淺析高校數(shù)字檔案館的發(fā)展與建設(shè)

孫麗梅

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

淺析高校數(shù)字檔案館的發(fā)展與建設(shè)

孫麗梅

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

數(shù)字化的建設(shè)程度和信息資源的開發(fā)利用程度直接影響一個國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和綜合國力。高校是各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的前沿陣地，在數(shù)字化校園時代，檔案館作為數(shù)字化校園信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，正面臨著數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。因此，建設(shè)高校數(shù)字檔案館為全社會服務(wù)，是大勢所趨，也是高校檔案工作進(jìn)入信息化時代的必然結(jié)果。文章分析高校數(shù)字檔案館建設(shè)中面臨的問題，提出相關(guān)解決對策，以期對高校數(shù)字檔案館建設(shè)有所裨益。

數(shù)字檔案館；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

在全球信息化建設(shè)的大環(huán)境下，數(shù)字化的建設(shè)程度和信息資源的開發(fā)利用程度直接影響一個國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和綜合國力。高校是各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的前沿陣地，在數(shù)字化校園時代，檔案館作為數(shù)字化校園信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，正面臨著數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。因此，建設(shè)高校數(shù)字檔案館為全社會服務(wù)，是大勢所趨，也是高校檔案工作進(jìn)入信息化時代的必然結(jié)果。

一、高校數(shù)字檔案館的發(fā)展

1.數(shù)字檔案館的概念

廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建（包括軟硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織實(shí)體的建立）。

2.我國高校數(shù)字檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，數(shù)字檔案館的建設(shè)正在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進(jìn)行著，其中以上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)、浙江大學(xué)等高校為代表已經(jīng)取得了顯著成效。如上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)用多種先進(jìn)技術(shù)，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺，通過檔案門戶網(wǎng)站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一站式的數(shù)字檔案信息服務(wù)。南京大學(xué)的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等的開發(fā)和運(yùn)行，搭建了數(shù)字檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。東南大學(xué)2004年開始電子公文網(wǎng)上歸檔，目前文檔一體化管理已十分成熟。

二、高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性

1.建設(shè)數(shù)字檔案館是信息時代發(fā)展的需要

隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快高校信息化步伐和發(fā)展高校檔案事業(yè)的需要。在數(shù)字化校園時代，學(xué)校檔案館作為數(shù)字化校園的重要信息來源、存儲和提供利用的部門，數(shù)字化程度的高低同樣標(biāo)志著學(xué)校信息化建設(shè)的全面性，也是學(xué)校綜合達(dá)標(biāo)的重要指標(biāo)之一。

2.建設(shè)數(shù)字檔案館是適應(yīng)高校發(fā)展的需要

近年來，隨著高校的擴(kuò)招，檔案數(shù)量激增，給有限的存儲空間和有限的人員配備帶來了挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館是把檔案載體以數(shù)字化形式加以儲存，一般儲存在專門的存儲設(shè)備中，與紙制檔案資料相比占用空間小，有效地節(jié)省了物理空間。同時，通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，檔案管理將有效改變歸檔立卷、整理編目、統(tǒng)計檢索等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時費(fèi)力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控和遠(yuǎn)程共享的工作體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的“收、管、存、用”一體化。通過檔案管理平臺的標(biāo)準(zhǔn)接口，與辦公系統(tǒng)規(guī)范化銜接，各部門形成的電子文件可以做到實(shí)時接收、及時管理，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化，創(chuàng)建起一個高效、全面協(xié)同的工作環(huán)境。

檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，它是形成于社會實(shí)踐活動的原始的歷史記錄，一般沒有副本，檔案管理中的一大難題是檔案資料多次查閱后會磨損，尤其是一些原始的比較珍貴的資料，數(shù)字檔案館的建設(shè)可有效保護(hù)檔案原件。

3.建設(shè)數(shù)字檔案館是合理有效提高檔案利用率的需要

如何按照國家及高校檔案標(biāo)準(zhǔn)管理好檔案，并安全快速提供檔案利用是目前高校檔案館信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。建立數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案管理工作的迫切需求，一是檔案信息數(shù)字化，使得信息資源管理智能化，信息采用先進(jìn)數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時瀏覽等特點(diǎn)，利用者運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，檢全率和檢準(zhǔn)率易保證。二是資源管理虛擬化，通過網(wǎng)絡(luò)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，可有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。三是用戶可以突破時間地域的限制，通過計算機(jī)方便地獲取、使用檔案信息，在節(jié)省大量的人力、物力和財力資源的同時使檔案服務(wù)更人性化。

三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中的問題與對策

數(shù)字檔案館尚屬于新興事物，在其建設(shè)過程中面臨著許多問題，主要分為技術(shù)層面和非技術(shù)層面兩大類。

1.技術(shù)層面的問題

（1）檔案管理平臺的建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，具體包括總體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理、光盤備份等。高校檔案要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，首先必須投資開發(fā)或購買一整套與高校相適應(yīng)的檔案管理軟件，同時配備構(gòu)建這個數(shù)字平臺所需要的硬件設(shè)施。一是檔案綜合管理系統(tǒng)的選擇。檔案管理系統(tǒng)的總體性能指標(biāo)主要包括可靠性、易用性（用戶界面）、集成性、可維護(hù)性、可擴(kuò)展性、可管理性和軟件時間效率等，為更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料“收、管、存、用”一體化，檔案管理軟件應(yīng)包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)管理和檔案數(shù)字化加工功能模塊，系統(tǒng)可在線升級，能夠跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。同時，作為數(shù)字化校園建設(shè)的一部分，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留接口以實(shí)現(xiàn)檔案館與其它應(yīng)用系統(tǒng)如網(wǎng)絡(luò)辦公、教務(wù)管理等的數(shù)據(jù)信息互通等。系統(tǒng)具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯(lián)。二是硬件設(shè)施的配備。信息系統(tǒng)一定要具有穩(wěn)定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環(huán)境。因此所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計，不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護(hù)級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享。可通過增加應(yīng)用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（2）高校檔案館現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)

主要是將館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過手工著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字形式存儲到各種存儲設(shè)備中，完成現(xiàn)有高校檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。檔案的數(shù)字化建設(shè)需要前瞻性的系統(tǒng)思維，要提前控制好哪些數(shù)據(jù)適合數(shù)據(jù)化、信息化，哪些數(shù)據(jù)適合以傳統(tǒng)方式保存，不要片面強(qiáng)調(diào)“信息自動化，檔案數(shù)據(jù)化”，保證保密檔案的安全保密性。再者，檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。眾所周知，檔案數(shù)據(jù)化的前提是計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。我們在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時，必須考慮這一前提，并以數(shù)據(jù)的共享為旨?xì)w。

（3）信息安全問題

網(wǎng)絡(luò)信息安全現(xiàn)已成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)，檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，給我們的檔案管理和利用帶來了巨大的便捷，但同時也增加了檔案管理的風(fēng)險性：它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面：對信息安全的威脅主要來自計算機(jī)病毒、黑客對信息資源的攻擊、不法分子蓄意摧毀系統(tǒng)的處理能力或破壞系統(tǒng)的通訊裝置等。應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，確保存儲設(shè)備的安全和存放環(huán)境，提高信息載體的保存壽命。軟件方面，要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.非技術(shù)層面的問題

（1）建立健全數(shù)字化工作體系

從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，要逐步建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系，即數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項新規(guī)章制度的制定。同時，廣大檔案工作人員要從自身做起，改變以往的手工工作習(xí)慣，使數(shù)字檔案館真正“自動化”起來。

（2）提高數(shù)字化檔案工作人員的素質(zhì)

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，信息的載體不同，信息的組織、加工、管理方法不同，服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式也有很大的不同。檔案管理人員需要通過網(wǎng)絡(luò)與用戶溝通，引導(dǎo)用戶利用網(wǎng)上信息，協(xié)助用戶在短時間內(nèi)獲取所需的信息，這就對檔案工作人員提出了更高的要求：首先，必須具備檔案專業(yè)知識，專業(yè)知識是檔案工作人員提高服務(wù)層次，為各類用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的必備條件和基礎(chǔ)，只有具備一定的專業(yè)知識，才能夠做到在大量數(shù)字化信息資源中根據(jù)用戶的需求去靈活地選擇、評價和編研開發(fā)各種信息資源，為用戶提供利用；其次，未來的檔案館員應(yīng)成為數(shù)字化信息專家，應(yīng)具備一定的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作技能，掌握數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)、多媒體使用技術(shù)及文獻(xiàn)信息處理等現(xiàn)代化技術(shù)，能根據(jù)用戶需求篩選、梳理和組織下載有關(guān)信息。另外，檔案工作作為一項保密性極高的工作，還要求檔案工作人員要有較強(qiáng)的法律意識。從目前檔案館員知識結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀可以看出，符合這些要求的高素質(zhì)人才還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字檔案館的要求，檔案工作者的繼續(xù)教育和知識更新勢在必行。

總之，數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的必然趨勢，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，我們要緊跟時代發(fā)展的腳步，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，根據(jù)高校的現(xiàn)實(shí)狀況，不斷提高高校數(shù)字檔案館的建設(shè)水平。

[1]張珊，魏斌.高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)[J].科技信息，2010，（11）.

[2]張清蓮.論高校數(shù)字化檔案館建設(shè)[J].太原師范學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2009，（1）.

[3]謝怡，張曉莉.關(guān)于高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2007，（3）.

責(zé)任編輯：王玲玲

G270.7

A

1671-4288(2011)01-0133-02

2010—10—12

孫麗梅（1981—），女，山東壽光人，濰坊學(xué)院檔案館館員。