如何建立現(xiàn)代化的機關檔案室

張春紅

(黑龍江省黑大高等級公路管理處)

1 檔案庫房的選定

嚴格來講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨建立。但并不是每個單位都有這個條件，由于條件所限，本單位將庫房附設在了機關辦公樓內(nèi)。但是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，一方面，從檔案保密的角度出發(fā)，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，而且，庫房門窗等非封閉部位應進行專門加固處理，以防盜竊。同時，還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。另一方面，從檔案實體安全角度出發(fā)，檔案庫房應選擇大小合適、通風條件好、整潔干燥的辦公室，配備密集柜，可以節(jié)省空間，而且，防塵效果好，有條件的可購置數(shù)控檔案柜，便于查找利用;安裝紫外線燈管進行定期消毒;設有溫濕度計和加溫器，時刻監(jiān)測和調(diào)節(jié)庫房溫濕度，創(chuàng)造良好的檔案保管環(huán)境，以確保檔案的壽命。

2 管理人員的確定

檔案管理工作看似默默無聞，但是卻任務艱巨，職責光榮，它是對一個單位歷史的真誠守護。因此，對每個單位來說，這都是一項非常重要的基礎工作，那么，對檔案管理人員素質(zhì)的要求也就相應很高。一是政治素質(zhì)。要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)，同時，要具備較高的保密意識，時刻提高警惕，確保密級檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。二是業(yè)務素質(zhì)。要接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓，具備深厚的專業(yè)技術功底，熟練掌握檔案管理的相關知識，使檔案管理做到規(guī)范、齊全、完整;熟悉檔案管理法律法規(guī)，嚴格按章辦事;對室藏檔案內(nèi)容了如指掌，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，善于總結(jié)和分析檔案管理工作中的經(jīng)驗與問題，掌握工作規(guī)律，并提出具有建設性意義的意見和建議，從而不斷提升檔案管理和利用工作水平，妥善處理工作中出現(xiàn)的一些問題。

3 規(guī)章制度的制定

國家積極推行依法治檔，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，目前，我國檔案管理方面的法律、法規(guī)比較健全和完善，是確保檔案工作順利開展的制度保障?！吨腥A人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《黑龍江省檔案管理條例》等具有宏觀的指導意義;《機關文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》是具體的操作指南;同時《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《生產(chǎn)安全事故檔案管理辦法》、《基本建設項目檔案管理暫行規(guī)定》、《會議檔案管理辦法》等專項管理辦法對各類檔案又有詳細規(guī)定。俗話說，“沒有規(guī)矩不成方圓”。對于機關檔案室來說，必須以上述這些法律、法規(guī)為依據(jù)，并結(jié)合自身實際，從檔案歸檔范圍、保管期限、整理標準、提供利用等方面都應該做出明確規(guī)定，并監(jiān)督執(zhí)行，督促各單位檔案及時歸檔，保證歸檔文件材料的齊全完整，確保檔案保管的安全，提高機關檔案基礎業(yè)務工作的整體水平。在一個單位，人事檔案和財務檔案是兩類非常重要，而且需要嚴格保密的檔案，在這兩類檔案的保管方面，要做出嚴密規(guī)定。目前，有些單位在管理這兩類檔案時存在誤區(qū)，即使建立機關檔案室，對本單位檔案進行集中統(tǒng)一管理，但是人事和財務部門錯誤地認為，為了嚴格保密，這兩類檔案應由本部門保管。其實不然，一般來講，會計檔案一般在會計年度終了，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;實施檔案綜合管理的單位，人事職工檔案也應由檔案綜合管理部門統(tǒng)一管理，只不過需設專人進行管理。

4 檔案安全的保證

檔案的安全分實體安全和內(nèi)容安全兩方面。檔案實體安全就是要做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案內(nèi)容安全就是要做好檔案的保密工作。首先就要對檔案進行密級劃定，密級檔案與其它檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。同時，要提高密級檔案管理人員的素質(zhì)，必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中，無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守單位秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。另外，要加強密級檔案的日常管理，在調(diào)閱、移出和銷毀時應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調(diào)閱，使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

5 檔案結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

機關檔案是本機關在各項活動中逐漸積累形成的文件組合體，是本機關歷史活動的真實反映。齊全完整的檔案材料能夠全面地、真實地反映本單位的工作面貌。但在現(xiàn)實工作中，有的檔案人員過分追求檔案的齊全完整，而忽略了檔案是否真正具有存儲價值，致使室藏檔案繁冗龐雜，造成人力、物力、財力浪費;有的則過分強調(diào)精煉，致使室藏檔案殘缺不全，不能充分提供利用。為了切實改變這種狀況，應從以下幾方面優(yōu)化機關檔案室管理結(jié)構(gòu)。一是檔案收集工作。通過督促秘書部門做好平時立卷歸檔工作，加強對非經(jīng)秘書部門收發(fā)文件的收集，通過加強對業(yè)務部門的調(diào)查和指導等措施力求檔案齊全完整;同時，檔案部門也要把好接收關，對沒有保存價值的文件堅決剔除，避免“有文必檔”，使入室檔案得到優(yōu)化。二是檔案時效鑒定工作。隨著時間的推移，檔案越來越多，要求檔案人員經(jīng)常清理庫存，正確把握檔案價值鑒定標準，對確已失去保存價值的文件堅決剔除;對仍有保存價值的檔案重新劃定保管期限，進一步優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)。三是加強檔案室多媒體網(wǎng)絡建設。為適應信息化時代發(fā)展需求，機關檔案室應著手建立多媒體網(wǎng)絡建設，把文字、聲音、畫面相結(jié)合的綜合性信息傳遞給利用者，最大限度地滿足利用者對信息的需求。

6 檔案信息的利用

檔案信息的利用是檔案價值的體現(xiàn)，檔案管理部門應樹立高度的服務意識，對于不涉及保密的檔案提供利用。要制定現(xiàn)代化檢索工具，便于檔案的查找和利用，傳統(tǒng)的是手工查找，目前，有些檔案室已經(jīng)安裝檔案管理軟件，實現(xiàn)計算機檢索;同時，應組織編撰各種匯編材料，使利用者對某一方面材料有系統(tǒng)了解，為利用者提供方便;要積極建立電子檔案，開展檔案材料錄入工作，對室藏檔案進行掃描，便于網(wǎng)上查找利用。在利用過程中，難免有損害檔案的情況，檔案管理部門要做好利用監(jiān)督，檔案管理人員要做到嘴勤、眼勤、手腦勤。一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，提高利用者保護檔案的自覺性，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機，加強重點監(jiān)護，對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中防止某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者偷撕或涂改檔案，有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

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［3］ 郭樹銀.歸檔文件整理工作指南［J］.中國大百科全書出版社，2001，(9):35-41.

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