全面預(yù)算在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

河南省注冊會計(jì)師協(xié)會 楊 陽

全面預(yù)算在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

河南省注冊會計(jì)師協(xié)會 楊 陽

新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)周期大為縮短、市場變化迅速，這種變化帶來的不確定性對傳統(tǒng)的經(jīng)營管理提出了新的挑戰(zhàn)。在新的挑戰(zhàn)面前，充分利用企業(yè)已有資源，降低經(jīng)營成本，形成競爭優(yōu)勢，成為每個企業(yè)關(guān)心的首要問題。預(yù)算管理是一種有效控制成本、規(guī)范基礎(chǔ)管理的現(xiàn)代企業(yè)管理手段。

一、全面預(yù)算的概念及其目的

全面預(yù)算是指企業(yè)或個人未來的一定時期內(nèi)經(jīng)營、資本、財(cái)務(wù)等各方面的收入、支出和現(xiàn)金流的總體計(jì)劃。它將各種經(jīng)濟(jì)活動用貨幣的形式表現(xiàn)出來。每一個責(zé)任中心都有一個預(yù)算，它是為執(zhí)行本中心的任務(wù)和完成財(cái)務(wù)目標(biāo)所需各種資財(cái)?shù)呢?cái)務(wù)計(jì)劃。一個預(yù)算就是一種定量計(jì)劃，用來幫助、協(xié)調(diào)和控制給定期間內(nèi)資源的獲得、配置和使用。編制預(yù)算可以看成是將構(gòu)成組織機(jī)構(gòu)的各種利益整合成一個所有各方都同意的計(jì)劃，并在試圖達(dá)到目標(biāo)的過程中，說明計(jì)劃是可行的。貫穿正式組織機(jī)構(gòu)的預(yù)算計(jì)劃與控制工作把組織看成是一系列責(zé)任中心，并努力把測定績效的一種系數(shù)與測定該績效影響效果的其他系數(shù)區(qū)別開來。一般說來，預(yù)算的意義有以下6種。

1.計(jì)劃。全面預(yù)算廣泛運(yùn)用于企業(yè)中，企業(yè)必須列出詳細(xì)的計(jì)劃，作為其長期規(guī)劃的組成部分。企業(yè)如果缺少做預(yù)算的過程，則可能導(dǎo)致一些經(jīng)營問題的出現(xiàn)，影響企業(yè)未來的發(fā)展。作為企業(yè)的一項(xiàng)計(jì)劃，預(yù)算能有效地保證管理者對企業(yè)的將來作出合理的決策，對企業(yè)未來的走勢作出預(yù)期判斷，有效地規(guī)避風(fēng)險。如果企業(yè)的內(nèi)部計(jì)劃健全周詳，那么企業(yè)的發(fā)展將更加平穩(wěn)。即使產(chǎn)生變數(shù)，也能及時有效地積極應(yīng)對。

2.協(xié)調(diào)。預(yù)算的編制過程是把各個組織各個部門的活動進(jìn)行綜合平衡計(jì)劃。管理者和各部門會有很多不同的想法或者意見，而且各部門管理風(fēng)格也不盡相同，因此，為了達(dá)到企業(yè)的目標(biāo)，預(yù)算編制過程中需要協(xié)調(diào)各種不同因素及其之間的關(guān)系，降低因?yàn)椴煌奈幕?、想法和觀念而可能產(chǎn)生或已產(chǎn)生的沖突，剔除不利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的潛在不利因素。一旦管理者和各部門形成統(tǒng)一的認(rèn)識和信念，在通過做預(yù)算進(jìn)行決策時，管理者能夠提早發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營過程中的問題并盡早解決。

3.溝通。企業(yè)想要取得長足的發(fā)展，在政策和計(jì)劃擬定之前必須保持各管理者、各部門間的廣泛聯(lián)系和充分溝通。企業(yè)的每個部門需要清楚地理解自己的權(quán)責(zé)。這個步驟將保證合適的個人或部門將被作為預(yù)算的工具，合理編制本部門的預(yù)算，這樣既方便企業(yè)層面預(yù)算的編制，又能提高預(yù)算的準(zhǔn)確性。企業(yè)高層管理者可以有效地與基層管理者聯(lián)系，預(yù)算編制部門與業(yè)務(wù)部門充分進(jìn)行信息互動，使得部門與員工更加清楚地掌握自身職責(zé)，有效提高預(yù)算參與的全員性。

4.激勵。全面預(yù)算用于企業(yè)行為控制是一件行之有效的工具，并且激勵管理者聚集，使他們的決定一致。管理者之間可能存在或已存在的分歧得不到有效地調(diào)和，極有可能導(dǎo)致企業(yè)工作效率的降低甚至形成凝聚力不強(qiáng)的企業(yè)文化。預(yù)算管理有助于管理者形成統(tǒng)一的認(rèn)識與目標(biāo)，以激勵他們朝著同一目標(biāo)努力，激勵各部門提高企業(yè)的整體效率。

5.控制。編制全面預(yù)算能夠幫助管理者控制他們所負(fù)責(zé)任的活動。這一步驟保證各級管理者能檢查管理體制，避免管理者將精力專注于與其部門職能不同的情況。通過編制做預(yù)算，不僅使管理者能將有效的時間和精力用于處理部門的重點(diǎn)難點(diǎn)工作上，減少跨越權(quán)責(zé)范圍的情形，同時為基層管理者在既定范圍內(nèi)提供了更大的發(fā)揮空間，有助于其提高管理效率，改進(jìn)管理方法。

6.評估管理者的業(yè)績。一個管理者的業(yè)績通常通過測量他們是否能成功地完成預(yù)算來評估。能否成功地編制下年的預(yù)算可以全方面綜合反映管理者的能力，同時管理者也喜歡被企業(yè)評價，這樣他們可以在工作中表現(xiàn)自己的能力。企業(yè)應(yīng)該對不同位置和地位的管理者們的行為和能力，以及誰在自己的工作崗位上做得更加出色，或者誰在遇到困境時能夠輕松有效地解決有一個清楚的認(rèn)識。企業(yè)通過評估員工的業(yè)績來獎勵和鼓勵那些工作更努力的員工對于企業(yè)的整體進(jìn)步是十分有用的。

二、企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理模式存在問題

1.預(yù)算經(jīng)不起市場的考驗(yàn)。一些企業(yè)經(jīng)常在預(yù)算管理過程中忽視對市場的調(diào)研與預(yù)測，使很多預(yù)算指標(biāo)與企業(yè)的外部環(huán)境不匹配。整個預(yù)算指標(biāo)體系難以被市場接受，經(jīng)不起市場考驗(yàn)的預(yù)算很難有效地在企業(yè)中實(shí)施。

2.預(yù)算編制方法單一。企業(yè)內(nèi)部各職能部門之間缺乏充分的溝通和交流，不利于處理好各部門之間的利益關(guān)系，也降低了預(yù)算的權(quán)威性。企業(yè)在制定預(yù)算時沒有充分考慮到自身的行業(yè)性質(zhì)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、組織架構(gòu)與決策程序以及企業(yè)的管理文化等，結(jié)果使預(yù)算編制耗時耗力、成本高，難以適應(yīng)多變的經(jīng)營環(huán)境。

3.預(yù)算考核流于形式。有些企業(yè)忽視對預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考評，進(jìn)行考評的企業(yè)通常也只重視財(cái)務(wù)業(yè)績指標(biāo)的考核而忽視了可以體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的非財(cái)務(wù)業(yè)績指標(biāo)的考核。同時，在企業(yè)預(yù)算管理過程中，以預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)考核責(zé)任單位和責(zé)任人，并以考核結(jié)果對他們獎懲時，由于沒有配套的獎懲措施，缺乏應(yīng)有的激勵機(jī)制，使考核工作流于形式。預(yù)算指標(biāo)約束作用的喪失，可能使整個預(yù)算工作名存實(shí)亡。

4.預(yù)算管理的技術(shù)支持系統(tǒng)不完備。預(yù)算管理是對企業(yè)經(jīng)營活動全過程、全方位的動態(tài)管理，需要大量的及時信息支持。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得人們對信息的獲取、分析處理更加快捷、更加準(zhǔn)確可靠。然而，大部分企業(yè)都沒有實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成預(yù)算的提報、審批、執(zhí)行和控制，也沒有建立相對準(zhǔn)確和完整的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，更沒有引入先進(jìn)的預(yù)算管理軟件，導(dǎo)致預(yù)算管理還處于手工階段，信息反饋速度相當(dāng)慢，造成預(yù)算的監(jiān)控和分析不及時，嚴(yán)重影響了預(yù)算的執(zhí)行效果和預(yù)算管理功效的發(fā)揮。

三、完善企業(yè)全面預(yù)算管理機(jī)制的措施

產(chǎn)生以上問題的原因，可能是多方面的，但從根本上講，關(guān)鍵在于缺乏有利于執(zhí)行的預(yù)算管理機(jī)制。因此，在新的經(jīng)濟(jì)形勢下，要提高企業(yè)的核心競爭力，需要進(jìn)一步完善其預(yù)算管理機(jī)制。

1.進(jìn)一步提高認(rèn)識。要完善預(yù)算管理機(jī)制，就必須正確認(rèn)識全面預(yù)算管理制度。全面預(yù)算管理是一種綜合管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。全面預(yù)算包括經(jīng)營預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算和資本預(yù)算。而在實(shí)踐中有許多人認(rèn)為全面預(yù)算僅僅指財(cái)務(wù)預(yù)算。預(yù)算是一種管理工具，是幫助企業(yè)各個層級的管理者共同來實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)的工具，而并不是僅僅針對財(cái)務(wù)部門的工作。一個企業(yè)需要編制各種預(yù)算，如銷售預(yù)算、采購預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等等，因此就需要銷售部門、采購部門和生產(chǎn)部門來編制與其部門有關(guān)的相應(yīng)預(yù)算，需要編制預(yù)算的各個部門對預(yù)算的編制、執(zhí)行等工作負(fù)責(zé)。實(shí)際上，如果只做財(cái)務(wù)預(yù)算而不做經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算，那么財(cái)務(wù)預(yù)算的編制將缺乏前提和根據(jù)。

2.進(jìn)一步健全預(yù)算管理組織體系。預(yù)算組織體系是預(yù)算機(jī)制運(yùn)行的基礎(chǔ)環(huán)境。它由預(yù)算決策機(jī)構(gòu)、預(yù)算組織機(jī)構(gòu)和預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)3個部分組成。預(yù)算決策機(jī)構(gòu)是企業(yè)最高預(yù)算決策單位，負(fù)責(zé)制定符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的預(yù)算目標(biāo)；預(yù)算組織機(jī)構(gòu)是負(fù)責(zé)預(yù)算的編制、協(xié)調(diào)、調(diào)整和反饋的組織機(jī)構(gòu)；預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)是指預(yù)算執(zhí)行過程中的責(zé)任單位。要進(jìn)一步明確它們的具體職責(zé)，強(qiáng)化預(yù)算的約束力。

3.建立以戰(zhàn)略導(dǎo)向?yàn)槟繕?biāo)的預(yù)算體系。戰(zhàn)略導(dǎo)向的預(yù)算目標(biāo)確定以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為邏輯起點(diǎn)，可以推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)預(yù)算目標(biāo)的重點(diǎn)是放在把企業(yè)現(xiàn)有的各種費(fèi)用成本降下來，以謀求成本的最小化和利潤的最大化。在這種預(yù)算目標(biāo)指導(dǎo)下編制的預(yù)算將有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，但它只重視了明顯的材料費(fèi)、人工費(fèi)、財(cái)務(wù)費(fèi)用和管理費(fèi)用等，而忽視了隱含的成本因素，沒有全面地揭示企業(yè)的真正成本構(gòu)成，這樣的成本預(yù)算不但不能夠幫助管理者有效地進(jìn)行戰(zhàn)略決策，反而會影響戰(zhàn)略決策的正確性。因此，戰(zhàn)略導(dǎo)向的預(yù)算目標(biāo)體系不僅要有能夠反映經(jīng)營成果的體系，也要有能夠反映企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的體系，要有效地引導(dǎo)經(jīng)營者的行為，促進(jìn)個人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的一致，逐步建立起一個完整的戰(zhàn)略導(dǎo)向的預(yù)算目標(biāo)體系。

4.要加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行過程的監(jiān)控、分析和調(diào)整。預(yù)算監(jiān)控就是在預(yù)算執(zhí)行過程中對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行日常的監(jiān)督和控制，它是預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要保證，對預(yù)算的監(jiān)控應(yīng)當(dāng)保證預(yù)算管理系統(tǒng)中傳送真實(shí)和完整的數(shù)據(jù)。各單位要以預(yù)算為依據(jù)進(jìn)行控制，按基本預(yù)算分解網(wǎng)絡(luò)，建立責(zé)任落實(shí)制度。包括事前申請、事中控制和事后審批，按預(yù)算的項(xiàng)目詳細(xì)記錄預(yù)算額、實(shí)際發(fā)生額、差異額等。預(yù)算執(zhí)行過程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全程監(jiān)控，對于異?，F(xiàn)象，尤其是接近或突破預(yù)算的項(xiàng)目，必須能夠有效監(jiān)控，要嚴(yán)格控制預(yù)算外項(xiàng)目支出，且預(yù)算項(xiàng)目間不得隨意挪用。預(yù)算項(xiàng)目之間的調(diào)整要履行相應(yīng)的程序。對預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行全面分析，其目的是找出各項(xiàng)業(yè)務(wù)與預(yù)算之間發(fā)生差距的原因，提出改進(jìn)管理的措施和建議，適時控制預(yù)算的執(zhí)行，確保預(yù)算目標(biāo)的完成。

5.建立完善的預(yù)算考核體系。要根據(jù)行業(yè)不同特點(diǎn)，增加各種難以或無法計(jì)量因素的考核指標(biāo)，如產(chǎn)品質(zhì)量、新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與開發(fā)、市場需求情況、市場占有率、生產(chǎn)能力的利用程度等非財(cái)務(wù)指標(biāo)。這些非財(cái)務(wù)指標(biāo)有時會成為業(yè)績評價的決定性因素，要將考核結(jié)果與各部門的工資、獎金掛鉤；要堅(jiān)持“以人為本”的原則，做到適時講評，及時獎勵表彰創(chuàng)意和創(chuàng)新，最大限度地調(diào)動經(jīng)營者、員工的積極性和創(chuàng)造性。

6.完善預(yù)算信息化管理體系。要建立綜合高效的預(yù)算信息化管理體系。目前，一些企業(yè)已采用了ERP系統(tǒng)，但僅限于會計(jì)核算。應(yīng)盡快將財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、采購、項(xiàng)目管理、資金管理、人力資源等系統(tǒng)集成為一個一體化的系統(tǒng)，使各部門、各分公司能夠快速、準(zhǔn)確地完成預(yù)算編制。在相關(guān)人員錄入業(yè)務(wù)單據(jù)和憑證時，預(yù)算管理系統(tǒng)可以自動監(jiān)測預(yù)算額度。按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算控制方式處理業(yè)務(wù)，從而使業(yè)務(wù)的運(yùn)營處于企業(yè)管理層的預(yù)算范圍內(nèi)，強(qiáng)化管理制度的貫徹執(zhí)行。統(tǒng)一的預(yù)算信息化管理體系的建立，可以減少預(yù)算編制工作量，減少無謂的差錯，提高工作效率，同時便于預(yù)算的執(zhí)行、監(jiān)控。通過預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密集成，使預(yù)算的控制，以及預(yù)算的及時有效分析成為可能，使企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)、執(zhí)行過程、業(yè)績結(jié)果可視化，便于及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，尤其是對重要事項(xiàng)的執(zhí)行偏差能夠盡早掌握，起到防患于未然的預(yù)警作用。