淺析企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部控制

蔡雪珍

（福建三明醫(yī)藥股份有限公司 福建 三明 365000）

一、貨幣資金內(nèi)部控制的重要性

1、貨幣資金的定義

貨幣資金分為現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金，是資產(chǎn)的重要組成部分，是流動(dòng)性較強(qiáng)的一種資產(chǎn)，是企業(yè)生存和發(fā)展的經(jīng)濟(jì)命脈。由于貨幣資金具有高度的流動(dòng)性和風(fēng)險(xiǎn)性，加強(qiáng)貨幣資金的控制與核算，建立完善的內(nèi)部控制制度，對(duì)于保障單位資產(chǎn)安全完整、提高資金周轉(zhuǎn)速度和使用效益都具有重要意義。單位在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，應(yīng)根據(jù)貨幣資金業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合單位自身的經(jīng)營管理實(shí)際，設(shè)計(jì)一套切實(shí)可行的貨幣資金控制制度和核算方法，從而更有利于單位貨幣資金的管理和控制。完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制對(duì)加強(qiáng)單位經(jīng)營管理、保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)安全、保證單位會(huì)計(jì)信息真實(shí)完整等具有積極的促進(jìn)作用。

2、貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)

（1）保證貨幣資金的真實(shí)性。企業(yè)的任何經(jīng)營都少不了貨幣資金的參與，因此，保證反映在資產(chǎn)負(fù)債表上的貨幣資金余額的真實(shí)以及與實(shí)際數(shù)相符是貨幣資金內(nèi)部控制制度的首要目標(biāo)。由于貨幣資金在實(shí)際操作過程中易發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的現(xiàn)象，因此要通過建立完善的貨幣資金內(nèi)部控制制度，從程序上來保證貨幣資金的收支得到真實(shí)的反映，為企業(yè)管理當(dāng)局的決策提供條件。

（2）確保貨幣資金的安全性。為保證企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)中貨幣資金的需要，必須對(duì)每一筆貨幣資金支出，結(jié)合其他業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的審批。貨幣資金業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，就是要使審批手續(xù)規(guī)范化和制度化，減少不必要的支出，并揭示出與貨幣資金業(yè)務(wù)有關(guān)的其他內(nèi)部控制制度方面的薄弱環(huán)節(jié)，防止侵占和挪用企業(yè)貨幣資金行為的發(fā)生。

（3）確保貨幣資金的可動(dòng)用性。貨幣資金支出的頻繁性，要求企業(yè)有一定數(shù)量的貨幣資金的存量。企業(yè)資金存量應(yīng)該保持在一個(gè)合理的水平上，過多或過少都不合理。過多地持有資金，機(jī)會(huì)成本增多，是資源的浪費(fèi)。過少地持有資金，有可能危及企業(yè)的償債能力，給企業(yè)帶來負(fù)面影響。因此，應(yīng)對(duì)資金的使用有一個(gè)合理的規(guī)劃，加強(qiáng)資金管理。

（4）保證貨幣資金的效益性。貨幣資金效益性控制涉及企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)，由于企業(yè)實(shí)際情況千差萬別，每個(gè)企業(yè)效益性控制方法應(yīng)與其經(jīng)營實(shí)際緊密聯(lián)系。防止或減少貨幣資金的閑置，在保證合理貨幣資金存量的情況下，制定有效的貨幣資金收支計(jì)劃，運(yùn)用各種籌資、投資的方法有效地使用資金，發(fā)揮貨幣資金最大的經(jīng)濟(jì)效益。

貨幣資金是企業(yè)資金中最具活動(dòng)和最有彈性的部分，企業(yè)能否運(yùn)用好它，會(huì)直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，影響到企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。貨幣資金如同企業(yè)的血液，貫穿于采購、生產(chǎn)、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立完善的貨幣資金內(nèi)部控制制度，合理、高效地使用資金對(duì)提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力有著舉足輕重的作用。

二、企業(yè)貨幣資金內(nèi)部管理存在的問題及原因

1、問題

（1）現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)中的常見漏洞。一是涂改憑證金額。會(huì)計(jì)人員利用原始憑證管理上存在的漏洞或工作中的便利條件，更改發(fā)票或收據(jù)上的金額，將現(xiàn)金收入原始憑證上的金額改小，或?qū)F(xiàn)金支出原始憑證上的金額放大，從而達(dá)到貪污的目的。二是挪用現(xiàn)金。出納人員或其他人員采用虛寫或涂改現(xiàn)金繳款單日期的方法，不將當(dāng)天應(yīng)送交銀行的現(xiàn)金及時(shí)入賬，而將資金挪用，進(jìn)行體外循環(huán)。三是虛開發(fā)票、虛構(gòu)支出業(yè)務(wù)內(nèi)容。會(huì)計(jì)或有關(guān)人員與外部人員串通，在購物時(shí)虛開發(fā)票，將報(bào)銷的現(xiàn)金占為己有。四是票據(jù)頭尾不一。出納人員或經(jīng)辦人員在票據(jù)出票時(shí)，利用假復(fù)寫的方法使票據(jù)憑證聯(lián)和存根聯(lián)金額不一致，造成收多報(bào)少或支少報(bào)多，貪污差額款。五是無證無賬。無證無賬指收入現(xiàn)金既不給付款方開具收據(jù)或發(fā)票，也不報(bào)賬和記賬，直接將現(xiàn)金據(jù)為己有。六是撕毀票據(jù)或盜用憑證。企業(yè)對(duì)票據(jù)管理時(shí)未能有效地控制票據(jù)的數(shù)量和編號(hào)，對(duì)收款監(jiān)督不力，造成會(huì)計(jì)人員或出納人員對(duì)收入現(xiàn)金的票據(jù)撕毀，將現(xiàn)金據(jù)為己有；或用盜取的發(fā)票、收據(jù)等憑證向客戶開票，隱匿現(xiàn)金，達(dá)到貪污的目的。

（2）銀行收支業(yè)務(wù)中常見的漏洞。一是多頭開戶，截留公款。會(huì)計(jì)人員利用銀行間互相爭(zhēng)資金、拉客戶的機(jī)會(huì)，私自用單位印章在他行開設(shè)存款賬戶，并以本單位更換賬戶為由要求付款單位將款項(xiàng)轉(zhuǎn)至私設(shè)戶頭，從而達(dá)到截留公款的目的。二是轉(zhuǎn)賬套現(xiàn)。會(huì)計(jì)人員或有關(guān)人員配合外單位不法人員在收到外單位轉(zhuǎn)入的銀行存款后，開具現(xiàn)金支票，提取后交付外單位，達(dá)到套取現(xiàn)金的目的。三是擅自提現(xiàn)或填票購物。會(huì)計(jì)人員或出納人員擅自簽發(fā)現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金，或擅自簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票套購物，不留存根、不記賬，將現(xiàn)金、實(shí)物據(jù)為己有。四是私自背書轉(zhuǎn)讓。會(huì)計(jì)人員將收到的轉(zhuǎn)賬支票、銀行匯票、商業(yè)匯票及銀行本票等票據(jù)私自背書轉(zhuǎn)讓給與個(gè)人利害相連的單位，以達(dá)到變相侵吞、占有公款目的。五是出借支票、賬戶。會(huì)計(jì)人員非法將支票借給他人用于結(jié)算，或允許他人使用本單位開設(shè)的銀行賬戶辦理收付、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，從中撈取私利。六是涂改銀行對(duì)賬單。會(huì)計(jì)人員私自提現(xiàn)，然后通過涂改銀行對(duì)賬單上的發(fā)生額或余額，使銀行對(duì)賬單與銀行存款日記賬金額相等或平衡，以掩蓋銀行存款已少的事實(shí)。

2、原因

（1）沒有建立完善的貨幣資金內(nèi)部控制體系。內(nèi)部控制是企業(yè)為了保證實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)，各職能部門在分工負(fù)責(zé)的前提下，形成一個(gè)完整、嚴(yán)密的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、相互制約的控制系統(tǒng)的總稱，貨幣資金控制制度就是內(nèi)控制度的重要組成部分。目前一些企業(yè)對(duì)內(nèi)控認(rèn)識(shí)不足，控制環(huán)境薄弱，沒有建立起規(guī)范化的操作程序，使許多內(nèi)控制度成為一紙空文或形同虛設(shè)；一些企業(yè)沒有很好地貫徹執(zhí)行內(nèi)部牽制制度，不相容職務(wù)沒有采取分離原則，導(dǎo)致內(nèi)部控制出現(xiàn)各種漏洞。

（2）企業(yè)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制不健全。企業(yè)的監(jiān)督評(píng)審主要依靠?jī)?nèi)部審計(jì)來實(shí)現(xiàn)，而很多企業(yè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏獨(dú)立性，內(nèi)審的職能僅限于審核賬目，而在稽查、評(píng)價(jià)內(nèi)部控制制度是否完善等方面，未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（3）忽視貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)。貨幣資金的控制要點(diǎn)是現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)和銀行存款收支業(yè)務(wù)的管理。從現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制現(xiàn)狀來看，大多數(shù)單位沒有注重崗位分工、授權(quán)批準(zhǔn)制度的建立，導(dǎo)致了現(xiàn)金、銀行存款漏洞的發(fā)生。

三、加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制制度的措施

1、建立健全貨幣資金管理制度

大多數(shù)企業(yè)缺乏健全、有效的內(nèi)部控制制度。有些管理者觀念落后，推行家族式管理，所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)都掌控在家族人員中，管理混亂，不利于貨幣資金的內(nèi)控制度的推行。另外，貨幣資金具有支付和流通的功能，涉及業(yè)務(wù)范圍廣，存在被盜、挪用、貪污的風(fēng)險(xiǎn)。沒有系統(tǒng)完善的貨幣資金內(nèi)部控制制度，容易導(dǎo)致企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)崗位分工不均、授權(quán)制度不健全，從而增加企業(yè)發(fā)生差錯(cuò)和舞弊的可能性，因此建立合理有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度非常重要。每個(gè)企業(yè)可以根據(jù)自身的經(jīng)營狀況和發(fā)展規(guī)模，建立一套切實(shí)可行，符合企業(yè)發(fā)展的貨幣資金內(nèi)部控制制度。在執(zhí)行過程中針對(duì)易發(fā)生的問題，應(yīng)重點(diǎn)從以下幾方面著手有效防范差錯(cuò)和舞弊行為，保護(hù)資產(chǎn)安全，提高資金的使用效益：一是明確崗位職責(zé)權(quán)限。在設(shè)置崗位時(shí)必須分離不相容職務(wù)，實(shí)行內(nèi)部牽制，建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，經(jīng)辦人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。二是建立有效的財(cái)務(wù)稽核對(duì)證制度。業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)由多人控制，通過反復(fù)核對(duì)保證賬證、賬實(shí)、賬物相符，以避免舞弊行為發(fā)生。三是實(shí)行崗位輪換制。崗位輪換可避免員工因長(zhǎng)時(shí)間駐留某個(gè)崗位產(chǎn)生麻痹而可能導(dǎo)致的差錯(cuò)。

2、建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)

一個(gè)完整的企業(yè)內(nèi)控制度，應(yīng)當(dāng)由完善的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)來監(jiān)督執(zhí)行，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷完善內(nèi)控制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作，保證內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨(dú)立性，應(yīng)當(dāng)授予內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)適當(dāng)?shù)臋?quán)力以保證審計(jì)工作的順利進(jìn)行，變“事后監(jiān)督”為事前、事中和適時(shí)監(jiān)督。對(duì)檢查過程中發(fā)現(xiàn)資金內(nèi)控缺陷，應(yīng)當(dāng)按審計(jì)程序向董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)做出報(bào)告。

3、建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度

授權(quán)控制是指單位各級(jí)工作人員，必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)，才能對(duì)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理。這一控制方式使每一個(gè)過程、環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)明確，使某些事件在發(fā)生時(shí)就得到了控制。授權(quán)控制要求規(guī)定各級(jí)管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限，同時(shí)也要求明確各級(jí)管理人員所承擔(dān)的責(zé)任，使他們對(duì)自己的業(yè)務(wù)處理行為負(fù)責(zé)。單位應(yīng)當(dāng)對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。如建立現(xiàn)金、銀行存款的內(nèi)部控制制度，首先就要確立授權(quán)與批準(zhǔn)的制度，即現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)的發(fā)生，需要經(jīng)單位主管人員或財(cái)務(wù)人員審批，授權(quán)具體的人員經(jīng)辦，審批一般以簽字蓋章方式表示。該過程保證了現(xiàn)金、銀行存款的收支業(yè)務(wù)要在授權(quán)下進(jìn)行。

4、管好貨幣資金業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵點(diǎn)

一是管住貨幣資金的流入和支出點(diǎn)。對(duì)已取得的貨幣資金收入必須及時(shí)入賬，不得私設(shè)小金庫，不得賬外設(shè)賬，嚴(yán)禁收款不入賬。二是管住銀行開戶點(diǎn)。不得同時(shí)跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶，甚至將單位公款以職工個(gè)人名義私存銀行。不得搞“小金庫”，方便支出。因此，按照有關(guān)規(guī)定，應(yīng)及時(shí)，定期對(duì)銀行開戶點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真清理和檢查。三是管住現(xiàn)金盤存點(diǎn)。除了出納人員，應(yīng)增加第三者參與盤點(diǎn)或監(jiān)盤，并不定期抽盤，保證現(xiàn)金賬面和實(shí)際庫存相符。四是管住銀行、客戶對(duì)賬點(diǎn)。按照有關(guān)規(guī)定，單位與銀行之間的對(duì)賬每月至少要核對(duì)一次。單位與客戶之間也應(yīng)按月或按季核對(duì)之間往來款項(xiàng)，確保貨幣資金支付合理，回收及時(shí)、足額。五是管住票據(jù)及印章保管點(diǎn)。明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并專設(shè)備查簿登記，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用，并且備查簿需作會(huì)計(jì)檔案管理。同時(shí)，單位必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理，嚴(yán)禁由一個(gè)人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。

5、加強(qiáng)員工的道德和素質(zhì)教育

員工的素質(zhì)是內(nèi)控發(fā)揮作用的關(guān)鍵。辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，如果員工不能履行自己的職責(zé)，放棄職業(yè)操守，濫用職權(quán)，很容易導(dǎo)致舞弊行為和會(huì)計(jì)信息的失真，出現(xiàn)挪用、隱瞞、轉(zhuǎn)移企業(yè)的資產(chǎn)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。因此，企業(yè)內(nèi)部控制的成效取決于員工素質(zhì)的高低程度，員工素質(zhì)教育是內(nèi)控有效執(zhí)行的重要因素。在管理中要建立定期換崗、輪崗制度，能相互制約、監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，又可以掌握新的知識(shí)，學(xué)到新業(yè)務(wù)，豐富經(jīng)驗(yàn)，提高綜合能力。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，宣傳企業(yè)文化及財(cái)務(wù)內(nèi)控的重要性，加強(qiáng)員工的文化教育。

總之，建立健全貨幣資金內(nèi)部控制制度已成為企業(yè)自身發(fā)展的需要，企業(yè)要在市場(chǎng)上立足，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)控制度，嚴(yán)格約束涉及內(nèi)控的所有人員，做到人治與法治的相結(jié)合，真正從源頭和制度上保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全完整，使貨幣資金得到良性循環(huán)，最大限度地提高資本運(yùn)營效能。

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