探討道路建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新方法

馮雁萍

（佛山市南海區(qū)道路建設(shè)管理處，廣東 南海 528200）

探討道路建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新方法

馮雁萍

（佛山市南海區(qū)道路建設(shè)管理處，廣東 南海 528200）

道路建設(shè)工程檔案是工程項目活動的歷史記錄，它不僅是項目竣工驗收的依據(jù)憑證，而且對于今后道路工程的運行、維護(hù)和再建設(shè)都有十分重要的使用價值。文章針對道路工程檔案管理創(chuàng)新方法進(jìn)行了探討。

道路建設(shè)工程；檔案管理；創(chuàng)新方法

隨著現(xiàn)代城市高速發(fā)展，國家建設(shè)體制不斷改革，道路工程項目數(shù)量和規(guī)模都在不斷增長，技術(shù)復(fù)雜程度在不斷增加，道路工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上，我們往往把道路工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮，如重點道路工程、市政工程、管線工程等等，專門研究其檔案管理的方式和途徑，這是基于道路建設(shè)工程的多樣性、廣泛性和復(fù)雜性，希望通過一個突破口，打開道路建設(shè)工程檔案管理的局面。在現(xiàn)實工作中，道路建設(shè)工程檔案管理往往是不平衡的，有的地方重點工程檔案管理比較到位，市政道路工程檔案管理比較困難，管線工程檔案管理則幾乎是空白；另一些地方可能又有很大不同，重點工程檔案管理比較困難，市政道路工程檔案管理比較到位，聲像檔案工作也有所推動。

1 管理模式的創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，既為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也使檔案工作遇到許多新的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作必須抓住機(jī)遇，充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對傳統(tǒng)的手段進(jìn)行改造，在檔案載體、檔案收集、檔案傳播等方面進(jìn)行大膽創(chuàng)新。加強(qiáng)道路建設(shè)工程檔案管理，關(guān)鍵是建立起道路建設(shè)工程檔案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有關(guān)可把”，道路建設(shè)工程檔案管理就能逐步走上正軌。堅持建路與建檔同步發(fā)展，抓檔案質(zhì)量的關(guān)鍵階段應(yīng)當(dāng)在檔案形成過程，而非事后。道路工程檔案是道路建設(shè)中各個環(huán)節(jié)的真實記錄，是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中進(jìn)行過程管理，建立健全的項目檔案，從項目籌劃到工程驗收各環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格按照規(guī)定對有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。在具體操作中，通過開展建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查、下基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)、開展業(yè)務(wù)咨詢、舉辦培訓(xùn)班等活動，加強(qiáng)“道路建設(shè)工程檔案終身責(zé)任制”的宣傳和學(xué)習(xí)教育；我們還把一些重大建設(shè)工程事故責(zé)任追究的事例整理成冊，作為學(xué)習(xí)資料，送發(fā)給各建設(shè)單位負(fù)責(zé)人和資料員，讓他們提高認(rèn)識，“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時，我們不斷加強(qiáng)了本地道路建設(shè)工程檔案管理法制建設(shè)，也是管理模式創(chuàng)新的重要手段。

2 服務(wù)方式的創(chuàng)新

做好道路建設(shè)工程檔案服務(wù)，不僅需要先進(jìn)的服務(wù)理念做引導(dǎo)，而且也需要科學(xué)的制度來管理、約束和規(guī)范我們的服務(wù)行為，優(yōu)化服務(wù)工作，提高服務(wù)效能。道路建設(shè)工程檔案管理工作實質(zhì)上是一種服務(wù)性工作。道路建設(shè)工程檔案管理需要檔案工作人員加強(qiáng)與建設(shè)、施工、監(jiān)理等各方的協(xié)調(diào)和交流，為建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位提供咨詢和指導(dǎo)，這就需要我們道路建設(shè)工程檔案工作人員做好相關(guān)服務(wù)工作。在服務(wù)方式上不斷創(chuàng)新，是我們加強(qiáng)道路建設(shè)工程檔案管理的重要手段。

近兩年來，根據(jù)深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動要求，在廣泛征求建設(shè)單位意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合目前道路建設(shè)工程個性差異大，專業(yè)性強(qiáng)，技術(shù)含量日益提高的情況，推出了“道路建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)個性化服務(wù)”的新服務(wù)模式。重點是將道路建設(shè)工程項目落實到人，具體工程具體要求、具體指導(dǎo)，制定詳細(xì)的工程檔案編制規(guī)范，全程提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)，提高工程竣工驗收備案的效率。而要做好工程檔案服務(wù)工作，必須切合實際，重點突出，有的放矢，循序漸進(jìn)，逐步深化，講求實效。我們近年來主要開展了業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案整理、檔案利用和工程聲像資料拍攝等服務(wù)，初步取得一定的成效。

3 工作程序的創(chuàng)新

最近幾年，道路建設(shè)工程檔案工作納入建設(shè)行政程序，通過建設(shè)口把關(guān)，強(qiáng)化道路工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、質(zhì)量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送道路建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》和報送《道路建設(shè)工程檔案終身責(zé)任人登記表》納入施工報建程序，然后在工程開工前對建設(shè)單位、施工企業(yè)和監(jiān)理公司等單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人、資料員進(jìn)行道路建設(shè)工程檔案技術(shù)交底，詳細(xì)講解該工程檔案的具體要求；工程施工過程中加強(qiáng)與質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)和監(jiān)理公司的橫向聯(lián)系，形成聯(lián)動，定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查；工程竣工驗收會前依《國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部規(guī)范》先對工程檔案進(jìn)行初步驗收，簽發(fā)《道路建設(shè)工程檔案初驗認(rèn)可證》；領(lǐng)取了《道路建設(shè)工程檔案初驗認(rèn)可證》的工程方可召開竣工驗收會，我處工作人員一定要參加竣工驗收會，在會上還要對道路建設(shè)工程檔案編制情況進(jìn)行講評，并提出下一步工作要求，確保工程按時竣工驗收備案；竣工備案結(jié)束后，督促建設(shè)單位按時報送道路建設(shè)工程竣工檔案，辦理《道路建設(shè)工程竣工檔案移交證明》，以便于建設(shè)單位及時到規(guī)劃局領(lǐng)取《規(guī)劃許可證（正本）》，辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。在具體操作上，我處檔案管理人員還充分考慮道路建設(shè)工程的整體時效性，嚴(yán)格要求，規(guī)范管理，不斷提高工作效率。

4 協(xié)作機(jī)制的創(chuàng)新

積極探索和掌握新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律，逐步建立和形成有利于檔案開發(fā)和利用的運行機(jī)制，能夠有效地調(diào)動檔案工作者積極性、創(chuàng)造性的管理機(jī)制，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面。道路建設(shè)工程檔案管理牽涉到方方面面，需要縱向與橫向、建設(shè)行政各部門以及各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位大家共同協(xié)作和共同努力。

4.1 要逐步建立一套覆蓋全社會（或組織整體）的檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)

隨著社會的發(fā)展，檔案信息量大、面廣，僅靠檔案工作部門很難全面、及時、準(zhǔn)確地收集檔案資料，這就要求我們必須充分調(diào)動和發(fā)揮社會各個部門、各個單位的力量，走聯(lián)合開發(fā)之路，形成全社會高度重視、齊抓共管的“大檔案”的工作格局。

4.2 建立科學(xué)的崗位目標(biāo)責(zé)任制

要按照檔案工作的規(guī)律，把各項工作任務(wù)細(xì)化和量化，建立科學(xué)的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使每個部門和每一名檔案工作者都目標(biāo)明確、責(zé)任清楚。

4.3 建立一套能夠提高效能的獎懲機(jī)制

按照崗位目標(biāo)責(zé)任制，制定具體的考核、獎懲辦法，進(jìn)行嚴(yán)格考核，做到獎罰分明，把廣大檔案工作者的工作干勁和聰明才智最大限度地激發(fā)出來，形成比、學(xué)、趕、幫、超的良好工作氛圍。為加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，道路工程建設(shè)管理單位對各工程項目部的檔案管理，應(yīng)該制定詳細(xì)的規(guī)章制度，建立明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，出臺有關(guān)考核辦法，形成各部門齊抓共管、覆蓋全單位的檔案收集和管理的工作機(jī)制。

通過一系列創(chuàng)新，杜絕了原來道路建設(shè)工程檔案“編回憶錄”的現(xiàn)象，確保了檔案編制與工程建設(shè)同步，確保了建設(shè)工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映，產(chǎn)生了促進(jìn)工程質(zhì)量，促進(jìn)工程規(guī)范管理，促進(jìn)工程領(lǐng)域反腐敗工作的實際效果，得到了建設(shè)單位、質(zhì)安監(jiān)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評，也得到了國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳城建檔案辦公室和廣東省城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦公室的充分肯定。最近幾年，我市道路建設(shè)工程檔案進(jìn)館量穩(wěn)步增長，檔案質(zhì)量也顯著提高。

5 結(jié)束語

綜上所述，在城市建設(shè)和城市化高速發(fā)展的形勢下，工作任務(wù)將日益繁重，工作困難和挑戰(zhàn)也將日益增加。只有解決了道路建設(shè)檔案管理中存在的方方面面問題，才能保證道路建設(shè)檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性，保證道路建設(shè)檔案工作的全程有效控制和監(jiān)管，最終實現(xiàn)工程檔案向城建檔案館順利移交。

The Exploration of File Management Innovative Approach for the Road Construction Project

Feng Yanping

The project file of road construction is the history record of project activities.It is not only the basis certificate for project completion and acceptance, but also very important in the road project’s operation, maintenance and re-building in the future.The article discusses the innovative approach of file management for road project.

road construction project; file management; innovative approach

G271

A

1000－8136（2011）06－0103－02