淺談教學(xué)秘書隊伍建設(shè)

魏麗波

(長春師范學(xué)院城市與環(huán)境科學(xué)學(xué)院,吉林長春 130012)

教學(xué)秘書從事的教學(xué)管理工作,具有很強的常規(guī)性和周期性,不是簡單的重復(fù),而且環(huán)環(huán)相扣、事事相連,形成了教學(xué)管理鏈。教學(xué)秘書在整個大學(xué)的日常管理中起著重要的作用,若有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題則會導(dǎo)致多處變動,解決得好則事事通暢,解決不好則會導(dǎo)致教學(xué)事故。所以,各大高校目前越來越重視教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)。

1 教學(xué)秘書工作職責(zé)

1.1 完成上級下達的任務(wù)

教學(xué)秘書隸屬于教務(wù)處且直屬于分院領(lǐng)導(dǎo),所以要在工作中合理安排時間,在繁雜的教學(xué)管理中要把事件分為急、重、緩、輕的順序來落實領(lǐng)導(dǎo)的工作方案。并且在工作中思路要清晰,資料要保存齊全,為領(lǐng)導(dǎo)處理事件提供依據(jù),便于領(lǐng)導(dǎo)作出決策。教學(xué)秘書在工作中要做到位但不能越位,給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息依據(jù)和建議,做好領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者。如何高效、按時地完成下達的任務(wù)對于一個教學(xué)秘書來說相當(dāng)重要,其中對于不同任務(wù)的妥善分析和處理對于教學(xué)秘書來說是至關(guān)重要的第一步。教學(xué)秘書的工作范圍廣泛,事務(wù)繁雜,這就需要具備廣泛的知識,同時也應(yīng)具備一定的學(xué)習(xí)能力去學(xué)習(xí)和借鑒他人的成功經(jīng)驗。總之,教學(xué)秘書應(yīng)具備一定的綜合素質(zhì)以滿足工作的需求,以最高的效率和最好的質(zhì)量來完成上級下達的任務(wù)。

1.2 完成定性、定量事物

完成日常性事務(wù),樹立為學(xué)生和教師服務(wù)的意識。充分利用資源人性化地為學(xué)生和教師編排課表;準確統(tǒng)計教師工作量;合理編排考試日程并協(xié)助教務(wù)處完成學(xué)生的各種等級考試;隨時處理臨時性事件,包括調(diào)、串課和學(xué)生實習(xí)等引發(fā)的教學(xué)變動;做到分院教學(xué)管理與教務(wù)處工作日程緊密結(jié)合,應(yīng)按照教務(wù)處和學(xué)院的日常管理程序處理好分院的常規(guī)性事物,如教學(xué)計劃中已定的實習(xí)、教育實習(xí)、專業(yè)見習(xí)和畢業(yè)生論文時間安排等等。

教學(xué)秘書的教學(xué)管理與工作時間集中在學(xué)期的開始、期中、期末三個階段。因此針對不同的教學(xué)時期,教學(xué)秘書的工作也應(yīng)該有一定的計劃性。在學(xué)期的開始,要求教學(xué)秘書要比其他的任課教師提前到校,為新的學(xué)期做好相應(yīng)的準備工作,這樣后續(xù)工作才能順利展開。在期中階段要認真嚴謹?shù)刈龊妹恳豁椚粘Ｊ聞?wù),同時還要做好與學(xué)生的溝通工作,收集學(xué)生對老師的看法和建議,并及時反映到相關(guān)的部門,對出現(xiàn)的問題要盡快地采取措加以解決,解決不了的要及時反饋到上級領(lǐng)導(dǎo)。期末階段的工作尤其重要,因為相對于其他兩個時期而言,期末的任務(wù)更加繁重,需要協(xié)助教務(wù)處做好期末考試、成績評定、試卷分析以及通知學(xué)生補考和重修等一系列的工作,這就需要教學(xué)秘書更加細心和耐心。

1.3 熱愛崗位、加強服務(wù)、創(chuàng)新管理

作為教學(xué)秘書,在工作中要強化服務(wù)意識,提高服務(wù)質(zhì)量,與時俱進,養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣[1]。這種工作不能僅憑經(jīng)驗照章辦事,需要手腦并用,勤于思考,精讀文件,潛心研究,勤于記錄,善于總結(jié),敢于創(chuàng)造性地解決問題,并及時總結(jié)經(jīng)驗,不斷在工作中創(chuàng)新做法,以不變應(yīng)萬變,形成良性循環(huán)。同時,在繼承傳統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上尋求新思路,總結(jié)新的管理經(jīng)驗,探索適合本學(xué)院的教學(xué)管理模式,最后形成自己分院獨特的管理體系。教學(xué)秘書對教師和學(xué)生都要有所了解,針對不同的情況、不同的個體采取不同的應(yīng)對措施,在工作中不斷創(chuàng)新,本著服務(wù)學(xué)校的理念,實施分院已定的教學(xué)計劃。一個合格的教學(xué)秘書應(yīng)該滿懷熱情,全身心投入到自己的本職工作中去,將自己的主要精力投入到實際工作中,只有這樣才能高效甚至超額完成各項任務(wù),才能真正勝任教學(xué)秘書這份重要的工作。

2 教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

為師生服務(wù)是教學(xué)秘書工作的首要任務(wù),在工作中教學(xué)秘書應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)和優(yōu)秀的個人素養(yǎng)和多學(xué)科的知識素養(yǎng),并具有與時俱進的創(chuàng)新思維和熟練應(yīng)用教學(xué)管理軟件的技能。教學(xué)秘書的服務(wù)對象是一個高知群體,這對于教學(xué)秘書自身的綜合素質(zhì)在客觀上就有了更高的要求。教學(xué)秘書除了需要注意自己的習(xí)慣、形象和涵養(yǎng),也要注意自己所在部門相關(guān)專業(yè)知識的積累。沒有日積月累的相關(guān)知識的累積,就不會在自己實際工作中游刃有余地處理好各種問題。

2.1 應(yīng)具備彈性人格魅力

作為教學(xué)秘書應(yīng)該準確地理解黨和國家的教育方針政策,執(zhí)行學(xué)校的教學(xué)管理文件,實施分院教學(xué)院長工作方案。教學(xué)秘書系多重身份,受教務(wù)處隸屬領(lǐng)導(dǎo),同時受分院院長直接領(lǐng)導(dǎo)。在工作中要做到上傳下達,下情上報,承上啟下,在工作職責(zé)范圍內(nèi)協(xié)調(diào)工作,及時請示領(lǐng)導(dǎo),落實方案。工作中存在不理解、不支持現(xiàn)象時,必須以本職工作角色定位自己,為老師和學(xué)生周到服務(wù),培養(yǎng)嚴謹、認真的工作風(fēng)格,營造良好的工作氛圍。

因此,教學(xué)秘書要增強公關(guān)意識。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,客觀上承擔(dān)了部分公共關(guān)系工作,要求秘書能夠很好地做好學(xué)生與老師和領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通工作,及時以正確的方法向各個層次傳達信息,既使本院內(nèi)部團結(jié)一致,也使本院整體得到很好的發(fā)展。辦事要做到公正,要以本院的整體利益為重,以公平公正的態(tài)度處理問題,不摻雜任何個人因素。

2.2 應(yīng)具備兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨的精神

教學(xué)秘書是教學(xué)工作運轉(zhuǎn)的樞紐,每天處理事務(wù),忙忙碌碌,經(jīng)常無償加班加點,如果沒有埋頭苦干、任勞任怨、不計名利的思想境界,很難做好這項工作。還要虛心學(xué)習(xí)新知識,不斷地充實自己,提高分析判斷能力和解決問題的能力。

應(yīng)做到過程管理和結(jié)果管理相結(jié)合,全面組織和高效協(xié)調(diào)并行。過程管理就是在執(zhí)行教務(wù)處和分院的任務(wù)時要把涉及到的因素全面考慮進去,通過具體的實施看效果,結(jié)合事情結(jié)果給予公平、公道、公開評價,并及時公布結(jié)果,為下一次順利完成任務(wù)做好績效管理依據(jù)。當(dāng)主管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)需要工作數(shù)據(jù)資料時,要穩(wěn)、準、快地提供信息。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作是職責(zé)所在,任何情況下都要做到不退、不等、不靠、不計較?；趯ぷ鞯氖煜?應(yīng)充分發(fā)揮自身的能動性、調(diào)控性、主動性和創(chuàng)造性,在處理好日常教學(xué)工作中事務(wù)的同時,要學(xué)會換位思考,善于站在學(xué)院和學(xué)生的角度觀察、分析問題,提出解決問題的正確辦法,查缺補漏,完善實施方案,提供準確信息和合理的建議,進一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策并實施[2]。

2.3 應(yīng)具備熟練地運用電腦管理的能力

應(yīng)做到分類管理,勤于記錄,善于總結(jié)。在繁雜的工作中要濾出輕、重、緩、急的排序,把事務(wù)性工作、專業(yè)性工作和臨時性工作分開,依據(jù)工作記錄本按照排序完成。在處理應(yīng)急性事件、隨機性事件、重要性事件間把握好度。在日常的教學(xué)管理工作中,要做到環(huán)環(huán)相扣、步步相接,為整個教學(xué)管理正常運行做好鋪墊。

隨著校園內(nèi)先進的教學(xué)管理軟件的應(yīng)用,高校的教學(xué)管理逐步走向現(xiàn)代化、科技化,所以,教學(xué)秘書必須具備電腦操作技能,能把所有的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)為電腦管理,日常工作也要以電子化管理為主。對分院的招生人數(shù)、就業(yè)情況、學(xué)籍管理、教學(xué)計劃、學(xué)生選課等教學(xué)管理任務(wù)都能應(yīng)用計算機進行管理?，F(xiàn)在,多數(shù)高校在使用教務(wù)系統(tǒng)軟件,所以,要熟練運用教務(wù)系統(tǒng)軟件,這樣不僅能夠避免手工核算所帶來的不便,還能夠大大地減少誤差[3]。

2.4 應(yīng)具備原則性做事、藝術(shù)性辦事的能力

教學(xué)秘書要把學(xué)校教學(xué)管理部門通知、意見等及時向分院領(lǐng)導(dǎo)匯報并準確轉(zhuǎn)達給相關(guān)的教師、學(xué)生群體,起到小廣播的作用。教學(xué)秘書處于輔助的地位,作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,必須嚴格地按照領(lǐng)導(dǎo)的要求來辦事,不能自行其是,但也不能過于被動,應(yīng)隨時主動去了解本校及本院的相關(guān)動向,根據(jù)教學(xué)規(guī)律制訂好工作計劃,這樣才能充分發(fā)揮助手、智囊的作用。

3 建設(shè)教學(xué)秘書隊伍的措施

3.1 改善工作環(huán)境,穩(wěn)定社會地位

引進高級人才來充實隊伍,樹立典范帶動團隊。伴隨高等教育大眾化的普及和高等教育設(shè)施的現(xiàn)代化,教學(xué)秘書隊伍人員必須熟練電腦技術(shù)。由于教務(wù)管理系統(tǒng)本身在經(jīng)常地更新完善,對教務(wù)管理人員的培訓(xùn)就顯得尤為重要。教務(wù)管理工作錯綜復(fù)雜,完全依賴于教學(xué)秘書個人工作能力來處理這些事情。所以,對教學(xué)秘書隊伍新進人員,要給予教學(xué)管理和教學(xué)秘書工作流程培訓(xùn)等理論培訓(xùn),為實踐工作做好鋪墊,使他們在工作中能具有前瞻性、可控性和調(diào)節(jié)性。讓他們對教務(wù)管理內(nèi)涵有充分的了解,要求他們盡快更新知識結(jié)構(gòu),盡快進入工作角色,不斷深入實踐、總結(jié)經(jīng)驗,提高對教務(wù)管理的規(guī)范化和科學(xué)化認識水平,逐步形成共識的管理經(jīng)驗。同時,教務(wù)秘書應(yīng)該熱愛自己的本職工作,認真體味教務(wù)管理工作的價值所在,成為教學(xué)管理的“專家、內(nèi)行”,實現(xiàn)“專家、內(nèi)行”管理[4]。

3.2 建立績效機制

依據(jù)美國心理學(xué)家馬斯洛“需求層次理論”學(xué)說,人們的需求是分不同層次的。從事工作不僅是為了解決溫飽問題,更是為了實現(xiàn)小康生活并實現(xiàn)個人的自我價值。教學(xué)秘書也能在平平常常的崗位上實現(xiàn)自我價值。教學(xué)秘書應(yīng)該提高管理能力、不斷改進工作方法,強化工作藝術(shù)性,完善人格魅力。增加教學(xué)秘書進修學(xué)習(xí)的機會、改善教學(xué)秘書待遇,建立健全績效機制,用績效機制完善管理制度。

這種機制可以使領(lǐng)導(dǎo)從很好的角度來視察員工的工作情況,并且能夠激勵員工不斷地提升自身的素質(zhì),對于分院甚至是學(xué)校的發(fā)展起到很好的推動作用?？冃C制的建立與實施應(yīng)本著公平公正的原則,不能因為主觀判斷或者是評估者的個人偏見而影響到績效機制的實施,應(yīng)該根據(jù)本院相關(guān)的標準和具體的資料、數(shù)據(jù)等對實際績效進行客觀的評價與評估,否則績效機制便失去了其原有的作用,不但不能起到促進分院發(fā)展的作用,還會阻礙其發(fā)展。

3.3 加強管理考核,優(yōu)化教學(xué)秘書隊伍

在市場經(jīng)濟的今天,沒有壓力的工作都是不存在的,建立完善的考核制度之后,就要加強對整個隊伍的管理[5]。較好的措施是細化考核,將德、能、勤、績列為考核的重點,建立健全考核管理制度和考核辦法,優(yōu)勝劣汰。工作成績突出的,要給予精神和物質(zhì)上的雙重獎勵;而對于那些不思進取,工作拖沓,工作責(zé)任心不強,甚至事故迭出的教學(xué)秘書人員要進行重新考核。

[1]楊冠青,王艷平.做好高校院系教學(xué)秘書的“三個服務(wù)”思想宗旨[J].科教文匯,2006(12):15-16.

[2]陳巧兒.教學(xué)秘書的角色意識及其培養(yǎng)[J].科技資訊,2007(13):143-144.

[3]鄧益容.論充分發(fā)揮教學(xué)秘書的服務(wù)與管理職能[J].重慶交通學(xué)院學(xué)報:社科版,2006,6(4):120-122.

[4]劉榮英,朱燕君,薛衛(wèi)平.提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討[J].荊門職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報:教育刊,2008,23(1):66-68

[5]楊克平,傅小燕.教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的職能及素質(zhì)培養(yǎng)[J].邊疆經(jīng)濟與文化,2007,47(11):118-119.