后是建立新的系統(tǒng)模型。主要進(jìn)行業(yè)務(wù)處理功能的設(shè)計、存儲設(shè)計、輸入輸出的設(shè)計、數(shù)據(jù)流的設(shè)計。

業(yè)務(wù)處理功能的設(shè)計主要實現(xiàn)確定計算機(jī)處理完成的功能，確定處理功能模塊以及功能模塊的設(shè)定。存儲設(shè)計進(jìn)行時有可能對數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)行修改，這些都是必要的。當(dāng)然，之后的輸入輸出的設(shè)計和數(shù)據(jù)流的設(shè)計自然要根據(jù)改動的數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)行。根據(jù)修改后的功能模塊圖和數(shù)據(jù)流程圖基本確定系統(tǒng)的原始模型。

在得到原始模型之后，要對系統(tǒng)中各要素的命名規(guī)則做出規(guī)定，方便統(tǒng)一和團(tuán)隊合作。在此之后就是進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計，即將總體設(shè)計的的各部分組成進(jìn)行詳細(xì)化，其中考慮每一模塊內(nèi)具體采用什么算法是關(guān)鍵。

3.4 系統(tǒng)實施

到最后獲得了軟件的系統(tǒng)設(shè)計書，此時才進(jìn)入程序的編寫階段。程序編寫是將每個模塊上的算法改造成易于閱讀和理解的程序。人們意識到讀程序的時間要比寫程序的時間多。所以這就要求程序員在編寫的過程中要注意思路清晰準(zhǔn)確，要有條理，這樣不僅易于讀還利于在編寫過程中發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)錯誤并及早排除。

然后是軟件開發(fā)的最后一個階段，軟件測試，測試階段是為了確認(rèn)信息系統(tǒng)是否達(dá)到了需求說明書的要求。在開發(fā)過程中測試工作量占總工作量的百分之四十到百分之五十。測試階段是較花時間的一個階段。

最后是用戶守則和操作手冊的編寫，有了這些，同時經(jīng)過用戶培訓(xùn)，使用戶具有使用該系統(tǒng)的能力，到這里開發(fā)工作完成。接下來進(jìn)入運(yùn)行階段，運(yùn)行過程中要對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4 結(jié)束語

在軟件開發(fā)的整個過程中，必須經(jīng)過前期的分析和用戶的需求分析，并進(jìn)行新系統(tǒng)的基本模型設(shè)計。然后是具體的設(shè)計階段和實施算法。所以本文大篇幅的進(jìn)行前期調(diào)查和需求分析的說明。

管理信息系統(tǒng)對企事業(yè)單位的影響與日俱增。在這個信息時代，各種科技的發(fā)展勢必也會引起信息管理系統(tǒng)的變革，當(dāng)今社會劇烈的商業(yè)競爭全球經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，工業(yè)經(jīng)濟(jì)向知識經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，以后的信息管理系統(tǒng)將不再是簡單的計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)將面臨一系列新的挑戰(zhàn)。

[1] 孫華梅,李一軍,黃梯云.管理信息系統(tǒng)的發(fā)展與展望[J].運(yùn)籌與管理,2004,13(6).

[2] 陳豐照,鄒士忠.管理信息系統(tǒng)的特征及發(fā)展趨勢[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報,2003,21(4).

[3] 薛華成.管理信息系統(tǒng)(第三版)[M].北京：清華大學(xué)出版社,2003.

[4] 鄺孔武.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計[M].北京：清華大學(xué)出版社,2000.