淺談會計信息化的學習方法

張道珍

（十堰職業(yè)技術學院，湖北 十堰 442000）

淺談會計信息化的學習方法

張道珍

（十堰職業(yè)技術學院，湖北 十堰 442000）

經(jīng)濟越發(fā)展，會計信息在經(jīng)濟領域中的作用越重要，隨著計算機信息技術的推廣普及，企業(yè)實現(xiàn)會計信息化已成必然，本文結合企業(yè)實施會計信息化的實際過程和教學工作分別從軟件選擇、企業(yè)信息化實施過程、軟件操作等方面談談會計信息化的學習方法，供會計人員學習參考。

會計人員；會計信息化；學習方法

企業(yè)實現(xiàn)會計信息化后可以做到信息分散處理、集中管理，實現(xiàn)資源共享，保證會計信息實時傳遞、靈活選用，進行集約化管理，為科學決策提供依據(jù)，增強企業(yè)持續(xù)發(fā)展能力。企業(yè)在會計信息化的實施過程中，會計人員會計信息化建設實施能力的高低直接影響實施的進程和效果，所以提高會計人員對會計信息化重要性的認識，增強自身技能是重中之重，掌握好的學習方法則會起到事半功倍的作用。本文結合企業(yè)實施會計信息化的實際情況和我院高職會計專業(yè)課程教學改革總結會計信息化的學習方法，為在職會計人員和高職在校學生提高會計信息化建設實施能力提供一個便捷的途徑。

一、了解企業(yè)內(nèi)外部情況，選擇合適的軟件

財務軟件或者是ERP軟件是實現(xiàn)會計信息化的核心，軟件選擇的合適與否直接關系到會計信息化工作的成就?，F(xiàn)在市場上相關軟件眾多，各有優(yōu)點，什么樣的軟件能滿足企業(yè)現(xiàn)在和未來發(fā)展需求，可以從如下幾個方面考慮。

1.企業(yè)自身發(fā)展需要。一個發(fā)展壯大的企業(yè)，必須考慮以后的發(fā)展需求，單機版、網(wǎng)絡版、站點數(shù)的選擇都很重要，而且與其他軟件的兼容性，是否有接口，接口是否方便、容易都必須考慮充分。

2.對功能模塊的需求。結合企業(yè)當前經(jīng)營和將來的發(fā)展，分析企業(yè)需要哪些功能模塊，是否需要預算控制、決策分析功能等。

3.服務的重要性。在軟件比較成熟的情況下，需要選擇軟件供應商的服務體系和服務能力。如開始上軟件時的系統(tǒng)部署服務，供應商應根據(jù)企業(yè)購買的軟件系統(tǒng)是否龐大、所運行環(huán)境是否復雜、基本流程是否合理、公司運行規(guī)模等各類信息進行綜合評估，制訂系統(tǒng)布署方案，最佳的方案不僅可以節(jié)省大量的時間，還可節(jié)約因軟件系統(tǒng)所要求配置的硬件投資與網(wǎng)絡投資成本；又如在使用期間的運營跟蹤服務，做到實時改進運營狀況，實現(xiàn)邊運營邊改進的貼心服務。

4.與客戶、合作伙伴的兼容。不同軟件之間在細微功能方面是有區(qū)別的，最好選擇同企業(yè)的客戶兼容的，便于業(yè)務往來。

5.發(fā)展對功能的需求。財務管理只是管理的一部分，信息化的目標是要實現(xiàn)所有管理的信息化，如ERP、CRM等現(xiàn)在不能上，但與供應商管理、銷售管理等軟件的互動也必須納入軟件選擇的考慮范圍。

二、了解軟件各功能模塊之間的關系

會計信息化后可以實現(xiàn)資源共享，打破財務信息孤島現(xiàn)象，為財務分析與決策提供全面可靠、及時有用的信息，為此需啟用軟件中相應的功能模塊。各功能模塊之間的關系用下圖1表示。

圖1 會計信息化各功能模塊的關系圖[1]

從上圖可以看出，總賬系統(tǒng)是核心，財務分析與決策是目的，其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)均傳遞到總賬系統(tǒng)，為財務分析決策提供支持。

三、明確會計信息化的實施過程

按照各功能模塊之間的關系和企業(yè)發(fā)展規(guī)律，企業(yè)實現(xiàn)會計信息化可以分為三階段。

第一階段是會計核算信息化，它是會計信息化的基礎，是管理信息化的起點和核心，企業(yè)所有的賬務數(shù)據(jù)都匯集于此，企業(yè)管理分析所需的財務數(shù)據(jù)也來源于此。啟用的子系統(tǒng)有總賬子系統(tǒng)與報表子系統(tǒng)。主要過程是：建賬初期的總賬系統(tǒng)初始化→總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理→總賬系統(tǒng)期末處理→會計賬簿管理→會計報表生成，這一過程是會計手工核算的模擬，學習者學習過程中可以與手工核算流程進行對比，掌握其操作過程。

第二階段是會計管理信息化，它是會計信息化的另一重要職能，不同的企業(yè)管理的需求不同，學習者在學習過程中主要是掌握一種管理理念，體會會計信息化的管理功能。在此，我們可以在會計核算的基礎上增加啟用固定資產(chǎn)管理和工資管理子系統(tǒng)。主要過程是：建賬初期各子系統(tǒng)初始化（包括總賬、固定資產(chǎn)、工資）→各子系統(tǒng)日常業(yè)務處理→各子系統(tǒng)期末處理→各種賬簿報表管理→會計報表生成。

第三階段是財務業(yè)務一體化，該過程是在核算信息化的基礎上，啟用購銷存業(yè)務處理功能，通過采購與應付款管理、銷售與應收款管理、庫存與存貨核算子系統(tǒng)，將發(fā)生的業(yè)務轉賬生成憑證傳遞給總賬系統(tǒng)，完成業(yè)務子系統(tǒng)與財務子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化和管理的動態(tài)化。這一過程學習者主要是學習業(yè)務操作與控制流程如何在軟件中實現(xiàn)，掌握管理控制的方法，發(fā)揮會計信息化的實時控制功能。

如果企業(yè)基礎管理情況較好，可以直接實現(xiàn)財務業(yè)務一體化，但作為會計人員的學習可以分步進行，循序漸進，以免出現(xiàn)諸多問題而找不到原因。

四、掌握軟件的主要操作和功能

軟件是實現(xiàn)會計信息化的工具，學習者必須熟練掌握軟件的各項功能及其操作方法，不同軟件的操作和功能稍有差異，但大體上操作過程類似。

1.系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化就是結合本單位會計核算及管理特點，將一個通用的財務軟件或ERP軟件系統(tǒng)改造為適合本單位會計核算和財務管理要求的專用系統(tǒng)，是使用軟件的首要工作。系統(tǒng)初始化包括系統(tǒng)管理和初始化設置兩部分。

系統(tǒng)管理主要是建立賬套、設置操作員及其權限、錄入單位基本信息等。

初始化設置主要是根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立適應本單位實際情況的會計科目體系、賬簿體系、確定憑證的分類方法、錄入期初余額等各子系統(tǒng)的初始資料，即將原手工條件下資料錄入系統(tǒng)中，以保證手工與信息化資料的銜接和一致。

2.處理日常業(yè)務

初始化完成后，將來的工作主要是進行日常業(yè)務處理。不同的子系統(tǒng)要完成不同的業(yè)務處理，如在總賬系統(tǒng)中，日常業(yè)務處理主要包括日常憑證處理；日常賬簿登記管理等。學習者需要分別掌握各子系統(tǒng)業(yè)務處理流程、信息在各子系統(tǒng)間的傳遞關系、業(yè)務處理的先后順序。

3.處理期末業(yè)務

期末業(yè)務處理包括處理各子系統(tǒng)會計事項并將數(shù)據(jù)傳遞到總賬系統(tǒng)，總賬系統(tǒng)的期末轉賬業(yè)務，如固定資產(chǎn)期末折舊計提，總賬期末損益結轉等。這些業(yè)務相對固定，需預先定義好憑證框架和取數(shù)公式，月末直接結轉生成憑證。學習者需要明確期末有哪些業(yè)務需要處理，其數(shù)據(jù)來源如何，業(yè)務處理的先后順序和操作過程是怎樣的。

4.提取會計信息

業(yè)務處理后即生成相應的會計信息，會計信息通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行集中管理，用戶所需要的信息均可通過過濾功能及時獲取，快捷方便，這也是會計信息化的好處之一。不同的信息需要通過不同的功能菜單實現(xiàn)，學習者需要掌握所需的信息在哪里提取，如何輸入過濾條件。

5.生成會計報表

所有的業(yè)務處理完畢后即可生成會計報表，可以直接調(diào)用報表模板，也可以由用戶自定義報表，無論哪種方式，均需明確報表數(shù)據(jù)來源，并定義報表取數(shù)公式，編制報表后需要進行檢驗核對數(shù)據(jù)的正確性，如果不對，可能是報表取數(shù)公式有誤，也可能是業(yè)務處理有誤，此時需要查找原因并更正。

對于軟件操作，學習者可以按照會計核算信息化、會計管理信息化、財務業(yè)務一體化三階段分步驟掌握相應的功能操作，熟悉企業(yè)實現(xiàn)會計信息化過程。

五、在學習中注意以下幾方面的比較

在學習過程中要充分利用軟件自身的幫助功能，同時要善于比較，主要注意以下幾個方面的比較。

1.和手工條件下的會計信息處理進行比較

在學習會計信息化的同時應與手工條件下會計信息處理及管理過程相比較。比如會計核算過程，手工條件下的過程：填制憑證→審核憑證→編制科目匯總表→記賬→對賬→結賬→報表編制，在信息化條件下如何實現(xiàn)。

2.各功能模塊的操作控制流程相互比較

如在會計核算信息化中主要是啟用總賬及報表子系統(tǒng)，而后又逐步增加了其他功能，如采購與應付款管理、銷售與應收款管理、存貨核算等，這些子系統(tǒng)的操作過程與總賬系統(tǒng)類似，也主要是：系統(tǒng)初始化→日常業(yè)務處理和管理→期末業(yè)務處理，不同的是處理業(yè)務的內(nèi)容和流程。通過比較對照，可以起到舉一反三、融會貫通的作用，同時更加明確各子系統(tǒng)的控制功能及數(shù)據(jù)傳遞過程，以掌握實現(xiàn)會計信息化的方法。

3.和其他應用軟件相比較

在計算機軟件系統(tǒng)中，財務軟件或ERP軟件屬于應用軟件，它的學習和其它應用軟件有很多類通性。比如首先應了解它的菜單，從中就可以大概知道該菜單執(zhí)行什么操作、可以完成哪些功能；又如在執(zhí)行一個命令時，它的窗口或對話框中提示了什么，根據(jù)需要輸入相應內(nèi)容，就可完成所要求的任務。

4.和配套教材的比較

作為操作性很強的學習內(nèi)容，只看教材，是比較模糊的、不直觀。如果在操作時結合教材，教材的內(nèi)容將會更容易掌握；同時教材的內(nèi)容比較詳細，其中的說明事項是我們應該注意和掌握的。

按照以上方法學習，我們可將會計、計算機、軟件、教材進行緊密結合，實現(xiàn)會計信息化目標，增強我們會計信息化建設實施能力。

[1] 汪剛，沈銀萱.會計信息系統(tǒng)[M].高等教育出版社，2004.

On the Learning Method of Accounting Informationization

ZHANG Dao-zhen

The more developed the economy is, the more important role the accounting informationization plays in economic field.As the popularization of computer information technology, it is an inevitable trend for the enterprises to be accounting informationized.Incorporated with enterprises’ real implementation and teaching practice, this article discusses about the learning method of accounting informationization from aspects of software selection, enterprises’ implementation process and software manipulation for the reference of accountants.

account; accounting informationization; learning method

G71

A

1008-7427（2011）04-0032-02

2011-02-13

十堰職業(yè)技術學院教研項目，項目編號：2010JB15。

作者系十堰職業(yè)技術學院經(jīng)濟貿(mào)易系副教授。