中職教務(wù)管理軟件應(yīng)用問(wèn)題淺析

陳 清

（煙臺(tái)護(hù)士學(xué)校，山東 煙臺(tái) 264000）

中職教務(wù)管理軟件應(yīng)用問(wèn)題淺析

陳 清

（煙臺(tái)護(hù)士學(xué)校，山東 煙臺(tái) 264000）

教務(wù)管理軟件；應(yīng)用問(wèn)題；軟件操作

教務(wù)管理工作具有管理對(duì)象多樣化、管理內(nèi)容復(fù)雜化、管理信息多元化、管理范圍廣泛化等特點(diǎn)。隨著我國(guó)人才培養(yǎng)模式的改革，對(duì)職業(yè)教育的重視，以及學(xué)分制的實(shí)施，中等職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)模式也發(fā)生了改變。在這種情況下，傳統(tǒng)的手工教務(wù)管理模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際工作的需要。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、應(yīng)用軟件技術(shù)飛速發(fā)展，使得教務(wù)管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。教務(wù)管理軟件的運(yùn)用，在很大程度上將教務(wù)管理人員從繁重的手工勞動(dòng)和雜亂的事務(wù)中解脫出來(lái)，節(jié)省了人力、物力與財(cái)力，提高了教務(wù)管理的水平與效率，促進(jìn)了學(xué)校教務(wù)管理工作。但是在使用過(guò)程中，我們也發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理軟件并不能充分滿足用戶的需要，現(xiàn)對(duì)教務(wù)管理軟件存在的問(wèn)題分析如下。

1 軟件操作功能不完善

部分教務(wù)管理軟件所提供的功能不能滿足用戶的需要，達(dá)不到用戶的預(yù)期效果，導(dǎo)致用戶工作量的增加甚至任務(wù)的不可實(shí)施性。軟件操作功能的不完善在表面上導(dǎo)致用戶重復(fù)性勞動(dòng)、增加記憶負(fù)擔(dān)，在深層次上往往引發(fā)用戶對(duì)軟件的排斥以及心理疲勞，甚至產(chǎn)生焦慮情緒。

1.1 軟件功能缺失

一些教務(wù)管理軟件的功能不全或擴(kuò)展性不強(qiáng)，不能滿足正常教學(xué)活動(dòng)的需要。例如，部分教務(wù)管理軟件查詢結(jié)果的導(dǎo)出格式版本太低，與常用的辦公軟件不兼容，用戶很難提取所需要的信息。

1.2 操作設(shè)置違背用戶操作習(xí)慣

即用戶為了完成任務(wù)，被迫放棄養(yǎng)成已久的操作習(xí)慣而服從計(jì)算機(jī)的規(guī)范性與嚴(yán)格性要求。例如，使用鼠標(biāo)時(shí)，大部分人習(xí)慣左鍵單擊而非右鍵單擊操作。然而，一些教務(wù)管理軟件在操作設(shè)置時(shí)沒(méi)有考慮到大多數(shù)用戶的操作習(xí)慣，將一些常規(guī)性操作設(shè)置為右鍵單擊，增加了用戶工作的強(qiáng)度，引發(fā)了用戶的心理疲勞。

1.3 操作復(fù)雜且缺少導(dǎo)向

即完成某項(xiàng)任務(wù)所需的操作步驟太多，并且在操作過(guò)程中缺少相關(guān)的信息導(dǎo)向，增加用戶的記憶負(fù)擔(dān)，易導(dǎo)致遺忘。對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，大腦進(jìn)行工作時(shí)使用的是短期記憶，一般可以保持幾十秒鐘，最長(zhǎng)達(dá)到幾分鐘，能夠保存（7±2）個(gè)信息項(xiàng)[1]，屏幕上繁雜的信息、冗長(zhǎng)的操作步驟都嚴(yán)重超出了用戶短期記憶的限度。教務(wù)管理軟件代替手工教務(wù)管理的優(yōu)勢(shì)之一就在于將繁雜的手工操作進(jìn)行功能整合，使其流程系統(tǒng)化、規(guī)范化、簡(jiǎn)約化。但復(fù)雜且缺少幫助信息的操作流程往往使用戶感到困難與疲勞，進(jìn)而對(duì)軟件產(chǎn)生排斥心理。

1.4 操作結(jié)果容易出錯(cuò)

即任務(wù)完成的結(jié)果與實(shí)際情況不符或無(wú)法完成任務(wù)。正確性是教務(wù)管理的基本要求，它關(guān)系到教務(wù)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、學(xué)生的切身利益、教學(xué)效果的評(píng)價(jià)、師生教學(xué)積極性的發(fā)揮。許多細(xì)微的錯(cuò)誤從表面上看只是增加了教務(wù)管理人員的工作量，實(shí)際上使用戶對(duì)軟件的正確性、可靠性產(chǎn)生懷疑。

2 任務(wù)分配不合理

使用教務(wù)管理軟件的優(yōu)勢(shì)之一在于可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，將單調(diào)重復(fù)的，速度、精度要求很高的工作，分配給計(jì)算機(jī)來(lái)執(zhí)行。目前，部分教務(wù)管理軟件在設(shè)計(jì)中還存在著任務(wù)分配不合理的情況，主要表現(xiàn)在對(duì)于本應(yīng)由計(jì)算機(jī)執(zhí)行的一些單調(diào)、重復(fù)的工作卻要由用戶來(lái)完成。例如：在浙大網(wǎng)絡(luò)職校版中，教務(wù)管理人員在“專業(yè)必修課程”模塊中設(shè)置了某年級(jí)某專業(yè)每門(mén)學(xué)科的名稱及類別（考試、考查或選修）后，在后續(xù)的“班級(jí)必修課程”操作設(shè)置時(shí)發(fā)現(xiàn)班級(jí)中的學(xué)科已自動(dòng)繼承了“專業(yè)必修課程”中的學(xué)科，這一點(diǎn)充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了信息的共享，但是學(xué)科所對(duì)應(yīng)的類別卻沒(méi)有被繼承，必須由教務(wù)管理人員再次逐一設(shè)置。而按照教務(wù)管理常規(guī)，某個(gè)班級(jí)的必修學(xué)科及類別應(yīng)當(dāng)與其所屬年級(jí)及專業(yè)的學(xué)科及類別是一致的。按每個(gè)學(xué)校30個(gè)班，每個(gè)班級(jí)10門(mén)課程計(jì)算，分別設(shè)置類別就要進(jìn)行300次選擇操作，按每秒進(jìn)行一次操作來(lái)計(jì)算就要花費(fèi)5分鐘的時(shí)間。

3 人機(jī)界面可用性差

人機(jī)界面設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)以用戶操作心理作為前臺(tái)知識(shí)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為后臺(tái)知識(shí)，使計(jì)算機(jī)在人機(jī)界面上適應(yīng)人的生理特性、心理特性[2]。然而，目前許多教務(wù)管理軟件在人機(jī)界面設(shè)計(jì)上并沒(méi)有做到這一點(diǎn)，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 術(shù)語(yǔ)二義性

即軟件中使用的術(shù)語(yǔ)與用戶對(duì)其的理解不同，導(dǎo)致用戶操作中斷或出錯(cuò)。術(shù)語(yǔ)是某個(gè)學(xué)科中的專門(mén)用語(yǔ)，它具有專業(yè)性、科學(xué)性、單義性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。任何一門(mén)學(xué)科，都必須有自己的術(shù)語(yǔ)。因此，教務(wù)管理軟件中術(shù)語(yǔ)的定義也應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)而專業(yè)的工作。然而當(dāng)前的軟件設(shè)計(jì)就存在著術(shù)語(yǔ)定義不明確的情況。例如，“補(bǔ)考分”是指補(bǔ)考后的分?jǐn)?shù)還是需要補(bǔ)考的分?jǐn)?shù)；“補(bǔ)考等第”是指應(yīng)該補(bǔ)考后等第，還是需要補(bǔ)考的等第。

3.2圖標(biāo)意義不清且搜索困難

即圖標(biāo)上的圖形復(fù)雜或意義不明，不能快速、有效地傳遞信息。圖標(biāo)的作用在于以形象的方式表達(dá)一定的功能含義，以利于人們使用各種功能。如果屏幕上的圖標(biāo)復(fù)雜，不容易分辨，且數(shù)量多，排列又沒(méi)有明確的規(guī)律，則很容易導(dǎo)致查找時(shí)間增長(zhǎng)，進(jìn)而增加用戶的記憶負(fù)擔(dān)。

3.3 輸出效果滿意度低

即使用教務(wù)管理軟件對(duì)信息進(jìn)行整合、匯總、分析后所得到的結(jié)果在輸出形式上不能滿足用戶的需求。例如，有的教務(wù)管理軟件在打印成績(jī)單時(shí)字號(hào)、列寬等格式無(wú)法調(diào)整，導(dǎo)致即使用A3大小的紙也無(wú)法在一張紙上將學(xué)生的成績(jī)信息打印完整。

4 數(shù)據(jù)出錯(cuò)或提交不及時(shí)

即教務(wù)管理軟件運(yùn)行所需要的信息因各種原因出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤、疏漏，或不能在既定的時(shí)間內(nèi)提交至系統(tǒng)，從而影響到整個(gè)教務(wù)管理軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。無(wú)論一個(gè)多么先進(jìn)的教務(wù)管理軟件，它的運(yùn)行都不可能僅靠教務(wù)管理人員完成，還需要廣大師生及相關(guān)部門(mén)的管理人員提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)。因而，數(shù)據(jù)提交是否及時(shí)與正確是關(guān)系到教務(wù)管理相關(guān)環(huán)節(jié)信息是否正確的重要因素。

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1671-1246（2011）20-0057-02