高職高專文秘專業(yè)“校園秘書”模式的實(shí)踐探索
——以寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

王 巖

（寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 寧波 315100）

高職高專文秘專業(yè)“校園秘書”模式的實(shí)踐探索
——以寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

王 巖

（寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 寧波 315100）

根據(jù)人才培養(yǎng)實(shí)際情況及社會發(fā)展與需求，寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院在校內(nèi)依托文秘專業(yè)成立“校園秘書”服務(wù)公司，從秘書公司內(nèi)部的實(shí)施目標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、對外服務(wù)等方面著手，通過對學(xué)生的基礎(chǔ)能力和秘書技能應(yīng)用能力進(jìn)行強(qiáng)化培養(yǎng)訓(xùn)練，進(jìn)而向校內(nèi)、校外提供秘書服務(wù)，使學(xué)生在秘書服務(wù)的過程中完成實(shí)訓(xùn)，鍛煉能力、積累經(jīng)驗(yàn)，真正實(shí)現(xiàn)了“教、學(xué)、做”一體化的教學(xué)模式。

高職院校；校園秘書；實(shí)訓(xùn)基地；人才培養(yǎng)模式

提高高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量，必須推進(jìn)人才培養(yǎng)模式改革，人才培養(yǎng)模式改革的核心是校企合作、工學(xué)結(jié)合，其基本特點(diǎn)是企業(yè)參與人才培養(yǎng)的全過程，學(xué)生具有職工和學(xué)生雙重身份，教學(xué)與工作有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)學(xué)生就業(yè)與企業(yè)人才需求的“無縫”對接[1]。然而，由于秘書崗位的特殊性，用人單位不會接收大批的學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)，致使高職院校文秘專業(yè)的學(xué)生找不到或難以找到合適的校外實(shí)訓(xùn)基地。寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)根據(jù)人才培養(yǎng)實(shí)際情況及社會發(fā)展的需求，大膽提出在校內(nèi)依托文秘專業(yè)成立“校園秘書”服務(wù)公司，讓文秘專業(yè)的學(xué)生在仿真的“校園秘書”服務(wù)公司里得到實(shí)習(xí)訓(xùn)練。這樣既解決了實(shí)習(xí)基地的困難，又便于老師近距離隨時(shí)隨地指導(dǎo)學(xué)習(xí)。

一、確定“校園秘書”的培養(yǎng)目標(biāo)

圍繞寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱學(xué)院）“立足寧波，面向全省，放眼全國”的辦學(xué)定位，造就“基礎(chǔ)實(shí)、口徑寬、能力強(qiáng)”的應(yīng)用型人才培養(yǎng)目標(biāo)，學(xué)院文秘專業(yè)重新修訂人才培養(yǎng)目標(biāo)，將目標(biāo)定位在培養(yǎng)技能型人才上?！靶@秘書”服務(wù)公司是完全仿真的模擬公司。在教學(xué)中，將原來《秘書實(shí)務(wù)》中的教學(xué)內(nèi)容，按照秘書的工作能力和崗位要求進(jìn)行了分解，設(shè)置了《秘書接待實(shí)務(wù)》、《秘書辦公室日常事務(wù)管理》、《秘書寫作》、《文書處理技能》《秘書崗前綜合訓(xùn)練》（校園秘書）等課程，形成了以實(shí)際操作為主的第二課堂“校園秘書”教學(xué)模式，并根據(jù)高職類文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格和特點(diǎn)以及與其他課程銜接等因素，在課程的教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法與手段和考核評價(jià)方式等方面進(jìn)行了一些系列改革嘗試。

借助“校園秘書”這一平臺，文秘專業(yè)學(xué)生在文書處理工作、檔案管理、社交禮儀、辦公自動化、會務(wù)管理、接待等方面得到有效的訓(xùn)練，從而扎實(shí)有效地把握并進(jìn)一步提高秘書實(shí)務(wù)操作能力，使學(xué)生盡早地熟悉并融入秘書工作。通過真正充當(dāng)秘書角色，更加深刻地了解自身知識結(jié)構(gòu)和能力方面的優(yōu)勢與差距，為以后的學(xué)習(xí)提供導(dǎo)航，有目的地發(fā)揮自己的優(yōu)勢，改進(jìn)不足之處，從而提升實(shí)際操作能力和知識應(yīng)用能力，拓寬知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，樹立良好的工作作風(fēng)及職業(yè)風(fēng)范，提高業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)。同時(shí)也縮短了學(xué)生畢業(yè)后參加工作的適應(yīng)期，畢業(yè)即有從事商務(wù)秘書工作所必需的專業(yè)知識，又具備從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的相關(guān)技能，成為有一定可持續(xù)發(fā)展能力的高素質(zhì)商務(wù)秘書專門人才，在未來工作中“來則能戰(zhàn)，戰(zhàn)則能贏”[2]。

借助“校園秘書”這一平臺，通過校內(nèi)各項(xiàng)秘書業(yè)務(wù)活動和社會秘書服務(wù)，還可以拓寬秘書專業(yè)學(xué)生的視野，掌握社會對秘書人才的供需情況和要求，使秘書服務(wù)公司成為師生共同面向社會的前沿陣地，成為連接秘書專業(yè)教育與秘書社會實(shí)踐的橋梁，從而有利于師生及時(shí)把握社會實(shí)踐中的新動態(tài)，了解社會對于秘書專業(yè)教育的新要求，并促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高和秘書學(xué)及相關(guān)學(xué)科理論研究的發(fā)展，培養(yǎng)符合社會需求的秘書人才，提高秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)率，為學(xué)生畢業(yè)后盡快適應(yīng)秘書崗位工作奠定基礎(chǔ)。

二、“校園秘書”仿真機(jī)構(gòu)設(shè)置

“校園秘書”服務(wù)公司雖是一個(gè)模擬型的公司，但它卻完全按照一個(gè)公司體制的模式運(yùn)行。內(nèi)部設(shè)置總經(jīng)理辦公室、人事部、通聯(lián)部、業(yè)務(wù)部等部門，而且各部門又設(shè)有部門經(jīng)理，各科室設(shè)有科室長，有分工明確的人員安排，形成了運(yùn)轉(zhuǎn)有效的公司體制?！靶@秘書”服務(wù)公司為文秘專業(yè)的學(xué)生們打造了一個(gè)學(xué)習(xí)和施展專業(yè)技能的新舞臺，它面向全校提供各種秘書服務(wù)，讓文秘同學(xué)將所學(xué)的理論知識付諸實(shí)踐活動，從而掌握并提高專業(yè)技能，形成良好的專業(yè)素養(yǎng)，為實(shí)現(xiàn)“零距離”就業(yè)做準(zhǔn)備。[3]

1.組織機(jī)構(gòu)

圖1 “校園秘書”服務(wù)公司的組織機(jī)構(gòu)

“校園秘書”服務(wù)公司的組織機(jī)構(gòu)如圖1所示。公司總經(jīng)理即“校園秘書”的負(fù)責(zé)老師；駐地服務(wù)部的“校園秘書”進(jìn)駐學(xué)校黨政部門提供長期蹲點(diǎn)服務(wù)；基地服務(wù)部的“校園秘書”面向全校各部門提供專項(xiàng)服務(wù)；總經(jīng)理辦公室以基地辦公室為辦公地點(diǎn)，是“校園秘書”的綜合辦公室，處理日常性內(nèi)部事務(wù)。下設(shè)的各部（組）設(shè)負(fù)責(zé)人一名，由“校園秘書”中的學(xué)生擔(dān)當(dāng)。

2.人員編制

（1）人員聘任

“校園秘書”服務(wù)公司人事部在正式招聘前一段時(shí)間內(nèi)向?qū)W生公開發(fā)布招聘通知，本著公開、公平、公正的原則面向整個(gè)學(xué)院文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行招聘，上崗學(xué)生按照不同年級學(xué)生的工作能力和工作任務(wù)要求安排到各個(gè)工作崗位。人員規(guī)模根據(jù)工作任務(wù)設(shè)定：一般駐地服務(wù)部10-15人；基地服務(wù)部60人（其中：文檔組10人，會務(wù)組10人，速錄組10人，接待組10人，宣傳組20人）；總經(jīng)理辦公室6人（其中：2人負(fù)責(zé)值班與考勤事宜，2人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)與會計(jì)工作，2人為總經(jīng)理助理，負(fù)責(zé)綜合性事務(wù)）。

（2）輪換辦法

根據(jù)發(fā)展和學(xué)生鍛煉需要，“校園秘書”服務(wù)公司實(shí)行人員輪換制。駐地服務(wù)部人員的輪換期限因工作部門情況不一，從一學(xué)期到兩學(xué)年長短不等，不斷進(jìn)行人才更新，剔除不合格員工，保留優(yōu)秀員工。基地秘書以大一、大二學(xué)生為主，實(shí)行崗位（部門）輪換，以老帶新，全方位訓(xùn)練，形成綜合素質(zhì)較強(qiáng)的秘書隊(duì)伍。這樣，不同年級的學(xué)生根據(jù)實(shí)訓(xùn)要求都可以在秘書公司找到不同的實(shí)訓(xùn)任務(wù)，獲得相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)機(jī)會。

在“校園秘書”服務(wù)公司中，大一的學(xué)生主要是充當(dāng)助手的角色，大二的學(xué)生已基本成為骨干。當(dāng)學(xué)生的工作任務(wù)與上課時(shí)間相沖突時(shí)，可根據(jù)具體情況靈活變通，選派其他沒課的“員工”去完成或利用課余時(shí)間完成工作任務(wù)。大三的學(xué)生作為公司的主要流動學(xué)生員工，除寫畢業(yè)論文外沒有其他課程學(xué)習(xí)，因此有充足的時(shí)間來完成工作，實(shí)現(xiàn)以老帶新，并完成兼任初、中級“秘書”的“指導(dǎo)老師”的任務(wù)。

（3）選拔要求

駐地服務(wù)部的“校園秘書”任職條件視部門的不同要求而定，業(yè)務(wù)能力是秘書人員必備的。時(shí)代的發(fā)展要求秘書不但要具備較強(qiáng)的語言文字表達(dá)能力，而且應(yīng)具有較高的組織能力、管理能力和關(guān)系協(xié)調(diào)能力以及適應(yīng)社會的獨(dú)立工作能力，并在此基礎(chǔ)上形成的創(chuàng)造性工作能力。概括起來既為辦文、辦會、辦事的能力。除了要具備業(yè)務(wù)能力外，秘書人員還應(yīng)具備一定的應(yīng)用能力，主要指一些與秘書工作有關(guān)的基本技能。隨著現(xiàn)代科技的日益發(fā)展，辦公現(xiàn)代化程度的不斷提高，秘書人員必須掌握相應(yīng)的技能。技能大體有三個(gè)方面：第一，基本技能，如打字、速記、接聽電話、檔案資料檢索以及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等的使用。第二，電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，如進(jìn)行文字編輯、表格圖形處理、編寫基本程序等。第三，通信技術(shù)，即基本通信設(shè)備使用的基本技能，熟練地使用電子郵政系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)等通信設(shè)備，進(jìn)行信息的傳遞和交換。具體要求如下：

文檔組人員：有熟練的辦公自動化操作能力，熟悉文書工作流程，有初步的檔案整理能力，有較強(qiáng)的常用應(yīng)用文體寫作能力，工作細(xì)致認(rèn)真。

會務(wù)組人員：熟練掌握會務(wù)工作知識，能夠完成會務(wù)策劃、會議籌備、會議服務(wù)、會議總結(jié)等工作。

速錄組人員：要求每分鐘錄入100字以上，基本能完成會議過程的全部記錄，任勞任怨，工作細(xì)心踏實(shí)。

接待組人員：身體、素質(zhì)條件達(dá)到禮儀人員的基本要求，儀表端莊、儀態(tài)舉止優(yōu)雅大方。

宣傳組人員：有較強(qiáng)的新聞采編能力，有較強(qiáng)的文字與口頭表達(dá)能力，掌握排版、編輯的基本知識。

另外，總經(jīng)理辦公室的成員一般由高年級學(xué)生擔(dān)任，其中一人要求學(xué)過《基礎(chǔ)會計(jì)》，會做簡單的會計(jì)憑證?？偨?jīng)理辦公室的成員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，并具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。

三、“校園秘書”服務(wù)公司服務(wù)項(xiàng)目與流程

1.服務(wù)項(xiàng)目

根據(jù)秘書實(shí)際工作崗位要求以及 “校園秘書”機(jī)構(gòu)的設(shè)置，按秘書業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，“校園秘書”服務(wù)公司的服務(wù)項(xiàng)目有公文撰寫與處理工作、會務(wù)工作、日常接待工作、商務(wù)談判工作、公關(guān)策劃等。這些工作下面再劃分為初級、中級、高級秘書業(yè)務(wù)，分別由文秘專業(yè)教師和資深秘書帶領(lǐng)不同能力級別的學(xué)生去完成。業(yè)務(wù)部下設(shè)業(yè)務(wù)咨詢處和業(yè)務(wù)辦理處。業(yè)務(wù)咨詢處負(fù)責(zé)根據(jù)客戶提出的工作任務(wù)和要求，判斷其所屬業(yè)務(wù)范疇，解答、處理屬于本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的問題或交由相關(guān)部門處理。在了解用人單位相關(guān)業(yè)務(wù)需求后，業(yè)務(wù)辦理處就可以根據(jù)具體的業(yè)務(wù)及用人要求派遣相應(yīng)的人員，并負(fù)責(zé)與用人單位簽訂用人合同，公司保證人員的派遣和工作的高效率及專業(yè)化服務(wù)。服務(wù)項(xiàng)目如表1所示。

2.服務(wù)流程

（1）通過總經(jīng)理辦公室或各組組長接受任務(wù)；

（2）在指導(dǎo)教師的指導(dǎo)下，分組或綜合各組（如果為一項(xiàng)綜合性任務(wù)）分析情況，制訂方案；

（3）經(jīng)委托部門（或?qū)W院）審核通過，組織實(shí)施；

（4）總結(jié)與考評。采用星級服務(wù)評價(jià)辦法，由委托單位予以評價(jià)。

四、“校園秘書”服務(wù)公司員工考核方法

學(xué)生在“校園秘書”服務(wù)公司的實(shí)踐，是秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)的一部分。模擬公司制的教學(xué)模式、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法決定了課程考試模式的多樣性，形成了具有高職特色的課程考核體系。改變了單一的試卷考核模式，采用以“能力考核”為中心的現(xiàn)代高職教育考核體系：理論考試借鑒秘書職業(yè)資格鑒定的考試模式，分為基礎(chǔ)知識、案例分析、工作實(shí)務(wù)三大部分，分別占30%、30%、40%；實(shí)踐考試重點(diǎn)考核學(xué)生在“校園秘書”服務(wù)公司的“工作業(yè)績”，即學(xué)生運(yùn)用知識完成工作任務(wù)的時(shí)間、質(zhì)量和創(chuàng)新點(diǎn)，分為工作方案（報(bào)告）、完成時(shí)間和質(zhì)量，采用校內(nèi)老師、用人單位或現(xiàn)場專家、學(xué)生互評相結(jié)合的方式評價(jià)。試卷與實(shí)踐的比例為4：6。

五、“校園秘書”服務(wù)公司運(yùn)行過程中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

“校園秘書”模式是高職院校專業(yè)建設(shè)改革的新生事物，是高職院校面向市場辦學(xué)的可貴嘗試。由于沒有現(xiàn)成的模式可以套用，缺乏經(jīng)驗(yàn)，公司在運(yùn)行中要注意下列問題。

（1）“校園秘書”服務(wù)公司的性質(zhì)、功能的定位問題?！靶@秘書”服務(wù)公司依托本學(xué)院秘書專業(yè)，它對內(nèi)是課堂的延伸，是秘書專業(yè)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的場所，是聯(lián)系學(xué)校和社會的橋梁；對外是一個(gè)獨(dú)立的模擬公司實(shí)體，它通過向校內(nèi)外提供服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)改革，滿足社會需求，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。學(xué)生應(yīng)在專業(yè)老師或服務(wù)單位行家的指導(dǎo)下，確保所提供秘書的服務(wù)質(zhì)量，塑造“校園秘書”服務(wù)公司的品牌形象。

表1 “校園秘書”服務(wù)公司的服務(wù)項(xiàng)目

（2）“校園秘書”服務(wù)公司窗口、平臺作用的利用問題。通過“校園秘書”，學(xué)校為秘書專業(yè)教學(xué)找到了有效的實(shí)訓(xùn)途徑。學(xué)生在實(shí)際的工作過程中肯定會或多或少的遇到這樣那樣的問題，在通過自己思考、努力后仍無法獨(dú)立解決時(shí)，可以通過向?qū)I(yè)老師請教或向其他有經(jīng)驗(yàn)的同學(xué)請教來解決。這樣不僅可以達(dá)到實(shí)訓(xùn)目的，在工作中獲得一些課堂上沒有掌握或沒有完全掌握的知識，加強(qiáng)、鞏固理論知識，還能積累相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)。另外，學(xué)校要充分利用“校園秘書”服務(wù)公司的平臺作用，積極開發(fā)秘書教學(xué)案例。即可以充分利用“校園秘書”服務(wù)公司的資源，對承接的具有典型性的業(yè)務(wù)按照教學(xué)目標(biāo)設(shè)計(jì)成項(xiàng)目或案例。它不僅可以解決秘書專業(yè)理論教學(xué)過程中的難題，還可以作為教育產(chǎn)品進(jìn)行推廣，促進(jìn)秘書教學(xué)的整體發(fā)展。

（3）工作過程中學(xué)生角色的認(rèn)識問題?！靶@秘書”服務(wù)公司在受理業(yè)務(wù)的過程中難免會發(fā)生學(xué)生鍛煉與工作效率之間的矛盾，一方面學(xué)院將秘書公司作為一個(gè)實(shí)訓(xùn)平臺，想借此讓學(xué)生掌握方法、技能，讓學(xué)生熟悉秘書工作、積累經(jīng)驗(yàn)；另一方面一些用人單位的專業(yè)化、高效率工作使學(xué)生來不及消化所學(xué)知識。對此矛盾，秘書公司應(yīng)選派有經(jīng)驗(yàn)的、優(yōu)秀的留校實(shí)習(xí)學(xué)生組成骨干隊(duì)伍來完成相對難度較大的秘書工作，對用人單位的專業(yè)化、高效率的工作要求不會產(chǎn)生影響。對于秘書公司內(nèi)部，則應(yīng)該在加強(qiáng)對學(xué)生的監(jiān)控、督導(dǎo)的基礎(chǔ)上發(fā)揮實(shí)訓(xùn)平臺的作用，尊重學(xué)生的主體地位，堅(jiān)持“學(xué)生積極參與，教師指導(dǎo)提高”的運(yùn)行機(jī)制。這樣，對矛盾的雙方均不會產(chǎn)生負(fù)面影響。確?！靶@秘書”服務(wù)公司既能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的效率要求，滿足社會需求，又能保證教學(xué)、實(shí)訓(xùn)、服務(wù)功能的正常發(fā)揮，使之收到良好效果。

總之，“校園秘書”，作為一種嘗試性的實(shí)訓(xùn)教學(xué)模式，在其試行過程中，已顯現(xiàn)出它的顯著效果，形成了較完整的專業(yè)技能和秘書職業(yè)能力、職業(yè)素質(zhì)養(yǎng)成的項(xiàng)目訓(xùn)練體系，但在理論上還有待加強(qiáng)，實(shí)踐上下一步有望往實(shí)體公司發(fā)展。

[1]劉風(fēng)云.對“校企合作、工學(xué)結(jié)合”人才培養(yǎng)模式的思考與實(shí)踐[J].教育與職業(yè)，2009（19）.

[2]人民日報(bào).適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要培養(yǎng)造就高素質(zhì)人才隊(duì)伍[N].2010-07-24.

[3]馬連華.高職院校校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)管理的思考與實(shí)踐[J].教育與職業(yè)，2009（19）.

[編輯：林鋼]

G 719.21

A

1671-4806（2011）01-0062-04

2010-11-20

寧波市教育規(guī)劃課題（ZWT09063）

王巖（1962— ），女，黑龍江克山人，副教授，研究方向?yàn)楝F(xiàn)代漢語、中國古代文學(xué)、秘書學(xué)教學(xué)。