基于ERP環(huán)境的企業(yè)審計(jì)工作優(yōu)化策略

孫樂(lè)和

ERP（Enterprise resources Planning）是指企業(yè)借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，在對(duì)各種資源進(jìn)行規(guī)劃和整合的基礎(chǔ)上，集物流、資金流和信息流為一體，以財(cái)務(wù)為核心，支撐企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作和精細(xì)化管理的管理信息系統(tǒng)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，ERP這種集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身的、全新的管理理念和方法正越來(lái)越多地被現(xiàn)代企業(yè)所接受和運(yùn)用，并成為越來(lái)越多的現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式。換一個(gè)角度來(lái)看，ERP對(duì)企業(yè)原有的管理思想與管理模式也會(huì)產(chǎn)生巨大沖擊，從審計(jì)的角度來(lái)看，這就需要企業(yè)通過(guò)調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)以及實(shí)行扁平化管理等手段來(lái)變革財(cái)務(wù)管理模式，繼而對(duì)與其緊密相連的審計(jì)工作進(jìn)行優(yōu)化。

一、ERP環(huán)境下企業(yè)審計(jì)工作的主要特征

1.業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化

企業(yè)對(duì)ERP的實(shí)施會(huì)使企業(yè)原有的經(jīng)營(yíng)管理模式發(fā)生質(zhì)的變化。具體而言，企業(yè)原有的很多內(nèi)部控制點(diǎn)的控制標(biāo)準(zhǔn)、控制方法已預(yù)先制定出來(lái)，并在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程序中嵌入，這是因?yàn)檫\(yùn)作主要依靠ERP系統(tǒng)所依據(jù)的先進(jìn)的管理模式和控制方法決定的。相關(guān)信息會(huì)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的相關(guān)事件觸發(fā)時(shí)迅速被錄入和保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)分析器和控制器發(fā)出指令，使之對(duì)信息的各種檢驗(yàn)、判斷、核對(duì)、監(jiān)督以及權(quán)限管理等工作進(jìn)行制動(dòng)處理，從而實(shí)施會(huì)計(jì)的實(shí)時(shí)控制功能。例如，假設(shè)某企業(yè)收到了客戶(hù)訂單，系統(tǒng)會(huì)對(duì)該客戶(hù)是否為經(jīng)核準(zhǔn)的賒銷(xiāo)客戶(hù)進(jìn)行自動(dòng)判斷，如果是賒銷(xiāo)客戶(hù)，就會(huì)繼續(xù)自動(dòng)檢查該客戶(hù)的欠款額度是否超過(guò)了賒銷(xiāo)限額和賒銷(xiāo)期，當(dāng)前述兩項(xiàng)指標(biāo)中的至少其中一項(xiàng)超過(guò)限度，相應(yīng)的訂單將被掛起，同時(shí)會(huì)對(duì)客戶(hù)做出通知，換言之，只有當(dāng)客戶(hù)歸還欠款或經(jīng)有關(guān)主管特別批準(zhǔn)后，系統(tǒng)才會(huì)做出發(fā)貨通知；如果客戶(hù)不是賒銷(xiāo)客戶(hù)，不能享受賒銷(xiāo)權(quán)限，系統(tǒng)則嚴(yán)格按照先收款后發(fā)貨的原則來(lái)執(zhí)行其功能。

2.信息反映的實(shí)效性

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在一個(gè)明顯的弊端，即其反映的資金流信息往往滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生的信息，在這種滯后性的影響下，企業(yè)利益相關(guān)者會(huì)在很多時(shí)候只能憑借歷史資料甚至個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)歷史資料進(jìn)行決策，決策風(fēng)險(xiǎn)也由此在無(wú)形中被增大。引入ERP系統(tǒng)后，情況則會(huì)發(fā)生好轉(zhuǎn)，與企業(yè)決策相關(guān)的所有原始數(shù)據(jù)都會(huì)通過(guò)一次采集錄入的方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息的流暢傳遞，而且還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享以及實(shí)時(shí)更新，同理，財(cái)務(wù)和審計(jì)信息也會(huì)因此由原有的定期靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為流動(dòng)的動(dòng)態(tài)信息，并且能在有效信息共享的前提下實(shí)現(xiàn)信息的時(shí)效性，從而為企業(yè)能夠及時(shí)做出決策提供了保障。

3.信息服務(wù)的全面性

ERP系統(tǒng)回味企業(yè)以及利益相關(guān)者提供其所需的各種信息服務(wù)，例如，不僅能夠?yàn)槠涮峁└鱾€(gè)管理層次所需要的管理性報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表和查詢(xún)功能，而且還能對(duì)最終用戶(hù)提供便于其使用的經(jīng)典財(cái)務(wù)管理模型和各類(lèi)分析模塊，同時(shí)，還能為信息的外部使用者提供各種視圖，這主要是基于能夠使信息的視角更加寬泛、能夠更加全面反映業(yè)務(wù)的目的。

二、ERP環(huán)境下審計(jì)工作面臨的主要問(wèn)題

企業(yè)實(shí)施ERP之初，類(lèi)似于引進(jìn)了一種先進(jìn)的管理理念。企業(yè)在這種全新管理理念的環(huán)境下，不可避免地在審計(jì)工作的開(kāi)展伊始會(huì)面對(duì)一些棘手的問(wèn)題，主要問(wèn)題可歸納如下。

1.審計(jì)人員的ERP知識(shí)欠缺

在ERP運(yùn)行狀態(tài)下的審計(jì)工作有一個(gè)暗含的氣體，即ERP已經(jīng)提前把該企業(yè)的計(jì)劃、組織、控制、實(shí)施、監(jiān)管等各種重要的管理環(huán)節(jié)搭建成了一個(gè)郵寄整體，要想真正實(shí)現(xiàn)良好的審計(jì)效果，就要求每個(gè)審計(jì)人員都在全面掌握這些環(huán)節(jié)如何工作的前提下具備獨(dú)擋一面的能力，要明確系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的約束條件，否則就不能把整個(gè)審計(jì)工作視為一個(gè)整體，審計(jì)工作也就由此受到影響。然而，許多企業(yè)在實(shí)際工作中推廣ERP時(shí)，并沒(méi)有要求內(nèi)審機(jī)構(gòu)參與該項(xiàng)工作，審計(jì)人員也由此失去了一次良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，當(dāng)ERP運(yùn)行時(shí)，很多審計(jì)人員由于缺乏ERQ方面的足夠知識(shí)，尤其是欠缺企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造的相關(guān)知識(shí)。

2.審計(jì)線索的不確定和復(fù)雜化明顯增加

對(duì)于審計(jì)而言，審計(jì)線索的重要性不言而喻。會(huì)計(jì)人員在傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中會(huì)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的紙質(zhì)原始憑證來(lái)編制記賬，整個(gè)工作過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)經(jīng)過(guò)經(jīng)手人簽章確認(rèn)，對(duì)于此，審計(jì)人員再利用這些資料來(lái)逆查，就能夠十分明確地將報(bào)表數(shù)字還原為原始業(yè)務(wù)，或者也可以通過(guò)順查方式，即從原始單據(jù)開(kāi)始，一直追蹤到報(bào)表數(shù)字，從而可以通過(guò)這些審計(jì)線索來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性與否以及整個(gè)業(yè)務(wù)處理的正確性與否做出判斷。可見(jiàn)，審計(jì)工作的過(guò)程可看作是審計(jì)人員經(jīng)由跟蹤審計(jì)線索對(duì)審計(jì)證據(jù)不斷收集、鑒定和綜合運(yùn)用的過(guò)程。再?gòu)脑贓RP運(yùn)行的層面來(lái)看，ERP系統(tǒng)本身的工作特點(diǎn)自然會(huì)使與審計(jì)工作相關(guān)的因素產(chǎn)生了很大變化。審計(jì)線索會(huì)由于缺乏交易軌跡而呈現(xiàn)出不確定性和復(fù)雜性。例如，在ERP運(yùn)行環(huán)境中，所有會(huì)計(jì)信息都通過(guò)磁性介質(zhì)來(lái)記錄，而且記錄的權(quán)限需要借助計(jì)算機(jī)以及相關(guān)應(yīng)用程序授予才能閱讀相關(guān)信息；再如，企業(yè)直接通過(guò)系統(tǒng)來(lái)采集數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)意義上的原始憑證和賬簿已不復(fù)存在，并且在通常情況下，由于總賬、日記賬、明細(xì)賬等均是根據(jù)同一數(shù)據(jù)源——記賬憑證隨時(shí)生成，業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)以及日常處理的記錄一般不會(huì)打?。ǔ翘厥庑枰?，這就使得賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)、賬表核對(duì)等傳統(tǒng)處理方式失去了原有的意義。

3.產(chǎn)生了新的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)實(shí)施ERP的過(guò)程中，一方面會(huì)在審計(jì)工作開(kāi)展和信息處理、信息共享等方面形成便利，但同時(shí)也隨之產(chǎn)生了新的升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)。ERP運(yùn)行環(huán)境下，企業(yè)除了面對(duì)傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)外，由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)對(duì)信息系統(tǒng)的依賴(lài)性增強(qiáng)，信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)這一由信息系統(tǒng)安全性導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)也日益加大，并越來(lái)越成為ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中審計(jì)工作需要密切關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。例如，ERP的最大特點(diǎn)是集中性。數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中高度集中的存儲(chǔ)狀態(tài)增加了計(jì)算機(jī)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。盡管各企業(yè)的ERP系統(tǒng)都有一個(gè)專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)記憶、比較功能，任何業(yè)務(wù)人員的操作均會(huì)在操作日志中留下詳盡的審計(jì)痕跡，然而，一些具有特殊電腦操作技能的人，或者不受限制地訪問(wèn)會(huì)計(jì)記錄，或者操縱所有的交易數(shù)據(jù)，甚至可能會(huì)通過(guò)隱蔽的方式對(duì)中央數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施破壞。這說(shuō)明數(shù)據(jù)庫(kù)畢竟是作為數(shù)據(jù)和程序的存儲(chǔ)介質(zhì)而存在，對(duì)于各企業(yè)ERP支持中心精通數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)管理人而言，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)做出不留痕跡的修改并非難事，從而為審計(jì)線索的跟蹤工作增加了難度?？梢?jiàn)，如何識(shí)別、研究、審查和評(píng)價(jià)一些違規(guī)操作行為，并對(duì)此形成相應(yīng)的控制方法，是基于ERP環(huán)境運(yùn)行過(guò)程中，審計(jì)工作面臨的一個(gè)新挑戰(zhàn)。對(duì)于此，企業(yè)要正對(duì)ERP的有效運(yùn)行建立起相應(yīng)的、全新的安全控制機(jī)制，具體可包括ERP運(yùn)行管理制度和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)操作、訪問(wèn)的權(quán)限控制制度。

三、企業(yè)審計(jì)工作優(yōu)化策略

1.提升企業(yè)審計(jì)人員對(duì)ERP的熟悉程度

審計(jì)人員對(duì)ERP信息系統(tǒng)的熟悉程度是ERP有效運(yùn)行的關(guān)鍵性要素。要解決這個(gè)問(wèn)題，其一，要降低ERP審計(jì)的門(mén)檻，保證適合審計(jì)人員方便使用的、基于ERP系統(tǒng)的審計(jì)信息系統(tǒng)，為了能夠讓大多數(shù)審計(jì)人員能輕松使用，可以把相關(guān)的復(fù)雜概念和技術(shù)包裝到一個(gè)通用的審計(jì)用戶(hù)界面中；其二，及時(shí)組織審計(jì)人員的培訓(xùn)輔導(dǎo)工作，大力普及ERP所有模塊的理論和操作知識(shí)；其三，審計(jì)部門(mén)應(yīng)參與ERP建設(shè)，從而能夠讓審計(jì)人員都能有機(jī)會(huì)掌握ERP的核心知識(shí)。

2.建立一套適應(yīng)ERP環(huán)境的新標(biāo)準(zhǔn)

有效適應(yīng)ERP環(huán)境的新標(biāo)準(zhǔn)的重要性不言而喻。對(duì)于新的審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)而言，不僅需要沿襲傳統(tǒng)的成熟標(biāo)準(zhǔn)，而且還要有必要的創(chuàng)新，創(chuàng)新之處主要表現(xiàn)在以規(guī)范計(jì)算機(jī)審計(jì)為中心的、具有濃厚的計(jì)算機(jī)特點(diǎn)的一整套系統(tǒng)性標(biāo)準(zhǔn)。此外，由于ERP運(yùn)行狀態(tài)中的審計(jì)工作客觀性、獨(dú)立性、客觀性和審計(jì)人員必須恪守的職業(yè)道德等仍然和傳統(tǒng)審計(jì)工作保持一致，因此，在規(guī)范上述審計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)方面，仍然需要對(duì)傳統(tǒng)審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行大力借鑒。

3.改進(jìn)傳統(tǒng)的審計(jì)技術(shù)方法

其一，對(duì)于諸如實(shí)地盤(pán)查、詢(xún)問(wèn)、函證等傳統(tǒng)的審計(jì)數(shù)據(jù)采集方法，可以被網(wǎng)上電話、動(dòng)態(tài)實(shí)物監(jiān)控管理、電子函證等新技術(shù)方法替代。

其二，由于在ERP環(huán)境下，對(duì)于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)生的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行自動(dòng)處理，這就需要審計(jì)人員及時(shí)轉(zhuǎn)移檢查重點(diǎn)。具體而言，審計(jì)人員應(yīng)對(duì)輸入點(diǎn)、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式點(diǎn)、報(bào)表公式點(diǎn)及年度數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)一致性進(jìn)行重點(diǎn)檢查，而不應(yīng)把過(guò)多的精力放在由憑證式文件所生成的賬簿以及報(bào)表資料等方面；同時(shí)，在對(duì)信息系統(tǒng)處理和控制功能進(jìn)行審計(jì)這一工作范疇中，審計(jì)人員應(yīng)投入較多的時(shí)間和精力，以證實(shí)該項(xiàng)工作處理的正確性和完善程度。此外，為了保證ERP系統(tǒng)的安全可靠，企業(yè)還應(yīng)該在諸如防火墻設(shè)置、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)加密、保留反結(jié)賬前賬套文件、打印上機(jī)日志、訪問(wèn)控制、建立防火墻等方面給予足夠重視，從而預(yù)先將審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

其三，由于ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能以及嚴(yán)格的權(quán)限劃分，將會(huì)導(dǎo)致實(shí)施ERP后各企業(yè)財(cái)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)依賴(lài)性增強(qiáng)，這就有必要適當(dāng)擴(kuò)大相關(guān)人員對(duì)信息查詢(xún)和溝通的范圍。審計(jì)人員應(yīng)在相對(duì)更加開(kāi)闊的溝通視野中，一方面要重視與被審單位ERP系統(tǒng)主管溝通，另一方面，必要時(shí)還應(yīng)積極與軟件供應(yīng)開(kāi)發(fā)商溝通，從而使自己能夠?qū)RP系統(tǒng)本身所提供的財(cái)務(wù)管理功能以及財(cái)務(wù)分析模塊進(jìn)行更加充分地運(yùn)用，并以此獲得足夠的分析性復(fù)核資料。