淺談高校教學(xué)檔案建設(shè)工作

馮 蓉

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

淺談高校教學(xué)檔案建設(shè)工作

馮 蓉

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

高校教學(xué)檔案工作關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，是學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的反映。教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點，它是學(xué)校教學(xué)整體工作的記錄。重視教學(xué)檔案工作也是重視教學(xué)工作的具體體現(xiàn)；同時也是高校教學(xué)工作水平評價和教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù)之一，做好教學(xué)檔案的管理工作非常重要。本文從檔案意識、制度建設(shè)、體系調(diào)整，業(yè)務(wù)培訓(xùn)，素質(zhì)建設(shè)等幾方面談了一些對高校教學(xué)檔案的建設(shè)工作的認識。其中根據(jù)武夷學(xué)院的實際做法，就當(dāng)前武夷學(xué)院本科評估跟規(guī)范教學(xué)檔案之間的關(guān)系作為例證對本文做了具體論述。

教學(xué)檔案；檔案意識；管理制度；教學(xué)評估；素質(zhì)

教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點。高校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著各類評估工作的開展和深入，基本走向規(guī)范。但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大，高校教學(xué)檔案建設(shè)工作要從一開始就要做好，同時要有意識地為教育部本科教學(xué)質(zhì)量評估做好準(zhǔn)備。努力強化教學(xué)檔案諸多管理環(huán)節(jié)，更好地為教學(xué)檔案的收集、整理、編研、開發(fā)，發(fā)揮作用。

一、開展宣傳教育活動，強化教職工的檔案意識

檔案工作是否能夠隨應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案意識是關(guān)鍵。高校教學(xué)檔案具有來源的分散性，內(nèi)容的復(fù)雜性，記錄的成套性，時間的周期性等特點，這就意味著這項工作不是僅僅依靠幾名檔案管理人員就能完成的，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工的大力支持和共同參與。很多情況下，對教學(xué)檔案的不重視是因為對檔案工作的用途和重要性認識不夠清楚，因此要使高校全校師生員工充分認識到：教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校檔案的重頭戲，它是對學(xué)校教學(xué)整體工作的記錄。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)。做好教學(xué)檔案工作可為高等教育的教學(xué)實踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理及其經(jīng)驗總結(jié)提供重要的參考資料?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對強化教學(xué)管理，促進教學(xué)改革，提高培養(yǎng)人才質(zhì)量具有極其重要的作用[1]。同時也需要全校教職員工明白，教學(xué)檔案也是高校教學(xué)工作水平評價和教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù)之一。

如果學(xué)校教學(xué)檔案工作沒有全體教職工的參與和重視，很難做到及時完整地收集，很難采集到真實原始性的教學(xué)信息資料，如果沒有完整真實的教學(xué)運行狀態(tài)的記錄，這所學(xué)校就不是一所學(xué)風(fēng)嚴謹，管理科學(xué)、規(guī)范，對人才培養(yǎng)高度負責(zé)的院校，也就無從談起深化教學(xué)改革，強化教學(xué)管理。

二、在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，建立健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案是高等院校教學(xué)實踐活動的原始記錄，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料。它記載了學(xué)校的成長、發(fā)展過程，需要完整齊全的收集和科學(xué)系統(tǒng)地整理教學(xué)檔案，做好這項工作必須要有完善的規(guī)章制度作保障。工作制度的建立要由學(xué)校分管教學(xué)的校長負責(zé)組織，由校檔案館具體牽頭草擬制度，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。

教學(xué)檔案管理歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續(xù)、歸檔案卷的質(zhì)量要求、保管期限等；平時立卷制度；移交制度；鑒定銷毀制度等。比如說，教學(xué)檔案歸檔制度的歸檔范圍，有以下幾個方面：

1．上級教育主管機關(guān)下達的指令性、指導(dǎo)性文件：教育改革、教學(xué)計劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)等方面的計劃、指示、規(guī)定、辦法等；

2．綜合性教學(xué)文件：如學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例、教學(xué)工作的各種統(tǒng)計表等；

3．招生工作材料：招生計劃、簡章、專業(yè)介紹、新生名冊、招生工作總結(jié)等；

4．學(xué)籍管理材料：新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、在校學(xué)生名冊、學(xué)生學(xué)籍變更（升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料；

5．學(xué)生獎懲材料；

6．教學(xué)計劃、方案、大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)；

7．教材方面的材料：有自編、主編教材的正本，各專業(yè)教材使用目錄；

8．教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)方面的材料：包括教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)的計劃、大綱、總結(jié)，實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)講義、實習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實習(xí)報告等；

9．課堂教學(xué)材料：課程安排表、課程進度表、教師任課安排、典型講義、教案、各專業(yè)考試題（卷）；

10．優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計及評審意見；

11．研究生及碩士、博士學(xué)位獲得者的名冊、學(xué)位論文及有關(guān)審批文件；

12．畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料：包括學(xué)校對畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計劃、總結(jié)、調(diào)查表、使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的評價意見等；

13．師資培訓(xùn)的計劃、考核和總結(jié)，出國進修等文件材料；

14．教研室教學(xué)總結(jié)、教師教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎勵材料、教學(xué)情況調(diào)查表；

15．教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況；

16．各類成人教育、培訓(xùn)班形成的文件材料。

17．學(xué)科與實驗室建設(shè)方面的材料有：上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實驗室建設(shè)的文件材料，學(xué)科、專業(yè)、實驗室論證、申報、審批材料，重點學(xué)科專業(yè)、實驗室建設(shè)材料，學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)計劃、總結(jié)材料等。

再比如，根據(jù)目前的情況，我們需要建立一個嚴格的鑒定和劃分保管期限（永久、長期、短期）的教學(xué)檔案保管制度，根據(jù)檔案的利用價值，確定教學(xué)檔案不同的保管期限。各部門的工作計劃、總結(jié)、規(guī)定，學(xué)生學(xué)籍變更（升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料可列為長期保管；每學(xué)年產(chǎn)生的各科學(xué)生考試卷和畢業(yè)論文（非優(yōu)秀畢業(yè)論文）可列為短期保管。

高校教學(xué)檔案收集整理工作制度就要按照這些最基本的歸檔范圍的規(guī)定，對教學(xué)檔案管理制度進一步健全。

各高校要建立檔案統(tǒng)計制度；崗位責(zé)任制度；檔案人員職業(yè)道德規(guī)范和考核獎懲制度等。不斷強化制度建設(shè)，建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度，做到下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步，評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步，畢業(yè)生就業(yè)，上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步，以此作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。

不論各高校規(guī)模大小，層次高低，都要制定并要不折不扣的貫徹落實相關(guān)制度，使學(xué)校教學(xué)檔案管理逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

三、對照本科教學(xué)評估指標(biāo)體系，系統(tǒng)調(diào)整規(guī)范教學(xué)檔案

本科教學(xué)水平評估工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是高等學(xué)校建設(shè)、改革、發(fā)展的“助推器”，是對各高校教學(xué)工作的一個全面的檢驗，也是對教學(xué)檔案管理工作的一次觸動。從教育部制定的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系》中涉及到教學(xué)檔案的一級指標(biāo)，二級指標(biāo)中可以看出，教學(xué)檔案是支撐整個評估指標(biāo)體系的主要材料，在評估工作中起著重要的作用。從高校教學(xué)檔案中獲取的信息，最能全面、系統(tǒng)地反映高校工作的全部面貌。離開了教學(xué)檔案，評估就會成為無源之水、無本之木[3]。所以，完整的教學(xué)檔案不僅是高等學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范化的基本要求，也是高等學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)實力的原始記錄和重要佐證材料。對照本科教學(xué)評估指標(biāo)體系對現(xiàn)行的教學(xué)檔案歸檔系統(tǒng)進行調(diào)整、充實、完善、提高是很有必要的。

雖然教學(xué)檔案在評估指標(biāo)體系中沒有單獨設(shè)立指標(biāo)，但評估指標(biāo)體系的各個指標(biāo)的評分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)檔案作為評估的主要依據(jù)，每個指標(biāo)的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)。因此高校的教學(xué)檔案建設(shè)，要有意識地樹立服務(wù)教學(xué)評估的意識，對照本科教學(xué)評估指標(biāo)體系，重新設(shè)計、規(guī)范院系教學(xué)檔案系統(tǒng)。

筆者從武夷學(xué)院的本科教學(xué)評估感受到：從每次學(xué)校多種形式的評估所產(chǎn)生的自評報告、總結(jié)、專家組的評價意見和廣泛收集并系統(tǒng)整理加工而成的支撐材料，可以看出這些材料都是極寶貴的歷史記錄，不僅為以后的評估奠定了基礎(chǔ)，還大大豐富了檔案資源。要對這些材料不斷進行討論、分析、調(diào)整、充實、完善、提高，然后再進行系統(tǒng)歸檔。

從評估過程中，筆者可以看到，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，逐步改變傳統(tǒng)單一的管理模式，將教學(xué)檔案從單一的紙質(zhì)管理方式向多元化電子管理以及計算機系統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化，使得教學(xué)檔案歸檔省時省力。

從評估材料中筆者意識到，對教學(xué)材料做目錄是必不可少的，但各部門的材料缺少規(guī)范性，學(xué)校應(yīng)該嘗試選用檔案管理軟件對其進行管理，將所有教學(xué)材料建立目錄輸入系統(tǒng)，將重要教學(xué)檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，這樣一方面能簡化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量；另一方面可使檔案材料的檢索更加快捷，更好地為教學(xué)服務(wù)。更主要的是，能使檔案管理及時化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，更好地為本科教學(xué)評估提供比較詳盡的參考依據(jù)。

四、做好教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

目前，不少高校教學(xué)檔案管理人員檔案意識薄弱，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識欠缺，他們的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)極不合理，綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平已經(jīng)不能適應(yīng)時代的要求。所以，加強教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，建立具有系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性的教學(xué)檔案體系，提高檔案管理人員整體管理水平顯得極其重要[4]。各高校應(yīng)制定措施，對從處于上傳下達、左右協(xié)調(diào)作用的管理最基礎(chǔ)的教學(xué)檔案的系部教學(xué)秘書到檔案室的分管全校教學(xué)檔案的管理人員進行全面培訓(xùn)是刻不容緩的事情。

各高校要根據(jù)不同的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)需求分析，針對不同的受訓(xùn)對象以及要達到的培訓(xùn)目標(biāo)，制訂培訓(xùn)計劃，定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)。同時，需要將培訓(xùn)方式、費用、教材等以規(guī)章制度形式確定下來，使之規(guī)范化、程序化。

高校對檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容的選擇很重要，如：檔案法、檔案工作重要性、教學(xué)檔案同評估的關(guān)系、教學(xué)檔案管理制度、教學(xué)檔案管理專業(yè)知識等等都是必不可少的。以教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理工作專業(yè)知識培訓(xùn)為主，培訓(xùn)工作從公文與各類教學(xué)檔案材料的產(chǎn)生到形成檔案的過程開始學(xué)習(xí)，進而使教學(xué)檔案管理人員全面了解和掌握檔案管理制度，懂得如何做好平時立卷歸檔工作、如何確定歸檔范圍、如何收集材料、如何整理檔案、如何保管檔案、如何編制檢索工具、如何做好檔案的提供利用服務(wù)等知識。檔案管理人員要謙虛好學(xué)，學(xué)以致用，方可促效。

五、加強教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

1．培養(yǎng)敬業(yè)精神

敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。教學(xué)檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，對教學(xué)檔案勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行教學(xué)檔案工作的探索和創(chuàng)新，使教學(xué)檔案出現(xiàn)生機和活力。

2．培養(yǎng)“六勤”精神

教學(xué)檔案工作者要善于培養(yǎng)“勤”精神。手勤：對隨時收集的資料立即進行保管處理；對眼前正在使用不能馬上收集的要記錄備忘，以便日后收集；對單份資料應(yīng)及時復(fù)印備份。腦勤：就是要對獲得資料的價值進行分析選擇，以免“有文必檔”，玉石不分，或歸檔錯誤。眼勤：就是要多看，及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)該收集的資料。腿勤：是要多走訪，擴大材料的收集范圍，對散失在其他部門或領(lǐng)導(dǎo)、教師手中的資料要及時索取[5]。耳勤：多多聽取師生，領(lǐng)導(dǎo)的意見，并記錄整理?？谇冢簩Πl(fā)現(xiàn)的問題及時告訴相關(guān)人員進行糾正，讓他們按規(guī)范進行。

3．培養(yǎng)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案的能力

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個新水平”。檔案是一種豐富的信息資源，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理教學(xué)檔案，可以收到事半功倍的效果。教學(xué)檔案管理人員要利用計算機系統(tǒng)地完成教學(xué)文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來。教學(xué)檔案管理人員要努力建立教學(xué)檔案信息網(wǎng)，各系部可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上組卷、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上傳遞信息、遠程服務(wù)等功能，從而達到教學(xué)檔案信息資源的網(wǎng)上接收、管理和傳輸。從而達到教學(xué)檔案信息資源的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，快速成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

六、結(jié)語

各高校要下大力度加強，優(yōu)化高校教學(xué)檔案建設(shè)工作，使高質(zhì)量的教學(xué)檔案管理更好地為學(xué)校中心工作服務(wù)，也使完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)真實的原始教學(xué)檔案在本科教學(xué)評估中發(fā)揮出更大的作用。

[1] 萬承華. 試論檔案意識[J]. 寶雞文理學(xué)院學(xué)院，2006，4.

[2] 鄧紹興. 檔案管理學(xué)[M]. 中國人民大學(xué)出版社，2005，2.

[3] 王敏. 對優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J]. 機電兵船檔案，2006，3.

[4] 張燕. 高校教學(xué)檔案管理的問題及對策[J]. 蘭臺世界，2006，12.

[5] 何文仙. 淺談教學(xué)檔案的收集[J]. 臨滄教育學(xué)院學(xué)報，2005，4.

G279.21

A

1008-7427（2011）03-0121-02

2011-01-29