試論會計(jì)檔案管理中存在的問題及對策

常霞 張亮

（山東黃河河務(wù)局 山東 濟(jì)南 250011）

會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而,會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問,需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

1 會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.1 對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠,缺乏充分的認(rèn)識,意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

1.2 會計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的齊全性和完整性。

1.3 會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

1.4 財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

1.5 紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計(jì)信息疏于管理，造成會計(jì)信息的丟失；由于會計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。

2 完善會計(jì)檔案管理工作的對策

2.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2.2 加強(qiáng)會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了.會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計(jì)檔案管理知識和操作技能，作為會計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。

2.3 建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

2.4 要定期進(jìn)行會計(jì)檔案資料鑒定銷毀?！稌?jì)檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計(jì)檔案人員會同財(cái)會部門，積極搞好會計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無價(jià)值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

2.5 同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財(cái)務(wù)會計(jì)檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以,在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時(shí),需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。

總之，在新的歷史條件下會計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。