外貿(mào)英文函電中的拒絕策略

石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 杜展 胡紅 趙輝

外貿(mào)英文函電是外貿(mào)業(yè)務(wù)中最為主要和重要的溝通方式之一，外貿(mào)業(yè)務(wù)中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的磋商和溝通主要通過函電來進(jìn)行。因此，得體的函電撰寫對進(jìn)出口雙方友好關(guān)系的建立至關(guān)重要。在實(shí)際的外貿(mào)業(yè)務(wù)往來中，常常需要對客戶的某些要求做出拒絕。因?yàn)榫芙^函傳達(dá)的是客戶所不希望的否定信息，因此，如何做到在不影響雙方關(guān)系的情況下得體地拒絕是值得重視并研究的一個(gè)問題。

1 外貿(mào)英文函電中的禮貌原則

1967年，美國語言學(xué)家格萊斯(Grice)在他的演講《邏輯與會話》中第一次論述了“合作原則”(cooperative principle)的具體內(nèi)容，他將會話中說話者和聽話者需要共同遵守的原則概括為量的準(zhǔn)則(Maxim of Quantity)：交談所需信息，交談不超過所需信息；質(zhì)的準(zhǔn)則(Quality Maxim)：不故意說假話，不說缺乏足夠證據(jù)的話；關(guān)系準(zhǔn)則(Relevant Maxim)：說話要有關(guān)聯(lián)；方式準(zhǔn)則(Manner Maxim)：講話要清楚明了。

1983年英國學(xué)者利奇(Leech)在“合作原則”的基礎(chǔ)上提出了“禮貌原則”(Politeness Principle)，該原則具體又被劃分為六項(xiàng)準(zhǔn)則：得體準(zhǔn)則(Tact Maxim)：少表達(dá)有損他人的觀點(diǎn)；慷慨準(zhǔn)則(Generosity Maxim)：少表達(dá)利己的觀點(diǎn)；贊譽(yù)準(zhǔn)則(Approbation Maxim)：少表達(dá)對他人的貶損；謙虛準(zhǔn)則(Modesty Maxim)：少對自己表揚(yáng)；一致準(zhǔn)則(Agreement Maxim)：減少自己與他人在觀念上的不一致；同情準(zhǔn)則(Sympathy Maxim)：減少自己與他人在感情上的對立。禮貌原則要求在交際活動中要盡力讓自己吃虧，從而使別人獲利，以贏取對方的好感，促使交際順利進(jìn)行，最終使自己從中獲得更大利益。

外貿(mào)英文函電是國際貿(mào)易中業(yè)務(wù)雙方重要的溝通手段之一，禮貌是其必須要遵守的重要原則，一封信函是否得體、禮貌直接關(guān)系到雙方業(yè)務(wù)關(guān)系是否穩(wěn)固、持久。在實(shí)際的業(yè)務(wù)往來中，往往需要做出一些拒絕的表示，如何在禮貌原則下恰當(dāng)?shù)乇硎揪芙^，對雙方關(guān)系的促進(jìn)有著重要影響。

2 外貿(mào)英文函電中的拒絕策略

2.1 使用緩沖語

緩沖語(buffer)是指在傳達(dá)否定消息之前，先進(jìn)行一些正面的或中性的相關(guān)陳述，以起到緩和語氣的作用。緩沖語的使用推遲了壞消息呈現(xiàn)的時(shí)間，使收信人在被拒絕之前有了一定的思想準(zhǔn)備，體現(xiàn)了對收信人的尊重和體諒，維護(hù)了收信人的面子，更容易為對方所接受，也有利于維護(hù)雙方友好合作的關(guān)系。例如：

Thank you for your order of May 3 for five hundred bicycles.While we appreciate your interest in our products, we regret being unable to handle any order at present, because our manufacturers are heavily committed for many months to come and cannot supply your requirements in this case.

在上述例子中，首先使用緩沖語感謝對方的訂單以及對其產(chǎn)品表現(xiàn)出來的興趣，之后委婉進(jìn)行了拒絕，表現(xiàn)出了非常誠懇、禮貌的態(tài)度。再如：

Much as we would like to expand our business with you, we feel very regretful that we cannot at present entertain any fresh orders for our blouses, owing to heavy commitments.

在上述例子中，首先使用緩沖語表達(dá)了與對方合作的意愿，之后委婉表示了拒絕，整個(gè)表達(dá)合情合理，更容易為對方所接受。

2.2 使用模糊語

模糊語指語義、界限不清的語言。雖然外貿(mào)英語函電的寫作要具體、清楚、準(zhǔn)確，但適當(dāng)?shù)哪：Z的使用可以使表達(dá)更加靈活、禮貌、得體。在表達(dá)拒絕的時(shí)候，模糊語的使用可以使語氣變得緩和，較少傷及對方的面子和情感，體現(xiàn)了外貿(mào)函電的禮貌原則，保證了雙方外貿(mào)業(yè)務(wù)關(guān)系的維系。例如：

I’m afraid we are not able to supply as much as you require.

模糊語“I’m afraid”的使用，避免了拒絕太過直接，使得語氣更加委婉、含蓄，保全了對方的面子，更容易為對方所接受。再如：

We believe this arrangement would better meet your department’s needs and be more economically advisable than additional repairs on the old unit.

通過使用模糊語“we believe…would better…”及“be more…,寫信人委婉地對收信人的投訴要求進(jìn)行了拒絕，但通過使用模糊語婉轉(zhuǎn)提出另外的選擇方案，充分考慮到了收信人的利益，更容易為對方所接受。

2.3 進(jìn)行合理解釋

在做出拒絕的時(shí)候，通常有必要給出合理的解釋，有效、合理的解釋可以幫助對方更好地接受和理解所受到的拒絕。例如：

Unfortunately, we are not in the right position of sending you the samples required since the materials you asked about do not fall in our scope of business.

We feel very sorry we could not supply you with the necessary information concerning T.J.Brown Co.with whom we have already stopped business dealing for five years.

上述兩個(gè)例子中雖然作者給出了拒絕的答復(fù)，但因?yàn)榻o出了具體的原因、做出了合理的解釋，讓對方感覺到拒絕是自己處于客觀事實(shí)不得已而為之的選擇，從而讓對方能夠理解并接受。

2.4 提出可行建議

在表達(dá)拒絕之后，不應(yīng)急于結(jié)束函電的寫作，應(yīng)從對方利益出發(fā)(You-attitude)， 試著給出可行的建議，以幫助對方解決所面臨的問題。例如：

It would be possible for you to obtain a trade discount of 2 percent if the payment is made on a cash basis.

Would you please try the Best Tools and Instruments? They may offer you the equipment which has the specification you need.

可行建議的給出有利于緩和拒絕信息帶給對方的失望，有利于雙方合作關(guān)系的穩(wěn)固及促進(jìn)。

3 結(jié)語

隨著全球化進(jìn)程的加快，國家之間的貿(mào)易往來日益頻繁，國際貿(mào)易在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。外貿(mào)英文函電作為國際貿(mào)易中重要的溝通方式，是否得體、禮貌關(guān)系到業(yè)務(wù)雙方關(guān)系的建立、發(fā)展、維系及促進(jìn)，尤其是不得不在函電中傳達(dá)拒絕信息時(shí)，更要講究策略，注意方法，體現(xiàn)禮貌原則，以使對方理解并接受，維護(hù)好雙方友好的合作關(guān)系。

[1]楊磊.從文化差異看合作原則與禮貌原則[J].西南民族學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2001(7).

[2]楊婭珍.禮貌策略在競爭類與沖突類外貿(mào)函電中的運(yùn)用[J].浙江教育學(xué)院學(xué)報(bào), 2008(1).

[3]王素清.國際商務(wù)寫作教程[M].北京:對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社,2003.