基于虛擬組織的維修工程管理系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)

李建章

簡要介紹了由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與維修工程管理相結(jié)合而形成的基于虛擬組織的維修工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)模式及其實(shí)現(xiàn)的途徑。該模式通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字通訊技術(shù)把工程各參與方連接在一起，簡化工作流程，節(jié)約開支，降低成本，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

在發(fā)達(dá)國家，信息技術(shù)在建設(shè)企業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，基于因特網(wǎng)的協(xié)同工作系統(tǒng)對于信息交流和信息共享是一種重要的手段，對提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益起到了非常重要的作用。本文從實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性的角度出發(fā)，提出了一個面向業(yè)主的、基于虛擬組織的維修工程管理信息系統(tǒng)。

一、目前維修工程管理中存在的問題

目前，業(yè)主在維修工程管理中的主要問題：一是項(xiàng)目投資金額小、責(zé)任小、工期短、管理不規(guī)范，對原始數(shù)據(jù)難以查詢、匯總、統(tǒng)計(jì)分析，造成事后缺乏依據(jù)而無法準(zhǔn)確核實(shí)工程量。二是招標(biāo)方式、招標(biāo)程序和評標(biāo)辦法不夠嚴(yán)密，招標(biāo)信息公開范圍不夠，未形成有效競爭；三是項(xiàng)目信息、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，致使項(xiàng)目信息渠道不通暢；四是各職能部門之間存在信息鴻溝，數(shù)據(jù)和文檔管理困難，業(yè)務(wù)流程缺乏連貫性和合理性，影響各職能部門之間的協(xié)調(diào)工作；五是信息收集速度慢，準(zhǔn)確性差，不全面，難以滿足業(yè)主決策、調(diào)整、管理的需要，無法及時對項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的項(xiàng)目核算。

要解決維修工程中存在的問題，應(yīng)利用IT技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，通過建立維修決算審計(jì)信息系統(tǒng)，進(jìn)一步明確維修項(xiàng)目的立項(xiàng)、決策、招標(biāo)投標(biāo)管理、合同管理、現(xiàn)場管理、竣工驗(yàn)收、工程送審、財(cái)務(wù)付款等環(huán)節(jié)的程序和管理控制制度，規(guī)范管理行為，保證項(xiàng)目信息渠道暢通，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目全過程的動態(tài)綜合信息管理。

二、虛擬的工程管理組織環(huán)境構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)

1.工程建設(shè)虛擬組織環(huán)境的組成

構(gòu)建虛擬的工程管理組織的實(shí)質(zhì)是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字通信技術(shù)為項(xiàng)目參與各方營造個信息溝通與協(xié)調(diào)合作的共享環(huán)境，建立工程參與各方的信息傳遞平臺和管理協(xié)作框架，搭建以Internet／Intranet技術(shù)為核心的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境；實(shí)現(xiàn)硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)和工程數(shù)據(jù)信息在本網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的高度集成與所有工程參與者在此環(huán)境下的有效組織，按照業(yè)務(wù)化流程串起各個系協(xié)同工作為總體項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù):有效的信息溝通與各參建部門的協(xié)調(diào)合作；基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺；系統(tǒng)的核心是中央數(shù)據(jù)庫；應(yīng)用程序集成；現(xiàn)代工程管理控制先進(jìn)方法的實(shí)現(xiàn)。

2. 虛擬組織構(gòu)建的技術(shù)實(shí)現(xiàn)

虛擬組織的工程管理系統(tǒng)構(gòu)建方式，以網(wǎng)絡(luò)平臺為構(gòu)建基礎(chǔ)，融合現(xiàn)代工程管理理念和方法，集成先進(jìn)成熟的工程項(xiàng)目管理軟硬件，具有開發(fā)快速性、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可擴(kuò)充性、適應(yīng)性好、可操作性強(qiáng)和維護(hù)簡便等特點(diǎn)，能夠有效地適應(yīng)現(xiàn)代工程管理信息化建設(shè)的需要。

三、維修工程管理信息系統(tǒng)體系構(gòu)架的基本原則

（1）系統(tǒng)目標(biāo)。建立一個高效的項(xiàng)目決算審查和監(jiān)督系統(tǒng)，采用開放的系統(tǒng)工作平臺，以資金管理為主線，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、決策、招標(biāo)投標(biāo)管理、合同管理、結(jié)算上報(bào)、數(shù)字簽名、結(jié)算審核、結(jié)算復(fù)核全過程的網(wǎng)絡(luò)化。

（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則。一是采用先進(jìn)成熟的技術(shù)和軟硬件設(shè)備，使系統(tǒng)投資能夠發(fā)揮應(yīng)有的效益，并能最大限度地提高系統(tǒng)的使用周期和擴(kuò)展能力；二是堅(jiān)持開放性原則，采用國際標(biāo)準(zhǔn)，使之能夠與Internet相連；三是必須保證系統(tǒng)的安全、可靠、先進(jìn)和穩(wěn)定，有效防止信息泄密及對信息的非法竊取；四是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)符合日常管理工作的需要，功能完備，易學(xué)易用，界面友好清晰；五是系統(tǒng)信息統(tǒng)一設(shè)計(jì)規(guī)劃。

（3）系統(tǒng)主要功能模塊分析。 1、用戶層。圖形化的用戶界面，是人機(jī)交互的接口。基于系統(tǒng)安全的考慮，將用戶權(quán)限分為四類：系統(tǒng)管理員具有最高權(quán)限，可以管理用戶權(quán)限和所有信息；項(xiàng)目管理員權(quán)限由系統(tǒng)管理員設(shè)定，并可動態(tài)改動；一般瀏覽者只能瀏覽發(fā)布的信息；2、應(yīng)用層。服務(wù)器和服務(wù)器的擴(kuò)展程序，集中了項(xiàng)目管理系統(tǒng)所有的應(yīng)用邏輯和大部分的系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)工作；3、數(shù)據(jù)層。當(dāng)用戶通過Web服務(wù)器訪問數(shù)據(jù)庫信息時，Web服務(wù)器向Web接口發(fā)送一個SQL請求，數(shù)據(jù)庫根據(jù)SQL請求提交結(jié)果給Web服務(wù)器，然后發(fā)給用戶。

（4）各業(yè)務(wù)模塊功能簡介。 1、錄入。包括立項(xiàng)審批過程、立項(xiàng)項(xiàng)目合同招標(biāo)和議標(biāo)過程、合同審批、合同結(jié)算、合同付款及合同變更，施工單位結(jié)算上報(bào)，建設(shè)單位確認(rèn)結(jié)算，審計(jì)單位結(jié)算審核、復(fù)核上報(bào)等的錄人。其中一些部分是由合同管理員錄人，而另一部分則由審批人或者申請部門直接提交數(shù)據(jù)庫； 2、查詢。各類立項(xiàng)項(xiàng)目及合同的查詢以及執(zhí)行情況的查詢、結(jié)算、預(yù)算查詢，此外，還包括某些審批過程的查詢，如查詢某個申請部門在某個時間內(nèi)的申報(bào)項(xiàng)目的審批情況等；3、修改。由于粗心等各種原因引起的差錯的修改，如合同錄入過程中合同金額、承接單位名稱的修改等。其他類似于合同編號、項(xiàng)目編號以及各級主管審批意見等不允許修改；4、統(tǒng)計(jì)。指對各個年度的付款情況及合同、項(xiàng)目的完成情況的統(tǒng)計(jì)，各類屬性的合同在某個時間的付款額，統(tǒng)一對審計(jì)項(xiàng)目全部資料進(jìn)行管理．建立審計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，統(tǒng)一打包歸檔，便于審計(jì)成果的利用，實(shí)現(xiàn)審計(jì)資料共享；5、輸出。根據(jù)實(shí)際需求．保留手工簽字的傳統(tǒng)此輸出界面保持原來簽字界面的格式；6、幫助。對整個系統(tǒng)的每個組成部分的詳細(xì)說明。使用過程中出現(xiàn)問題的解決方法以及對于某些重點(diǎn)、難點(diǎn)的舉例說明；7、系統(tǒng)維護(hù)。數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、備份與恢復(fù)以及用戶的管理(用戶增加、刪除，權(quán)限的授予與回收)。

該管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)具有以下一些優(yōu)點(diǎn)：1、全程控制，規(guī)范行為。以質(zhì)量控制體系為依據(jù)，將質(zhì)量控制點(diǎn)部署于整個項(xiàng)目實(shí)施過程中，用系統(tǒng)自動控制或提示的方式予以實(shí)現(xiàn)； 2、記錄軌跡，落實(shí)責(zé)任。提供工程日記功能，全員全過程記錄審計(jì)實(shí)施軌跡．清晰反映審計(jì)步驟和方法，落實(shí)責(zé)任；3、統(tǒng)一歸檔，信息共享。數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、查詢等更加迅速、準(zhǔn)確可以為決策者實(shí)時反饋信息，便于及時做出合理決策對于高校的數(shù)據(jù)管理更加準(zhǔn)確；4、提供平臺，交流及時。只要登錄網(wǎng)站，即可進(jìn)行審批和管理活動，加強(qiáng)了工程各參建方的溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)，增強(qiáng)了項(xiàng)目管理工作的效率和目標(biāo)控制工作的有效性。

（作者單位：浙江大學(xué)基本建設(shè)處 300058）