檔案信息化管理的思考

趙淑英

（赤峰學(xué)院 高職教學(xué)部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案信息化管理的思考

趙淑英

（赤峰學(xué)院 高職教學(xué)部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展及逐步推廣應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的條件也已日趨成熟.面對(duì)檔案信息化管理的實(shí)施，檔案管理者迎來(lái)挑戰(zhàn)，也直面機(jī)遇.只要充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，必將開(kāi)創(chuàng)信息化檔案管理的新局面.

檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；信息自動(dòng)化；檔案工作者

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì).檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程.在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革.

這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平.作為信息化前沿的檔案部門，已經(jīng)面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來(lái)的強(qiáng)大壓力，如何變被動(dòng)為主動(dòng)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問(wèn)題.隨著時(shí)間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來(lái)越深刻地認(rèn)識(shí)到，利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來(lái)管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現(xiàn)代化的道路，而最大限度地開(kāi)發(fā)與運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的最重要的內(nèi)容.

檔案信息化管理不僅涉及大量技術(shù)問(wèn)題，而且也涉及許多過(guò)去從未碰到過(guò)的管理問(wèn)題.對(duì)絕大多數(shù)檔案管理部門，特別是市縣級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，在實(shí)踐中單純依靠其自身的技術(shù)力量很難順利進(jìn)行有關(guān)信息化內(nèi)容的建設(shè).加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段.加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際.加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，必須要處理如下相關(guān)的工作：一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn).如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑.

1 檔案信息化管理的重要性

可改善檔案管理工作.只有實(shí)現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù).可用詳實(shí)的檔案信息支持決策和管理.決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證.對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益.提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段.檔案管理自動(dòng)信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動(dòng)信息化水平，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、管理變得尤為重要.

2 提高檔案人員的素質(zhì)及責(zé)任感

檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面.檔案工作者的素質(zhì)主要包括：政治思想、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)知識(shí)、文化水平、辦事能力和身體條件等方面.檔案工作人員必須逐步做到專業(yè)化、技術(shù)化.在具有高度的政治覺(jué)悟和良好的工作作風(fēng)的前提下，還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)及電子文件管理知識(shí)，使之運(yùn)用于檔案管理實(shí)踐的工作效率和辦事能力.檔案工作者只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，以全新的檔案管理模式和服務(wù)理念來(lái)做好每一項(xiàng)本職工作，檔案管理工作才能在真正意義上朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn).

3 提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高.特別是基層的檔案館，目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮.它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理.這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施.檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系.

4 提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力.部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻.當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”.鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng).

5 重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以促進(jìn)檔案管理成效

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè).開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體.數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用.建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程.

6 重視人才管理推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高.當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象.計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視.

7 客觀務(wù)實(shí)地改進(jìn)檔案管理

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合.目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān).應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi).

8 完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理.文檔一體化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中應(yīng)用的必然結(jié)果，盡管文檔一體化管理的思路已提了很多年，但在實(shí)際工作中還存在各自為主，文件歸檔不及時(shí)，有時(shí)有漏歸，重要文件丟失的現(xiàn)象.這與管理制度不健全而造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)有直接關(guān)系.因此，需要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，確保檔案信息完整與準(zhǔn)確.集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，作到黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)計(jì)、底圖、工程檔案，人事檔案等管理規(guī)范.加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有序開(kāi)展.

9 檔案信息服務(wù)要網(wǎng)絡(luò)化管理

網(wǎng)絡(luò)化的管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶，分而治之的狀態(tài)，將工程檔案信息管理與文書檔案、技術(shù)資料、圖書、報(bào)刊等信息的管理融為一體.科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，形成一個(gè)包括各種信息資源在內(nèi)的“公司信息資源系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)所謂“信息資源共享”.以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室，甚至設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)的終端前對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、訪問(wèn).以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件.不必再到檔案室閱覽或提曬.

10 檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展

隨著檔案館藏?cái)?shù)量和內(nèi)容的日益增加，以及利用者對(duì)快速準(zhǔn)確、便捷查閱檔案需求的日益迫切，利用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)理論和方法管理檔案，提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化水平，使檔案管理達(dá)到最優(yōu)化的效果，必然成為未來(lái)檔案開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要趨勢(shì).如采用縮微技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，以保護(hù)和延長(zhǎng)檔案的壽命，采用通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)距離傳送檔案信息等.

11 加強(qiáng)安全防范，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)

實(shí)踐證明：無(wú)論是信息系統(tǒng)的安全還是信息資源的安全，技術(shù)手段都是最基本、最有效的防護(hù)手段.包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、加密與身份認(rèn)證技術(shù)等.要建立完善的安全管理制度.電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性.這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發(fā)現(xiàn).因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)整的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患.

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域.因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì).我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問(wèn)題.

總之,檔案工作的信息化建設(shè)應(yīng)在檔案信息資源的有序整理基礎(chǔ)之上加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)對(duì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，要正確處理經(jīng)濟(jì)瓶頸對(duì)檔案信息化建設(shè)的制約，從而使得信息化建設(shè)成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò).在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行.

〔1〕薛鶴嬋,薛鶴娟.淺談檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2009(07).

〔2〕盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案，2007（5）.

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1673-260X（2011）03-0191-02