淺析高校檔案開發(fā)利用與服務領域的拓展

楊 萍

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

淺析高校檔案開發(fā)利用與服務領域的拓展

楊 萍

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

隨著信息化時代的發(fā)展，高校檔案開發(fā)利用和服務領域的拓展成為一個重要的課題，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，健全制度，規(guī)范管理，加強對高校檔案開發(fā)利用的認識；加速檔案信息化進程、提高檔案開發(fā)利用科技水平；興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享，拓展檔案開發(fā)服務領域。

高校檔案；開發(fā)利用；服務領域

高校檔案工作是學校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是學校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務和開展各項活動的真實記錄，尤其在高等教育競爭越來越激烈的情況下，檔案工作“以史鑒今，資教育人”的作用日益凸顯。適應教育改革發(fā)展的新形勢，檔案工作不僅要做好征集、整理、鑒定、保管等方面的工作，更要注重開發(fā)、研究、利用，增強創(chuàng)新服務意識。從過去那種傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的、開放的、動態(tài)的服務管理模式，最大限度的發(fā)揮檔案資源的作用。

一、切實加強對高校檔案開發(fā)利用的認識

1.轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進。長期以來，由于受傳統(tǒng)觀念的影響，人們對檔案資料的認識，不同程度存在著重存、重保、輕用的意識。從而制約了檔案工作的現(xiàn)代化進程和創(chuàng)新服務功能的有效發(fā)揮。隨著形勢的發(fā)展，增強檔案開發(fā)利用、不斷強化創(chuàng)新服務，已經(jīng)成為檔案管理者急待解決的重要課題。要有創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，特別在信息化時代的今天，檔案工作也要與時俱進，確立檔案現(xiàn)代化的管理意識，本著“以人為本、服務至上”的觀念，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路，增強檔案創(chuàng)新服務功能，把檔案開發(fā)利用作為重要的信息資源管理好、利用好。

2.健全制度、規(guī)范管理。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是規(guī)范檔案管理和搞好開發(fā)利用的有力措施和可靠保證。因此，檔案工作人員要認真學習貫徹好各項檔案法規(guī)，依法治檔、依法護檔、依法用檔。通過建立健全系統(tǒng)有序的管理體制，做到歸檔有范圍、立卷有標準，借閱有規(guī)定、保密有條例、開發(fā)利用有目標。從組織和管理制度上，確保檔案工作制度化、規(guī)范化，有利于檔案信息的開發(fā)利用。

3.強化業(yè)務、提高素質(zhì)。檔案管理水平高低，創(chuàng)新服務質(zhì)量優(yōu)劣，開發(fā)利用效果如何，直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。為此，在加強檔案工作人員政治思想教育和職業(yè)道德教育，牢固樹立為教學服務、無私奉獻、敬業(yè)精神的同時，還必須不斷強化檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。一方面要經(jīng)常組織檔案工作人員參加業(yè)務培訓，不斷提高和更新專業(yè)知識；另一方面要建立檔案工作網(wǎng)絡，適用現(xiàn)代化管理和先進技術的需求，提高管理利用水平，使檔案工作跟上學校辦公化步伐。

二、加速檔案信息化進程，提高檔案開發(fā)利用水平

1.建立檔案館網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用。當前，許多高校都有自己的網(wǎng)站，利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務。檔案部門也要以網(wǎng)站為基礎，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)建設，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的適時管理與利用。實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化。例如，在學籍檔案管理中實施信息資源利用，可以將新生錄取卡、學生注冊表、學生成績冊、畢業(yè)生證書編號、學位證書及檔案傳遞情況等一系列資料，建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)成現(xiàn)代化服務平臺，既提高檔案管理水平，也方便師生檢索和查詢資料。

2.建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）要與學校的信息管理部門密切配合，建立電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務。實現(xiàn)電子文件歸檔，無論利用何種途徑，不能由檔案部門自行從網(wǎng)站上下載，以確保電子文件形成期間對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性。

3.電子文件的自動上傳收集。目前，在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件資料收集有很大差異的是，許多電子文件的形成，通過下載和上傳就完成了。因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到。然而，電子文件歸檔涉及的問題和受制約因素較多，僅靠檔案部門很難完成。應采取文件形成部門、檔案管理、計算機與信息中心協(xié)作配合，集成一體，發(fā)揮各自的作用，才能形成較好的電子文檔。

4.開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，是到檔案館（室）利用檔案資料或展覽閱讀。當今，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡，及時、準確、簡捷的獲得多種信息。過去那種被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。檔案部門必須順應新形勢的要求，轉(zhuǎn)變工作職能，提供現(xiàn)代化的檔案利用服務。例如，可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題，提供數(shù)據(jù)庫查詢，電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案部門之間，在網(wǎng)上進行快速交流和各種查詢服務。

三、拓展檔案開發(fā)服務領域

1.興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。從信息資源開發(fā)的現(xiàn)狀看，檔案工作人員已經(jīng)不單純是檔案的保管員，還應該是檔案信息財富的擁有者和提供者，檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，而且還是檔案信息的聚集中心、交流中心?？萍贾R時代，檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、儲存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。

2.加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。在科技進步的新形勢下，各方面的知識和信息總量在急劇增加，面對浩瀚繁雜的信息資料，任何一個文獻部門都不可能將所有信息資料進行全部收集、整理、加工、保存。因此，必須打破檔案、圖書、情報、教學、科研等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，聯(lián)合開發(fā)利用，實現(xiàn)資源共享。

3.注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。信息資源反饋，在檔案開發(fā)利用中起著重要作用，通過反饋開發(fā)利用信息資源所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。例如，在教學工作和教育改革方面的信息資源。在反饋過程中，不斷總結(jié)推廣，從而不斷完善教育改革的成果，促進教學和改革的深入。其它各項工作也是一樣，在不斷進行信息資源的反饋中，相互學習，取長補短，在實踐中自我評判、自我調(diào)節(jié)、自我檢驗，從而促進高校檔案事業(yè)發(fā)展。

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[3]覃兆劌.價值目標與倫理重構(gòu)——關于檔案館社會化服務的功能與效能研究[J].檔案學研究，2005，(5).

責任編輯：王玲玲

G270.7

A

1671-4288(2011)01-0135-01

2010－10－24

楊 萍（1972—），女，山東濟南人，濰坊學院歷史文化與旅游學院助理館員。