信息收集的方法及注意事項

河南省農(nóng)業(yè)信息中心 韓衛(wèi)民

河南省科學技術(shù)信息研究院 楊 瑩

信息收集的方法及注意事項

河南省農(nóng)業(yè)信息中心 韓衛(wèi)民

河南省科學技術(shù)信息研究院 楊 瑩

信息是最重要的資源之一，信息學已被聯(lián)合國正式定名為信息科學，信息收集、信息管理、信息運用越來越受到人們的重視。信息收集是指通過各種方式獲取所需要信息。信息收集是信息得以利用的關(guān)鍵一步。信息收集工作做得好壞，直接關(guān)系到整個信息管理工作質(zhì)量的高下。那么，如何更有效地收集信息呢？筆者認為要從以下幾方面入手。

一、明確信息收集的目的

與其他工作一樣，信息收集工作事先要明確目的，明確為解決什么問題而收集信息，有了明確的目的，才能有針對性地收集信息，收到事半功倍的效果。

二、了解信息類型

1.根據(jù)來源，信息一般分為實物型信息、文獻型信息、電子型信息和網(wǎng)絡(luò)信息。

（1）實物型信息。實物型信息，又稱現(xiàn)場信息，指具體的觀察對象在運動過程中直接產(chǎn)生的有關(guān)信息，包括事物運動現(xiàn)場、學術(shù)討論會、展覽會等。

（2）文獻型信息。文獻型信息主要指承載著系統(tǒng)的知識信息的各種載體信息，包括圖書、報紙、期刊、專利文獻、學位論文、公文等。

（3）電子型信息。電子型信息指通過使用電子技術(shù)實現(xiàn)信息傳播的信息，包括廣播、電視、電子刊物等。

（4）網(wǎng)絡(luò)信息。網(wǎng)絡(luò)信息是一種比較特殊的信息，指蘊藏在計算機網(wǎng)絡(luò)，特別是因特網(wǎng)中的有關(guān)信息。

2.根據(jù)性質(zhì)，信息可以分為原始信息和加工信息兩大類。原始信息指人們在經(jīng)濟和社會活動中直接產(chǎn)生或獲取的數(shù)據(jù)、概念、知識、經(jīng)驗及其總結(jié)，是未經(jīng)加工的信息；加工信息則是對原始信息經(jīng)過加工、分析、改編和重組而形成的具有新形式、新內(nèi)容的信息。兩類信息都對有效開展經(jīng)濟和社會活動發(fā)揮著不可替代的作用。

三、制定信息收集計劃

只有制定出周密、切實可行的信息收集計劃，才能指導(dǎo)整個信息收集工作正常地開展。制定信息收集計劃，就是依據(jù)一定的目的確定信息收集內(nèi)容，通過有關(guān)媒介和信息渠道，采用適宜的方法有計劃地獲取信息。有了信息收集計劃，就要盡快地組織實施，安排具體的時間、地點，加強收集過程的信息溝通，保證收集信息的質(zhì)量。

四、選擇合適的信息收集方法

1.調(diào)查法。調(diào)查法一般分為普查和抽樣調(diào)查兩大類。普查是調(diào)查有限總體中每個個體的有關(guān)指標值。抽樣調(diào)查是按照一定的科學原理和方法，對從事物的總體中抽取部分稱為樣本（Sample）的個體進行調(diào)查，用所得到的調(diào)查數(shù)據(jù)推斷總體。抽樣調(diào)查是比較常用的調(diào)查方法，也是統(tǒng)計學研究的主要內(nèi)容。抽樣調(diào)查的關(guān)鍵是樣本抽樣方法、樣本量大小的確定等。樣本抽樣方法，決定樣本集合的選擇方式，直接影響信息收集的質(zhì)量。抽樣方法一般分為非隨機抽樣、隨機抽樣和綜合抽樣。對于樣本的調(diào)查，若是涉及人，則主要采用兩種調(diào)查方式：訪問調(diào)查法和問卷調(diào)查法。

（1）訪問調(diào)查法。又叫采訪法，是通過收集訪問對象信息，與之直接交談而獲得有關(guān)信息的方法。它又分為座談采訪、會議采訪以及電話采訪和信函采訪等方式。采訪需作好充分準備，認真選擇調(diào)查對象，了解調(diào)查對象，收集有關(guān)業(yè)務(wù)資料和相關(guān)背景資料。采用訪問調(diào)查時，受訪問者要具有代表性，采訪者的語言交際素質(zhì)要高。

（2）問卷調(diào)查法。這是一種包含統(tǒng)計調(diào)查和定量分析的信息收集方法。這種方法主要考慮的問題是：所收集信息的內(nèi)容范圍和數(shù)量，所選定的調(diào)查對象的代表性和數(shù)量，問卷的精心設(shè)計，問卷的回收率控制等。問卷調(diào)查法具有調(diào)查面廣、費用低的特點，但對調(diào)查對象無法控制，問卷有效回收率難以保證，受訪者的態(tài)度對該調(diào)查方法的實際效果具有決定性影響。

2.觀察法。觀察法是通過開會，深入現(xiàn)場，參加生產(chǎn)和經(jīng)營，實地采樣，進行現(xiàn)場觀察并準確記錄（包括測繪、錄音、錄像、拍照、筆錄等）調(diào)研情況等收集信息。觀察內(nèi)容主要包括兩個方面：一是對人的行為的觀察；二是對客觀事物的觀察。觀察法應(yīng)用很廣泛，常和詢問法、收集實物結(jié)合使用，以提高所收集信息的可靠性。

3.實驗法。實驗者通過主動控制實驗條件（包括對參與者類型的恰當限定，對信息產(chǎn)生條件的恰當限定和對信息產(chǎn)生過程的合理設(shè)計），可以獲得在真實狀況下用調(diào)查法或觀察法無法獲得的某些重要的、能客觀反映事物運動特征的有效信息，還可以在一定程度上直接觀察研究某些參量之間的相互關(guān)系，有利于對事物本質(zhì)的研究。實驗方法也有多種形式，如實驗室實驗、現(xiàn)場實驗、計算機模擬實驗、計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人機結(jié)合實驗等。現(xiàn)代管理科學中新興的管理實驗，現(xiàn)代經(jīng)濟學中正在形成的實驗經(jīng)濟學中的經(jīng)濟實驗，實質(zhì)上就是通過實驗獲取與管理或經(jīng)濟相關(guān)的信息。

4.文獻檢索法。文獻檢索就是從浩繁的文獻中檢索出所需的信息的過程。文獻檢索分為手工檢索和計算機檢索。手工檢索主要是通過信息服務(wù)部門收集和建立的文獻目錄、索引、文摘、參考指南和文獻綜述等來查找有關(guān)的文獻信息。計算機檢索是文獻檢索的計算機實現(xiàn)方法，其特點是檢索速度快、信息量大，是當前收集文獻信息的主要方法。文獻檢索過程一般包括3個階段，即分析研究課題和制定檢索策略，利用檢索工具查找文獻線索，根據(jù)文獻出處索取原始文獻。

5.網(wǎng)絡(luò)信息收集。網(wǎng)絡(luò)信息是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞和存儲的各種信息。收集網(wǎng)絡(luò)信息的最終目的是給廣大用戶提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)。整個過程分為網(wǎng)絡(luò)信息搜索、整合、保存和服務(wù)4個步驟。網(wǎng)絡(luò)信息搜索是基于網(wǎng)絡(luò)信息收集系統(tǒng)自動完成的。首先，網(wǎng)絡(luò)信息收集系統(tǒng)按照用戶指定的信息需求或主題，調(diào)用各種搜索引擎進行網(wǎng)頁搜索和數(shù)據(jù)挖掘，將搜索到的信息經(jīng)過濾等處理后剔除無關(guān)信息，完成網(wǎng)絡(luò)信息資源的收集。其次，通過計算機自動搜索、重排等處理過程，剔除重復(fù)信息，再根據(jù)不同類別或主題自動進行信息的分類，完成網(wǎng)絡(luò)信息的整合。第三，分類整合后的網(wǎng)絡(luò)信息采用元數(shù)據(jù)方案進行索引編目，并采用數(shù)據(jù)壓縮及數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)實現(xiàn)本地化的海量數(shù)據(jù)存儲，從而完成網(wǎng)絡(luò)信息的保存，當然要通過網(wǎng)絡(luò)及時更新。最后，經(jīng)過索引編目組織的網(wǎng)絡(luò)信息正式發(fā)布后，即可通過檢索為讀者提供網(wǎng)絡(luò)信息資源的服務(wù)。

五、信息收集的注意事項

為保證信息收集的質(zhì)量和利用價值，應(yīng)注意以下幾點。

1.準確性原則。該原則要求所收集到的信息要真實、可靠。當然，這個原則是信息收集工作的最基本的要求。為符合要求，信息收集者必須對收集到的信息進行反復(fù)核實并不斷檢驗，力求把誤差減小到最低限度。

2.全面性原則。該原則要求所收集到的信息要廣泛、全面、完整。只有廣泛、全面地收集信息，才能完整地反映管理活動和決策對象發(fā)展的全貌，為決策的科學性提供保障。

3.時效性原則。信息的利用價值還取決于該信息是否能及時地提供，即它的時效性。信息只有及時、迅速地提供給它的使用者才能有效地發(fā)揮作用。特別是決策對信息的要求應(yīng)是事前的消息和情報，而不是“馬后炮”。所以，只有信息是事前的，對決策才是有效的。

4.確定范圍。

（1）內(nèi)容范圍。內(nèi)容范圍是指根據(jù)信息內(nèi)容與信息收集目標和需求相關(guān)性特征所確定的范圍，包括本身內(nèi)容范圍和環(huán)境內(nèi)容范圍。本身內(nèi)容范圍是由事物本身信息相關(guān)內(nèi)容特征組成的范圍；環(huán)境內(nèi)容范圍是由事物周邊、與事物相關(guān)的信息的內(nèi)容特征組成的范圍。

（2）時間范圍。時間范圍是指在信息發(fā)生的時間上，根據(jù)與信息收集目標和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍，這是由信息的歷史性和時效性決定的。

（3）地域范圍。地域范圍是指在信息發(fā)生的地點上，根據(jù)與信息收集目標和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍。這是由信息的地域分布特征和信息收集的相關(guān)性要求所決定的。

綜上，在信息社會里，未來的競爭完全可以理解為信息收集、運用、處理能力的競爭，處理所需信息的能力變得越來越重要，成為人們提升競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。信息收集是信息處理的第一步，而且是非常重要的一步。因此，要想盡辦法，采取得力措施，充分利用既有渠道，運用適當?shù)姆绞椒椒?，把信息收集工作做好，為對信息進行分析、歸納、判斷和運用奠定基礎(chǔ)。