外貿英文函電中的拒絕策略

石家莊鐵路職業(yè)技術學院 杜展 胡紅 趙輝

外貿英文函電是外貿業(yè)務中最為主要和重要的溝通方式之一，外貿業(yè)務中各個環(huán)節(jié)所涉及的磋商和溝通主要通過函電來進行。因此，得體的函電撰寫對進出口雙方友好關系的建立至關重要。在實際的外貿業(yè)務往來中，常常需要對客戶的某些要求做出拒絕。因為拒絕函傳達的是客戶所不希望的否定信息，因此，如何做到在不影響雙方關系的情況下得體地拒絕是值得重視并研究的一個問題。

1 外貿英文函電中的禮貌原則

1967年，美國語言學家格萊斯(Grice)在他的演講《邏輯與會話》中第一次論述了“合作原則”(cooperative principle)的具體內容，他將會話中說話者和聽話者需要共同遵守的原則概括為量的準則(Maxim of Quantity)：交談所需信息，交談不超過所需信息；質的準則(Quality Maxim)：不故意說假話，不說缺乏足夠證據(jù)的話；關系準則(Relevant Maxim)：說話要有關聯(lián)；方式準則(Manner Maxim)：講話要清楚明了。

1983年英國學者利奇(Leech)在“合作原則”的基礎上提出了“禮貌原則”(Politeness Principle)，該原則具體又被劃分為六項準則：得體準則(Tact Maxim)：少表達有損他人的觀點；慷慨準則(Generosity Maxim)：少表達利己的觀點；贊譽準則(Approbation Maxim)：少表達對他人的貶損；謙虛準則(Modesty Maxim)：少對自己表揚；一致準則(Agreement Maxim)：減少自己與他人在觀念上的不一致；同情準則(Sympathy Maxim)：減少自己與他人在感情上的對立。禮貌原則要求在交際活動中要盡力讓自己吃虧，從而使別人獲利，以贏取對方的好感，促使交際順利進行，最終使自己從中獲得更大利益。

外貿英文函電是國際貿易中業(yè)務雙方重要的溝通手段之一，禮貌是其必須要遵守的重要原則，一封信函是否得體、禮貌直接關系到雙方業(yè)務關系是否穩(wěn)固、持久。在實際的業(yè)務往來中，往往需要做出一些拒絕的表示，如何在禮貌原則下恰當?shù)乇硎揪芙^，對雙方關系的促進有著重要影響。

2 外貿英文函電中的拒絕策略

2.1 使用緩沖語

緩沖語(buffer)是指在傳達否定消息之前，先進行一些正面的或中性的相關陳述，以起到緩和語氣的作用。緩沖語的使用推遲了壞消息呈現(xiàn)的時間，使收信人在被拒絕之前有了一定的思想準備，體現(xiàn)了對收信人的尊重和體諒，維護了收信人的面子，更容易為對方所接受，也有利于維護雙方友好合作的關系。例如：

Thank you for your order of May 3 for five hundred bicycles.While we appreciate your interest in our products, we regret being unable to handle any order at present, because our manufacturers are heavily committed for many months to come and cannot supply your requirements in this case.

在上述例子中，首先使用緩沖語感謝對方的訂單以及對其產品表現(xiàn)出來的興趣，之后委婉進行了拒絕，表現(xiàn)出了非常誠懇、禮貌的態(tài)度。再如：

Much as we would like to expand our business with you, we feel very regretful that we cannot at present entertain any fresh orders for our blouses, owing to heavy commitments.

在上述例子中，首先使用緩沖語表達了與對方合作的意愿，之后委婉表示了拒絕，整個表達合情合理，更容易為對方所接受。

2.2 使用模糊語

模糊語指語義、界限不清的語言。雖然外貿英語函電的寫作要具體、清楚、準確，但適當?shù)哪：Z的使用可以使表達更加靈活、禮貌、得體。在表達拒絕的時候，模糊語的使用可以使語氣變得緩和，較少傷及對方的面子和情感，體現(xiàn)了外貿函電的禮貌原則，保證了雙方外貿業(yè)務關系的維系。例如：

I’m afraid we are not able to supply as much as you require.

模糊語“I’m afraid”的使用，避免了拒絕太過直接，使得語氣更加委婉、含蓄，保全了對方的面子，更容易為對方所接受。再如：

We believe this arrangement would better meet your department’s needs and be more economically advisable than additional repairs on the old unit.

通過使用模糊語“we believe…would better…”及“be more…,寫信人委婉地對收信人的投訴要求進行了拒絕，但通過使用模糊語婉轉提出另外的選擇方案，充分考慮到了收信人的利益，更容易為對方所接受。

2.3 進行合理解釋

在做出拒絕的時候，通常有必要給出合理的解釋，有效、合理的解釋可以幫助對方更好地接受和理解所受到的拒絕。例如：

Unfortunately, we are not in the right position of sending you the samples required since the materials you asked about do not fall in our scope of business.

We feel very sorry we could not supply you with the necessary information concerning T.J.Brown Co.with whom we have already stopped business dealing for five years.

上述兩個例子中雖然作者給出了拒絕的答復，但因為給出了具體的原因、做出了合理的解釋，讓對方感覺到拒絕是自己處于客觀事實不得已而為之的選擇，從而讓對方能夠理解并接受。

2.4 提出可行建議

在表達拒絕之后，不應急于結束函電的寫作，應從對方利益出發(fā)(You-attitude)， 試著給出可行的建議，以幫助對方解決所面臨的問題。例如：

It would be possible for you to obtain a trade discount of 2 percent if the payment is made on a cash basis.

Would you please try the Best Tools and Instruments? They may offer you the equipment which has the specification you need.

可行建議的給出有利于緩和拒絕信息帶給對方的失望，有利于雙方合作關系的穩(wěn)固及促進。

3 結語

隨著全球化進程的加快，國家之間的貿易往來日益頻繁，國際貿易在國家經濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。外貿英文函電作為國際貿易中重要的溝通方式，是否得體、禮貌關系到業(yè)務雙方關系的建立、發(fā)展、維系及促進，尤其是不得不在函電中傳達拒絕信息時，更要講究策略，注意方法，體現(xiàn)禮貌原則，以使對方理解并接受，維護好雙方友好的合作關系。

[1]楊磊.從文化差異看合作原則與禮貌原則[J].西南民族學院學報(哲學社會科學版)，2001(7).

[2]楊婭珍.禮貌策略在競爭類與沖突類外貿函電中的運用[J].浙江教育學院學報, 2008(1).

[3]王素清.國際商務寫作教程[M].北京:對外經濟貿易大學出版社,2003.