試論加強職業(yè)院校設備檔案管理工作的對策

姚延宏

(延安職業(yè)技術學院，陜西延安716000)

試論加強職業(yè)院校設備檔案管理工作的對策

姚延宏

(延安職業(yè)技術學院，陜西延安716000)

隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，教學設備在逐年增加，做好在設備壽命周期而產(chǎn)生的各種資料的檔案工作，使其在職業(yè)教育中應有的作用能夠得以充分發(fā)揮，就必須切實加強職業(yè)院校設備檔案的管理工作.

設備檔案;管理;規(guī)范化

近年來國家對發(fā)展職業(yè)教育愈加重視，職業(yè)院校數(shù)量在不斷增加，規(guī)模也在不斷擴大.高等職業(yè)教育作為高等教育的一個重要分支，肩負著培養(yǎng)高素質技能型專門人才的重任，在我國走新型工業(yè)化道路和社會主義新農(nóng)村建設中具有不可替代的重要作用.［1］國家大力重視和發(fā)展職業(yè)教育，使其迎來了前所未有的大好機遇.為此，辦好職業(yè)教育、提高教育質量就顯得尤其重要.因而加大對教育教學設備的投入，以改善教學實驗、實習實訓條件，對于搞好職業(yè)教育的巨大作用是不言而喻的.必須加強對職業(yè)院校設備的使用和管理力度，并做好職業(yè)院校設備檔案的管理工作，真正發(fā)揮檔案為教學與科研服務的作用.

1 做好職業(yè)院校設備檔案管理工作的必要性

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，它是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史資料，沒有檔案就沒有歷史.檔案對于了解歷史、查考現(xiàn)實、總結經(jīng)驗教訓、制定政策規(guī)劃、教人育人等都具有極其重要的作用.所謂設備檔案，是指設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案.設備檔案是國家的重要技術儲備，是學校儀器、設備管理的重要依據(jù)和憑證.設備檔案是實行政府采購每項程序和對儀器運行管理的最原始、最真實的記錄.這些由基礎性資料組成的信息源，也是設備部門主要工作的集中體現(xiàn)，對這些資料的分析、整理，也就是對自身工作進行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處.［2］這些基礎資料，是學校寶貴的資源，它可以為資產(chǎn)的管理決策者提供信息咨詢，是制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃必不可少的重要依據(jù).設備檔案是高職院校教育管理的一個重要組成部分，是高職院校建設與發(fā)展中不可缺少的一項長期性、基礎性的工作，也是高職院校賴以完成教學任務和科研課題必不可少的工具.設備檔案管理工作為保障設備的正常運行及維護保養(yǎng)這一基本任務的順利實現(xiàn)而提供基本的技術支持.設備檔案是鑒定設備技術性能的必備資料，是評價設備工作狀態(tài)的重要依據(jù).應該充分認識設備檔案工作的作用和重要性，使其更好地發(fā)揮為教學和科研服務的作用.近年來，各高職院校為了加強實踐教學體系和實習實訓基地建設，都在積極投入較大的人力、物力和財力，以便在短期內(nèi)使硬件建設跨上一個新臺階，盡快改善實踐教學的硬件條件，以適應高職教育發(fā)展和培養(yǎng)應用型人才的需要.教學設備是做好教學工作，提高辦學質量的有力保障之一，如何管理和使用它，使其在教學過程發(fā)揮最大的潛能，加強對它的管理及其使用過程所產(chǎn)生相關檔案的管理是極其重要的.只有管理好，才能利用好，管理是為了更好地利用.國務院《科學技術檔案工作條例》規(guī)定:學校固定資產(chǎn)的設備，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修改造、報廢等全部活動過程中直接形成的，具有保存利用價值的文件、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬國有資產(chǎn)檔案.［3］設備檔案管理水平的高低，在很大程度上影響院校資產(chǎn)的安全完整、合理處置和有效利用.

2 職業(yè)院校設備檔案的規(guī)范化管理

由于設備檔案所體現(xiàn)的價值及其在職業(yè)院校檔案管理中的重要地位，決定了必須對它進行規(guī)范化管理.職業(yè)院校要提高教育質量和教學規(guī)模，必然會購置大量教學儀器和設備，要對這些儀器和設備進行科學管理，隨之而來的就是要對所產(chǎn)生的設備檔案進行規(guī)范化管理，對反映設備的購置情況和設備技術性能的文件資料，都應進行集中統(tǒng)一的歸檔管理.在管理過程中，要根據(jù)設備的經(jīng)濟價值和本單位的擁有量等因素分類進行管理.設備采購和設備使用等工作應密切結合，以保證設備檔案的完整、準確、系統(tǒng)，提高設備檔案的使用率及實現(xiàn)設備檔案的標準化管理.

設備檔案反映了設備申請的合理性，論證的嚴肅性、可靠性，審批的責任性.設備購買、驗收是設備檔案產(chǎn)生的主要階段，它直接反映了設備購買的實施情況，在招標文件及訂購合同中明確了雙方的法律責任，具有很強的憑證和參考作用，［3］一旦出現(xiàn)問題，就能有效地避免國有資產(chǎn)蒙受損失.同時設備檔案能夠對設備運行狀態(tài)發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，為設備是否正常運行提供可靠的依據(jù).只有設備檔案在日常工作中發(fā)揮了作用，才能體現(xiàn)檔案的價值.

由于傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)發(fā)生了變化，必須實現(xiàn)設備檔案由經(jīng)驗化管理向科學化、規(guī)范化管理的轉化，利用先進的科學管理技術手段，大量開發(fā)檔案信息資源，為學院的科技進步和經(jīng)濟建設服務.設備檔案的規(guī)范化管理就是要建立一套科學規(guī)范，全面系統(tǒng)地使用和管理的高效率的運行機制，使設備在使用和管理過程中能夠有章可循、有條不紊地進行，避免出現(xiàn)盲目與雜亂無章而給管理和使用造成不便.因此，要對設備檔案進行規(guī)范管理，建立和完善歸檔制度，加強對設備檔案管理工作的檢查與考核，真正提高設備檔案的使用率實現(xiàn)設備檔案的標準化、規(guī)范化與科學化管理.

3 做好職業(yè)院校設備檔案管理工作的對策

3.1 必須充分引起各方的高度重視

在檔案工作中，一些院校的檔案管理部門，對于設備檔案管理的工作不夠重視，使得有些管理工作處于空白的狀態(tài)，有的檔案室只注意保存設備檔案中涉及到的設備的購置、驗收、安裝、使用說明等材料，而對其維修、改造、更新至報廢等的文件資料不注意收集與保存，造成了設備檔案的缺失，致使設備檔案缺乏完整性.這樣就會在儀器設備的使用、潛力開發(fā)、升級改造等使用過程中失去參考的依據(jù).由于對檔案管理的重要性認識不足以及檔案管理的意識和知識的欠缺，致使在檔案管理過程中出現(xiàn)諸多偏差，而導致一些有價值的檔案資料不能很好地服務于教學和科研工作.

做好設備檔案的管理工作，不僅僅是檔案管理工作者的事，雖然在具體工作上有明確的分工，但仍然離不了各方的密切配合與大力支持.所以為了做好設備檔案的管理工作必須引起各方的高度重視.要認識到強化檔案意識是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎，要明確檔案收集的內(nèi)容和職權范圍，對檔案進行科學系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬，確保設備檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全.要充分認識檔案工作的重要性以及加強設備檔案規(guī)范化管理的迫切性，要群策群力，集各方智慧于一體，共同為做好設備檔案的管理工作出謀劃策.

3.2 配備具有相應專業(yè)知識和技能的管理人才

設備檔案的管理工作者，不單單是管理好檔案，以保持檔案的真實和完整，更重要的是要通過保護和管理，為檔案的提供利用，為教學科研提供服務.檔案工作雖是一項基礎性的工作，但它卻有很強的專業(yè)性，檔案管理人員的專業(yè)知識和技能會直接影響檔案的利用效果.為了做好檔案管理工作，必須配備既懂管理，又熟悉相關的業(yè)務知識，還要熟悉國家相關政策法令的專業(yè)人員.要對儀器設備設備檔案人員進行培訓，優(yōu)化知識結構，強化專業(yè)技能，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科的新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變，成為儀器設備檔案管理的行家里手.［4］檔案管理工作者要通過業(yè)務培訓和廣泛學習，提高專業(yè)知識和技能，要熟悉和精通管理工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，要掌握各類檔案和各種載體檔案的管理方法，既要遵循檔案管理的規(guī)律，同時要有創(chuàng)新意識，積極研究和探索檔案管理的新模式，開發(fā)檔案信息資源利用的新途徑，以提高檔案的經(jīng)濟價值和使用效率.

3.3 提高管理人員素質，使之具有樂于奉獻的精神和強烈的事業(yè)心與責任感

檔案管理工作者除了具備相關的專業(yè)知識和基本技能外，還要具有崇高的敬業(yè)精神和強烈的責任心.檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員.作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求.［5］檔案工作者在工作實踐中必須堅持正確的立場和政治方向，應該具有文化的追求、科學的信仰、高尚的道德和美好的情操，除具備基本的理論修養(yǎng)和扎實的專業(yè)訓練外，還必須對現(xiàn)代科學有關知識有一定的了解，具備對現(xiàn)代技術的操作能力，同時必須養(yǎng)成良好的職業(yè)習慣，不計較個人得失.要樹立自信心，熱愛自己所從事的職業(yè).檔案管理工作是一項平凡而辛苦的工作，只有具備默默無聞、吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神，才能搞好此項工作.因此必須選用思想素質高，業(yè)務素質精，工作能力強的人承擔.

4 結束語

設備資源是職業(yè)院校的寶貴財產(chǎn)，設備檔案是保障教學設備正常運轉的重要依據(jù).加強職業(yè)院校設備的規(guī)范化管理，既是檔案工作的客觀要求，也是職業(yè)院校利用儀器設備提高教育教學質量的有效途徑.設備檔案只有通過在提供利用的實踐中，不斷發(fā)現(xiàn)問題，研究對策，不斷完善，才能找到適宜職業(yè)院校發(fā)展的管理方法，也只有高質量的提供利用，才能最大限度地發(fā)掘設備檔案的存在價值.

［1］姜銳，張志綱.高職教育改革與發(fā)展中的重要問題及對策［J］.教育與職業(yè)，2008，5(15):141.

［2］王喆，李曉梅.高校設備檔案管理的相關探討［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2010，(17):15－16.

［3］吳兢.提高高職院校設備檔案管理工作水平的實踐與探索［J］.徐州教育學院學報，2008，23(1):185.

［4］余浠婉.加強高校儀器設備檔案管理為教學、科研服務［J］.機電兵船檔案，2010，(3):58.

［5］趙穎超.淺談檔案管理存在的問題及對策［J］.科學之友，2010，(8):97.

On Strategies to Strengthen Management of Equipment File in the Vocational Colleges

YAO Yan-hong
(Yan’an Vocational and Technical Institute，Yan’an 716000，China)

With the rapid development of vocational education，teaching equipment is increasing gradually.We do various data files well，which are generated in the equipment life cycle.We must strengthen the vocational equipment file management，so that it can play its full role in vocational education.

equipment files;management;standardized

G270

A

1009—5128(2011)06—0093—03

2011—05—04

姚延宏(1961—)，男，陜西延安人，延安職業(yè)技術學院科研處館員.

【責任編輯 曹 靜】