淺議企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策

○陶世宏 （中國市政工程中南設(shè)計(jì)研究院）

淺議企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策

○陶世宏 （中國市政工程中南設(shè)計(jì)研究院）

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。管好、用好企業(yè)檔案是每個(gè)企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。然而，就歷史而言，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現(xiàn)就如何改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作中的不足，提出對策。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識還較為淡薄。一是思想認(rèn)識模糊。部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識，不知道為什么要開展企業(yè)檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實(shí)際重視不夠。少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內(nèi)容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

2、檔案管理力量還較為薄弱。一是隊(duì)伍不穩(wěn)定。在基層企業(yè)，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號、蓋錯(cuò)章的情況。以某企業(yè)2000年至2009年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯(cuò)章的就有128卷，其中裝訂不規(guī)范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在用時(shí)用不上，不能很好地為企業(yè)工作服務(wù)。最后對檔案的重要性認(rèn)識不足，使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。

3、檔案管理觀念還較為落后。一是管理方式陳舊。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位?；鶎悠髽I(yè)辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

4、管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

二、加強(qiáng)基層企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

1、深化認(rèn)識，強(qiáng)化責(zé)任感。一要提高認(rèn)識。要充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2、強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。

3、規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

4、更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識。一要提高科技含量。要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí)，主動了解單位工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)。三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn)，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

5、開發(fā)利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價(jià)值，即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用，所以企業(yè)管理人員要學(xué)會并熟練運(yùn)用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護(hù)工作，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。為了逐步使企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置，不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施，應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作，強(qiáng)調(diào)平時(shí)運(yùn)作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施，以推進(jìn)基層企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。同時(shí)把基層企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃，統(tǒng)籌解決基層企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難，積極爭取上級業(yè)務(wù)部門下?lián)軐？?，著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，大力發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)，早日適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的迫切需要。

（責(zé)任編輯：張瓊芳）