淺談科技檔案編研工作

曹金柱

淺談科技檔案編研工作

曹金柱

闡述了科技檔案編研工作的標(biāo)準(zhǔn)、作用、條件、原則，探討了科技檔案編研工作的選題和方法。

檔案管理；科技檔案；編研

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，使各級(jí)各類檔案館的館藏結(jié)構(gòu)已經(jīng)發(fā)生了變化，檔案成分的構(gòu)成深刻地反映了社會(huì)發(fā)展的面貌?？萍紮n案、專門檔案、聲像等檔案的比重明顯增加。特別是科技檔案，通過編研手段，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)工作的效果也越來越明顯了。科技檔案要達(dá)到科學(xué)管理，提高開發(fā)利用效率，編研工作是一項(xiàng)不可缺少的工作。

1 科技檔案的編研標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案的潛在價(jià)值是由它的使用價(jià)值決定的，只有對(duì)它開發(fā)利用，才能實(shí)現(xiàn)其潛在價(jià)值，獲得較大的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。為了創(chuàng)造更大的社會(huì)效益，搞好科技檔案的編研工作，把“死檔案”變成“活檔案”，就應(yīng)該制定編研標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 經(jīng)濟(jì)效應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案的開發(fā)利用是通過編研工作手段而實(shí)施的，那么科技檔案所包含的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)就是科技檔案的編研主要標(biāo)準(zhǔn)。只有按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，更好地開發(fā)利用科技檔案的科技信息資源，才能把科技轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效應(yīng)的發(fā)展。

1.2 查閱方便的標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案的編研工作是為科研技術(shù)人員服務(wù)的，編出的成果應(yīng)該方便科研技術(shù)人員的查閱，以這樣的對(duì)象為標(biāo)準(zhǔn)，才能針對(duì)性地搞好編研工作。

1.3 長遠(yuǎn)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案的編研工作是為了科研技術(shù)以后長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)的，所以制定編研標(biāo)準(zhǔn)要立足長遠(yuǎn)打算，具有前瞻性，使編研成果的時(shí)效效益得到長久的發(fā)揮。

2 科技檔案編研工作的作用

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，信息資源不斷開發(fā)，推動(dòng)著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，這就要求科技檔案必須滿足社會(huì)發(fā)展的需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.1 促進(jìn)科技事業(yè)的發(fā)展

科技檔案怎樣才能發(fā)揮其作用，給科技檔案編研提出了更高的要求。只有加大檔案編研工作力度，發(fā)掘科技檔案的潛能，深入挖掘科技檔案信息資源，擴(kuò)大信息交流面，才能以此來促進(jìn)科技事業(yè)的發(fā)展。

2.2 提升科技檔案管理人員的水平

作為一個(gè)科技檔案管理人員，應(yīng)該熟悉自己所管理檔案的內(nèi)容和價(jià)值，做到心中有數(shù)；并且要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在編研工作實(shí)踐中鍛煉自己，提高業(yè)務(wù)能力，利用現(xiàn)代化的科學(xué)手段，管理好科技檔案，提升自身對(duì)檔案的綜合管理水平。

2.3 為利用者提供快捷便利的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

科技檔案量大、種類多、內(nèi)容廣，科研技術(shù)人員要想查閱檔案，尋找所需材料，經(jīng)常要去查閱大量的案卷，會(huì)浪費(fèi)很多寶貴時(shí)間，把有限的精力花費(fèi)在大量的輔助工作之上，得不償失。檔案編研可以通過一個(gè)專題進(jìn)行歸攏，編纂出數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、一本類似全宗的東西，達(dá)到為利用者節(jié)省大量的時(shí)間、提供快捷便利的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的。

3 開展編研工作所具備的條件

編研工作是科技檔案工作中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，要想搞好科技檔案編研工作，必須具備以下條件。

3.1 完成基礎(chǔ)工作

完成基礎(chǔ)工作是檔案工作的必備條件，所以一個(gè)類別齊全、內(nèi)容豐富、制度完善的科技檔案（館）室，應(yīng)該每年按科技活動(dòng)范圍去收集形成的文件材料給以分類，整理成套，構(gòu)成一個(gè)系統(tǒng)，服務(wù)于科研技術(shù)人員查閱；同時(shí)在檔案借閱服務(wù)中要認(rèn)真聽取科研技術(shù)人員的意見和建議，以解決他們?cè)诓殚喼兴龅降牟槐?，以他們的科研方向來確定編研課題。這樣進(jìn)行編研工作，就可達(dá)到事半功倍的效果。

3.2 豐富館藏量

豐富館藏量是編研的必須條件。要想搞好科技檔案的編研工作，豐富館藏量是其必須的條件之一。所以，科技檔案 (館)室就應(yīng)該通過多種渠道、采用多種措施，針對(duì)缺陷擴(kuò)大范圍進(jìn)行收集。不僅要搞好內(nèi)部收集，還要搞好外部收集。這樣才能為全面開展編研工作打下牢固的科技信息資源基礎(chǔ)。沒有這個(gè)基礎(chǔ)，根本就談不上編研工作。

3.3 配備足夠的人員

配備足夠的人員是編研工作的必要條件。為了搞好編研工作，必須配備足夠的檔案管理人員。因?yàn)闄n案管理人員平時(shí)不僅要搞好檔案的基礎(chǔ)工作，而且還要對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收、查閱服務(wù)性工作及每年一次的清點(diǎn)、賬務(wù)核對(duì)，承擔(dān)著大量的工作，如果再去搞編研工作，確實(shí)難以招架，所以根據(jù)實(shí)際需要，一定要配備足夠的檔案管理人員。配備人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)一定要高，既要具有高度事業(yè)心、責(zé)任感的思想素質(zhì)，又要有專業(yè)知識(shí)。只有具備了這樣的能力，才能正確地運(yùn)用檔案學(xué)的理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則，編研出高質(zhì)量的科技檔案信息資源的成果。

4 科技檔案編研工作的原則

更好地服務(wù)于科技發(fā)展，為社會(huì)、企業(yè)創(chuàng)造出更大的財(cái)富，是編研工作的原則。

4.1 以用為主的原則

科技檔案的編研工作，編以致用，以用為主，本著解決實(shí)際工作中存在的問題為主的原則開展編研，這樣還會(huì)提高科技檔案的管理水平。例如，怎樣對(duì)一個(gè)單位的科技檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定的研究、如何確定每類科技檔案的歸檔范圍并達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、如何與科研單位溝通協(xié)作共同研究制定出切實(shí)可行的編研的最佳程序等等。

4.2 又快又好的原則

科技檔案的編研工作，選題要精。一次要搞一個(gè)項(xiàng)目，題目要選準(zhǔn)，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；目光要放遠(yuǎn)，具有前瞻性，要有超前的時(shí)代感；短小精干，以減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。經(jīng)過多次編研，所積累編研成果形成一個(gè)整體系統(tǒng)，這樣才能又快又好，務(wù)實(shí)求新，卓見成效。

4.3 以原材料為主的原則

編研工作必須貫徹以原材料為主的原則。要對(duì)每份科技檔案的原始材料進(jìn)行詳細(xì)分析研究，把大量的、分散的原材料濃縮，通過一個(gè)專題進(jìn)行歸攏，編纂出一個(gè)數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、一本類似全宗的東西。這樣編出的成果準(zhǔn)確可靠，利于科研和生產(chǎn)的發(fā)展。

5 編研題目的選題

如何選題根據(jù)編研目的不同而定。一般通過兩種形式進(jìn)行，一種是編纂，另一種是研究。

5.1 以科技檔案材料為選題

以科技檔案材料為選題加以編纂：如各種科技會(huì)議紀(jì)要匯編、學(xué)術(shù)論文匯編、科技檔案目錄匯編、科技相片檔案展示宣傳活動(dòng)匯編、采煤技術(shù)、采煤機(jī)制造技術(shù)、冶金技術(shù)、煤化工技術(shù)發(fā)展匯編等等。

5.2 以科技檔案業(yè)務(wù)工作為選題

以科技檔案業(yè)務(wù)為選題進(jìn)行研究：如科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化的研究，國外利用先進(jìn)技術(shù)管理科技、建立一定范圍科技信息交換網(wǎng)的調(diào)查研究，檔案保護(hù)技術(shù)研究等等。

以上這些選題，都可根據(jù)本單位的實(shí)際條件進(jìn)行編研工作。

6 科技檔案的編研方法

6.1 本單位科研人員和檔案管理人員共編

本單位科研人員和檔案管理人員共同編研，可以交流科技檔案編研工作經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)，互相幫助，互相提高，掌握好的方法，使編研成果達(dá)到最佳狀態(tài)。

6.2 各單位的科技檔案管理人員合編

各單位的科技檔案管理人員一同來開展編研工作。在同一課題下，采取共同交流、共同研究、分工合作、各把一塊的辦法進(jìn)行編研。這樣做的優(yōu)點(diǎn)是：擴(kuò)大編研范圍，增加編研內(nèi)容，加快編研速度。采取聯(lián)合編寫的方法，可把分散的專家材料編纂在一起，也可把別人編好的東西串成串，組成一個(gè)系統(tǒng)的全面反映一個(gè)方面的編研材料，以方便科研人員的查閱、利用。

6.3 科技檔案管理人員與檔案研究機(jī)關(guān)聯(lián)編

檔案研究機(jī)關(guān)和科技檔案管理部門聯(lián)手互相配合，可揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自特點(diǎn)，使理論和實(shí)踐起到平衡作用，編出的編研成果水準(zhǔn)高、效果好，實(shí)用性強(qiáng)。

總而言之，各個(gè)科技檔案 (館)室都應(yīng)該創(chuàng)造條件開展編研工作，把數(shù)以萬計(jì)的信息點(diǎn)匯聚成信息資源并傳輸出去，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在創(chuàng)造社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，以此來推動(dòng)科技檔案工作的發(fā)展，形成重視科技檔案、營造從事編研工作的良好氛圍，把科技檔案的科技信息職能轉(zhuǎn)化成推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的巨大的能量，造福社會(huì)、造福人類。

Briefly on the Compilation and Research of Technology Records

Cao Jinzhu

This article elaborates the standard,the function,the condition and the principle during compiling and researching the science and technology records.Meanwhile,how to choose the titles and in which way to choose are also been discussed when doing the technology records.

file management;technology records;compile and research

G275.3

A

1000-4866（2011）01-0045-03

曹金柱，男，1957年11月出生，畢業(yè)于山西省教育學(xué)院，現(xiàn)在大同煤礦集團(tuán)公司檔案處工作，助理館員。

2010-09-29

2010-10-15