淺談固定資產(chǎn)分類、編碼及條碼應(yīng)用

吳 超 董洪飛

（中航工業(yè)綜合技術(shù)研究所，北京 100028）

固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)中最重要的組成部分，是保證航空產(chǎn)品順利研制生產(chǎn)的重要物質(zhì)保障，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的根基，固定資產(chǎn)具有價值高、使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點。對固定資產(chǎn)實行信息化管理，離不開對固定資產(chǎn)分類與編碼的基礎(chǔ)前提，離不開條碼技術(shù)的應(yīng)用。

1 固定資產(chǎn)分類及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)分析

1.1 固定資產(chǎn)分類

固定資產(chǎn)分類是最基礎(chǔ)的技術(shù)工作，分類對固定資產(chǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理、使用、統(tǒng)計、分析和監(jiān)督檢查等方面均有重要作用。固定資產(chǎn)分類主要是按固定資產(chǎn)的功能、用途、結(jié)構(gòu)特征、工作原理等基本屬性進(jìn)行，對不同類型的固定資產(chǎn)，需要根據(jù)該類固定資產(chǎn)特點來選擇和確定適用的、符合使用習(xí)慣的分類依據(jù)，分類的依據(jù)的選擇沒有固定模式?？梢哉f，固定資產(chǎn)分類是否科學(xué)、實用取決于類目體系框架的設(shè)置和具體類目所采用的分類方法。

1.2 固定資產(chǎn)分類相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)分析

1.2.1 固定資產(chǎn)目錄

原航空工業(yè)部于1982年編制的《固定資產(chǎn)設(shè)備目錄分類》，共分“動力設(shè)備”、“機械設(shè)備”、“工程機械、機動車輛”、“儀器儀表測試設(shè)備”4個分冊，該目錄對加強設(shè)備統(tǒng)一管理起到了重要作用。目前，絕大多數(shù)航空企業(yè)在編制固定資產(chǎn)設(shè)備臺帳、建立設(shè)備卡片、計劃維修、統(tǒng)計報表及資產(chǎn)管理工作中使用該目錄。

但是，因該目錄編制約30年，隨著科學(xué)技術(shù)的改進(jìn)和進(jìn)步，近些年來已出現(xiàn)了許多新資產(chǎn)、新設(shè)備（如電子計算機、網(wǎng)絡(luò)類設(shè)備），按目錄對這些新的固定資產(chǎn)根本無法歸類。并且，原有分類方式不科學(xué)或不符合現(xiàn)在管理的需要，目錄有些細(xì)類劃分不合理，企業(yè)在使用目錄時對一些分類的類目存在使用困惑，遇到了歸類的困難。

1.2.2 GB/T 14885–1994

GB/T 14885–1994《固定資產(chǎn)分類與代碼》規(guī)定了固定資產(chǎn)分類、代碼及計算單位，可應(yīng)用于固定資產(chǎn)清算與統(tǒng)計、稅務(wù)、海關(guān)報關(guān)等領(lǐng)域，其內(nèi)容覆蓋面廣，涉及全國的各個行業(yè)。有些類目，如探礦、采礦、煙草紡織行業(yè)的固定資產(chǎn)，航空企業(yè)里基本不會涉及到，也無法全面體現(xiàn)企業(yè)的個性化需求。目前，為適應(yīng)國有資產(chǎn)管理工作的需要，財政部和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會組織相關(guān)單位對該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了重新修訂，修訂后的標(biāo)準(zhǔn)變化傾向主要體現(xiàn)在門類和大類調(diào)整、代碼長度的調(diào)整、分類的類目相對于舊版標(biāo)準(zhǔn)要粗化一些等方面。

1.2.3 企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

為了滿足企業(yè)對固定資產(chǎn)管理需要，少數(shù)航空企業(yè)根據(jù)個性化管理需求，編制了固定資產(chǎn)分類的企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)，主要方法是參考和借鑒原航空工業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)和GB/T 14885–1994，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)、業(yè)務(wù)特點，有針對性地對個別類目進(jìn)行了細(xì)化，為企業(yè)加強固定資產(chǎn)管理起到重要作用。

2 固定資產(chǎn)分類的優(yōu)化

2.1 優(yōu)化需求

在現(xiàn)有固定資產(chǎn)分類不足以支撐當(dāng)前固定資產(chǎn)信息化管理或不能滿足企業(yè)個性需求時，企業(yè)在固定資產(chǎn)管理中，對分類進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)工作不可避免而且需求迫切。企業(yè)在開展對固定資產(chǎn)分類優(yōu)化工作時，要在掌握對固定資產(chǎn)的管理范圍、管理模式要求的基礎(chǔ)上，充分分析固定資產(chǎn)管理中對分類的需求，開展固定資產(chǎn)分類的優(yōu)化工作。

2.2 優(yōu)化基本原則

2.2.1 建立頂層分類框架

參考國標(biāo)的分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)航空行業(yè)對固定資產(chǎn)分類的傳統(tǒng)習(xí)慣，兼顧企業(yè)資產(chǎn)特點，建立頂層固定資產(chǎn)分類框架，覆蓋土地房屋及構(gòu)筑物、動力設(shè)備、機械設(shè)備、工程機械、機動車輛、儀器儀表、計算機設(shè)備及軟件（考慮計算機類設(shè)備多，且更新很快，將其從原儀器儀表類中獨立出來）、其他類固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具等），要建立起覆蓋面廣、科學(xué)合理的固定資產(chǎn)頂層分類框架。

2.2.2 與原分類方法的兼容與協(xié)調(diào)

要考慮與原標(biāo)準(zhǔn)的兼容性，滿足配套使用的可能，考慮與歷史數(shù)據(jù)的可比性、一致性，應(yīng)盡量分類之間維度上的兼容。

2.2.3 重點補充固定資產(chǎn)新類目

重點調(diào)整分類不科學(xué)的類目，如調(diào)整類別范圍不明確、分類有交叉的類目，調(diào)整分類太粗或太細(xì)的類目，調(diào)整劃分依據(jù)不合理的類目，適當(dāng)刪除或粗化已淘汰、落后的或與單位運營無關(guān)的固定資產(chǎn)類目等。

2.2.4 分類設(shè)置要有前瞻性

充分考慮固定資產(chǎn)的新技術(shù)、新產(chǎn)品發(fā)展的需求，留有一定的代碼空間，并在相應(yīng)的分類體系上予以考慮和適當(dāng)預(yù)留。

2.2.5 分類需進(jìn)行動態(tài)維護(hù)

需要采用動態(tài)維護(hù)方式對分類進(jìn)行維護(hù)，主要是對固定資產(chǎn)的分類進(jìn)行調(diào)整，及時滿足不斷產(chǎn)生的需求，保證分類完善、科學(xué)、實用。

3 固定資產(chǎn)編碼

3.1 固定資產(chǎn)編碼作用

對固定資產(chǎn)只給出分類代碼，不能解決對固定資產(chǎn)的標(biāo)識問題。在固定資產(chǎn)的信息化管理中，對資產(chǎn)從購入、使用到轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、維修、報廢的完整生命周期管理內(nèi)，對資產(chǎn)整個生命周期要進(jìn)行動態(tài)跟蹤和管理，需要建立在對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一編碼的基礎(chǔ)上，即為每一個固定資產(chǎn)給出一個唯一不變的代碼。

3.2 編碼原則

3.2.1 唯一性

按照編碼方案和編碼管理模式所產(chǎn)生的固定資產(chǎn)代碼在一定范圍內(nèi)唯一。

3.2.2 可擴(kuò)充性

固定資產(chǎn)代碼的代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)有足夠的容量，以適應(yīng)不斷擴(kuò)充的賦碼需要。

3.2.3 穩(wěn)定性

代碼一經(jīng)賦予應(yīng)保持穩(wěn)定，當(dāng)資產(chǎn)狀態(tài)、責(zé)任人等信息改變時，資產(chǎn)代碼不變。

3.3 編碼方法

固定資產(chǎn)代碼用以唯一標(biāo)識固定資產(chǎn)的物理個體，代碼也是條碼技術(shù)應(yīng)用的前提。編碼方法需要根據(jù)企業(yè)的情況與對固定資產(chǎn)的管理需求來設(shè)計定置，沒有固定模式。固定資產(chǎn)編碼可以采用無含義的大流水代碼，也可以采用有一定含義的代碼。

3.3.1 無含義的大流水代碼

由于碼中沒有分類的信息，代碼空間的利用率好，代碼長度也可以盡量短，同時也便于計算機自動賦碼。隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，這種無含義代碼是編碼技術(shù)發(fā)展的主流趨勢。此時，可以將固定資產(chǎn)的分類信息放在固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的屬性字段中，并且可以按不同需求同時給出多種分類，以滿足管理或統(tǒng)計的需要。

3.3.2 有一定含義的代碼

當(dāng)采用有一定含義代碼時，其基本代碼結(jié)構(gòu)可以由分類碼、資產(chǎn)所屬單位/部門代碼、流水碼3個碼段組成。

3.3.2.1 分類碼

即固定資產(chǎn)的分類代碼，需要在分類標(biāo)準(zhǔn)文本中規(guī)定，對資產(chǎn)需要確定一個分類號，并保持穩(wěn)定。用于固定資產(chǎn)代碼結(jié)構(gòu)中的分類代碼，建議是大類代碼或是高位分類代碼，避免分類維度過細(xì)和交叉。

3.3.2.2 資產(chǎn)所屬單位/部門代碼

資產(chǎn)所屬單位/部門代號要求簡短，最好用1～3位表示，可以表明固定資產(chǎn)的所屬單位或部門。設(shè)置本碼段，有利于各單位/部門自主開展編碼，減少集中賦碼的工作壓力，但是不可避免地會帶來固定資產(chǎn)在使用單位之間調(diào)撥后的重新編碼問題。因此，企業(yè)在開展具體固定資產(chǎn)編碼工作時，可以根據(jù)需要確定是否設(shè)置本碼段。

3.3.2.3 流水碼

固定資產(chǎn)代碼要標(biāo)識到每一個固定資產(chǎn)的物理個體，對于同一分類下，不同型號、不同物理個體的固定資產(chǎn)，要分配不同的流水號，以實現(xiàn)對固定資產(chǎn)物理個體的唯一標(biāo)識。流水碼是在分類碼或其與資產(chǎn)所屬單位/部門代號的組合下，按時間先后順序賦予，其長度要根據(jù)某類目的擁有最多物理個體的總數(shù)來設(shè)計。

4 條碼在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用

4.1 條碼基礎(chǔ)知識

條碼是由寬度不同、反射率不同的條和空組成的圖形，它按照一定的編碼規(guī)則（碼制）編制成的，用以表示固定資產(chǎn)代碼（一維條碼）或固定資產(chǎn)代碼及相關(guān)資產(chǎn)的信息（二維條碼）。使用條碼掃描器就可以迅速獲得該固定資產(chǎn)的代碼或相關(guān)信息。條碼技術(shù)具有輸入速度快、準(zhǔn)確度高、成本低、可靠性高等優(yōu)點，目前條碼技術(shù)在商品、工業(yè)、郵電業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、軍事工程、辦公自動化等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。

4.2 條碼應(yīng)用效益分析

在未采用條碼技術(shù)前，即使統(tǒng)一了固定資產(chǎn)代碼、并在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的支持下，資產(chǎn)標(biāo)簽的制定、填寫或打印、粘貼、資產(chǎn)狀態(tài)的跟蹤，盤點等工作的性質(zhì)和工作量并沒有得到良好的改變和改進(jìn)，固定資產(chǎn)管理依然是手工和計算機管理相結(jié)合。許多企業(yè)在固定資產(chǎn)管理中也許都遇到過一些問題，如資產(chǎn)折舊數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；帳物統(tǒng)計不準(zhǔn)確、導(dǎo)致資產(chǎn)流失；繁重的盤點工作，耗時耗力、信息反映不及時，影響了企業(yè)的運營效率，導(dǎo)致資產(chǎn)重復(fù)購置等問題。

采用條碼技術(shù)后，能有效解決固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分散采集輸入的瓶頸難題，這樣才能將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能最大化地發(fā)揮出來，固定資產(chǎn)的管理切實地能做到了賬、卡、物的精確對應(yīng)，能大幅度節(jié)省盤點結(jié)算時間，杜絕了錯盤、漏盤、重復(fù)盤點的現(xiàn)象，且賬務(wù)查詢、核對、編制報表工作都可以由計算機自動完成。條碼技術(shù)的應(yīng)用，能大幅度提升信息采集效率，有助于及時掌握資產(chǎn)情況，合理配置資源、避免重復(fù)購置和浪費，從整體上提高了固定資產(chǎn)管理水平。

4.3 條碼技術(shù)應(yīng)用的主要工作內(nèi)容

固定資產(chǎn)的信息化管理中，應(yīng)用條碼技術(shù)的主要工作內(nèi)容如下。

4.3.1 條碼基礎(chǔ)應(yīng)用規(guī)范的制定

首先要確定要采用一維條碼、二維條碼的碼制，確定條碼標(biāo)簽的尺寸及格式要求，并根據(jù)固定資產(chǎn)管理需要，確定條碼標(biāo)簽承載的數(shù)據(jù)信息項，如固定資產(chǎn)的名稱、代碼、分類代碼、分類名稱、購置日期、使用部門、責(zé)任人等等。這些內(nèi)容可以通過發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的形式確定。

4.3.2 賦碼并制作條碼標(biāo)簽

在對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)規(guī)范整理、歸類、賦碼的基礎(chǔ)上，用條碼符號把固定資產(chǎn)代號等信息表現(xiàn)出來，按條碼基礎(chǔ)應(yīng)用規(guī)范的要求，使用專用的條碼印制設(shè)備制作條碼標(biāo)簽。可以選用防水、防油污、防撕裂的標(biāo)簽紙或金屬標(biāo)牌，保證標(biāo)簽長期保存和清晰。

4.3.3 條碼標(biāo)簽安裝

將條碼標(biāo)簽粘貼或緊固（如鉚接、鑲嵌）在固定資產(chǎn)的實物上。

4.3.4 使用條碼實現(xiàn)現(xiàn)場數(shù)據(jù)的自動采集

在日常的固定資產(chǎn)盤點、清查等工作中，操作員可以使用帶有條碼掃描功能的手持?jǐn)?shù)據(jù)終端，進(jìn)行現(xiàn)場的數(shù)據(jù)采集，同步將現(xiàn)場采集的數(shù)據(jù)上傳到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，也可以將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中更新后的數(shù)據(jù)下載，在現(xiàn)場進(jìn)行查詢和使用。

5 結(jié)束語

高效的固定資產(chǎn)管理需要建立起一套完整的管理制度體系和技術(shù)支撐標(biāo)準(zhǔn)，運用先進(jìn)信息系統(tǒng)作為工具，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的資產(chǎn)信息共享。其中，對固定資產(chǎn)的分類與編碼是固定資產(chǎn)管理的最基礎(chǔ)的工作，離開了分類和編碼的前提，固定資產(chǎn)的信息化管理、條碼技術(shù)的應(yīng)用將無法實現(xiàn)。