網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的管理

孫佳怡，樸春梅

(1.黑龍江工程學(xué)院;2.黑龍江省交通科學(xué)研究所)

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的特點(diǎn)與不足

(1)大眾化檔案信息需求激增。大眾化檔案信息是指一般檔案信息用戶所需的非專業(yè)性的免費(fèi)消息和信息。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，使用網(wǎng)絡(luò)獲取信息的用戶不再局限于少數(shù)的專業(yè)人員，許多原本屬于潛在檔案用戶的用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實用戶。如一般從業(yè)人員、離退休人員和青少年等，他們的轉(zhuǎn)化使使用網(wǎng)絡(luò)來獲取檔案信息的用戶數(shù)量激增。新增加的信息用戶上網(wǎng)的目的主要在于獲取大眾消息、熟悉民風(fēng)民情和學(xué)習(xí)地方特色文化等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案利用需求呈現(xiàn)出大眾化的特點(diǎn)。

(2)社會民生檔案信息利用需求大幅增長。民生檔案是政府部門和企業(yè)、事業(yè)等涉民單位從事社會管理和內(nèi)部管理活動的產(chǎn)物。關(guān)注民生、改善民生是科學(xué)發(fā)展觀的重要內(nèi)容，民生檔案關(guān)系著普通民眾的基本生產(chǎn)生活，能為社會提供良好的保障作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們對檔案信息的利用不再受空間和時間的限制，給人們查詢檔案信息提供了很大的便利，有利于人們開始逐步關(guān)注關(guān)于自己切身利益的信息。他們開始關(guān)注自身的房產(chǎn)檔案、婚姻檔案、移民檔案和醫(yī)療改革等方面檔案信息，因此社會民生檔案信息利用需求呈逐年遞增趨勢。

(3)檔案信息用戶對檔案信息服務(wù)的時效性要求提高。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，大大加快了人們的生產(chǎn)、工作和生活節(jié)奏，時間成本成為人們從事某項工作必須考慮的重要因素。人們在追求檔案信息需求的過程中，也更加注重檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，尤其是檔案信息服務(wù)的時間和效率，對檔案信息服務(wù)的時效性提出了更高的要求。

(4)安全技術(shù)滯后。網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展很快，一方面，新的技術(shù)不斷推動新的應(yīng)用;另一方面，因為安全技術(shù)是一種在對抗中發(fā)展的技術(shù)，不斷出現(xiàn)的應(yīng)用安全問題成為安全技術(shù)發(fā)展的促進(jìn)力。在這個意義上講，安全技術(shù)總是滯后的。這種滯后帶來了巨大的安全脆弱性?，F(xiàn)代信息環(huán)境是一種交互式環(huán)境，是動態(tài)發(fā)展變化的。安全與效率在本質(zhì)上是矛盾的，安全常增加各種限制，而人的天性常常是突破這種限制以追求效率。在這個過程中，管理就顯得特別重要又特別難以達(dá)成。

(5)網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)系統(tǒng)存在安全隱患。網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)系統(tǒng)本身的缺陷也是引發(fā)檔案信息倫理問題的一個重要原因。檔案信息資源共享是建立在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之上，由一系列軟件程序組成，但軟件程序本身也是一個復(fù)雜系統(tǒng)，程序類型多樣，模塊眾多，代碼龐大，加之考慮不周或者設(shè)計者本身的技術(shù)能力限制，在檔案信息系統(tǒng)中難免有意或無意留下一些可供攻擊者利用的漏洞，如后門、邏輯炸彈、操作系統(tǒng)漏洞、通信協(xié)議本身的安全漏洞等，從而給檔案信息留下安全隱患。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的途徑

(1)檔案信息資源規(guī)范化管理和分布式采集。從整個國家角度來講，首先，要加強(qiáng)國家宏觀調(diào)控，統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理，避免重復(fù)建設(shè)、資源管理浪費(fèi)現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，應(yīng)制定相關(guān)的法規(guī)條例和政策，建立規(guī)劃和管理政府信息資源開發(fā)利用的權(quán)威機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定有關(guān)信息存儲、獲取、傳播的一致性協(xié)議，制定檔案信息存儲、交換、傳遞的統(tǒng)一代碼標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一安全標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一術(shù)語標(biāo)準(zhǔn);負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，管理和協(xié)調(diào)各地區(qū)和各部門的檔案信息資源共享。對于具體檔案部門而言，應(yīng)以業(yè)務(wù)流程和管理模式的逐步規(guī)范保持銜接為前提，以兼容性、開放性、共享性為原則，制定檔案信息資源數(shù)據(jù)元素、分類編碼、軟件開發(fā)等信息資源的管理、開發(fā)、使用和共享規(guī)程，確保檔案信息資源開發(fā)、使用和共享的集中管理。根據(jù)不同業(yè)務(wù)工作的實際需要和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的固有特點(diǎn)，實現(xiàn)按業(yè)務(wù)、崗位、地理分布采集信息資源，確保在規(guī)范化框架下所有信息能即時、完整、一致、有效地采集。

(2)檔案信息資源專業(yè)化開發(fā)和主題化存儲。檔案信息資源內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大，但并不是什么信息都能公開和共享的。應(yīng)該按照相應(yīng)的條例確定檔案信息審查標(biāo)準(zhǔn)，以區(qū)分和篩選安全信息和不安全信息、內(nèi)部信息和公眾信息，把握好“保密與公開”的原則。一方面，要結(jié)合檔案業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，分析檔案信息資源的規(guī)律性，深入挖掘特色檔案信息資源，融合相關(guān)知識、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案信息資源的專業(yè)化開發(fā);另一方面，要對檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一有效的提取、重組、過濾，實現(xiàn)分門別類、按專題進(jìn)行存儲和管理，確保數(shù)據(jù)信息的一致性和完整性，消除數(shù)據(jù)信息的冗余和差錯，為檔案信息資源的有效集成、層次化組織和服務(wù)創(chuàng)造基礎(chǔ)。

(3)檔案信息資源集成化抽取和知識化管理。檔案部門擁有大量的檔案信息資源，社會需要其提供高質(zhì)量、權(quán)威性的信息咨詢服務(wù)。目前，檔案網(wǎng)站上信息不豐富，并不是沒有信息，而是挖掘程度不夠，服務(wù)方式單調(diào)。檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源優(yōu)勢，挖掘信息內(nèi)在潛力，積極開拓檔案信息咨詢服務(wù)的新領(lǐng)域，努力為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會公眾提供有價值的檔案信息。在對各種檔案信息收集、分類和整理的基礎(chǔ)上，將各種檔案信息與計算機(jī)技術(shù)有機(jī)結(jié)合。同時，在檔案信息集成和融合基礎(chǔ)上，實現(xiàn)知識信息化管理，為知識創(chuàng)新提供人機(jī)和諧的環(huán)境。

(4)保證網(wǎng)絡(luò)安全需要應(yīng)用一些安全技術(shù)，如使用內(nèi)容過濾器和防火墻技術(shù)，交換機(jī)，網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)以及最新推出的個人隱私偏好平臺(P3P)、Cookies軟件來加強(qiáng)上網(wǎng)檔案信息的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等的保護(hù)。信息安全問題涉及國家安全、社會公共安全、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營安全。因此，認(rèn)清網(wǎng)絡(luò)的潛在威脅，采取強(qiáng)有力的安全策略，對保障網(wǎng)絡(luò)的安全將變得十分重要。

(5)利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)確保檔案信息安全。例如，采用網(wǎng)絡(luò)訪問控制技術(shù)控制出入網(wǎng)絡(luò)的信息流.實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施:利用信息確認(rèn)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、病毒防范技術(shù)等為信息安全提供可靠保障:運(yùn)用安全檢測和監(jiān)控監(jiān)測技術(shù)實時的入侵檢測及采取相應(yīng)的防護(hù)手段等。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理問題是檔案部門進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中亟待解決的問題，把檔案信息行為引導(dǎo)到法律與道德所允許和提倡的道路上來，不僅需要檔案部門的努力，還需要國家與社會各界的協(xié)調(diào)與努力。