會計(jì)電算化存在的問題與對策

王劍峰

(開灤唐山礦勞動服務(wù)公司，河北唐山 063000)

會計(jì)電算化存在的問題與對策

王劍峰

(開灤唐山礦勞動服務(wù)公司，河北唐山 063000)

根據(jù)中小企業(yè)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)實(shí)情況為依據(jù)，從會計(jì)電算化實(shí)施中存在的問題入手，闡述分析了在會計(jì)電算化諸多的問題后，提出了會計(jì)電算化發(fā)展的建議和對策以及采取相應(yīng)的措施。

會計(jì)電算化;問題;對策

隨著會計(jì)電算化不斷進(jìn)步，現(xiàn)有的會計(jì)軟件已基本解決了會計(jì)核算問題，從最近幾年的實(shí)踐情況來看，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理、工資核算、往來核算、固定資產(chǎn)核算、存貨及財(cái)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)已經(jīng)能準(zhǔn)確地代替手工記賬。但我國會計(jì)電算化工作仍處于較低的狀況，現(xiàn)有的會計(jì)軟件已跟不上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，因?yàn)樗痪邆鋾?jì)工作事前預(yù)測和財(cái)務(wù)分析功能，不能全面滿足企業(yè)經(jīng)營者管理的需要。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理和財(cái)務(wù)工作的要求，針對會計(jì)電算化存在問題，提出了改善會計(jì)電算化的建議和對策，希望從中有所借鑒之處。

一、會計(jì)電算化實(shí)施中存在的問題

(一)企業(yè)內(nèi)部存在的問題

1.對會計(jì)電算化作用認(rèn)識不到位

國家財(cái)政部明確規(guī)定，到2010年全國80%以上基層單位要實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化。但是在不少企業(yè)因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算化的作用認(rèn)識不到位。財(cái)務(wù)部門對會計(jì)電算化管理不到位，會計(jì)人員不能充分發(fā)揮軟件的功能且操作不靈活，有時(shí)提供的財(cái)務(wù)信息可能出錯(cuò)，造成了領(lǐng)導(dǎo)和使用者的不信任，作為領(lǐng)導(dǎo)者不是很了解計(jì)算機(jī)記賬和手工記賬的區(qū)別，認(rèn)為用與不用會計(jì)電算化都無所謂。

2.會計(jì)電算化人員知識水平有限

會計(jì)電算化是一門綜合的學(xué)科，它涉及到會計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識，因此對使用者的素質(zhì)要求更高，即要求會計(jì)人員熟練掌握財(cái)務(wù)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，又要求掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識。首先，在崗的老會計(jì)人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但缺乏計(jì)算機(jī)方面的知識，而這部分人員雖然經(jīng)過計(jì)算機(jī)等級培訓(xùn)，但與實(shí)際操作要求還有較大差距，對會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種異常情況不能盡快解決，只能按照固定的模式操作，缺乏維護(hù)能力，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)的工作。其次，年輕的會計(jì)人員雖然對于計(jì)算機(jī)相關(guān)知識及電算化軟件較熟悉，但對專業(yè)會計(jì)方面的知識掌握缺乏，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)比較少，很難將計(jì)算機(jī)知識與會計(jì)知識有效結(jié)合利用。再次，單位對會計(jì)人員的再培訓(xùn)和定期考核缺乏系統(tǒng)性，會計(jì)電算化綜合性人才的短缺影響會計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展。因此，就造成了會計(jì)電算化人員匱乏，實(shí)際利用會計(jì)軟件水平的能力有限，從而不能真正高效的利用會計(jì)電算化系統(tǒng)。

3.重視賬務(wù)功能，忽視管理功能

會計(jì)電算化的使用極大的發(fā)揮了計(jì)算機(jī)便捷的計(jì)算與分析功能，使財(cái)會人員減輕勞動強(qiáng)度以便將精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面。但是，由于受傳統(tǒng)的手工會計(jì)記賬工作主要是事后核算的影響，我國實(shí)行會計(jì)電算化的企業(yè)大多存在著重視報(bào)賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。就目前會計(jì)電算化的使用來看，還停留在記賬、算賬和報(bào)賬水平上，對財(cái)務(wù)軟件中資金收支預(yù)測、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系等諸多財(cái)務(wù)管理功能沒有發(fā)揮出來，也可以說是將手工記賬轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)記賬上，會計(jì)軟件只是實(shí)現(xiàn)了會計(jì)功能，沒有實(shí)現(xiàn)它的管理預(yù)測和分析功能。

4.內(nèi)控制度不符合會計(jì)電算化規(guī)范

2001年，我國財(cái)政部印發(fā)的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范──基本規(guī)范(試行)》中規(guī)定：“內(nèi)部會計(jì)控制是指企業(yè)為了提高會計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整、確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序”。然而，一些企業(yè)沒有嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度，也未按《基本規(guī)范》中條款執(zhí)行，因此會計(jì)工作的質(zhì)量難以保證，會計(jì)核算、管理和監(jiān)督的作用就發(fā)揮不出來。比如會計(jì)人員的設(shè)置，需要由內(nèi)部控制制度，規(guī)定管理和維護(hù)人員不能兼任出納工作、任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作等。

5.會計(jì)電算化檔案管理制度不完善

一些單位實(shí)行會計(jì)電算化以后，往往忽視檔案的管理工作，沒有及時(shí)制定出一套會計(jì)電算化檔案相應(yīng)的管理制度。會計(jì)電算化的檔案管理分為三個(gè)部分：一是會計(jì)資料歸檔不及時(shí)，會計(jì)賬務(wù)備份不規(guī)范，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)很容易造成會計(jì)數(shù)據(jù)的丟失。二是在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲于不同的紙質(zhì)上，增加、刪除、修改的會計(jì)憑證或會計(jì)賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任，但實(shí)行了電算化會計(jì)后，有形記錄大為減少，憑證的修改不易被發(fā)現(xiàn)，造成了責(zé)任不清。三是會計(jì)檔案的保存要做到定期歸檔和檢查，要有專門的保管地點(diǎn)，但現(xiàn)在很多企業(yè)的會計(jì)電算化檔案管理卻不到位，因此很多應(yīng)該歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔。由于對歸檔管理人員的管理制度不合理，報(bào)表、憑證歸檔和打印混亂，沒有責(zé)任到人的機(jī)制，導(dǎo)致了很多檔案的短缺、丟失、損毀等等，對企業(yè)造成很大的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)損失。

6.匆忙甩掉手工記賬

“甩賬”是指財(cái)會人員實(shí)行會計(jì)電算化以后，直接用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算、財(cái)務(wù)分析等，停止手工記賬。其基礎(chǔ)是建立在會計(jì)電算化達(dá)到一定程度之上的，有些地方財(cái)政部門為了防止匆忙甩掉手工記賬，曾規(guī)定：“實(shí)行會計(jì)電算化的單位要甩賬，需經(jīng)過財(cái)政部門委托的社會中介機(jī)構(gòu)驗(yàn)收確認(rèn)后方可實(shí)行”。但不少企業(yè)均未按照規(guī)定去做，而錯(cuò)誤的認(rèn)為，實(shí)行會計(jì)電算化就不用手工記賬和計(jì)算機(jī)記賬再并行一段時(shí)間的操作，也根本沒有考慮到人員素質(zhì)及硬件設(shè)施是否完全具備條件，不重視匆忙甩掉手工記賬的危害性。

(二)會計(jì)電算化軟件本身存在的問題

1.數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享性差

許多企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)的聯(lián)網(wǎng)管理，無論是領(lǐng)導(dǎo)人還是其他各個(gè)部門需要信息，均要在網(wǎng)絡(luò)中給予傳輸，因此，財(cái)務(wù)部門會計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享是非常必要的。一些企業(yè)在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，單一考慮了財(cái)務(wù)部門工作的需要，沒有從綜合信息管理的總體要求出發(fā)，只保留在單個(gè)用戶級的水平上，導(dǎo)致了其他部門和財(cái)務(wù)部門信息的中斷，不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)庫資料，不能真正滿足信息時(shí)代對信息處理和傳輸?shù)囊蟆?/p>

2.會計(jì)軟件通用性差

現(xiàn)在使用的會計(jì)電算化軟件在研制過程中，由于研制人員所考慮的問題不是十分全面，致使實(shí)際工作中的一些情況與之不能吻合，導(dǎo)致了會計(jì)軟件總體通用性較差。一方面，由于軟件在開發(fā)過程缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在對員工培訓(xùn)時(shí)選擇的教材也存在問題。沒有規(guī)范的教材能夠幫助企業(yè)培訓(xùn)會計(jì)人員，只能依靠軟件開發(fā)公司和企業(yè)自身的摸索作為教案來進(jìn)行培訓(xùn)，因此會計(jì)人員對軟件的使用和操作出現(xiàn)了很大的阻礙。另一方面，由于國家會計(jì)相關(guān)法律法規(guī)未對會計(jì)電算化軟件實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，且企業(yè)使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開發(fā)商購買的，造成了企業(yè)使用的會計(jì)電算化軟件比較混亂。同時(shí)，不同的財(cái)務(wù)軟件在使用方法、數(shù)據(jù)接口也有區(qū)別，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪?/p>

3.會計(jì)軟件功能大同小異

大多數(shù)會計(jì)電算化軟件基本包括賬務(wù)處理、往來賬務(wù)、存貨核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表等功能模塊。然而，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)為了在市場中謀求發(fā)展和生存，必須要通過財(cái)務(wù)分析掌控經(jīng)營情況，預(yù)測未來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，在決策中加強(qiáng)組織核算和監(jiān)督，因此拓展會計(jì)電算化軟件的功能，增加部分事前預(yù)測模塊，開發(fā)具有管理和實(shí)用功能的電算化軟件是非常必要的。

4.數(shù)據(jù)的安全保密性弱

實(shí)行會計(jì)電算化以后，為了滿足各部門的管理，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等要求，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會被頻繁的輸入輸出，使得大量商業(yè)秘密不得不泄露，一旦這些會計(jì)數(shù)據(jù)被盜用或更改，就會給企業(yè)帶來重大損失，因而對數(shù)據(jù)的歸檔和維護(hù)是一項(xiàng)非常重要的工作。企業(yè)由于對數(shù)據(jù)安全沒有防范意識，很少會設(shè)置會計(jì)軟件的使用權(quán)限和安全防火墻，導(dǎo)致很多病毒侵入帶來軟件的癱瘓，結(jié)果大量數(shù)據(jù)丟失或是亂碼。

二、解決會計(jì)電算化問題的對策

(一)加大對會計(jì)電算化人才培養(yǎng)

要針對企業(yè)實(shí)際情況和會計(jì)人員的特點(diǎn)，系統(tǒng)地確定培訓(xùn)內(nèi)容，做到教育對象知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化和層次化，造就一大批高素質(zhì)的專業(yè)人才。由于財(cái)務(wù)人員對財(cái)會方面的知識十分了解，所以培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)放在計(jì)算機(jī)硬軟件及數(shù)據(jù)庫理論與應(yīng)用上，使其熟練掌握計(jì)算機(jī)程序，具有獨(dú)立應(yīng)用程序的能力。在此基礎(chǔ)上掌握會計(jì)電算化基本原理和實(shí)際操作技術(shù)，熟悉會計(jì)核算軟件的功能模塊，了解本企業(yè)使用的會計(jì)核算軟件和工作流程，使之成為既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)又熟悉財(cái)會管理知識的復(fù)合型人才，這樣才能真正加快會計(jì)電算化實(shí)施進(jìn)程。

(二)嚴(yán)格規(guī)范會計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)在會計(jì)電算化中對于保證會計(jì)工作人員正確合法地完成會計(jì)核算工作，并最終產(chǎn)生會計(jì)信息有著不可替代的作用。內(nèi)部審計(jì)包括以下幾個(gè)方面：(1)對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否遵照《會計(jì)法》及有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。(2)對系統(tǒng)運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止電算化實(shí)施過程存在的漏洞。(3)審查計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表、賬證相符，對修改的賬表及時(shí)做出調(diào)整。(4)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

(三)改善和提高會計(jì)軟件功能

針對企業(yè)會計(jì)軟件功能的不足，各軟件開發(fā)公司要充分考慮企業(yè)的實(shí)際需要，研制開發(fā)多功能且方便實(shí)用的會計(jì)軟件。首先，要加強(qiáng)軟件自身的更新和完善，使得會計(jì)軟件能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。其次，要加強(qiáng)電算化軟件的多模塊開發(fā)，強(qiáng)化預(yù)策決策功能和財(cái)務(wù)分析功能，使其由核算型向管理決策型發(fā)展。最后，要建立統(tǒng)一的會計(jì)軟件協(xié)議，使會計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化，既能使企業(yè)內(nèi)部不同軟件之間順利共享數(shù)據(jù)，也可以使國家有關(guān)部門很方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告的傳送，只有提高會計(jì)軟件功能，才能充分發(fā)揮會計(jì)電算化的優(yōu)勢。

(四)健全會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度

會計(jì)電算化的使用和提升，如果沒有嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度加以約束，就很難保證會計(jì)核算和監(jiān)督作用的發(fā)揮，加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)是保證會計(jì)工作正常有序進(jìn)行的重要措施。首先是各個(gè)崗位之間的相互制約。合理安排電算人員工作，由于一般的中小企業(yè)的會計(jì)人員有限，不可能每一個(gè)崗位都配備一名專職人員，可根據(jù)實(shí)際情況在遵循內(nèi)部控制原則的前提下實(shí)行一人多崗。其次是對電算化人員權(quán)限嚴(yán)格的內(nèi)部控制，系統(tǒng)操作員以外的財(cái)務(wù)人員只享有操作權(quán)限，沒有修改權(quán)限。最后，為了能夠?qū)崟r(shí)安全監(jiān)控，必須建立網(wǎng)絡(luò)間的安全屏障“防火墻”，用預(yù)先定義好的規(guī)定控制會計(jì)軟件數(shù)據(jù)庫的進(jìn)出，通過對會計(jì)軟件數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只有在解密的條件下才能使用，防止財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露。

(五)做好電算化會計(jì)檔案管理工作

所謂電算化會計(jì)檔案的歸集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)，如一個(gè)會計(jì)年度，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中所有的會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝或備份、存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而脫離原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)上的，在保存這些檔案時(shí)應(yīng)注意防潮、防塵等，所有在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止火災(zāi)等意外情況發(fā)生，因此，電算化會計(jì)檔案管理應(yīng)該落實(shí)到人，做到隨時(shí)打印裝訂和保存，做到責(zé)任到人保管到位。

(六)建立符合企業(yè)自身情況的財(cái)務(wù)軟件

企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)軟件供應(yīng)商和企業(yè)之間的軟件研發(fā)合作關(guān)系，以解決軟件本身設(shè)定的操作流程和企業(yè)實(shí)際使用之間的脫節(jié)問題。軟件的開發(fā)時(shí)功能模塊都具有可選擇性的，因此軟件供應(yīng)商應(yīng)加強(qiáng)同企業(yè)的密切合作，企業(yè)在選擇電算化軟件初期要注意結(jié)合自身的情況選擇財(cái)務(wù)軟件。

(七)加強(qiáng)會計(jì)電算化保密安全性控制

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪日益猖獗，政府主管部門在加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)安全宏觀控制的同時(shí)，還應(yīng)對危害會計(jì)電算化安全的行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會環(huán)境。企業(yè)對于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加設(shè)防止電磁輻射和干擾系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在系統(tǒng)中設(shè)置用戶口令、指紋辨認(rèn)等檢測等限制手段，另外還可以硬軟件加密等機(jī)器保密措施，這樣就能避免因管理不善造成系統(tǒng)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失。

結(jié)語

在信息化時(shí)代，誰能獲取最有價(jià)值的信息并能做出及時(shí)正確的反應(yīng)，誰就能在市場角逐中擁有核心競爭力，其中會計(jì)電算化發(fā)揮的意義是不言而喻的。企業(yè)運(yùn)用會計(jì)電算化雖然取得了很大的進(jìn)步，但是與快速發(fā)展的信息技術(shù)相比還存在著一定的差距，所以要加大發(fā)展的力度，培養(yǎng)相關(guān)的會計(jì)電算化復(fù)合型人才，提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)，交流學(xué)習(xí)同行業(yè)之間先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷總結(jié)，不斷改進(jìn)，使會計(jì)電算化充分為公司的各個(gè)決策者提供信息。而推動會計(jì)電算化向深層次發(fā)展需要共同的努力，只要理清思路，開拓創(chuàng)新把各項(xiàng)措施落到實(shí)處，會計(jì)電算化工作一定會取得輝煌的成績。

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Accounting Computerization Existing Problem s and Countermeasures

WANG Jian－feng

(Kailuan Tangshan Coal Mine Labor Service Company，Tangshan 063000，China)

According to accounting and financial management of SMEs reality，this paper，from the implementation of computerized accounting problems，analyzes many computerized accounting problems，and then puts forward the suggestions，countermeasures and corresponding measures to promote the development of computerized accounting.

accounting computerization;question;countermeasures

F275 < class="emphasis_bold">文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

A

1671－3974(2011)03－0050－04

2011－04－20

王劍峰(1980－)，女，研究生，開灤唐山礦勞動服務(wù)公司助理會計(jì)師。研究方向：會計(jì)電算化。