民辦高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理模式的構(gòu)建

林 春，張 堯，邵雅斌

（黑龍江東方學(xué)院 電工電子教研室，黑龍江 哈爾濱 150086）

當(dāng)前我國高校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的建設(shè)階段，隨著建設(shè)速度和投入力度的加大，購置教學(xué)科研儀器設(shè)備的資金逐漸增加，如何管好、管活儀器設(shè)備，充分發(fā)揮其使用效益和經(jīng)濟(jì)效益，是實(shí)驗(yàn)室管理者必然面對面的重要課題。如何運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對高校實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行科學(xué)的信息化管理、提高工作效率和管理水平，已經(jīng)成為高校實(shí)驗(yàn)室管理工作亟待解決的課題之一[1]。

1 民辦高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理存在的問題

1）目前的實(shí)驗(yàn)室管理信息化管理模式比較落后，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)課排課、采購決策等信息的管理，都是手工操作。沒有實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)來輔助管理實(shí)驗(yàn)管理中心的日常工作。

由于學(xué)校的發(fā)展和學(xué)科之間的滲透，難以對實(shí)驗(yàn)室信息進(jìn)行有效管理，導(dǎo)致信息滯后、失真，使主管部門難以及時(shí)有效地了解實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)狀，影響科學(xué)的決策。 主管部門只能靠實(shí)驗(yàn)室人員定期的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)、匯總來掌握實(shí)驗(yàn)室相關(guān)信息，而實(shí)驗(yàn)室的信息是一個(gè)動態(tài)的數(shù)據(jù)，因此通過這種方式得到的數(shù)據(jù)總是滯后，也使實(shí)驗(yàn)室人員頻于統(tǒng)計(jì)，應(yīng)付上報(bào)，嚴(yán)重干擾了實(shí)驗(yàn)室人員的本職工作。

實(shí)驗(yàn)室管理著各自的設(shè)備信息，彼此獨(dú)立，互不相通，造成了一邊儀器閑置，一邊儀器急需使用的現(xiàn)象，使儀器設(shè)備不能充分發(fā)揮使用效益。傳統(tǒng)管理方式的約束，學(xué)生與實(shí)驗(yàn)室管理者之間缺少有效的溝通，造成大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室不能滿足教學(xué)計(jì)劃之外的實(shí)驗(yàn)要求，不僅降低了儀器設(shè)備的使用效率，也不利于學(xué)生綜合素質(zhì)的鍛煉提高。

2）沒有從全生命周期、過程管理的角度從事儀器設(shè)備管理由于依賴傳統(tǒng)的手工管理，儀器設(shè)備的管理工作普遍比較混亂。從設(shè)備管理來講，應(yīng)該有儀器設(shè)備技術(shù)資料登記表，記錄儀器設(shè)備購置時(shí)間、型號、價(jià)格、放置位置、廠家等資料，需要建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。實(shí)驗(yàn)室管理中心在購買設(shè)備時(shí)，就建立相應(yīng)的設(shè)備儀器登記表，記錄設(shè)備的型號、價(jià)格，在哪個(gè)實(shí)驗(yàn)室等。實(shí)驗(yàn)室經(jīng)常拆分、合并、搬移，在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室改造時(shí)，設(shè)備位置變更，而登記表上不進(jìn)行改動。為了充分利用設(shè)備，實(shí)現(xiàn)資源共享，一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備，經(jīng)常搬到另一個(gè)實(shí)驗(yàn)室，而在登記表中也沒有體現(xiàn)設(shè)備的移動。時(shí)間長了，設(shè)備登記表就不能準(zhǔn)確地反應(yīng)儀器設(shè)備的情況了。每當(dāng)設(shè)備資產(chǎn)發(fā)生閑置、出借、借進(jìn)、丟失等活動時(shí)，對于實(shí)物信息要監(jiān)控其整個(gè)生命周期，也就是要通過轉(zhuǎn)化為文獻(xiàn)信息的形式監(jiān)控其從開始建立到最終報(bào)廢的全過程，最行之有效的辦法就是建立相應(yīng)的信息采集表。比如通過建立實(shí)驗(yàn)設(shè)備卡片和設(shè)備明細(xì)表，建立實(shí)物信息的初始檔案；通過建立設(shè)備維修記錄和使用情況登記表，監(jiān)控實(shí)驗(yàn)設(shè)備、耗材的使用情況；通過建立實(shí)驗(yàn)設(shè)備損耗情況登記表，監(jiān)控實(shí)物信息的消失[2]。

3）報(bào)廢儀器設(shè)備、破損儀器設(shè)備、低值品管理不規(guī)范從設(shè)備管理來講，報(bào)廢設(shè)備應(yīng)該有登記，也需要建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。我校不能再用的打印機(jī)、微機(jī)、語音室設(shè)備等，就搬到倉庫里，沒有很好的管理，沒有進(jìn)行報(bào)廢登記。管理者無法精確掌握自有資產(chǎn)的狀況，這就影響其對實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)教學(xué)實(shí)踐任務(wù)能力的分析。

低值品管理不規(guī)范，學(xué)校實(shí)驗(yàn)中心每學(xué)期都買鼠標(biāo)、鍵盤、光驅(qū)、硬盤、插排等低值品。統(tǒng)一購置后，就填寫一張入庫單。學(xué)校各部門需要就來領(lǐng)，填寫一張出庫單。而對入庫單和出庫單從來沒人來整理，數(shù)目是否對上，也沒人來統(tǒng)計(jì)。

4）能配合教務(wù)處、各學(xué)部完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)，手工排實(shí)驗(yàn)課表，但不能使課程安排更優(yōu)化。

從以上實(shí)驗(yàn)室管理存在的這些問題可以看出，要使實(shí)驗(yàn)室管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高實(shí)驗(yàn)室管理水平，必須要實(shí)現(xiàn)信息化。堅(jiān)持以信息化帶動實(shí)驗(yàn)室管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)室管理。

2 民辦高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理采取的措施

要實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室信息化管理必須要做到以下兩個(gè)方面：

1）優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)流程 針對學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息化管理存在的問題，實(shí)驗(yàn)室的管理模式進(jìn)行重組優(yōu)化，優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室管理的業(yè)務(wù)流程，不僅要改造單項(xiàng)任務(wù)的業(yè)務(wù)流程，還要對不同任務(wù)之間的銜接進(jìn)行優(yōu)化，以促使各項(xiàng)任務(wù)更加高效地完成。實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)主要有采購決策管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、設(shè)備管理等。采購決策管理包括新建實(shí)驗(yàn)室管理、購買設(shè)備管理等。實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理包括實(shí)驗(yàn)課排課、學(xué)生實(shí)驗(yàn)課預(yù)約等，對這些業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行優(yōu)化[3]。

2）建立實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng) 通過優(yōu)化實(shí)驗(yàn)管理業(yè)務(wù)流程，建立實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)。通過實(shí)施管理信息系統(tǒng)，提高實(shí)驗(yàn)室的管理水平，使實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)規(guī)范化、信息化，如設(shè)備管理信息化、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理信息化、采購決策信息化等。

3 優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)流程分析

我校實(shí)驗(yàn)中心實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)主要有采購決策管理、設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理等。采購決策管理包括新建實(shí)驗(yàn)室管理、購買設(shè)備管理等。實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理包括實(shí)驗(yàn)課排課、學(xué)生實(shí)驗(yàn)課預(yù)約[4-5]等。

3.1 優(yōu)化采購決策管理業(yè)務(wù)流程分析

采購決策業(yè)務(wù)流程：學(xué)部負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室管理的老師，或?qū)I(yè)主任教授，根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的需要，提出設(shè)備購買計(jì)劃，包括設(shè)備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、價(jià)格等信息。由學(xué)部統(tǒng)一匯總，報(bào)到學(xué)院的實(shí)驗(yàn)中心，實(shí)驗(yàn)中心的負(fù)責(zé)人根據(jù)開課計(jì)劃和學(xué)生人數(shù)等信息，論證是否有買設(shè)備的需要，沒有一定的使用率，或其他學(xué)部也有該設(shè)備且該學(xué)部設(shè)備不經(jīng)常使用，就不買該設(shè)備，需求論證沒通過。

圖1 采購決策業(yè)務(wù)流程圖Fig.1 Purchase dicision service flow chart

如果需求論證通過，且設(shè)備總額＜5萬元，不通過招標(biāo)辦招標(biāo)購買設(shè)備。由實(shí)驗(yàn)中心負(fù)責(zé)采購，學(xué)部配合實(shí)驗(yàn)中心完成采購、設(shè)備的驗(yàn)收等工作。

如果設(shè)備總額＞5萬元，要通過招標(biāo)辦招標(biāo)，實(shí)驗(yàn)中心根據(jù)學(xué)部提供的設(shè)備型號、設(shè)備廠家等信息，向各廠家設(shè)備代理商發(fā)出設(shè)備報(bào)價(jià)單，各廠家設(shè)備代理商給實(shí)驗(yàn)中心報(bào)設(shè)備最低價(jià)，招標(biāo)辦要求至少3家以上代理商參與報(bào)價(jià)，由實(shí)驗(yàn)中心匯總各代理商的報(bào)價(jià)單，準(zhǔn)備好材料報(bào)到招標(biāo)辦，由招標(biāo)辦組織開議標(biāo)會議，實(shí)驗(yàn)中心、學(xué)部、招標(biāo)辦、財(cái)務(wù)處、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)共同參加會議，開會討論購買設(shè)備方案。購買方案確定后，由實(shí)驗(yàn)中心負(fù)責(zé)實(shí)施購買方案，學(xué)部配合實(shí)驗(yàn)中心完成設(shè)備的購買。

3.2 優(yōu)化設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程分析

設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程：設(shè)備儀器管理以全生命周期、過程管理的角度來進(jìn)行管理。儀器設(shè)備的管理，從建立基本技術(shù)信息、設(shè)備的使用、設(shè)備的變動到設(shè)備的維修、設(shè)備的報(bào)廢，以生命周期的思想，從事儀器設(shè)備的管理。

在購買設(shè)備時(shí)，建立相應(yīng)的設(shè)備儀器登記表，記錄設(shè)備的型號、價(jià)格、廠家等，并把設(shè)備儀器的基本信息資料錄入到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)設(shè)備位置變更，設(shè)備借出、歸還等，要在設(shè)備儀器登記表和數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行紀(jì)錄，隨時(shí)記錄設(shè)備的變動情況，進(jìn)行動態(tài)管理設(shè)備和儀器，設(shè)備的變動，都在數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)，用信息化模式來管理設(shè)備。

設(shè)備儀器發(fā)生故障，把設(shè)備的故障現(xiàn)象、故障分析、故障糾正等維修信息，都記錄下來，形成維修記錄。

圖2 設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程圖Fig.2 Device management service flow chart

設(shè)備儀器報(bào)廢。管理員根據(jù)設(shè)備的使用情況、當(dāng)前狀況、維修記錄，確定設(shè)備儀器是否有維修的價(jià)值，是否能滿足實(shí)驗(yàn)教學(xué)的需要。如果，不能滿足教學(xué)需要，向?qū)W校提出報(bào)廢申請，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢登記，并進(jìn)行報(bào)應(yīng)處理。

4 建立實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)模式

通過優(yōu)化的實(shí)驗(yàn)室管理業(yè)務(wù)流程，建立實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)模式。

4.1 實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)[6-8]

體系結(jié)構(gòu)是描述實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)構(gòu)成的宏觀框架，是系統(tǒng)運(yùn)行的總體結(jié)構(gòu)，如圖3所示。

圖3 實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)Fig.3 Laboratory information management system arhitecture

4.2 實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、采購決策管理和綜合查詢5個(gè)功能模塊構(gòu)成[9]，如圖4所示。

系統(tǒng)功能模型，它包括系統(tǒng)管理、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理、采購決策管理和綜合查詢等5個(gè)功能，各功能之間相互聯(lián)系、相互配合。其中系統(tǒng)管理平臺管理部門、人員以及權(quán)限等信息，它能夠通過分級權(quán)限對全系統(tǒng)進(jìn)行安全控制；設(shè)備管理模塊管理實(shí)驗(yàn)設(shè)備的相關(guān)信息，生成設(shè)備帳、耗材使用和庫存單和各種資產(chǎn)管理表等；實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理模塊，根據(jù)設(shè)備綜合信息及實(shí)驗(yàn)室開課任務(wù)生成實(shí)驗(yàn)任務(wù)信息，根據(jù)學(xué)生信息和實(shí)驗(yàn)情況生成學(xué)生成績，綜合實(shí)驗(yàn)任務(wù)信息和實(shí)驗(yàn)預(yù)約制定出實(shí)驗(yàn)計(jì)劃表；設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理模塊生成的數(shù)據(jù)、信息、報(bào)表都能夠在綜合查詢模塊中獲取，該分系統(tǒng)可滿足系統(tǒng)使用人員對所關(guān)心的信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)的需求[10]。

圖4 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖Fig.4 Function of system structure diagram

5 結(jié)束語

實(shí)驗(yàn)室信息化管理模式堅(jiān)持以信息化帶動標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的思路。通過推動信息化進(jìn)程，建立完善的綜合管理信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)的輔助管理將管理者從繁雜的手工勞動中解放出來，推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室的管理模式走向現(xiàn)代化，促使實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)任務(wù)順利、高效地完成。

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