航運(yùn)安全管理體系內(nèi)部審核探析

馬鶴鳴,朱清明

(寧波海運(yùn)股份有限公司,寧波 315020)

0 引 言

安全管理體系內(nèi)部審核 (簡稱內(nèi)審),是指由公司內(nèi)部或聘請(qǐng)第三方人員組織的對(duì)公司安全管理體系 (SMS)及其各要素的活動(dòng)和其有關(guān)結(jié)果是否符合體系相關(guān)的各類文件,以及是否得到有效的貫徹,并適合于達(dá)到安全管理目標(biāo)的系統(tǒng)的、獨(dú)立的審核。作為公司SMS自我鑒定和自行診斷的重要形式,其結(jié)果是SMS有效性評(píng)價(jià)和 (或)管理復(fù)查的重要輸入信息,是最高管理者對(duì)SMS作出準(zhǔn)確評(píng)價(jià)并采取相應(yīng)獎(jiǎng)懲和改進(jìn)要求的重要依據(jù)。從某種意義上講,內(nèi)審的質(zhì)量直接影響SMS的有效性。因此,如何有效開展內(nèi)審工作,已成為各航運(yùn)企業(yè)所面臨的重要課題。

1 ISM規(guī)則對(duì)SMS內(nèi)部審核的要求

1.1 策劃內(nèi)審的時(shí)機(jī)

由于ISM規(guī)則初始僅以 “定期”這一定性的概念規(guī)定體系內(nèi)審周期,導(dǎo)致各公司對(duì)內(nèi)審實(shí)施時(shí)機(jī)不一,影響到體系的運(yùn)行質(zhì)量,并作出正確的評(píng)價(jià)。因而,國際海事組織 (IMO)提出了ISM規(guī)則2008修正案,明確規(guī)定 “公司應(yīng)當(dāng)在不超過12個(gè)月的間隔期內(nèi)對(duì)船上及岸基實(shí)施內(nèi)部審核,以核查安全和防止污染活動(dòng)是否符合安全管理體系的要求。特殊情況下,間隔期不應(yīng)超過15個(gè)月?！睆亩贵w系內(nèi)審周期與外部審核相匹配,確保公司對(duì)整個(gè)體系在船岸的運(yùn)行狀況及時(shí)掌握和作出較為客觀的評(píng)價(jià)。

隨著公司管理環(huán)境的變化,以及體系保持需要不斷識(shí)別其存在的不足,以便提出改進(jìn)措施,因而我們認(rèn)為下列情況下公司應(yīng)策劃組織對(duì)SMS追加內(nèi)部審核,如船舶發(fā)生重大安全事故、船舶被滯留和發(fā)生重大不符合項(xiàng);影響SMS有效性的組織機(jī)構(gòu)、安全和環(huán)境保護(hù)方針發(fā)生重大改變時(shí);國內(nèi)外公約、法規(guī)的改變影響到SMS作相應(yīng)更改時(shí);由于公司擴(kuò)大管理,船舶種類改變,體系文件重大更改;在外部審核前認(rèn)為需要時(shí)。這樣,公司通過對(duì)相關(guān)部門或船舶或針對(duì)有關(guān)要素進(jìn)行選擇性內(nèi)審,可及時(shí)掌握體系運(yùn)行狀況,找出體系運(yùn)行中存在的實(shí)際問題,為體系的改進(jìn)和完善提供正確的思路。

1.2 內(nèi)部審核員的確定

國際航運(yùn)公會(huì) (ICS)和國際海運(yùn)聯(lián)盟 (ISF)制定的 《國際安全管理規(guī)則應(yīng)用指南》中指出,公司SMS內(nèi)審員可以由岸基管理人員、船長和高級(jí)船員、第三方內(nèi)審員擔(dān)任。如由公司內(nèi)部人員擔(dān)任內(nèi)審員時(shí),在審核安排時(shí)應(yīng)注意到規(guī)則第12.4條的規(guī)定 “除非由于公司的規(guī)模和性質(zhì)不可能做到,實(shí)施審核的人員應(yīng)當(dāng)不從屬于被審核的部門。”也就是說,內(nèi)審員必須獨(dú)立于被審核活動(dòng)之外,亦即與被審活動(dòng)沒有任何個(gè)人利害關(guān)系或責(zé)任關(guān)系,這也是為了保證審核結(jié)果的公正、客觀。因而,我們認(rèn)為由船員實(shí)施船舶SMS內(nèi)審時(shí)最好由接班船員或跟航船員擔(dān)任內(nèi)審員較為合適。

同時(shí),“準(zhǔn)則”第4.1條又規(guī)定 “公司岸上及船舶內(nèi)審員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)合格且持有內(nèi)審員證書或能出示公司所發(fā)的證明為公司內(nèi)審員的正式文件,公司就此應(yīng)保持有相關(guān)記錄?！彼蠊驹谶x擇或培養(yǎng)內(nèi)審員時(shí),應(yīng)考慮到他們應(yīng)具有基本素質(zhì),如有關(guān)的船舶管理和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、對(duì)規(guī)則和相關(guān)規(guī)定指南的理解以及公司體系文件的熟悉程度等。并注意到對(duì)他們進(jìn)行內(nèi)審知識(shí)的培訓(xùn),包括受聘的第三方內(nèi)審員也應(yīng)具備公司所確定的相關(guān)資格證明。

1.3 內(nèi)部審核的策劃

規(guī)則第12.3條規(guī)定 “審核及可能采取的糾正措施應(yīng)當(dāng)按文件規(guī)定的程序進(jìn)行?！彼蠊窘⑽募膬?nèi)部審核程序,明確審核的目的、范圍、依據(jù)、方式、策劃時(shí)機(jī)、計(jì)劃安排、組織實(shí)施以及對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的情況和審核結(jié)果的處理等,并結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)來制定。對(duì)內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的缺陷進(jìn)行糾正,規(guī)則第12.6條規(guī)定 “負(fù)有責(zé)任的管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)所發(fā)現(xiàn)的缺陷及時(shí)采取糾正措施?！痹摋l要求對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況和存在的問題,相關(guān)責(zé)任人員 (不一定是受審部門、船舶或人員)應(yīng)根據(jù)其產(chǎn)生的原因采取針對(duì)性的糾正措施。對(duì)于內(nèi)審結(jié)果,規(guī)則第12.5條又規(guī)定 “審核及復(fù)查的結(jié)果應(yīng)當(dāng)告知所有負(fù)有責(zé)任的人員,以提請(qǐng)他們注意?！币簿褪钦f,內(nèi)審的情況不僅要告知受審的部門、船舶和人員,也應(yīng)告知在審核中發(fā)現(xiàn)問題的相關(guān)部門、船舶和人員,目的是引起他們對(duì)所發(fā)現(xiàn)缺陷的注意,以避免類似情況的重復(fù)發(fā)生。

2 公司內(nèi)部審核的實(shí)施和方法

2.1 準(zhǔn)確收集相關(guān)信息,確定審核樣本

由于SMS的全面性和復(fù)雜性,審核組要在短時(shí)間內(nèi)完成審核任務(wù),只能采用抽樣的方法,即根據(jù)受審部門的工作重點(diǎn),對(duì)代表性的事項(xiàng)進(jìn)行抽查。而抽樣不免有其局限性或風(fēng)險(xiǎn),審核結(jié)論實(shí)際上是總結(jié)了對(duì)樣本的審核發(fā)現(xiàn)和部分信息綜合后得出的。用它來作為對(duì)體系總體的評(píng)價(jià)結(jié)論,可能會(huì)有一定的誤差。因此,抽樣應(yīng)力求有代表性,做到隨機(jī)、獨(dú)立、分層抽樣,抽樣應(yīng)保證一定數(shù)量,適度均衡并能覆蓋體系的全部過程。為了保證內(nèi)審結(jié)果的有效性,內(nèi)審人員在審核前應(yīng)對(duì)受審部門的工作情況進(jìn)行全面的分析,尤其是對(duì)船舶審核前,應(yīng)到有關(guān)職能部門了解該船的基本情況,以便確定正確的審核樣本。

2.2 精心設(shè)計(jì)檢查清單

檢查清單作為內(nèi)審員的審核手段,它能有效保障審核的進(jìn)度和覆蓋面。因此,內(nèi)審員在審核前必須按各自的分工,依據(jù)以前的審核報(bào)告、不符合規(guī)定情況及本人的專業(yè)知識(shí),對(duì)照ISM規(guī)則和SMS文件的要求,結(jié)合受審部門/船舶的特點(diǎn),選擇典型的安全和防污染活動(dòng),制定相應(yīng)的檢查清單。該清單應(yīng)有可操作性,要明確查什么、檢查什么樣本,在時(shí)間上要留有余地。由于ISM規(guī)則的同一條款要求在公司和船舶有不同的體現(xiàn),公司側(cè)重于管理和岸基地支持,而船舶側(cè)重于實(shí)施和操作。針對(duì)同類型船舶,其設(shè)備、航區(qū)和船員配備可能會(huì)有所不同。因此,在制定檢查清單時(shí),對(duì)相應(yīng)活動(dòng)的抽樣應(yīng)切合各自特點(diǎn)。檢查清單的詳略還與內(nèi)審員的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相關(guān),與有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員相比,新內(nèi)審員需要范圍更寬的審核清單。

2.3 采用過程方法實(shí)施審核

過程方法是指系統(tǒng)地識(shí)別和管理組織所應(yīng)用的過程,特別是這些過程之間的相互作用。其主要思想是把SMS所需的各種活動(dòng)都作為過程,對(duì)過程的三個(gè)要素——輸入、活動(dòng)、輸出進(jìn)行識(shí)別,明確過程之間的相互關(guān)系,確認(rèn)過程系統(tǒng),規(guī)定過程的途徑和實(shí)施方法,以及相應(yīng)的職責(zé)、資源和監(jiān)控。

用過程的審核方法,使審核與公司SMS的實(shí)際運(yùn)行相一致。以過程為審核途徑,有利于在審核過程中以過程為線索尋找證據(jù),符合過程的特性;有利于提高審核的深度和識(shí)別過程之間的關(guān)系及相互作用;有利于對(duì)過程接口的審核。也能夠通過審核確定過程的能力、穩(wěn)定性、重復(fù)性、完整性和匹配能力,確定SMS的系統(tǒng)功能、協(xié)調(diào)性、有序性、反應(yīng)能力和自我完善能力,從而提高內(nèi)審的有效性和效率。

為使審核工作達(dá)到預(yù)期的目標(biāo),內(nèi)審組在編制審核計(jì)劃前應(yīng)以過程方法的思路做好審核策劃工作。應(yīng)確定過程的輸入、輸出和活動(dòng),包括過程的責(zé)任人、所需的資源和信息,以及為確保過程有效運(yùn)行和控制所需的準(zhǔn)則、方法,對(duì)于個(gè)別超過一個(gè)主要負(fù)責(zé)部門的過程或涉及多個(gè)部門活動(dòng)的過程,策劃時(shí)要防止遺漏。要考慮到過程間的相互作用,在安排內(nèi)審員時(shí),應(yīng)盡量將關(guān)系密切的過程安排在同一個(gè)審核小組,為審核時(shí)恰當(dāng)?shù)靥幚磉@些過程之間的接口關(guān)系創(chuàng)造條件。

在實(shí)際審核中,按P-D-C-A循環(huán)來審核每個(gè)過程,每審核一個(gè)過程時(shí)應(yīng)了解這個(gè)過程是如何策劃的?如何實(shí)施的?如何檢查的?以及如何改進(jìn)的?也就是說,應(yīng)從過程的輸入查到輸出,檢查輸出是否滿足輸入或其他準(zhǔn)則的要求,資源是否有保證,開展的各項(xiàng)活動(dòng)是否符合程序文件的要求。不要只是審核實(shí)施,而不審核其它相關(guān)環(huán)節(jié)。

2.4 把握審核節(jié)奏,營造良好氛圍

內(nèi)審作為一項(xiàng)全新的安全和防污染管理活動(dòng),對(duì)企業(yè)的員工來說也是一種新的考核方法,自然會(huì)感到壓力。因此,在通常情況下,受審核部門或船舶的人員不可能完全站在內(nèi)審員的立場來對(duì)待審核,他們總是保持著一種戒備的狀態(tài),生怕說錯(cuò)了話,出示了不該出示的證據(jù),而遭受部門或船舶領(lǐng)導(dǎo)的指責(zé)。所以在審核過程中營造一個(gè)良好的審核環(huán)境顯得尤為重要。內(nèi)審員首先應(yīng)緩和過于嚴(yán)肅緊張的氣氛,注意提問方式,不要使受審人員意識(shí)到自己處于受審的地位,力求使審核成為雙方針對(duì)事實(shí)商討、研究問題的一種活動(dòng),就事論事而不追究個(gè)人的責(zé)任。遇到不符合發(fā)現(xiàn),內(nèi)審員可解釋規(guī)則,說明不符合的理由,取得共識(shí)。遇到合格的,甚至做得比較好得事情,也應(yīng)加以肯定甚至表揚(yáng),但不要過分?？傊?一種平和、協(xié)調(diào)的氣氛有利于審核的順利進(jìn)行。

2.5 關(guān)于對(duì)公司最高管理者的內(nèi)部審核

由于最高管理者在公司處于決策和支配地位,并在SMS運(yùn)動(dòng)中起著核心作用,不少內(nèi)審員對(duì)其實(shí)施審核有所顧慮,有的未進(jìn)行審核,有的走過場,難以保證內(nèi)審工作的有效性。為此,作為一項(xiàng)正常性工作,內(nèi)審員必須有充分的準(zhǔn)備,以積極的心態(tài)對(duì)待這項(xiàng)工作。在內(nèi)審策劃時(shí),應(yīng)盡量選派本公司行政級(jí)別較高、素質(zhì)較好、能力較強(qiáng)的內(nèi)審員(如中高層領(lǐng)導(dǎo))審核最高管理者,以保證輕松的審核氣氛和良好的審核效果。

審核最高管理者的方法應(yīng)與職能部門、船舶有所區(qū)別。最好在岸基各部門審核完畢,審核組內(nèi)部充分討論后進(jìn)行。具體做法是,由內(nèi)審員按預(yù)先編寫的檢查表,為最高管理者當(dāng)好規(guī)則、SMS的 “向?qū)А焙?“顧問”,引導(dǎo)并提示最高管理者依據(jù)規(guī)則和SMS文件的規(guī)定,按檢查表的內(nèi)容對(duì)逐個(gè)過程和活動(dòng),結(jié)合部門審核中反映出的問題進(jìn)行自我分析和檢查,既評(píng)價(jià)業(yè)績,又識(shí)別不足及改進(jìn)需求。這種方法審核,消除了內(nèi)審員的畏難情緒,保證審核計(jì)劃的完成。

3 不符合規(guī)定情況的處理

3.1 不符合規(guī)定情況的判定和描述

內(nèi)審員在判定不符合的問題上,要善于發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性和重要的不符合,應(yīng)引導(dǎo)受審核部門或船舶改進(jìn)其體系或過程有效性的作用,切忌片面追求不符合的數(shù)量和在次要問題上過多的糾纏。尤其那些對(duì)船舶安全沒有直接影響的微小問題,不必追根求源,可作為 “觀察項(xiàng)”處理,提請(qǐng)受審部門和船舶注意或糾正。在不符合判定時(shí)應(yīng)遵循這樣的原則,即如果沒有寫下來,那就沒有發(fā)生,如果問題不能用規(guī)則或你正在對(duì)其審核的程序語言表達(dá)出來也不能作為不符合。

不符合事實(shí)的描述要遵循4C原則,即正確(CORRECT)、清楚 (CLEAR)、全面 (COMPLETE)和簡練 (CONCISE)。也就是說,一份好的不符合項(xiàng)從形式上看應(yīng)該是不符合事實(shí)清楚,客觀證據(jù)充分,判定其為不符合的理由確切,條款和程度判斷恰當(dāng),文字簡練。同時(shí),要注意不符合事實(shí)的可追溯性,不要誤導(dǎo)或用過激的詞句,要能正確引導(dǎo)受審部門采取恰當(dāng)?shù)募m正措施。

3.2 糾正措施制訂和糾正期限的確定

糾正措施是指為了消除已發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況或其他不期望情況的原因所采取的措施。當(dāng)所發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況被受審方確認(rèn)后,受審方應(yīng)制定相應(yīng)的糾正措施。糾正措施制定時(shí)一定要注意分析該不符合產(chǎn)生的直接和間接原因,可能會(huì)涉及到的其他部門或人員,尋找并糾正類似的問題,做到舉一反三,以避免同類問題在今后的安全和防污染管理和操作中重復(fù)發(fā)生。

關(guān)于不符合的糾正期限,應(yīng)視其性質(zhì)而定。根據(jù)海事局 《實(shí)施ISM規(guī)則的港口國監(jiān)督指南》第3.1.3/3.1.4/3.4.3條規(guī)定PCSO在發(fā)現(xiàn)一般不符合時(shí)要求船上和 (或)公司在3個(gè)月內(nèi)糾正,重大不符合規(guī)定情況在開航前糾正。在各港口國備忘錄監(jiān)督指南中也有同樣的規(guī)定。從不符合對(duì)體系的影響程度來分析,一般不符合是指個(gè)別、偶爾、孤立的缺陷,且未影響到SMS的有效運(yùn)行。而重大不符合是指如果不糾正,人身、環(huán)境、船舶或貨物面臨不可接受的結(jié)果,可能導(dǎo)致SMS的完全塌潰或ISM或SMS文件內(nèi)要求控制完成不適當(dāng)?shù)慕Y(jié)果,也可能是要素遺漏、不執(zhí)行、無效。據(jù)此,我們可以確定,一般不符合的糾正期限應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成,注意到船舶流動(dòng)性和糾正驗(yàn)證的難度,船舶和岸基時(shí)間可有所區(qū)別。而重大不符合均應(yīng)立即予以糾正,如果一時(shí)難以徹底糾正,首先應(yīng)采取措施,使之降級(jí)并作出預(yù)防措施。

4 內(nèi)審過程中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

4.1 內(nèi)審員不可本末倒置

內(nèi)審目的在于發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行的事實(shí)而不僅僅是為了發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。只有當(dāng)審核發(fā)現(xiàn)問題,可適當(dāng)增加抽樣數(shù)量或?qū)徍朔秶Ｇ屑蔀榱税l(fā)現(xiàn)受審核方的錯(cuò)誤,而不惜脫離審核計(jì)劃、違背審核抽樣原則對(duì)一個(gè)部門或一項(xiàng)活動(dòng)一查到底。當(dāng)受審方就有關(guān)責(zé)任分解不清而出現(xiàn)爭議時(shí),不能扮演 “裁判”的角色,一定要以體系文件為依據(jù),如有必要,可提請(qǐng)受審方提出文件修改申請(qǐng),由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門來明確。

4.2 綜合運(yùn)用各種審核方式,合理分配審核時(shí)間

內(nèi)部審核的方式有詢問/交談、查看相關(guān)文件與記錄、現(xiàn)場觀察等。針對(duì)不同的管理和操作要求,正確運(yùn)用審核方式可以使審核組在各種復(fù)雜的信息、現(xiàn)象面前去偽存真,做出正確的判斷,得出令人信服的審核結(jié)論。針對(duì)不同部門或船舶正確運(yùn)用審核方法可以調(diào)節(jié)審核的氣氛,充分調(diào)動(dòng)受審人員的積極性,使審核在比較輕松愉快的氣氛中完成。從現(xiàn)場審核實(shí)踐看,審核時(shí)間可根據(jù)受審核部門的具體情況而略有差異。一般來說,對(duì)于船舶的審核用于交談與詢問的時(shí)間可占全部審核時(shí)間的30%左右,查看相關(guān)文件和記錄的時(shí)間可占40%左右,現(xiàn)場觀察的時(shí)間應(yīng)不低于30%。

4.3 重視信息交流,形成改進(jìn)共識(shí)

有效的信息溝通是保證內(nèi)審質(zhì)量的必要條件。審核組內(nèi)部的溝通,它起著交流情況、相互支援以及統(tǒng)一思想的作用。各審核小組互提信息,以保證審核工作的有效開展,對(duì)體系運(yùn)行狀況作出正確全面的評(píng)價(jià)。而在某部門或人員審核完畢后,應(yīng)針對(duì)審核情況進(jìn)行小結(jié),特別對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)反饋,通過交流求得共識(shí)、確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)。在末次會(huì)議上應(yīng)強(qiáng)調(diào)審核抽樣原則,提請(qǐng)受審部門、船舶或人員針對(duì)審核情況進(jìn)行全面系統(tǒng)檢查和糾正,促進(jìn)體系的改進(jìn)。

4.4 開展現(xiàn)場實(shí)操,驗(yàn)證船舶日?；顒?dòng)開展的有效性

現(xiàn)場演示最能反映出船員實(shí)際操作和反應(yīng)能力,因此,內(nèi)審中應(yīng)對(duì)緊急情況以及有關(guān)設(shè)備的操作進(jìn)行現(xiàn)場抽樣實(shí)操驗(yàn)證,這樣才能更加系統(tǒng)掌握體系在船實(shí)際運(yùn)行效果。由于不少公司經(jīng)營的船舶種類繁多,而不同船種對(duì)同一管理要素在實(shí)際操作過程中需要有不同的體現(xiàn),審核員在觀察時(shí)應(yīng)注意船員的行動(dòng)和操作過程是否能反映出本船的特點(diǎn)。

4.5 做好審核記錄,正確反映客觀事實(shí)

一份好的審核記錄,應(yīng)能體現(xiàn)出所有抽樣和檢查清單所列相關(guān)要素的實(shí)施情況,能總體反映體系在受審部門和船舶的實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)。因此,內(nèi)審員在審核過程中,應(yīng)將每一項(xiàng)管理要素的落實(shí)情況及時(shí)予以記錄。在記錄時(shí),正確的部分可以少記,對(duì)發(fā)現(xiàn)存在問題的活動(dòng)應(yīng)詳細(xì)記載,能反映出實(shí)際全貌,以便在與受審方交流時(shí),能作出正確評(píng)價(jià)和判斷,避免出現(xiàn)事實(shí)不清而損害內(nèi)審員的形象。

4.6 注重內(nèi)審員審核能力的培養(yǎng)

內(nèi)審員能力的高低,直接決定內(nèi)審質(zhì)量的優(yōu)劣,因此,公司應(yīng)重視內(nèi)審員能力提高的培養(yǎng)。首先,內(nèi)審員要刻苦學(xué)習(xí),包括學(xué)習(xí)安全和防污染公約法規(guī)、SMS文件、內(nèi)部審核的專業(yè)知識(shí),以及心理學(xué)、統(tǒng)計(jì)技術(shù)、全面質(zhì)量管理的原則和理論等。其次,內(nèi)審員要多參加審核或與審核有關(guān)的活動(dòng),應(yīng)盡可能參加各種培訓(xùn)班、研討會(huì)、專題報(bào)告會(huì),通過多聽,從不同角度認(rèn)識(shí)規(guī)則的內(nèi)涵,以達(dá)到對(duì)規(guī)則的準(zhǔn)確理解。通過多參與并承擔(dān)不同部門、崗位的審核工作,擴(kuò)大知識(shí)面,不斷豐富自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。第三,內(nèi)審員要善于分析總結(jié)。每做完一次審核,都要總結(jié)審核中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),把感性認(rèn)識(shí)提高到理性認(rèn)識(shí),逐漸摸索出一套好的工作方法,形成自己獨(dú)特的審核風(fēng)格。建立個(gè)人資料庫,積累經(jīng)驗(yàn),汲取教訓(xùn),以提高實(shí)際審核能力。

[1]何晉堯,曾少凡.安全管理體系審核[M].北京:人民交通出版社,1997.

[2]張寶晨.ISM規(guī)則與實(shí)施[M].北京:人民交通出版社,1999.

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