房地產(chǎn)檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

張永會(huì)

本文針對(duì)我縣房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在抗風(fēng)險(xiǎn)能力低、檔案質(zhì)量低、檔案缺乏特殊載體、產(chǎn)權(quán)資料收集面窄、更正麻煩和不規(guī)范等問(wèn)題,提出從充分利用現(xiàn)有的音像技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)拓展檔案信息的收集渠道,規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案信息的更正方法和程序,建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)。用創(chuàng)新的思維研究產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題和解決這些問(wèn)題的對(duì)策。

1.前言

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是我縣房屋管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載, 是我縣房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。房地產(chǎn)檔案具有真實(shí)性、憑證性、動(dòng)態(tài)性和共享性等特征,產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中,其數(shù)量大,內(nèi)容涉及面廣,多為文字與圖表相結(jié)合,內(nèi)容涉及建筑、測(cè)繪、法律等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。產(chǎn)權(quán)檔案是非常寶貴的資料,這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長(zhǎng)期以來(lái)城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問(wèn)題提供了法律依據(jù)。產(chǎn)權(quán)檔案也在利用過(guò)程中彰顯了它的作用和地位。收藏檔案的根本目的之一,就是要滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求。因此,正確認(rèn)識(shí)和處理檔案利用和保護(hù)間的關(guān)系問(wèn)題,加強(qiáng)和規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案管理,對(duì)于發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用和服務(wù)社會(huì)具有重要的意義。

2.存在的問(wèn)題

在產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作中,由于我先縣產(chǎn)權(quán)檔案跨越的歷史時(shí)間長(zhǎng),不同的時(shí)期,對(duì)于產(chǎn)權(quán)檔案的管理要求不一樣,并存在一些普遍性問(wèn)題。 (1)產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料,由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響,產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力低。雖然在檔案管理過(guò)程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等處理措施,但是一旦遇到惡劣天氣、自然災(zāi)害等不可抗力因素時(shí),產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就暴露無(wú)疑。 (2)我縣產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征,產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量良莠不齊。由于產(chǎn)權(quán)檔案跨越歷史時(shí)間長(zhǎng),不同的歷史時(shí)期,產(chǎn)權(quán)檔案存在很大的差別。隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展,人們對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識(shí)有很大的轉(zhuǎn)變。不同時(shí)期的檔案經(jīng)歷不同時(shí)代的管理人員之手,產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征。在影像技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)普及之前,我縣的產(chǎn)權(quán)檔案主要是紙質(zhì)檔案,且檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述過(guò)于簡(jiǎn)單,基本只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖,產(chǎn)權(quán)周?chē)那闆r描述較少。 (3)產(chǎn)權(quán)檔案載體單一。產(chǎn)權(quán)檔案除了常見(jiàn)的紙質(zhì)材料以外,還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中形成的磁盤(pán)、光盤(pán)等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。因此,特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。(4)產(chǎn)權(quán)檔案收集面狹窄。近年來(lái),房地產(chǎn)作為我縣的主要產(chǎn)業(yè),越來(lái)越多地參與到各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,例如舊城改造、房屋拆遷、房產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、交換、繼承抵押等,每當(dāng)有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動(dòng)發(fā)生,都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料,除了登記檔案之外,還有他項(xiàng)權(quán)設(shè)立和撤消的檔案、產(chǎn)權(quán)注銷(xiāo)登記的檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等。因此,產(chǎn)權(quán)檔案的收集單靠接受登記部門(mén)移交是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。 (5)對(duì)不符合要求的資料,難以及時(shí)糾正。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的,不予歸檔。”但實(shí)際上,由于資料歸檔是整個(gè)權(quán)屬管理工作流程中最后一個(gè)環(huán)節(jié),當(dāng)一宗業(yè)務(wù)進(jìn)行到歸檔環(huán)節(jié)時(shí),各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢,房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了。即使檔案管理人員在驗(yàn)收材料時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不準(zhǔn)確之處時(shí),退還登記人員要求補(bǔ)齊新視角經(jīng)濟(jì)理論研究或者更正就非常困難。

3.對(duì)策研究

要解決我縣產(chǎn)權(quán)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題,需要采取一些切實(shí)可行的對(duì)策。

(1)提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及,檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。檔案的電子化工作開(kāi)展起來(lái)比較麻煩,一方面要對(duì)庫(kù)存檔案電子化,另一方面新入庫(kù)檔案資料需要進(jìn)行電子化工作,做這些工作,需要耗費(fèi)大量的人力和物力,沒(méi)有政府的支持是不可能完成的。

(2)加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè),規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案管理的程序。檔案管理人員是檔案利用工作的主體,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。隨著社會(huì)發(fā)展的日益加快,科學(xué)技術(shù)的是新月異,檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展,給檔案工作提出了更高的要求,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。要嚴(yán)格產(chǎn)權(quán)登記各業(yè)務(wù)流程中資料移接交手續(xù),保證產(chǎn)權(quán)資料的齊全。產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔,不僅僅局限于紙質(zhì)檔案的歸檔,應(yīng)該增加與產(chǎn)權(quán)檔案有關(guān)的音像資料歸檔。這些檔案資料還需要實(shí)現(xiàn)上網(wǎng),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理。

(3)充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù),多方面收集產(chǎn)權(quán)檔案信息,提高產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)功能。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,音像技術(shù)和計(jì)算機(jī)的普及,給產(chǎn)權(quán)的收集提供了有效的手段,對(duì)于產(chǎn)權(quán)檔案的質(zhì)量提供了保障。產(chǎn)權(quán)檔案人員應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的音像技術(shù),收集產(chǎn)權(quán)的音像資料,完善產(chǎn)權(quán)檔案的信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)為整理、分析、保存、查閱和保護(hù)這些音像信息提供了方便。產(chǎn)權(quán)檔案中的音像信息,使產(chǎn)權(quán)更加直觀和形象,產(chǎn)權(quán)檔案的使用者對(duì)產(chǎn)權(quán)的基本情況更容易理解和接受。

(4)規(guī)范和簡(jiǎn)化產(chǎn)權(quán)檔案的更正辦法。對(duì)于已經(jīng)歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行更正時(shí),如果要對(duì)原件重新辦理更正手續(xù),涉及的單位和部門(mén)較多,更正的程序繁瑣,給檔案信息的更正帶來(lái)了壓力和難度,因而導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案人員不愿意更正檔案中的錯(cuò)誤信息,這給產(chǎn)權(quán)檔案的客觀性帶來(lái)了問(wèn)題。實(shí)際上,只需通過(guò)增加附加更正表,在檔案?jìng)淇急碇姓f(shuō)明更正原因及日期,并根據(jù)更正表更正微機(jī)中的信息。檔案人員在提供檔案服務(wù)時(shí),應(yīng)提醒調(diào)閱人注意備考中的提示,查閱檔案時(shí)參看更正信息。 (5)制定有效的規(guī)章制度,建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu),充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。日常的管理中應(yīng)制定相當(dāng)?shù)臋n案利用規(guī)章制度,如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度、保密銷(xiāo)毀度等。建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu),使產(chǎn)權(quán)檔案的電子化采用相同的標(biāo)準(zhǔn),便于更好的發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)功能。發(fā)證窗口是產(chǎn)權(quán)人在房屋權(quán)屬登記部門(mén)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)登記的最后一站,一定要由業(yè)務(wù)熟練的工作人員把關(guān),負(fù)責(zé)核實(shí)檔案資料,確保資料符合要求。

4 .結(jié)論

產(chǎn)權(quán)檔案的管理是歷史的產(chǎn)物,是人們參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證,產(chǎn)權(quán)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。產(chǎn)權(quán)檔案的管理存在一些問(wèn)題,如何解決這些問(wèn)題,需要研究切實(shí)可行的對(duì)策和采取有效的措施。在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí),需要制定有效的規(guī)章制度,采取有效的措施,確保檔案的完好無(wú)損,提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步,產(chǎn)權(quán)檔案的管理必須與時(shí)俱進(jìn)。必須用歷史和現(xiàn)實(shí)的眼光辨證的看待產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題,必須用創(chuàng)新的思維研究解決這些問(wèn)題的對(duì)策。

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（作者單位：江蘇省沛縣房產(chǎn)服務(wù)中心）