論新醫(yī)改下醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理

河北邯鄲市第一醫(yī)院 段曉亮

論新醫(yī)改下醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理

河北邯鄲市第一醫(yī)院 段曉亮

醫(yī)院檔案是指為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料。隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入和發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理的重要組成部分。本文主要對醫(yī)院檔案工作管理的規(guī)范化進(jìn)行論述。

醫(yī)院 檔案 規(guī)范化

醫(yī)院檔案是指為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料。醫(yī)院的行政管理、學(xué)術(shù)研究、科技交流、法律糾紛等方面。無不依賴于醫(yī)院檔案管理工作，重視依法管理醫(yī)院檔案工作，對醫(yī)院依法行醫(yī)、規(guī)范化管理將起著重要的作用。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)狀

長期以來，醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)。檔案管理由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制。一直處于相對落后的狀態(tài)。與醫(yī)院技術(shù)的迅猛發(fā)展不相適應(yīng)。存在檔案管理理念落后、檔案收集不集中、檔案利用率低等問題。

（一）重視不夠

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠。不重視檔案的綜合管理。缺乏嚴(yán)格的考核。存在檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識。沒有將檔案管理人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。使檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求。

（二）素質(zhì)不高

醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)不高。業(yè)務(wù)不規(guī)范。法制觀念淡薄。缺乏依法歸檔自覺性。檔案信息收集分散、滯后。人為醫(yī)院行政檔案的管理要求根據(jù) 《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院行政檔案應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，對行政檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，科學(xué)管理。

二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理

（一）行政檔案管理工作規(guī)范化

1、重視檔案室建設(shè)。充分發(fā)揮檔案室的作用醫(yī)院檔案室是對醫(yī)院除病案之外的所有檔案進(jìn)行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案室的任務(wù)主要表現(xiàn)在以下三方面：第一對醫(yī)院各行政科室和業(yè)務(wù)部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；第二負(fù)責(zé)管理全院檔案及相關(guān)資料；第三積極做好檔案的開發(fā)利用，為醫(yī)院管理和各項工作服務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。

（二）醫(yī)院科研檔案管理工作規(guī)范化

1、認(rèn)真整理，科學(xué)鑒定醫(yī)院檔案部門要對接收的科研檔案進(jìn)行登記、編目、統(tǒng)計、分類和必要的加工整理。絕密級的科研檔案應(yīng)單獨(dú)登記，專柜保存。對收集整理后的檔案，應(yīng)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對其科學(xué)性、準(zhǔn)確性、完整性及保管期限、密級等組織認(rèn)真的鑒定。鑒定委員會由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)部門級有關(guān)科技人員、檔案人員組成。檔案人員對保管期限變動、密級調(diào)整的檔案提出建議，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。

2、大力開發(fā)。積極利用檔案工作人員要大力開發(fā)科研檔案信息資源，面向單位領(lǐng)導(dǎo)、科研人員，面向社會，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步和技術(shù)市場服務(wù)。要加強(qiáng)科研檔案的信息加工，編制必要的檢索工具，編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等，以利利用。檔案的利用形式主要有借閱、咨詢、跟蹤服務(wù)、編印目錄及出版有關(guān)資料等。醫(yī)院科研檔案主要供醫(yī)院內(nèi)部利用，其他部門查閱需持單位介紹信，經(jīng)主管檔案的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。對絕密和貴重的科研檔案材料，除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特許并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)外，一般不提供閱覽或外借。

（三）病案管理工作規(guī)范化

病案是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的，記錄病人健康狀況及疾病發(fā)生、發(fā)展和診療過程的文字、符號、圖表、影像、切片等診療資料的總合，它在處理醫(yī)療糾紛、民事糾紛、傷殘事故鑒定、刑事案件取證、醫(yī)療及人身保險等方面具有法律效用。

1、完善庫房設(shè)施。病案管理工作的主要內(nèi)容也在庫房中進(jìn)行，病案庫房管理不僅指對庫房空間場所的維護(hù)和管理，而是指在庫房中進(jìn)行的一切保管工作。因此，病案的保管首先要做好庫房的管理工作。(1)病案庫房的建筑要求病案庫房應(yīng)符合檔案保管的專業(yè)要求，在建筑方面，應(yīng)做到專用，不存放其他無關(guān)物品；應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源和污染源；木質(zhì)房屋和地下室不宜作庫房。(2)病案庫房的設(shè)施要求應(yīng)配備密集架、溫濕度計、去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備及裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器等。(3)病案庫房的防護(hù)措施應(yīng)做到“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防光、防蟲、防塵、防盜。

2、嚴(yán)格進(jìn)出入庫管理。要建立并完善《住院病案管理制度》、《出院病案查(借)閱制度》、《出院病歷交接和簽收制度》、《病歷復(fù)印與封存制度》等相關(guān)規(guī)章制度。對出入病案庫房人員、方式、時間進(jìn)行限制。重點(diǎn)注意以下3方面：①非病案室工作人員原則上不允許進(jìn)入庫房；②非病案管理人員確需進(jìn)入庫房應(yīng)由病案工作人員全程陪同并始終相伴；③病案工作人員也應(yīng)限制進(jìn)入庫房的時間，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲水、吃東西。庫房內(nèi)無人時應(yīng)關(guān)窗、關(guān)燈、上鎖。

3、病案的編號。病案編號的目的是確保病案的系統(tǒng)性和完整性，便于對病案進(jìn)行核對、檢查、鑒定和提供利用。目前常用的編號方法有3種：一號制、兩號集中制和兩號分開制。

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