淺談小灣水電工程檔案管理

梁 華

(中國葛洲壩集團(tuán)第二工程有限公司,成都,610091)

小灣水電站工程位于云南省西部大理州南澗縣與臨滄地區(qū)風(fēng)慶縣交界的瀾滄江中游河段,系瀾滄江中下游河流規(guī)劃八個梯級水電站中的第二級,是以發(fā)電為主,兼有防洪、灌溉等綜合利用效益的特大型水電工程。

由于工程規(guī)模大、工期長,環(huán)節(jié)多,小灣水電工程檔案管理具有成套性、專業(yè)性和動態(tài)性的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。又因?yàn)楸竟こ毯贤?、施工周期長、檔案數(shù)量大、監(jiān)理和施工單位多,并且施工中存在一個合同多家施工、多家監(jiān)理的情況,因此項(xiàng)目檔案的匯總、管理難度較大。怎么管理好如此龐大的檔案,采取什么措施?如何做到工程完工、檔案歸檔?是本文著重介紹的重點(diǎn)。

1 工程檔案管理措施

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視,為項(xiàng)目檔案管理提供保障

本工程項(xiàng)目檔案涉及面廣、參建單位多、專業(yè)復(fù)雜,為此,領(lǐng)導(dǎo)非常重視,充分認(rèn)識到項(xiàng)目檔案管理工作不僅僅是一項(xiàng)專業(yè)性管理工作,而且是工程建設(shè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由于對檔案工作認(rèn)識到位、組織到位、措施到位,并在組織上予以保證,配備了滿足工程需要的專職檔案人員,設(shè)置了專門的檔案庫房,硬件設(shè)施設(shè)備齊全,適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要,為檔案工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

1.2 建立健全項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)

首先,結(jié)合工程實(shí)際制定工程檔案管理辦法和規(guī)定是搞好小灣工程檔案的基礎(chǔ)。小灣主體工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位,來自全國四面八方,他們都按各自長期形成的習(xí)慣進(jìn)行項(xiàng)目檔案的整理編制,這樣將使形成的項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)不一、分類混亂、排列不清。為使項(xiàng)目檔案有章可循,有計(jì)劃、高標(biāo)準(zhǔn)有序地編制整理,在項(xiàng)目開始時在管理上就以 《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》為準(zhǔn)繩,以《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù),結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際,不斷完善小灣工程檔案管理制度體系,制定了適用性和操作性較強(qiáng)的《小灣水電工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔及檔案整理辦法》、《小灣水電工程檔案分類表》、《小灣水電工程檔案分類細(xì)則及說明》、《小灣水電工程竣工檔案驗(yàn)收歸檔工作規(guī)定 (試行)》、《關(guān)于加強(qiáng)小灣水電工程設(shè)備儀器檔案管理工作的通知》等辦法和規(guī)定。通過對項(xiàng)目檔案收集整理、編制質(zhì)量、歸檔范圍、分類原則上所作的明確規(guī)定,使項(xiàng)目檔案做到 “對號入座、一步到位”,檔案工作得以規(guī)范、系統(tǒng)地進(jìn)行,規(guī)章制度在整個項(xiàng)目檔案中起到保障的作用。

其次,建立檔案管理體系是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施。小灣水電工程規(guī)模大、周期長,且施工隊(duì)伍流動性強(qiáng),這給檔案的收集歸檔工作帶來一定的困難。針對這種特殊情況,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是非常必要和適用的。小灣水電工程在工程開工時,項(xiàng)目部就成立竣工辦公室,配置專 (兼)職檔案人員,建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理體系。項(xiàng)目部也在辦公室設(shè)置了檔案室,負(fù)責(zé)小灣工程建設(shè)全過程項(xiàng)目文件的編制、歸檔等工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收和接收;質(zhì)量安全部成立了竣工驗(yàn)收辦公室,負(fù)責(zé)對小灣工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、調(diào)試運(yùn)行等單位的項(xiàng)目文件編制、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào),從而在體系上保證了工程檔案的完整性。

再次,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高專兼職檔案人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案知識培訓(xùn),不斷總結(jié)學(xué)習(xí)檔案知識,開拓進(jìn)取,適應(yīng)信息時代快節(jié)奏的發(fā)展;不斷汲取新知識,學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理、光盤技術(shù)、電子文件的保存等,具備合理的知識結(jié)構(gòu),提高了檔案兼職人員自身的素質(zhì)。同時,檔案兼職人員要增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感,對歷史負(fù)責(zé),對后人負(fù)責(zé),保證檔案材料的準(zhǔn)確、完整,重視文件材料的形成和積累,切實(shí)做好檔案的收集、管理工作,使工程檔案能夠完整地反映工程建設(shè)的全過程,不漏點(diǎn)滴。

1.3 歸檔審核是決定案卷質(zhì)量的關(guān)鍵

在項(xiàng)目文件歸檔前,工程技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真審核,把不符合規(guī)范要求的文件拒之門外,使歸檔文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到有效控制。首先,對項(xiàng)目歸檔范圍進(jìn)行審核,采用預(yù)立卷的方法,按照小灣水電工程歸檔范圍的內(nèi)容,先由施工單位對該項(xiàng)目所形成的文件材料逐一進(jìn)行收集和預(yù)立卷,再由監(jiān)理單位對文件材料的齊全、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核,最后報(bào)小灣建管局竣工辦和檔案室。在審核過程中,再次對文件材料是否齊全逐條核對,提出該項(xiàng)目的缺項(xiàng)、漏項(xiàng),應(yīng)修改補(bǔ)充和完善的內(nèi)容,提出整改意見,盡量讓施工單位竣工文件一次性通過整改,避免因返工造成的極大工作量。這樣就為合理組卷和案卷的高質(zhì)量奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次,對編制的案卷質(zhì)量進(jìn)行審核。案卷質(zhì)量的審核包括文件材料內(nèi)容、案卷編目、文件材料的系統(tǒng)性和成套性、分類的科學(xué)性等各方面。文件材料內(nèi)容的審核主要有文件是否為原件,文件的簽署蓋章手續(xù)是否完備,文件內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性,文件的書寫材料是否符合要求,各種記錄表格用紙是否規(guī)范,裝訂是否符合歸檔要求等。案卷編目的審核主要有卷內(nèi)文件頁號是否按規(guī)定要求填寫,卷內(nèi)目錄的填寫是否規(guī)范清楚,備考表的填寫是否完備,案卷題名是否能簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容,案卷封面和卷脊填寫是否正確等。文件材料的系統(tǒng)性和成套性審核。建設(shè)項(xiàng)目檔案反映了建設(shè)項(xiàng)目活動的全過程,它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別,又以總體的程序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接,因此在組卷時要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序。分類的科學(xué)性主要是指按照 《小灣水電工程的項(xiàng)目劃分表和檔案分類表》,將各種項(xiàng)目文件對號入座,杜絕同一檔號內(nèi)有不相聯(lián)系的文件出現(xiàn)。

再次,審核竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求?？⒐D是工程施工結(jié)果在圖紙上的反映,是對工程實(shí)體的真實(shí)寫照,是項(xiàng)目檔案工最重要的部份,是真實(shí)的原始記錄,是竣工驗(yàn)收以及今后運(yùn)行維護(hù)的依據(jù)。項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工時的實(shí)際情況。在竣工圖的審核中,重點(diǎn)審核是否做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠。即必須準(zhǔn)確反映施工真實(shí)狀況,隱蔽工程的真實(shí)結(jié)構(gòu)狀況及工程特征、設(shè)計(jì)變更、結(jié)構(gòu)變更、材料變更等基本情況。包括是否采用新藍(lán)圖、圖面是否清晰,標(biāo)識是否按規(guī)范進(jìn)行,是否逐張加蓋、簽署竣工章,整理符合檔案管理要求等。

另外,對項(xiàng)目檔案中不同載體文件,如照片、磁盤、光盤等,應(yīng)檢查其存儲格式是否符合國家有關(guān)規(guī)范要求,以確保今后的有效使用。

1.4 加大指導(dǎo)力度和定期檢查培訓(xùn)是做好工程檔案的前提

竣工檔案的整理工作,一般都是由工程技術(shù)人員編制,他們基本都是第一次接觸檔案,因此可能會對這一工作重視程度不夠,有可能損壞或散失某些非常珍貴的檔案,或不按規(guī)范收集整理,等到項(xiàng)目驗(yàn)收時才進(jìn)行突擊整理,浪費(fèi)人力、物力,影響了案卷質(zhì)量。因此,在建設(shè)初期,檔案管理人員就深入現(xiàn)場,使檔案工作一開始就步入正軌,少走彎路。在工程建設(shè)過程中,把檔案工作融入到工程建設(shè)全過程,與工程實(shí)體質(zhì)量同等重視。結(jié)合質(zhì)量管理的要求,按時會同監(jiān)理對分部工程項(xiàng)目文件的形成、管理進(jìn)行檢查,及時掌握文件材料收集、整理的進(jìn)度,特別是檢查隱蔽記錄整理情況。在檢查指導(dǎo)中,對發(fā)現(xiàn)的新情況和問題,都及時進(jìn)行認(rèn)真分析,研究解決問題的措施。同時,要求各職能部門對已建成的項(xiàng)目文件,及時立卷,按要求歸檔。

一般來說,參與工程建設(shè)的工程管理人員對工程檔案的重要性認(rèn)識不夠、業(yè)務(wù)水平參差不齊。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理,我們還有計(jì)劃、有措施、定期邀請?jiān)颇鲜n案局和瀾滄江公司的專家進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),詳細(xì)介紹項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和小灣工程檔案編制的基本要求,學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程原始簽證文件填寫方法,增強(qiáng)他們做好檔案工作的責(zé)任感,提高業(yè)務(wù)水平,為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。

1.5 驗(yàn)收、考核制度是做好工程檔案的強(qiáng)有力保證

項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目的建設(shè)逐漸形成的,要從工程項(xiàng)目的開頭開始積累、收集檔案。積累是基礎(chǔ),要早抓、勤抓,回憶錄式的檔案是不能作為工程建設(shè)各項(xiàng)需要的依據(jù)。首先,從工程項(xiàng)目開工時就抓項(xiàng)目檔案工作,從工程開工就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)和檔案人員,組織、協(xié)調(diào)指導(dǎo)參建單位,將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行,監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目文件的編制和項(xiàng)目檔案的整理,并對文件質(zhì)量進(jìn)行檢查確認(rèn),按照國家有關(guān)規(guī)定、組織竣工驗(yàn)收管理工作。針對小灣工程規(guī)模龐大、工期長、監(jiān)理及施工單位多的特點(diǎn),實(shí)行項(xiàng)目文件的編制工作與工程建設(shè) “三同步”的管理。即工程開工與項(xiàng)目文件的收集同步進(jìn)行,工程建設(shè)中要與項(xiàng)目文件的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行,工程完工驗(yàn)收時要與提交一套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行?？⒐すぷ魅藛T始終直接參與整個工程建設(shè)和驗(yàn)收全過程。

其次,將項(xiàng)目檔案的歸檔工作融入到工程的驗(yàn)收中。小灣水電工程所有合同項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前,先進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收,項(xiàng)目文件驗(yàn)收通過后,方可進(jìn)行實(shí)體的竣工驗(yàn)收?？⒐n案未達(dá)到歸檔要求的合同項(xiàng)目不予以竣工結(jié)算。檢查驗(yàn)收程序:施工單位竣工檔案收集編制-監(jiān)理單位審核-小灣建管竣工辦審查-小灣建管局檔案室審定,并對 “小灣水電工程檔案審核簽證單”進(jìn)行簽署。施工單位必須對竣工檔案進(jìn)行認(rèn)真的校核,技術(shù)負(fù)責(zé)人針對竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行嚴(yán)格的審查后,逐項(xiàng)簽署意見;監(jiān)理單位對整編過程監(jiān)督檢查,嚴(yán)格核對是否達(dá)到歸檔要求,簽署意見;最后建管按相關(guān)文件進(jìn)行審查,確認(rèn)是否達(dá)到歸檔要求。

同時設(shè)立了工程檔案保證金制度進(jìn)行歸檔控制,以建安工程費(fèi)的2.5%作為檔案保證金,檔案驗(yàn)收移交后返回參建單位,并設(shè)立 “竣工檔案歸檔獎”,對按期優(yōu)質(zhì)完成的單位進(jìn)行獎勵,對不按期完成的單位進(jìn)行處罰。這樣不但保證了工程檔案的按期歸檔,同時也調(diào)動了檔案人員的積極性,為更好的完成工程檔案提供條件。

再次,將項(xiàng)目文件的收集整理工作納入質(zhì)量管理工作中,建立了月檢查、季考核、年評比制度。要求各單位成立相應(yīng)的竣工機(jī)構(gòu),設(shè)置專、兼職檔案工作人員,配備必要的檔案管理?xiàng)l件(配備必要的工作力量),相對固定的竣工檔案編制人員,至少有一人參與過項(xiàng)目文件全過程的編制;建立完整規(guī)范的臺帳,要求參建單位編制項(xiàng)目的完工驗(yàn)收、文件的收集整理情況,同時按計(jì)劃進(jìn)行,并按時報(bào)送竣工辦備查。把項(xiàng)目文件的收集整理列入監(jiān)理月考核、小灣水電工程建設(shè)管理局在季度質(zhì)量考核中,對檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合要求的單位,提出整改措施,并限期整改。項(xiàng)目文件的收集整理將直接影響考核結(jié)果。對于一個合同多個單位施工、監(jiān)理的情況,由最后負(fù)責(zé)施工和監(jiān)理的單位進(jìn)行項(xiàng)目文件的匯總編制工作。

1.6 信息化建設(shè)

為適應(yīng)現(xiàn)代化管理,提高檔案管理效率,瀾滄江公司購置了清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一安裝到施工單位。施工單位的歸檔工作必須在該系統(tǒng)中完成,移交歸檔時先在系統(tǒng)中進(jìn)行,符合要求后再進(jìn)行檔案實(shí)體移交。這樣不僅僅簡化了日常各種目錄的錄入工作,而且對于施工單位內(nèi)部形成的電子文件和CAD圖紙部份都可作全文瀏覽,提高了工作效率,強(qiáng)化了管理。檔案人員在網(wǎng)上可以隨時檢查各單位編制進(jìn)程,便于監(jiān)督和指導(dǎo)。伴隨著數(shù)碼相機(jī)的使用,項(xiàng)目文件也產(chǎn)生了大量的數(shù)碼照片,數(shù)碼照片的收集整理、歸檔及存儲也就成為需要急待解決的問題。為了確保這些照片的有效使用,要求施工單位提交一套沖印好的照片外,同時還用不可擦除光盤刻錄一套,采用電子和紙質(zhì)同步的方法歸檔。

2 管理效果和經(jīng)驗(yàn)

小灣水電工程檔案管理,通過采用事前控制、事中介入、驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制管理模式,將檔案工作滲透于項(xiàng)目建設(shè)的每一個階段、每道工序、每一個工作環(huán)節(jié)之中,將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程,使項(xiàng)目建設(shè)中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)。目前,本工程檔案管理做到了工程竣工驗(yàn)收完后三個月內(nèi),施工單位能提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案,從案卷質(zhì)量和歸檔及時性上都得到了保證,做到了人走檔案在,人走了檔案有人做。

3 結(jié)語

通過對小灣工程檔案管理的具體實(shí)踐,深刻體會到:要做到創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的同時創(chuàng)一流的工程檔案管理,必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)時就開始抓起,實(shí)行 “三同步”的管理。小灣工程加強(qiáng)檔案意識宣傳教育,把工程項(xiàng)目竣工檔案工作列入施工進(jìn)度計(jì)劃,制定切實(shí)可行的檔案管理制度,保證了小灣工程竣工項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全,真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過程,符合國家對重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔的要求。