外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)與技巧

□ 文/趙璐

外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)與技巧

□ 文/趙璐

外事工作是一項(xiàng)政治性、政策性、紀(jì)律性很強(qiáng)的工作，“外事無小事，外事無小節(jié)，外事辦實(shí)事，外事成大事”。

隨著我國(guó)改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)越來越明顯，我們的國(guó)際活動(dòng)日趨頻繁，外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理工作的重要性顯得越來越重要。

外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理的分類

外事出國(guó)管理業(yè)務(wù)根據(jù)具體工作流程可分為五大類：出國(guó)（境）立項(xiàng)審批、因公護(hù)照辦理及管理、因公出國(guó)（境）團(tuán)組簽證辦理、外事教育工作、因公出國(guó)（境）相關(guān)費(fèi)用核算。

出國(guó)（境）立項(xiàng)審批工作主要是指對(duì)因公出國(guó)（境）立項(xiàng)報(bào)告進(jìn)行審核，確認(rèn)立項(xiàng)報(bào)告中的出國(guó)人員、前往國(guó)家、停留時(shí)間、費(fèi)用支付方式等主要內(nèi)容是否填寫完整、清晰。

因公護(hù)照辦理及管理工作主要是指核實(shí)因公出國(guó)（境）人員的護(hù)照持有情況、收取并制作申請(qǐng)辦理護(hù)照人員的護(hù)照材料、及時(shí)收繳因公出國(guó)（境）任務(wù)結(jié)束人員的護(hù)照、將護(hù)照按照姓氏拼音排序存放保管、定期核查本單位護(hù)照的庫(kù)存情況等。

因公出國(guó)（境）團(tuán)組簽證辦理工作主要是指如前往國(guó)家為簽證互免或在境外辦理簽證的國(guó)家，外事部門需要出具出境證明、聯(lián)系出國(guó)（境）團(tuán)組提供相關(guān)簽證材料、為因公出國(guó)（境）團(tuán)組辦理出國(guó)（境）手續(xù)、定期核查本單位因公出國(guó)（境）團(tuán)組簽證的持有情況等工作。

外事教育工作主要是指為首次出國(guó)（境）人員進(jìn)行外事常規(guī)培訓(xùn)、為赴境外項(xiàng)目長(zhǎng)期工作（30天以上）的管理人員和操作人員提出海外防恐安全培訓(xùn)申請(qǐng)。

因公出國(guó)（境）相關(guān)費(fèi)用核算工作主要是指審核出國(guó)（境）費(fèi)用一覽表的項(xiàng)目金額與原始票據(jù)金額是否一致、是否提供外幣匯率，核算外幣補(bǔ)助與報(bào)銷單據(jù)，核算無單據(jù)報(bào)銷金額，出具《出國(guó)（境）外幣報(bào)銷單》等工作。

外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)

外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理工作要堅(jiān)持“誰主抓誰負(fù)責(zé)，誰派出誰負(fù)責(zé)，誰審批誰負(fù)責(zé)，誰帶隊(duì)誰負(fù)責(zé)”的原則，切實(shí)加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)。具體工作特點(diǎn)體現(xiàn)為：

出國(guó)立項(xiàng)審批的嚴(yán)格性。為加強(qiáng)對(duì)因公出國(guó)人員的出國(guó)審核關(guān)，外事部門統(tǒng)一編制了《因公出國(guó)(境)任務(wù)請(qǐng)示報(bào)告》，審核、審批責(zé)任人名冊(cè)，對(duì)出訪任務(wù)的必要性、報(bào)批材料的真實(shí)性、行程安排的合理性等從嚴(yán)把關(guān)。在審批工作中，堅(jiān)持實(shí)事求是，對(duì)黨政干部出訪審批從嚴(yán)，對(duì)一般性考察團(tuán)組審批從嚴(yán)，對(duì)雙跨團(tuán)組審批從嚴(yán)。

一是要有明確的公務(wù)目的和實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。各類因公臨時(shí)出國(guó)、赴港澳（以下簡(jiǎn)稱因公出國(guó)）團(tuán)組都要根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的需要確定出訪任務(wù)，必須做到有明確的公務(wù)目的和實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。以經(jīng)貿(mào)為主的團(tuán)組不僅要有具體項(xiàng)目，而且要確定任務(wù)指標(biāo)和完成任務(wù)的措施。友好城市及其他友好交流訪問團(tuán)組要堅(jiān)持對(duì)等、互利、講求實(shí)效的原則，把友好交流的著眼點(diǎn)放在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展上，避免形式主義。培訓(xùn)團(tuán)組應(yīng)以專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)為主，以優(yōu)秀年輕干部的中長(zhǎng)期培訓(xùn)為主，嚴(yán)格控制一般性培訓(xùn)團(tuán)組。參加國(guó)際會(huì)議要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，有實(shí)際收效，對(duì)于無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的各種研討會(huì)、洽談會(huì)及類似活動(dòng)，不予批準(zhǔn)。出國(guó)考察必須是為了解決本地區(qū)本部門經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展或業(yè)務(wù)工作中的重大問題，而又必須是借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)和做法的項(xiàng)目，禁止一般性及重復(fù)性考察活動(dòng)。

二是要根據(jù)工作需要派遣。因公出國(guó)人員必須根據(jù)工作需要安排，不能搞照顧出國(guó)、輪流出國(guó)。黨政干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部出訪，要與其公職身份相稱，同一項(xiàng)目不得由多位領(lǐng)導(dǎo)或不同的單位重復(fù)出訪、洽談。出訪費(fèi)用要嚴(yán)格按財(cái)政渠道列支，不得接受國(guó)內(nèi)企業(yè)或境外中資企業(yè)資助出國(guó)。凡與出國(guó)任務(wù)無直接關(guān)系、不主管相關(guān)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)干部，一律不得借故出訪。凡可由較低級(jí)別人員完成的任務(wù)，不得派較高級(jí)別人員出訪。凡可由專業(yè)人員完成的任務(wù)，不得派非專業(yè)人員出訪。不得參加以營(yíng)利為目的的雙跨團(tuán)組，出國(guó)費(fèi)用不得超出國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。因公出國(guó)人員必須具備完成出訪任務(wù)的相應(yīng)條件，經(jīng)貿(mào)人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)和前往國(guó)家（地區(qū)）的情況，具備相應(yīng)的外語(yǔ)和業(yè)務(wù)談判能力；考察、培訓(xùn)、參會(huì)人員應(yīng)專業(yè)對(duì)口、熟悉情況，具備相應(yīng)的素質(zhì)和水平。

三是要堅(jiān)持小而精的組團(tuán)原則。團(tuán)組結(jié)構(gòu)要合理，同一單位、同一部門的主要領(lǐng)導(dǎo)，原則上不得同團(tuán)出訪或同期分別率團(tuán)出訪同一國(guó)家和地區(qū)。人員要精干內(nèi)行，路線要合理。

四是要注重出訪效益。因公出國(guó)執(zhí)行公務(wù)，必須注重經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。出訪前，要根據(jù)出訪任務(wù)要求，充分做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。出訪中，要根據(jù)出訪計(jì)劃安排，努力做好各項(xiàng)工作，嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，圓滿完成出訪任務(wù)?；貒?guó)后，要認(rèn)真搞好總結(jié)，寫好出訪報(bào)告，報(bào)業(yè)務(wù)主管部門和出國(guó)審批管理部門，并盡快落實(shí)所談項(xiàng)目，鞏固和擴(kuò)大出訪成果。

出國(guó)手續(xù)辦理的高效性。為有效保障出國(guó)人員在既定時(shí)間內(nèi)順利出境，外事部門要統(tǒng)一編制《出國(guó)材料準(zhǔn)備提醒通知單》，在接到出國(guó)請(qǐng)示報(bào)告批復(fù)意見后，第一時(shí)間將出行人員的護(hù)照持有情況、簽證持有情況、計(jì)劃出行國(guó)家簽證辦理所需材料清單等信息通知團(tuán)組負(fù)責(zé)人和全體出行人員，提醒出行團(tuán)組盡快準(zhǔn)備材料，保證辦證時(shí)間。

要編制《出國(guó)手續(xù)辦理進(jìn)度通知單》，分別在材料提交、送辦材料和領(lǐng)取簽證3個(gè)節(jié)點(diǎn)向團(tuán)組負(fù)責(zé)人和全體出行人員及時(shí)反饋?zhàn)C件辦理情況，提高效率，便于團(tuán)組合理安排最終出行時(shí)間。

要完善各種臺(tái)賬，建立長(zhǎng)期有效簽證臺(tái)賬，特別是要將持有美國(guó)、加拿大、委內(nèi)瑞拉、英國(guó)等國(guó)長(zhǎng)期簽證的人員情況進(jìn)行匯總，為人員出行安排提供信息支持。

外事教育培訓(xùn)的嚴(yán)肅性。為了進(jìn)一步加強(qiáng)因公出國(guó)（境）管理工作，增強(qiáng)境外內(nèi)派人員的政治紀(jì)律、組織紀(jì)律、保密紀(jì)律、外事紀(jì)律，增強(qiáng)外事專辦員的業(yè)務(wù)水平，外事部門要嚴(yán)格執(zhí)行外事培訓(xùn)制度。培訓(xùn)工作主要包括：首次出國(guó)人員培訓(xùn)、常規(guī)國(guó)別外事培訓(xùn)、海外防恐安全培訓(xùn)。

針對(duì)首次出國(guó)人員，外事部門要統(tǒng)一編制《境外內(nèi)派人員必須遵守的若干紀(jì)律暫行規(guī)定》、《因公出國(guó)（境）人員教育材料》、《員工出行指南》等相關(guān)外事培訓(xùn)制度，并由外事專員統(tǒng)一詳細(xì)宣講。

針對(duì)常出入境的國(guó)家和地區(qū)，修訂出入境須知，包含各國(guó)（地區(qū)）的飲食習(xí)慣、宗教、禮儀、禁忌以及相關(guān)海關(guān)規(guī)定，并由外事專員對(duì)出國(guó)團(tuán)（組）統(tǒng)一詳細(xì)宣講。

針對(duì)赴境外項(xiàng)目長(zhǎng)期工作（30天以上）的管理人員和操作人員，統(tǒng)一安排參加海外防恐安全培訓(xùn)。

外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

首先，具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、優(yōu)秀的道德品質(zhì)。外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理人員具備良好的政治素養(yǎng)，是外事工作健康、和諧、可持續(xù)發(fā)展的前提與保障。外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理人員要具備認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時(shí)、踏實(shí)的工作作風(fēng)。

其次，具備過硬的業(yè)務(wù)技能。因公出國(guó)（境）工作要求外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理人員熟練掌握因公出國(guó)（境）審批和管理的相關(guān)政策與規(guī)定，嚴(yán)把政策關(guān)和程序關(guān)；熟練掌握因公出國(guó)（境）的簽證知識(shí)，具備過硬的業(yè)務(wù)技能；隨時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，緊跟國(guó)家發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和駕馭外事工作的能力。

再次，具備全局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)。第一，外事出國(guó)業(yè)務(wù)管理工作者要從國(guó)家發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的高度出發(fā)，提高服務(wù)水平。加強(qiáng)對(duì)外事工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和科學(xué)管理，努力把管理與服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，在加強(qiáng)涉外法制建設(shè)、完善各項(xiàng)外事管理規(guī)定、堅(jiān)持依法行政的同時(shí)，不斷提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。第二，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。一是為國(guó)家總體外交服務(wù)，做好重要代表團(tuán)來訪的接待保障工作，樹立良好形象，擴(kuò)大對(duì)外影響。二是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，做到管理服務(wù)并舉，尤其是因公出訪等窗口部門要把管理融于日常的服務(wù)工作中，細(xì)化服務(wù)措施，提高服務(wù)水平，本著“雙贏”和“互利互惠”的原則，多建立一些合作項(xiàng)目。要利用已有的外事資源，結(jié)合企業(yè)“走出去”的需要和國(guó)家的總體規(guī)劃，在地域、對(duì)象的選擇上做長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃，逐步加大對(duì)外投資與合作的深度和廣度。

作者單位：中國(guó)石油寰球工程公司