巧用郵件合并快速制作成績單

張祖平

（紹興市樹人中學(xué)，浙江紹興 312000）

巧用郵件合并快速制作成績單

張祖平

（紹興市樹人中學(xué)，浙江紹興 312000）

制作成績單是班主任工作的家常便飯，很多班主任采用打印成績單框架表格，再手工輸入成績，這樣的做法在信息時代顯然落伍了，費(fèi)時費(fèi)力而且容易出錯。作者利用Word的郵件合并功能，輕松導(dǎo)入Excel格式的成績單，制作出了一一對應(yīng)的成績單。

郵件合并；成績單

制作成績單是班主任工作的家常便飯。對于全班學(xué)生而言，成績單的框架是一樣的，但每個學(xué)生的分?jǐn)?shù)是不一樣的。很多班主任采用打印成績單框架表格，再手工輸入成績，這樣的做法在信息時代顯然落伍了，費(fèi)時費(fèi)力而且容易出錯。利用Word的郵件合并功能，可以輕松導(dǎo)入Excel格式的成績單，制作出一一對應(yīng)的成績單。

以下以O(shè)ffice 2003為例，介紹成績單的制作方法：

1.進(jìn)入我的公共郵箱jsdnjq@sina.com（教師電腦技巧拼音縮寫），密碼jsdnjq，進(jìn)入收件夾或已發(fā)送，在附件中下載“成績單.xls”文件，見表1；

2.打開“成績單.xls”，選中成績表的基本框架，如表1中虛線框內(nèi)部分，復(fù)制；

3.新建一個空白的Word文檔，上下左右頁邊距都設(shè)為1厘米，在“格式”菜單中選擇“分欄”命令，將頁面一分為二；

4.在Word頁面中執(zhí)行“粘貼”操作，將Excel成績表的框架復(fù)制到Word頁面中，點擊“工具”菜單，選擇“信函與郵件”命令中的“郵件合并”，頁面右邊自動出現(xiàn)郵件合并步驟，見圖1；

5.接連點擊“下一步：正在啟動文檔”和“下一步：選取收件人”，在“選擇收件人”頁面中選擇“瀏覽”，選取剛才下載的“成績單.xls”文件，連續(xù)兩次點擊確定，再點擊“下一步：撰寫信函”，此時出現(xiàn)圖2所示對話框。

將光標(biāo)定位于Word文檔中的“家長”兩個字之前，點擊“其他項目”，彈出圖 3。

依次將各數(shù)據(jù)插入Word成績單內(nèi)，得到圖4所示的界面。

此時，在Word頁面中同時按住Ctrl+H,在彈出的“查找和替換”頁面中講^m替換為^p，點擊“全部替換”，如圖6所示，全部學(xué)生的成績單就只做完畢了，成績單如圖7所示。學(xué)生數(shù)量越多，這樣的做法越顯得方便快捷。如果有1000個學(xué)生，手動抄錄成績單可能要一個上午，而這樣的方法只要5分鐘就搞定了。

G434

B

1673-8454（2011）18-0078-02

圖7

（編輯：魯利瑞）