《電算化會計》實踐教學中易出現(xiàn)的問題

□文/楊亞靜

《電算化會計》實踐教學中易出現(xiàn)的問題

□文/楊亞靜

在電算化會計實踐教學過程中，學生只注重如何完成實驗教程所提供的數(shù)據(jù)，對于其中一些重要的信息不予以理會，只重操作，不善于總結(jié)，碰到一些問題無法解決，本文對此提出建議。

軟件操作；提示信息；操作結(jié)果

引言

我國在電算化會計應(yīng)用過程中，大都采用通用的商品化會計軟件，所以在電算化會計的實踐教學過程中，是以商品化會計軟件為基礎(chǔ)的。而在實踐教學過程中，學生經(jīng)常會遇到大量的問題。筆者根據(jù)多年的教學經(jīng)驗，對實踐教學過程中易出現(xiàn)的問題進行總結(jié)和分析。

一、重視控制參數(shù)，提高對提示信息的理解力

在電算化會計實踐教學過程中，在業(yè)務(wù)處理之前，需要對建立的學習賬套基本參數(shù)進行設(shè)定。在賬務(wù)處理前需要決定是否要進行制單序時控制、支票控制、可以使用應(yīng)收受控科目、現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目等信息。在講解這些信息時，也給學生詳細介紹過這些信息設(shè)置的后果，但由于正常操作情況下這些信息是不起任何作用的，就常常被學生所忽視，而碰到這些控制信息起作用，正在進行的工作無法完成時，不能正確處理這些問題。

實踐課時，有學生舉手，“老師，你看，我憑證上所有的內(nèi)容都填寫正確，但是憑證就是保存不了，怎么辦？”看學生的電腦界面，確實這張憑證的填寫符合憑證輸入的所有條件，但為什么保存不了呢？這時，可讓學生再保存一次，這時系統(tǒng)就會再次出現(xiàn)錯誤提示信息：“日期不序時，上張憑證1月23日”。這時學生看也不看，就直接確定，等待老師的回答。這時就要給學生指出提示信息，讓學生認真去看提示信息，理解提示信息包含的意義。這句提示信息包含了三個含義：一是在本套賬中選擇了制單序時控制；二是這類憑證的上一張憑證已經(jīng)處理到了23日；三是本張憑證填寫的日期是20日。根據(jù)序時控制（按時間的先后順序處理業(yè)務(wù)，即1日業(yè)務(wù)處理完，再處理2日業(yè)務(wù)，2日業(yè)務(wù)已經(jīng)處理，時間已到2日，就不能再處理2日以前的業(yè)務(wù)）的要求，那么就不能再處理23日以前的憑證，所以系統(tǒng)不能保存這樣的憑證。

遇到這樣的問題，就應(yīng)著重強調(diào)提示控制參數(shù)的重要性，提醒學會查看提示信息，并理解提示信息的含義，得出相應(yīng)的解決方案。具體可通過以下三種方法來實現(xiàn)：一是可以修改本張憑證的填制時間；二是可以修改上張憑證的日期，查看上張憑證的日期是否錯誤，如果上張憑證有誤，就直接修改上張憑證；三是可以修改控制參數(shù)，去掉制單序時控制的選擇，沒有序時控制，憑證填寫日期只要合法即可，這張憑證就可直接保存。

二、分清角色，學會查看操作結(jié)果

在會計工作過程中，為了保證會計信息的正確性，采用了多人員、多環(huán)節(jié)的監(jiān)督制度。在整個教學過程，學生需要扮演多重角色來完成不同的工作。這就要求在處理賬套信息前，先進行財務(wù)分工，完成不同的角色定義，在處理不同的工作時要由相應(yīng)的角色來完成不同的工作。

在實踐課程中，日常業(yè)務(wù)處理實踐流程如下：憑證輸入-保存-審核（電算化后，審核依然是一個人工完成的過程，在系統(tǒng)內(nèi)僅表現(xiàn)為最后一個環(huán)節(jié)，即審核正確后直接簽字。實踐教學過程為了節(jié)省時間，只執(zhí)行簽字）-記賬-查看賬簿數(shù)據(jù)。這一流程至少需要兩個角色來完成，輸入及審核人員。但是，一部分同學在處理業(yè)務(wù)時嫌煩，不愿意更換操作員，既然賬套主管有全部的處理權(quán)限，就想以賬套主管的身份完成所有的工作，最后查詢實驗結(jié)果時發(fā)生錯誤，賬簿上沒有本期發(fā)生數(shù)據(jù)，期末數(shù)據(jù)與期初數(shù)相同。因為在賬務(wù)處理過程中要求，制單人與審核人不能為同一人，在填完憑證后，對憑證進行審核時，需要用有審核權(quán)的另一人來執(zhí)行此項工作，學生用賬套主管操作，做完憑證后立即進行審核，軟件提示信息說明審核成功有幾張，但是并沒有引起學生重視，認為自己已經(jīng)審核，直接記賬，也不看記賬是否成功，因為審核與記賬這兩項功能都是由計算機內(nèi)部完成，不會直接看到操作結(jié)果，從而直接導致實驗結(jié)果錯誤。

在本例中要讓學生學會查看操作結(jié)果，雖然點擊過審核，但審核成功的標志是審核人在每張憑證上簽上自己的名字，記賬成功的標志是查看未記賬憑證張數(shù)為零。只有讓學生明白這樣的操作會產(chǎn)生什么樣的操作結(jié)果，才能保證會計軟件操作的正確性。

三、區(qū)分單據(jù)，明確各系統(tǒng)之間的關(guān)系

在會計信息系統(tǒng)內(nèi)，將購銷存作為一個特殊的部分獨立處理，稱為供應(yīng)鏈或業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在這些處理系統(tǒng)內(nèi)，需要填寫一些原始的會計憑證（單據(jù)），如銷售發(fā)票、采購發(fā)票、入庫單、領(lǐng)料單等。這些單據(jù)都應(yīng)在相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)填寫，如銷售發(fā)票應(yīng)在銷售系統(tǒng)內(nèi)填寫，采購發(fā)票在采購系統(tǒng)內(nèi)填寫、入庫單與領(lǐng)料單應(yīng)在庫存管理系統(tǒng)內(nèi)填寫等。

這些業(yè)務(wù)單據(jù)生成后會與賬務(wù)系統(tǒng)發(fā)生關(guān)系，如銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，除了在銷售系統(tǒng)填寫相應(yīng)的銷售發(fā)票，如果款項尚未收到，則需要在應(yīng)收款管理系統(tǒng)內(nèi)確認這筆應(yīng)收款，在收回這筆款項時，應(yīng)填寫相應(yīng)的收款單。如果單位并沒有啟用銷售系統(tǒng)，只啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)時，那么銷售發(fā)票就要求在應(yīng)收款系統(tǒng)內(nèi)填寫；但是，有的單位既啟用了銷售系統(tǒng)、又啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)時，那么銷售發(fā)票就要求在銷售系統(tǒng)內(nèi)填寫，這樣一部分同學就容易出現(xiàn)概念不清，對業(yè)務(wù)流程發(fā)生較大的混亂，老師就應(yīng)加強對業(yè)務(wù)流程的講解，讓學生明確業(yè)務(wù)之間的關(guān)系。

四、了解業(yè)務(wù)內(nèi)容，強調(diào)期末業(yè)務(wù)之間的前后關(guān)聯(lián)性

在會計信息系統(tǒng)內(nèi)，每個會計期末都需要處理大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，稱為期末業(yè)務(wù)。這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)平常不能處理，只能在期末進行，如期末費用的分攤、相關(guān)費用的計提，成本的結(jié)轉(zhuǎn)、稅費的計算以及期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。

在處理這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，大多商品化會計軟件都提供了期末自定義轉(zhuǎn)賬功能以及部分專門結(jié)轉(zhuǎn)功能（如期末結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益以及期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)等），這些業(yè)務(wù)不但依賴本期的日常業(yè)務(wù)，它們之間也存在關(guān)系，如只有把稅費處理完，才能完成期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，有的同學嫌麻煩，做完一筆業(yè)務(wù)，就要換人審核，再處理下一筆業(yè)務(wù)，再審核、再處理，還不如干脆直接一次生成，再一次性審核，完全不考慮業(yè)務(wù)之間的銜接關(guān)系，導致期間損益類賬戶期末有余額，甚至一部分賬面發(fā)生錯誤。這時就要強調(diào)業(yè)務(wù)的銜接關(guān)系，要讓學生學會區(qū)分，如果這筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的會計科目在以后的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中再次出現(xiàn)，就必須審核后再處理下面的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。

五、確認數(shù)據(jù)源，理解報表公式的真實含義

會計報表的手工編制是一項工作量比較大的工作，但在會計工作信息化以后，變得比較簡單，不需要手工計算數(shù)據(jù)，只要利用會計軟件提供的函數(shù)，告訴計算機在哪兒取什么數(shù)就可以，這就是公式定義。作為初學者，商品化會計軟件大都提供了一些模板，可以借用這些模板來加深對于報表公式的理解，但不要照搬使用。在報表公式定義時，要理解公式有一定靈活性，公式是根據(jù)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的不同來定義的，要側(cè)重理解函數(shù)的每個參數(shù)的真實涵義，正確定義公式。

如對于期末取數(shù)函數(shù)中借貸方向參數(shù)的理解與應(yīng)用，借貸方向參數(shù)在使用時有三種選擇，一是取借，二是取貸，三是取默認的方向。其中，前兩種取數(shù)都比較好理解，但是第三種取默認的方向，那方向到底是借還是貸呀，方向的借貸在于建立科目時定義的科目余額方向，如果定義為借，則取借，否則反之。那如果定義科目時為借，和在定義公式是參數(shù)直接取借是不同的，如果這個科目所有的明細科目余額方向一致，則結(jié)果一樣，反之，如果這個科目的明細科目中余額有借有貸，則結(jié)果不相同。在資產(chǎn)負債表中“應(yīng)收賬款（科目定義時余額方向選擇為借）”項目公式的定義：應(yīng)收賬款如果明細賬中貸方余額的話，表示預收款，不能在這里反映，所以定義公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默認余額。

六、結(jié)束語

在電算化會計實踐性教學過程中，一定不要忽視理論教學的重要性，要結(jié)合自己所學的會計知識，靈活使用。不要讓學生有“我只要按照實驗教程上的實驗步驟，做出實驗結(jié)果，就是我會使用會計軟件”這樣的想法，一定要讓學生擁有融會貫通，善于思考、總結(jié)，熟練使用會計軟件的操作能力。

（作者單位：陜西財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學院）

[1]陳玲.各界（科技與教育）.學習過程中應(yīng)注意的幾個問題.會計電算化，2007.12.

[2]王黎，曹明才.會計電算化課程實驗“期末業(yè)務(wù)處理——自動轉(zhuǎn)賬”問題分析.經(jīng)濟師，2009.10.

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