檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放策略

□文/陳領(lǐng)弟

檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放策略

□文/陳領(lǐng)弟

本文通過(guò)引入檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放理論，有針對(duì)性地提出促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放的策略。

檔案；信息資源；開(kāi)發(fā)；開(kāi)放

檔案信息資源開(kāi)放與開(kāi)發(fā)利用，直接關(guān)系到檔案館開(kāi)展信息服務(wù)方式的選擇與檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣成敗。適時(shí)開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)放與開(kāi)發(fā)利用研究，對(duì)于加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)的力度，更好地履行檔案工作為黨和政府的決策服務(wù)、為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為社會(huì)公眾服務(wù)的職能具有重要意義。

一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放理論辨析

新時(shí)期檔案信息資源開(kāi)發(fā)不僅包括開(kāi)發(fā)工作本身，還包括檔案信息資源開(kāi)發(fā)與檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)工作、檔案開(kāi)放工作、檔案利用工作、檔案信息化建設(shè)、檔案社會(huì)化服務(wù)的關(guān)系，研究它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而解決檔案信息資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)、條件、手段、目的等問(wèn)題，以便進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作。

檔案信息資源開(kāi)放就是將一般可以公開(kāi)的和保密期滿的檔案信息資源，解除“封閉”，向社會(huì)開(kāi)放，允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便的手續(xù)后，即可通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。

二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放策略的制定

（一）在建設(shè)中開(kāi)發(fā)和開(kāi)放

1、科學(xué)調(diào)整資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)資源整合力度。如何進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源配置的科學(xué)化，從而適應(yīng)新時(shí)期的檔案信息資源開(kāi)發(fā)，主要進(jìn)行兩方面的工作：

（1）調(diào)整檔案信息資源結(jié)構(gòu)。檔案信息結(jié)構(gòu)包括檔案資源種類(lèi)與成分的狀況，所以調(diào)整檔案信息資源的結(jié)構(gòu)應(yīng)從兩方面入手：①增加種類(lèi)。新時(shí)期，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，檔案工作者應(yīng)把注意力和收集的重點(diǎn)迅速轉(zhuǎn)移到反映社會(huì)全面生活的檔案材料上來(lái)，改變目前檔案信息資源的種類(lèi)和成分單一的狀況。注意收集經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、對(duì)外貿(mào)易（包括傾銷(xiāo)與反傾銷(xiāo)、索賠與反索賠、補(bǔ)貼與反補(bǔ)貼等活動(dòng)）、證券、保險(xiǎn)、電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信息保密、產(chǎn)品檢驗(yàn)檢疫等工作中所產(chǎn)生的檔案以及“三資”企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、資產(chǎn)重組企業(yè)、境外企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、私人家族所形成的檔案；②增加成分。在收集檔案時(shí)，既要收集黨政機(jī)關(guān)的檔案，也要收集事業(yè)及基層單位的檔案；既要收集國(guó)有企業(yè)的檔案，也要收集民營(yíng)企業(yè)的檔案；既要收集公務(wù)檔案，也要收集私人及家族檔案；既要收集行政管理的檔案，也要收集經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究的檔案。

（2）加強(qiáng)檔案信息資源整合力度。檔案信息資源整合就是指檔案信息的整理與組合，如何加強(qiáng)檔案信息資源整合力度，就是從兩方面著手：一是新時(shí)期對(duì)檔案信息資源的整理，包括檔案的基礎(chǔ)性整理，即通過(guò)系統(tǒng)化和編目工作，保持檔案在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的固有聯(lián)系；檔案的研究性整理，即通過(guò)編纂加工，去偽存真，去粗取精，由表及里，使信息價(jià)值得到升值，從而在資政、育人、存史等方面發(fā)揮獨(dú)到的作用；二是新時(shí)期對(duì)檔案信息資源的組合，是指根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、行政、技術(shù)、輿論等方面的措施，使國(guó)家檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化。調(diào)整檔案信息資源的種類(lèi)和成分，保證各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的館藏優(yōu)勢(shì)，使各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在本區(qū)域形成1+1大于2的整體優(yōu)勢(shì)（服務(wù)能力），以及檔案事業(yè)對(duì)于區(qū)域綜合競(jìng)爭(zhēng)力的貢獻(xiàn)率（即圍繞中心、服務(wù)大局的成效）持續(xù)提高。

2、加快數(shù)字化進(jìn)程。針對(duì)目前檔案信息資源數(shù)字化程度較低、檔案網(wǎng)站信息匱乏的現(xiàn)狀，加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、豐富網(wǎng)上信息內(nèi)容是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的一個(gè)重要方面。

（1）目錄信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化，必須以目錄信息數(shù)字化為前提，其實(shí)質(zhì)就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。做好該項(xiàng)工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引及其機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的錄入工作，科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。

（2）檔案全文數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)分兩種情況：如歸檔文件本身就是某種文本或圖像格式的電子文件，只需將這類(lèi)數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式，然后按一定的組織方式存入檔案全文庫(kù)，建立全文檢索系統(tǒng)；如歸檔的文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像，這類(lèi)文件在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件時(shí)可選擇以掃描圖像方式存儲(chǔ)、以文本方式存儲(chǔ)和以文本連接掃描圖像方式存儲(chǔ)三種模式。

（3）數(shù)字化檔案的采集。進(jìn)行數(shù)字化檔案的采集時(shí)，不僅要對(duì)檔案信息的全文信息內(nèi)容進(jìn)行采集，還要對(duì)數(shù)字化檔案的相關(guān)信息，如檔案的元數(shù)據(jù)（電子文件的軟硬件信息等）、背景信息（電子文件產(chǎn)生的背景）、相關(guān)日志（電子檔案產(chǎn)生的時(shí)間）等都一并進(jìn)行采集，并實(shí)施前端控制。

3、改善檢索功能。檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開(kāi)展提供利用工作的基本手段，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個(gè)方面：（1）增加新的檢索功能。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)檔案信息資源的各種加工是對(duì)檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術(shù)將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檔案進(jìn)行檢索時(shí)，使檔案信息的查找更加準(zhǔn)確與便捷；（2）利用先進(jìn)的檢索技術(shù)。目前普遍利用的先進(jìn)檢索技術(shù)主要有兩個(gè)：全文信息檢索技術(shù)與多媒體信息檢索技術(shù)。

4、盡快建設(shè)檔案門(mén)戶網(wǎng)站。檔案門(mén)戶網(wǎng)站是一張巨大的網(wǎng)，其中可以包含中國(guó)各級(jí)各類(lèi)的省級(jí)檔案網(wǎng)站，當(dāng)數(shù)字化的檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案開(kāi)發(fā)人員不僅可以通過(guò)檔案門(mén)戶網(wǎng)站查找檔案，也可以通過(guò)這個(gè)網(wǎng)站來(lái)發(fā)布檔案開(kāi)發(fā)成果。不同地區(qū)、不同的檔案開(kāi)發(fā)人員都可以將自己的檔案開(kāi)發(fā)成果上傳到網(wǎng)站，而利用者也可以不分地域、不分時(shí)間地利用檔案成果，這不僅簡(jiǎn)化了檔案利用的手續(xù)，也可以通過(guò)點(diǎn)擊率或下載次數(shù)，作為檔案成果受公眾的歡迎程度作以評(píng)價(jià)，加以比較，達(dá)到優(yōu)勝劣汰的效果，以競(jìng)爭(zhēng)促發(fā)展。

（二）以開(kāi)放促開(kāi)發(fā)

1、制定可操作的開(kāi)放規(guī)則。國(guó)家通過(guò)法律法規(guī)對(duì)開(kāi)放檔案的程度及方法做出了規(guī)定，但有些不大具體，對(duì)于細(xì)節(jié)問(wèn)題還應(yīng)深入探討，全面制定規(guī)章和細(xì)則。

制定操作性強(qiáng)的檔案開(kāi)放規(guī)則。首先，應(yīng)因檔案的不同類(lèi)型制定不同的檔案開(kāi)放年限，公文、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、軍事的檔案開(kāi)放年限就不應(yīng)該一概而論；其次，雖然在制定檔案開(kāi)放限度時(shí)，會(huì)因密級(jí)的不同而不同，應(yīng)及時(shí)對(duì)限制開(kāi)放的檔案進(jìn)行鑒定；再次，應(yīng)該根據(jù)社會(huì)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)、社會(huì)的熱門(mén)趨勢(shì)來(lái)確定檔案的開(kāi)放年限；最后，就是指規(guī)則的詳細(xì)程度，對(duì)于開(kāi)放規(guī)則也要像法律一樣，依不同情形制定出不同的實(shí)施辦法，對(duì)每一類(lèi)型的檔案都要分得很清楚，并且要制定不同級(jí)別的檔案工作人員審查不同級(jí)別的檔案，將責(zé)任落實(shí)到人頭。

2、對(duì)開(kāi)放檔案進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)。對(duì)已開(kāi)放的檔案進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)，主要有兩個(gè)途徑：（1）挖掘開(kāi)放檔案的新價(jià)值。檔案信息在對(duì)社會(huì)各行業(yè)開(kāi)放的同時(shí)，也參與了各行業(yè)的社會(huì)活動(dòng)，必然會(huì)推動(dòng)該行業(yè)和社會(huì)產(chǎn)生新的價(jià)值，檔案管理人員就應(yīng)該積極將其挖掘出來(lái)，從而也體現(xiàn)了檔案管理的社會(huì)價(jià)值的升華；（2）擴(kuò)大開(kāi)放檔案的信息功能。由于傳統(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)行文件的提供對(duì)象一直局限于文件的形成者。改革開(kāi)放以后，社會(huì)的民主化意識(shí)提高，人們對(duì)公共信息的需求進(jìn)一步擴(kuò)大?，F(xiàn)行文件中包含著與人們生活息息相關(guān)的法律法規(guī)、方針政策、房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等公共信息，它必須向社會(huì)開(kāi)放，而檔案部門(mén)應(yīng)該把這項(xiàng)工作作為檔案信息開(kāi)發(fā)工作的新內(nèi)容加以重視，并承擔(dān)起這項(xiàng)工作。

3、積極穩(wěn)妥地進(jìn)行網(wǎng)上傳播。網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)今社會(huì)傳遞信息最為快捷的方式之一，逐漸被運(yùn)用到檔案信息的傳遞中來(lái)。但從目前來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)在檔案信息傳播中的運(yùn)用，并不如傳播其他信息那樣普遍。在新時(shí)期，對(duì)檔案信息傳播要求快速、便宜，以適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展節(jié)奏，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的快速進(jìn)行，因此保證檔案信息網(wǎng)上傳播的快速及安全，是急需解決的問(wèn)題。

（三）多種開(kāi)發(fā)方式相結(jié)合。檔案的開(kāi)發(fā)方式，是進(jìn)行檔案開(kāi)放和深入開(kāi)發(fā)檔案信息的保證。開(kāi)發(fā)的方式如何，直接影響到檔案開(kāi)發(fā)人員的開(kāi)發(fā)結(jié)果和利用者的利用率。

1、傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式結(jié)合。對(duì)于傳統(tǒng)的、可以很方便或是易于數(shù)字化的檔案，其中包括近現(xiàn)代形成的一些檔案，例如以紙質(zhì)、膠片、音像、磁帶、光盤(pán)為載體的檔案，可以依據(jù)相應(yīng)的轉(zhuǎn)化方法與轉(zhuǎn)化格式，將其轉(zhuǎn)化為PDF等電腦可以識(shí)別的模式，在這種模式下將檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案信息開(kāi)發(fā)、傳輸，最終能夠上載到網(wǎng)絡(luò)、或儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)里提供利用。而對(duì)于一些年代較久遠(yuǎn)不可以運(yùn)用現(xiàn)代開(kāi)發(fā)方式對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)的檔案，如體積較大的實(shí)物檔案、一些年代較久遠(yuǎn)的宣紙載體的檔案等，提供利用的方式只能是進(jìn)行實(shí)物展覽等。因此，傳統(tǒng)檔案的開(kāi)發(fā)模式將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)與現(xiàn)代檔案開(kāi)發(fā)方式并存，以互補(bǔ)的方式存在。

2、公益性方式與商業(yè)性方式結(jié)合。檔案信息是社會(huì)的公共記錄，社會(huì)公眾對(duì)檔案具有很強(qiáng)的公共需求，并且提供公共服務(wù)是檔案部門(mén)的義務(wù)，因此檔案信息的開(kāi)發(fā)應(yīng)主要以公益性開(kāi)發(fā)為主。在進(jìn)行公益性開(kāi)發(fā)的同時(shí)，還要進(jìn)行商業(yè)性開(kāi)發(fā)。因?yàn)闄n案所具有的知識(shí)價(jià)值、科技價(jià)值、文化價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值以及在開(kāi)發(fā)過(guò)程中附加勞動(dòng)所形成的附加價(jià)值，使得一部分檔案信息資源具有可欣賞性、可研究性、可收藏性、可增值性，從而形成了一定的市場(chǎng)和商業(yè)價(jià)值。

3、獨(dú)立方式與合作方式結(jié)合。在目前，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)方式多以獨(dú)立的方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)，獨(dú)立的開(kāi)發(fā)方式是指各個(gè)檔案部門(mén)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)只局限于對(duì)于本檔案館或本檔案室的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)。這種開(kāi)發(fā)方式有利也有弊，有利的一面是指檔案開(kāi)發(fā)人員對(duì)本檔案館的檔案已經(jīng)非常熟悉，對(duì)本館的檔案特色相對(duì)來(lái)說(shuō)也很了解，開(kāi)發(fā)時(shí)可以有針對(duì)性、系統(tǒng)性地對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)。而有弊的一面就是指檔案開(kāi)發(fā)的局限性，這種獨(dú)立的開(kāi)發(fā)方式限定了檔案開(kāi)發(fā)人員的思維模式，提起開(kāi)發(fā)就想到要依據(jù)本館檔案的特點(diǎn)而開(kāi)發(fā)，久而久之思想僵化；并且由于本館（室）檔案數(shù)量的有限、結(jié)構(gòu)內(nèi)容的相對(duì)單一，使檔案的開(kāi)發(fā)成果不具有全面性與完整性，這種割裂式、各自為戰(zhàn)的開(kāi)發(fā)方式必然導(dǎo)致檔案信息開(kāi)發(fā)成果有缺陷。因此，檔案的開(kāi)發(fā)要以獨(dú)立開(kāi)發(fā)與合作開(kāi)發(fā)方式相結(jié)合進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

（四）以利用促進(jìn)開(kāi)發(fā)。提供利用與信息開(kāi)發(fā)工作雖然工作任務(wù)與內(nèi)容不同，主動(dòng)性不同，但活動(dòng)宗旨是一致的，都是為了發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。

1、以開(kāi)發(fā)保障利用。檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)工作時(shí)，會(huì)根據(jù)社會(huì)需要，采用專(zhuān)業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從所收藏的檔案中發(fā)掘有用的信息材料，進(jìn)行選擇編目或制成檔案加工品，主動(dòng)為社會(huì)各界及用戶個(gè)人提供信息服務(wù)。良好的開(kāi)發(fā)，必定會(huì)帶來(lái)更好的利用。（1）開(kāi)發(fā)成果要適應(yīng)時(shí)代要求，保持與社會(huì)所關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題的同步性。當(dāng)社會(huì)出現(xiàn)一個(gè)新動(dòng)向，或者是政府發(fā)布了一個(gè)新文件新公告等其他類(lèi)似情況，或可以吸引公眾或政府眼球的事件，那么檔案的開(kāi)發(fā)就要跟隨這些事件的發(fā)生而開(kāi)展；（2）開(kāi)發(fā)要保障利用的易得與暢通。檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái)并不是讓它束之高閣，而是要將檔案開(kāi)發(fā)成果在社會(huì)上公布與流通，所以就要通過(guò)各種傳播手段，各種可以讓利用者最容易得到檔案信息開(kāi)發(fā)成果的手段，將開(kāi)發(fā)成果傳遞到利用者手中。在新時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)延伸到各個(gè)角落，那么在網(wǎng)上傳播開(kāi)發(fā)成果是最為高效的，也更能保障檔案信息開(kāi)發(fā)成果的利用。

2、開(kāi)發(fā)時(shí)充分考慮利用者的需求。在開(kāi)發(fā)的最初，檔案的開(kāi)發(fā)人員必定要根據(jù)利用者的需求來(lái)確定開(kāi)發(fā)的范圍及開(kāi)發(fā)程度。如果利用者對(duì)此問(wèn)題十分關(guān)注，那么開(kāi)發(fā)成果就要更為詳細(xì)與周全，開(kāi)發(fā)所用的資料也要更為充分，如果利用者對(duì)開(kāi)發(fā)的內(nèi)容不是很認(rèn)可與熱心，那就要考慮這個(gè)開(kāi)發(fā)的范圍、程度與所用的時(shí)間，甚至應(yīng)該考慮還應(yīng)不應(yīng)該繼續(xù)下去。

在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，社會(huì)也是在發(fā)展的利用者的需求也是在變化的，因此在開(kāi)發(fā)中，要時(shí)刻保持與利用者的聯(lián)系，并將開(kāi)發(fā)的進(jìn)度反映給利用者，調(diào)查利用者對(duì)所開(kāi)發(fā)的內(nèi)容是不是依舊關(guān)注，還需要做哪些改進(jìn)，以便使開(kāi)發(fā)更貼近利用者的需求。而開(kāi)發(fā)成果與公眾見(jiàn)面后，也要對(duì)反饋信息加以收集，建立專(zhuān)門(mén)的反饋信息處理機(jī)構(gòu)，了解這項(xiàng)開(kāi)發(fā)的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，以便在下次開(kāi)發(fā)中達(dá)到更好的效果，以利用來(lái)促進(jìn)開(kāi)發(fā)。

三、結(jié)束語(yǔ)

把檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放工作納入國(guó)家信息化建設(shè)體系，以檔案信息資源管理為基礎(chǔ)，以檔案信息資源高度共享為目標(biāo)，是加快推進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與開(kāi)放步伐、促進(jìn)檔案事業(yè)在新時(shí)期的持續(xù)快速健康協(xié)調(diào)發(fā)展、為全社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必由之路。

[1]扈妍珺.檔案信息化環(huán)境下對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用.科教文匯（中旬刊），2009.2.

[2]劉穎，馬莉蘋(píng).芻議檔案信息資源開(kāi)發(fā).蘭臺(tái)內(nèi)外，2009.3.

[3]周應(yīng)萍.信息化建設(shè)中信息資源開(kāi)發(fā)利用的策略研究.現(xiàn)代情報(bào)，2009.8.

河南省檔案局科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：2010-X-41）

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（作者單位：中原工學(xué)院）